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Sind Ihre Einkäufe wirklich effektiv?

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Wie funktioniert der Einkaufsprozess in Ihrem Unternehmen?

Im Allgemeinen finden Käufe in den meisten kleinen, mittleren und großen Unternehmen sehr ähnlich statt. Das liegt daran, dass das Verfahren sehr ähnlich ist, und was sich ändert, ist vor allem die Größe und das Volumen der Aufträge, abhängig von der Leistung des jeweiligen Unternehmens. Im Folgenden finden Sie die Schritte des Einkaufszyklus, die sich oft wiederholen, und wie sie theoretisch funktionieren sollten.

Der Einkaufsprozess in der Theorie

1. Bestellanforderungsanalyse

Dies ist der erste Moment des Zyklus. Hier erhält der Einkauf eine Bestellanforderung, ein Dokument, das den Bedarf ausdrückt, den eine andere Abteilung oder ein anderer Mitarbeiter an einem Produkt hat. Nach Erhalt muss der Einkaufsleiter den tatsächlichen Bedarf für diesen Kauf sowie die erforderlichen Spezifikationen, Mengen und Liefertermine überprüfen. Mit diesen Informationen geht der Einkauf zum nächsten Schritt über.

2. Auswahl der Lieferanten

In diesem Stadium wird eine umfangreiche Suche durchgeführt, um mögliche Lieferanten für den gewünschten Einkauf zu finden. Dabei muss der Einkauf alle bereits freigegebenen Lieferanten überprüfen, d.h. alle Lieferanten, die bereits aktive Serviceverträge haben. Im Falle eines Erstkaufs ist es notwendig, nach neuen Lieferanten zu suchen und Preise und Bedingungen für Zahlung, Lieferung und Support zu überprüfen. Es ist die Aufgabe des Einkaufs, den Lieferanten zu finden, der die besten Bedingungen bietet, und das bedeutet nicht unbedingt den niedrigsten Preis. Nach der Wahl des Lieferanten wird die Bestellung ausgestellt.

3. Ausgabe der Bestellung

Die Bestellung wird ausgestellt, an den Lieferanten und an die Buchhaltung gesendet, zusätzlich zur Bestellabteilung und auch zurjenigen, die die Sendung erhalten soll. Von nun an ist es notwendig, dass der Einkauf den Prozess begleitet und dafür sorgt, dass die Lieferung innerhalb der vorgegebenen Zeit erfolgt. Bei auftretenden Problemen kann der Einkauf durch die genaue Verfolgung des Prozesses die Situation einfacher und schneller umgehen.

4. Lieferung der Bestellung

Bei der Warenannahme ist es notwendig, die angeforderten Spezifikationen, die richtige Menge und die Lieferbedingungen zu überprüfen und zu überprüfen – wenn es keine Mängel oder Transportschäden gibt. Wenn alles in Ordnung ist, wird die Ware an die anfordernde Abteilung oder an den Firmenbestand weitergeleitet, und die Bestellung und ein Empfangsbericht sollten zur Abrechnung an die Buchhaltung weitergeleitet werden.

Einkaufsprozess in der Praxis

Wenn Sie diese Schritte befolgen, sollte alles in Ordnung sein, richtig?

Falsch. Erinnern Sie sich, dass wir am Anfang gesagt haben, dass diese Schritte die Art und Weise sind, wie die Dinge funktionieren sollen? Ja. Jeder dieser Schritte birgt seine Risiken, und so genau die Verfahren auch eingehalten werden, der gesamte Betrieb kann durch ein leichtes Versehen oder Verrutschen beeinträchtigt werden. Und im täglichen Geschäftsablauf sind Probleme im Prozess häufiger anzutreffen, als wir es uns wünschen, insbesondere in großen Unternehmen, die viele Anfragen und Lieferungen gleichzeitig bearbeiten.

Es gibt einfachere und sicherere Möglichkeiten, jeden dieser Schritte durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie korrekt ablaufen und um Ihren Einkaufsprozess wirklich effektiv zu gestalten. Sehen Sie sie Ihnen an:

1. Bestellanforderungsanalyse

Durch die Erstellung von Protokollen und die richtige Schulung der Mitarbeiter wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Ausfüllung und Einreichung einer Bestellanforderung deutlich reduziert. Anforderungsdaten sind entscheidend für die Lieferantensuche und die Kaufentscheidung, und falsche oder fehlerhafte Informationen können den gesamten Prozess untergraben. Es ist interessant, in Wege zu investieren, um diesen Schritt des Einkaufszyklus zu automatisieren, den Papierkram zu reduzieren und die Aktivitäten zur Einreichung einer Anfrage zu optimieren und zu vereinfachen.

2. Auswahl der Lieferanten und Erteilung der Bestellung

Hier ist ein goldener Hinweis! Ein Einkauf in einem großen Unternehmen bearbeitet Hunderte von Bestellanforderungen pro Woche, die nach den unterschiedlichsten Warenarten fragen, die von mehreren Lieferanten kommen. Der Verantwortliche für die Anforderungen sollte jeden von ihnen einzeln analysieren, kategorisieren, nach bestimmten Lieferanten für jeden der gemeldeten Bedürfnisse suchen, nach den besten Preisen auf dem nationalen und sogar internationalen Markt suchen….. Es ist schon anstrengend zu lesen, nicht wahr? Dort ist die Gefahr!

Um diesen Teil des Prozesses zu erleichtern, gibt es Unternehmen, die sich auf den Einkauf von Materialien für Wartung und Ersatzteile spezialisiert haben, die sich an die besten Lieferanten auf der ganzen Welt wenden und die besten Preise und Bedingungen für Ihre Bedürfnisse finden. So können Sie mehrere Bestellungen an einem Ort bündeln, die Anzahl der verschiedenen Bestellungen reduzieren und den Prozess besser organisieren.

Der Abschluss von Partnerschaften mit dieser Art von Unternehmen ist für Ihr Unternehmen sehr wertvoll, da es den Arbeitsaufwand der Einkaufsabteilung reduziert, die Abläufe optimiert und eine bessere Koordination des Prozesses ermöglicht. Es ist ein typisches Beispiel für eine Win-Win-Situation!

Und durch die Optimierung der Abläufe erhalten die Einkaufsleiter mehr Zeit für andere Abläufe, wie z.B. eine bessere Organisation der Einkaufsdokumentation, die sich direkt auf die Kontrolle der Lieferungen und Termine der einzelnen Lieferanten auswirkt.

3. Lieferung des Produkts

Mit weniger Verwaltungsaufwand ist es für den Einkaufsleiter einfacher, Termine und Lieferungen von Lieferanten zu verfolgen und diesem Schritt des Prozesses mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Dadurch sinkt das Risiko, dass Probleme unbemerkt bleiben, und der Einkaufszyklus wird mit einem goldenen Schlüssel abgeschlossen!

Es ist auch wichtig zu sagen, dass die meisten der von uns im letzten Thema genannten Unternehmen es schaffen, sich auch um den Transport zu kümmern, was Ihnen und Ihrem Unternehmen alles erleichtert!

Wie Sie effektiv einkaufen können

In diesem Artikel haben wir Ihnen gezeigt, wie der Einkaufszyklus in jedem Unternehmen funktionieren sollte, welche Probleme normalerweise in jedem Schritt auftreten und wie man sicherstellen kann, dass der Prozess ohne viele Störungen abläuft. Hier haben Sie gelernt, dass es in erster Linie darum gehen muss, die Teile zu vereinfachen, indem Sie Routinen optimieren und unnötigen Papierkram vermeiden.

Unternehmen, die mit Ihnen am Einkaufsprozess teilnehmen, weltweit nach neuen Lieferanten suchen und die besten Bedingungen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sicherstellen, sind der beste Weg, den Einkaufszyklus in einen gut geführten Prozess zu verwandeln. Auf diese Weise überlassen Sie dem Einkauf die Freiheit, sich um andere Schritte zu kümmern, die für den Erfolg Ihres Unternehmens genauso wichtig sind wie die Einkäufe.

 

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