7 consejos para preparar su sector comercial para el último trimestre del año

Con el receso de fin de año acercándose, es fundamental anticipar las compras de materiales indirectos. En ese momento, todos los sectores aumentan sus compras para que los inventarios no se vean afectados, pero en un año atípico con impactos económicos debido a la pandemia, se necesita aún más cautela y planificación.

Durante este período, hay que considerar las dificultades que se pueden enfrentar al momento de importar bienes de otro país, cómo encontrar una ciudad entera de vacaciones, por ejemplo. Las semanas posteriores a la temporada navideña pueden ser tan difíciles, ya que muchos transportistas intentan ponerse al día con el negocio, invadiendo puertos y causando embotellamiento.

También es necesario tener en cuenta que Europa está viviendo su segunda ola de contagio del Covid-19, lo que lleva a varios países a decretar de nuevo el bloqueo. Por eso, es necesario mapear los riesgos, considerando que algunos costos logísticos pueden aumentar y la entrega de repuestos puede verse afectada.

Cómo planificar el fin de año

1- Cuidado al elegir el país de origen de las piezas

Durante los períodos festivos y temporada alta de vacaciones, también es necesario considerar la cultura de sus países proveedores: cada región del mundo celebra el fin de año y la Navidad en diferentes fechas y de diferentes formas. Prestar atención a los días y duración del receso de cada lugar a la hora de elegir el proveedor de la pieza puede agilizar (y mucho) la entrega.

En los Estados Unidos, por ejemplo, el período de vacaciones de invierno se extiende desde finales de noviembre hasta principios de enero. Comienza con el Día de Acción de Gracias, que se celebra el cuarto jueves de noviembre hasta el fin de año, incluyendo el Black Friday y la Navidad. Todo esto puede hacer que el tiempo de espera para una compra sea más largo en este período del año que en otros meses – lo que no puede suceder en países de Oriente Medio y África, por ejemplo, como veremos a continuación.

Muchos países que no son predominantemente crisianos no consideran el 25 de diciembre como día festivo: es el caso de los países islámicos (Indonesia, Pakistán, Bangladesh, Turquía, Egipto, Nigeria, Libia, Irán); los que adoptan el budismo como religión (varios países asiáticos como Vietnam, China, Tíbet, Camboya, Corea del Sur, Bután, Birmania, Hong Kong, Japón, Mongolia, Singapur, Sri Lanka, Tailandia); India, con hinduismo, China con la cultura taoísta, entre otros. 

Hay también países que presentan algunas peculiaridades: en Rusia, por ejemplo, el Año Nuevo se celebra durante 10 días, comenzando el 31 de diciembre. En China y algunos países asiáticos, el Año Nuevo chino es una de las fiestas más importantes. Dependiendo del lugar, las vacaciones duran de 3 a 6 días, entre el 10 y el 17 de febrero. Cuando se detengan todas las líneas de producción del país.

Un buen consejo es priorizar proveedores en países donde los recesos no son tan diferentes de los recesos en su país, interfiriendo mínimamente con sus compras.

2- Amplíe sus opciones de agente de carga

Otra forma de prepararse para esta temporada es expandir sus opciones de rutas, eligiendo aquellas que puedan mantener sus operaciones funcionando sin problemas.

Cuestionar y negociar plazos y posibilidades, buscar empresas que optimicen sus procesos logísticos para el período y adoptar pasos más ágiles y prácticos generará entregas más ágiles y con menor  costo.

3- Elija la empresa de logística que mejor le ofrezca seguridad

Las empresas de logística buscan prepararse para el aumento de la demanda en este período presentando diferentes planes de contingencia. Al elegir un agente de carga, asegúrese de que esté preparado para brindar una experiencia de entrega satisfactoria.

Evalúe sus planes para el período y elija el que presente la estrategia que más beneficie sus entregas. Esto significa una mejor organización de su logística y todos los detalles involucrados en cada entrega.

La empresa de logística Kuehne + Nagel International, por ejemplo, empezó a advertir sobre el envío de productos a la costa oeste de los Estados Unidos debido a los desafíos que enfrentan los puertos y terminales de Los Ángeles / Long Beach con el volumen récord de carga.

UPS  también ya se está preparando para el volumen de este último trimestre del año: la empresa ha alquilado nuevos aviones, ampliado sus capacidades de clasificación automatizada de paquetes a 400.000 y ha contratado a 100.000 empleados para gestionar las entregas.

DHL, por su parte, vio un aumento en el volumen de comercio electrónico de alrededor del 35% en 2020, y con las nuevas olas de contagio de Covid-19, predice un pico aún mayor en el período, contratando así más de 10,000 nuevos empleados, además de invertir en infraestructura, vehículos y tecnología de punta para que la empresa pueda multiplicar la capacidad de sus operaciones y administrar los volúmenes de fin de año. En este período de mayor demanda, una empresa que cuenta el trabajo de los robots tiene una gran ventaja.

El final del año es un período en el que toda la cadena logística trabaja a un ritmo más rápido y los socios preparados pueden marcar la diferencia.

4- Presta atención al código de rastreo

Presta atención al código de rastreo y monitoriza tu entrega más que en otros meses del año, para que puedas resolver rápidamente posibles imprevistos y así minimizar retrasos.

5- Planifica sus compras por adelantado

Debe estar seguro y dedicar tiempo a la planificación de la cadena de suministro para garantizar más organización durante esta temporada alta. Prediga cuáles serán sus demandas de piezas, para que no corra el riesgo de quedarse sin existencias en el proveedor. Revisar los datos históricos del mismo período en años anteriores le ayudará a comprender mejor las tendencias del mercado.

Presta atención al presupuesto del año que aún está disponible, cuáles son las prioridades para ese momento y qué es posible posponer. Uno de los mayores costos a considerar es el potencial de cargos por mora, es decir, estadía, detención y costos diarios. Las tasas de detención generalmente se evalúan por día y por contenedor y aumentan drásticamente.

6- Tenga un plan de gestión de riesgos

Siempre es importante que la cadena de suministro esté al tanto de posibles contingencias. Los compradores necesitan mitigar riesgos de manera proactiva y elaborar planes de contingencia, acelerando la capacidad de respuesta ante imprevistos en este período de alta demanda de todos los mercados.

Para que un departamento de compras sea resiliente, es necesario tener resistência, minimizando el tiempo entre lo imprevisto y la recuperación.

7- Siga el inventario de su empresa y sus proveedores

En ese momento, la gestión de inventario gana aún más relevancia. Con todo organizado, será posible saber cuántas piezas se deben pedir al proveedor y el tiempo necesario para una entrega rápida.

Es en ese momento que se hace necesario el stock de seguridad para cualquier imprevisto. También recuerde verificar la disponibilidad de repuestos en otras sucursales de su empresa. La entrega a otra ubicación dentro de la misma organización suele ser mucho más rápida.

Cuidado con la segunda ola de Covid-19

Con la segunda ola de contagio del Covid-19 también es necesario estar al tanto del bloqueo y las nuevas restricciones impuestas en algunos países. Es necesario comprobar los destinos de importación / exportación, para que no te pillen con la guardia baja por retrasos por estar detenido en algún puerto por cierres fronterizos, por ejemplo.

En el primer semestre, cuando se impuso el lockdown en algunos países, los operadores logísticos empezaron a trabajar desde casa, lo que provocó un impacto y retrasos en varias entregas. Varias empresas han reducido flotas y personal e incluso han cerrado sus puertas, y los países han reducido las importaciones de bienes no esenciales, lo que podría volver a ocurrir con el aumento de casos de la enfermedad.

Conclusión:

Durante este período del año, las entregas generalmente tienen plazos ajustados. Es importante que, además de planificar la ejecución de compras con anticipación, estén listados todos los escenarios y retrocesos posibles.

No dejar nada para el último minuto evitará gastos innecesarios y garantizará que su departamento no tenga que lidiar con imprevistos como escasez de piezas en stock y parada de producción. Si la gestión de su cadena de suministro está actualizada con el sistema correcto, las soluciones a posibles problemas se resolverán de manera oportuna.

En el blog de Soluparts usted encontrará más artículos que le ayudarán a optimizar su departamento de compras. A continuación, encuentre algunos de ellos:

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