4 consejos para optimizar el tiempo en el sector de compras  

Desde el tiempo dedicado a las reuniones de trabajo, estudios y tiempo dedicado a la familia, son muchas las actividades que compiten por nuestra atención durante el día. Y, casi siempre, terminamos con la sensación de que las 24 horas no son suficientes para dar cuenta de todos los compromisos.

Por ello, el economista Daniel Hamermesh, en su libro Spending Time: the most valuable resource, define el tiempo como el bien más escaso de la actualidad.

Va más allá, afirmando que incluso si conseguimos ganar algo de tiempo viviendo cerca del trabajo o contratando a una persona para realizar algunas tareas que pueden ser delegadas, seguería una lista de actividades intransferibles, como una reunión importante con un proveedor, donde se llevarán a cabo negociaciones complejas, o el cumpleaños de su hijo. Y de nuevo, el tiempo parecerá insuficiente.

Una forma de superar esta situación es con una planificación y administración eficiente del tiempo, lo que contribuirá a una mayor productividad en la industria de las compras.

Para conseguir ese equilibrio adecuado, consulta algunos de los consejos de gestión del tiempo que veras acontinuación.

4 consejos para optimizar su tiempo dentro del sector de compras

“Hasta que no administremos el tiempo, no administramos nada más”. Esta cita del padre de la administración moderna, Peter Drucker, resume la importancia de la gestión del tiempo y para ayudarle a tener una buena administración en su agenda, enumeramos algunos consejos importantes.

1) Cuente con procedimientos sólidos

Cuando todo el trabajo del departamento de compras se lleva a cabo siguiendo normas y procesos previamente planificados -basados tanto en los conocimientos teóricos como en la experiencia práctica- se reducen los riesgos de errores y, por consiguiente, la necesidad de dedicar tiempo a la corrección de problemas en el futuro.

En este sentido, es importante que el departamento de compras:

• Tengan un buen programa de cumplimiento;
• Esté al tanto de las contrataciones y asegúrese de que todos los contratados estén, de hecho, calificados para formar parte del equipo y administrar su cartera de compras;
• Adoptar soluciones tecnológicas apropiadas que automatizan las tareas repetitivas y ofrecen agilidad a los procesos y proyectos en el área. Herramientas como Evernote (permite crear listas de tareas y controlar los plazos, entre otras funciones) o RescueTime (ayuda a comprender los hábitos de trabajo rutinario y genera informes para el análisis de los usuarios), es una de estas opciones – otros programas útiles para trabajar en el sector de compras.

Estas medidas, a mediano y largo plazo, suelen dar resultados muy satisfactorios para la productividad del sector de compras.

2) Contando con un programa de entrenamiento eficiente y trabajo en equipo

No basta con tener un equipo competente, es necesario ofrecer una formación constante que ayude a desarrollar las habilidades necesarias para la era digital.

En este sentido, merecen considerarse dos prácticas dirigidas al desarrollo profesional:

• Upskilling (perfeccionamiento): se refiere al desarrollo profesional en el campo en el que ya se tiene un cierto dominio, mejorando y ampliando las clasificaciones actuales.
• Reskilling (recalificación): aprender nuevas habilidades con el objetivo de realizar tareas diferentes a las que ya realizas.

Además, la comunicación transparente y clara y los empleados bien preparados son una gran ventaja para optimizar el tiempo, ya que el trabajo gana en calidad, las dudas suelen aparecer en menor número, los posibles errores son menos recurrentes y las soluciones para ellos suelen venir del propio equipo.

Por lo tanto, invierta en buenos canales de comunicación, para que todo el equipo conozca los objetivos del sector, el proceso de trabajo y tenga espacio para aclarar dudas.

Además, un equipo competente suele ser más creativo y proactivo. Por lo tanto, es importante que todos conozcan sus habilidades y las de sus compañeros de trabajo, y que haya confianza entre todos.

3) Adoptar un método de gestión del tiempo

Existen técnicas desarrolladas específicamente para la gestión del tiempo, que permiten aprovechar la productividad en el sector de compras. Conozca a algunos de ellos y vea como pueden ayudarle en su día a día.

3.A) Método GTD (Getting Things Done)

Esta metodología propone un mayor control de la rutina para obtener mejores resultados. Para hacer esto, necesitas seguir 5 pasos:

1. Captura: reunir todo lo que es importante y organizarlo en una lista de tareas, que puede hacerse en el ordenador o en papel;
2. Aclarar: evaluar cada elemento para definir cuáles exigen una acción;
3. Organizar: tras la selección realizada en el paso anterior, organizar una lista que agrupe las tareas según las similitudes y, dentro de cada grupo, según la prioridad;
4. Reflexiona: revisa esta planificación semanalmente para asegurarte de que está al día y con todas las tareas necesarias – puedes incluir algo nuevo o eliminar algún elemento;
5. Comprometerse: es el momento de realizar realmente las tareas seleccionadas en sus listas.

El mercado ofrece herramientas que ayudan a aplicar el método GTD, entre ellas:

• Google Keep: disponible para el navegador Chorme y los sistemas operativos iOS y Android, permite al usuario crear notas y listas de tareas con audio, imagen y “post-its” virtuales;
• Workflowy: puede utilizarse en el sitio o descargar la aplicación que crea listas por categorías, organizándose en áreas de responsabilidad que ayudan a definir las prioridades;
• Evernote: almacena diferentes contenidos, como fotos, dibujos, audios y vídeos, permitiendo la organización de ideas “cuadernos” utilizando el mismo concepto de mapa mental. También permite la organización a través de notas, etiqueta, etc.

3.B) Método Kanban

Es una técnica que consiste en agrupar las tareas en una tabla dividida en secciones. Ejemplo: tareas por iniciar, tareas en curso, tareas completadas.

Hay programas de ordenador que hacen este trabajo – Trello es uno de ellos – pero este método también se puede hacer manualmente.

En este caso, debe tener un tablero para colocar las tarjetas con un resumen de la tarea en la sección apropiada a medida que el proceso avanza. Esta junta puede ser personal o para todo el sector de compras.

Si se trata de la segunda opción, debe colocarse en un espacio al que tenga acceso todo el equipo y las tarjetas deben tener un color específico para cada empleado, que es el encargado de asignar su tarjeta en la sección correspondiente según el progreso de la actividad.

Este método garantiza la transparencia al equipo, ya que todos saben lo que se está desarrollando y pueden colaborar con los colegas, dando sugerencias que pueden facilitar y mejorar las actividades. También evitan que la misma tarea (como la cotización de productos) se realice por duplicado.

Consejos importantes para usar el método Kanban:

1. Establezca deadlines para cada tarea;
2. Planificar las tareas prioritarias semanales o diarias que se ejecutarán en el período, añadiendo otras actividades solamente cuando lo consideradas más importantes en el momento.

3.C) Método Pomodoro

Ponga la técnica Pomodoro en acción, siguiendo los pasos:

1. Lista: elaborar una lista de las tareas a realizar;
2. Trabaje sin pausas: después de seleccionar la tarea que va a realizar, programe un temporizador por 25 minutos y trabaje en ella sin interrupciones;
3. Relájate: tan pronto como se acabe el tiempo, tómate un descanso de 5 minutos, haciendo algo que te relaje;
4. Reinicio: después del descanso, reanudar las actividades para un “pomodoro” más, siempre tomando descansos al final de cada período;
5. Pausa más larga: después de cuatro “pomodoros”, tome un descanso de 30 minutos – luego reinicie el proceso.
6. Finalice: cuando termines la tarea, táchala de tu lista y pasa a la siguiente.

Para facilitar la elaboración de su lista de tareas y obtener mejores resultados con el método Pomodoro.

4) Contar con los mejores proveedores

Trabajar con proveedores fiables es una de las formas más eficientes de ahorrar tiempo, evitando problemas como la entrega tardía o la compra de un producto o material equivocado.

Sin embargo, la investigación y la selección de proveedores es una tarea que requiere mucho tiempo. Por lo tanto, la estrategia más eficiente es contar con el apoyo de una empresa especializada en la adquisición de materiales indirectos, como Soluparts.

Somos una empresa global, especializada en la compra de todo tipo de materiales industriales, con acceso a los fabricantes más relevantes y comprometidos del mundo. Hacemos varias cotizaciones, con varios proveedores y enviamos a nuestros clientes una oferta unificada, con las mejores opciones en términos de valor y condiciones comerciales (de todos los materiales solicitados).

También trabajamos con contratos anuales. Por favor, contáctenos para que conozca más. Basándonos en una lista de piezas que la empresa puede necesitar durante el año siguiente, cotizamos cada artículo con proveedores de todo el mundo y enviamos un documento consolidado con toda la información sobre los materiales a nuestros clientes.

Si durante el año hay demanda de alguno de los materiales incluidos en la planificación, no será necesario hacer un nuevo presupuesto, si el contrato ha sido cerrado. Sólo tiene que enviarnos la orden de compra que hemos preparado para la compra, como se ha informado previamente.

Por favor, contacte a nuestro equipo para más detalles sobre el funcionamiento y las condiciones del contrato anual.

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