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7 KPIs estratégicos para el departamento de compras

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¿Sabes cuáles son las mejores estrategias que tienen en común, aparte del éxito absoluto?

Algunas investigaciones muestran que más de la mitad de las empresas se consideran más exitosas por el mero hecho de observar más de cerca los indicadores de desempeño. ¡Y esas compañías no están equivocadas!

Básicamente, vigilar más de cerca los indicadores de rendimiento es la mejor manera de determinar los resultados de tu estrategia: que decisiones eran correctas, cuales no, cuanto dinero se ahorró o se perdió en el proceso…. ¡Todo eso está involucrado a los datos!

Dentro de una empresa, cada departamento tiene sus propios indicadores, que muestran la calidad y eficiencia del trabajo. ¿Qué indicadores se usan para medir el desempeño de tu departamento en tu empresa?

¡Aquí, nos gusta usar KPIs!

Key Performance Indicators

Los Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s) son un conjunto de parámetros utilizados para evaluar el desempeño de las diferentes áreas de una organización. Este tipo de gestión surgió a principios de la década de los 90, y ahora es considerada como la mejor manera de mantenerse al día con las métricas más importantes en cada sector de cualquier negocio.

Los indicadores clave de desempeño son relevantes no solo porque permiten medir y evaluar el desempeño en cada departamento, sino que facilitan al gerente ver donde están los aciertos y los errores, y que áreas necesitan más inversión y atención.

KPIs en el Departamento de Compras

El departamento de compras es uno de los más importantes en cualquier negocio, grande o pequeño. Este sector es responsable por mediar en la relación de la empresa con los proveedores: desde la elección del mejor proveedor al mejor precio y calidad requeridos, hasta el control de los estándares de desempeño. Sin una gestión efectiva el departamento de compras se torna desorganizado y puede ser el responsable por grandes pérdidas – incluso de la quiebra de la empresa.

Para medir el rendimiento del departamento de compras, ¡los KPIs no pueden ser olvidados! Repasemos los 7 KPIs más esenciales para estar al día con el departamento de compras:

#1. Entrega:

Este KPI mide que tan bien se encuentra el departamento de compras cuando se trata de encontrar lo que la organización necesita y cuando lo necesita.

Como medir: Número de entregas puntuales / Número total de entregas por proveedor.

Importante: la empresa no debe penalizar a un proveedor por falta de fechas de entrega, si la empresa no cumple con el plazo de entrega exigido por el proveedor o si se ha solicitado un cambio en el orden de compra. Deben tenerse en cuenta estas dos situaciones al calcular esta métrica.

#2. Tiempo de ciclo:

Es la cantidad promedio de tiempo que transcurre entre el momento en que se presenta la solicitud de otro departamento y la realización del orden de compra. En otras palabras, el tiempo que tarda el departamento de compras en satisfacer las necesidades de la organización.

Como medir: Momento de la colocación del orden de compra – Momento de la presentación de la solicitud de pedido.

Esta métrica se suele medir en unidad de días y excluye el plazo de entrega del proveedor.

#3. Plazo de entrega del proveedor:

Es la cantidad media de tiempo transcurrido desde el momento de la realización del pedido hasta la entrega.

Como medir: Momento de la entrega – Momento del pedido

Esta métrica también se mide en días y debe medirse por proveedor. Se relaciona directamente con el KPI de Entrega.

#4. Calidad:

Es importante hacer un seguimiento de los estándares de calidad, lo que significa saber exactamente si los bienes comprados satisfacen las necesidades de la empresa. Si lo hacen, genial. Si no es así, puede ser necesario un cambio de proveedor – lea aquí sobre el cumplimiento en el departamento de compras.

Como medir: Cantidad de productos rechazados / Cantidad total de productos pedidos

Esta métrica se calcula generalmente sobre una base mensual.

Si el porcentaje es demasiado alto, se debe realizar un análisis para determinar por que se rechazan los productos, si se debe a problemas con el proveedor, con los pedidos de compra o con cualquier otra cosa. Para mejorar la estrategia de su departamento de compras, lea nuestro artículo sobre el Strategic Sourcing.

#5. Riesgo de inventario:

La obsolescencia de los bienes es un problema real para las empresas que realizan grandes compras. Con el tiempo, todo el inventario puede quedarse obsoleto, y el dinero gastado para comprarlos y mantenerlos se va por el desagüe – lea aquí las aplicaciones de los conceptos Opex y Capex, considerando la era de la Industria 4.0.

Como medir: Cantidad de dinero perdido por obsolescencia / Valor total del inventario

Esta métrica se suele medir sobre una base mensual, pero también puede ser trimestral o semestral.

Soluparts puede ayudarlo a encontrar repuestos obsoletos: envíenos una solicitud de cotización.

#6. Aprendizaje de los empleados:

Esta métrica debería ser más utilizada por todas las empresas, grandes y pequeñas. Aquí, el gerente de compras debe verificar si el personal se esfuerza por ofrecer más calidad y eficiencia en el trabajo.

Controla el número de empleados de compras con certificaciones que mejoran tu desempeño en el trabajo. Las certificaciones pueden ser títulos universitarios, participación en conferencias, especializaciones, MBAs, etc. Cuanto más buscan el conocimiento y la mejora, mejor es para la empresa – echa un vistazo a 3 habilidades esenciales para que los profesionales de compras se destaquen en la era digital.

Esta es una muy buena manera de saber si el equipo se siente motivado y bien orientado, y también para recompensar a los empleados que muestran los mayores esfuerzos de mejora. Por último, es una forma fácil de darse cuenta de la necesidad de proporcionar formación al equipo.

#7. Costo:

Aquí, estamos viendo 3 métricas.

El número uno es la evasión de costes, que ayuda al equipo de compras a encontrar el precio más bajo por el mismo bien entre los proveedores.

Así es como se calcula: Precio de compra real – Precio mínimo cotizado

Número dos: Ahorro de costes. Este indicador difiere de este último porque muestra cuanto ha podido ahorrar el departamento al comprar el mismo bien, al mismo proveedor, por segunda vez, a un precio más bajo. Demuestra lo bien que el departamento está negociando.

Se puede calcular como: Precio de compra real – Último precio pagado

Por último, pero no menos importante, es el conocido ROI, Return Over Investment. Muestra si las inversiones se hicieron sabiamente, si el rendimiento es positivo. Si es negativo, significa que algo salió mal en el proceso, y la compañía está perdiendo dinero – vea aquí la mejor manera de comparar cotizaciones.

ROI = (Ahorro de costes + Evitación de costes) / Coste de la operación de compra

Conclusión

Estos 7 son solo ejemplos de KPIs que debes seguir en tu empresa!

Al mantenerte al día con estos indicadores, tu equipo de compras será capaz de comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como se supone que deben hacerlo. De esta manera, es más fácil hacer cambios en el personal, reasignar las inversiones y, en resumen, evaluar los problemas y encontrar las soluciones adecuadas.

Además de analizar los KPI, ¿se mantiene al día con las nuevas tecnologías para el departamento de compras? Tenemos algunos artículos al respecto que disfrutará leyendo:

El sector de compras en la industria 4.0
Beneficios de una cadena de suministro inteligente
La segunda ola de la industria 4.0

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