Cómo adoptar la matriz DAFO para negociaciones asertivas

2020 fue un año lleno de crisis e incertidumbres, por lo que no hay nada más justo que hacer lo mejor para estar más que preparado para lo que suceda en 2021. Con eso en mente, consulte nuestros consejos sobre cómo llevar al negociaciones la matriz de análisis DAFO, que te permite conocer en profundidad a tus proveedores, sus debilidades y la mejor manera de incrementar tus posibilidades de cerrar grandes negocios!

Esta técnica fue creada por el estadounidense Albert Humphrey entre las décadas de 1960 y 1970, cuando estaba desarrollando un proyecto de investigación para la Universidad de Stanford.

La matriz DAFO surgió de la necesidad de un análisis interno y externo de debilidades y oportunidades capaces de orientar la planificación y el desarrollo de las empresas, siendo una de las herramientas más utilizadas en el mundo empresarial. Pero la matriz también se puede utilizar para analizar a los competidores y en el caso de nuestro artículo, los proveedores con los que se mantendrán las conversaciones para cerrar contratos.

El análisis permite identificar las fortalezas a explotar para maximizar las oportunidades, así como encontrar vulnerabilidades que podrían comprometer su compra. El uso de la estrategia en la negociación contribuye a resultados asertivos y exitosos.

Todo buen negociador necesita estudiar, investigar, utilizar técnicas de persuasión y oratoria, pero eso por sí solo no es suficiente. También es importante descubrir y saber aprovechar las mejores oportunidades. Por ser una excelente herramienta estratégica, mostramos en este artículo, cómo es posible utilizar la matriz DAFO en las negociaciones.

Preparación del análisis DAFO para su negociación

En las negociaciones, hay fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de ambos lados.

Al hacer un análisis DAFO del proveedor con el que está tratando, podrá llevar a cabo la conversación con maestría y dirigir el acuerdo para satisfacer mejor sus necesidades como comprador, ya sea obteniendo el mejor precio, plazo de entrega u otros factores.

Daniel Stanton, conocido como “Mr. Supply Chain ”, autor de Supply Chain Management For Dummies y varios cursos populares de la cadena de suministro, dice que la gran ventaja de la matriz DAFO es que proporciona la base para analizar al proveedor. Es posible crear una estrategia de cadena de suministro enfocada y con visión de futuro, ayudando a fortalecer la oportunidad de inversión, examinando el mercado y, por lo tanto, trayendo más poder a la mesa de negociación.

Antes de enumerar todos los temas para comenzar su análisis DAFO, busque información sobre la empresa con la que pretende hacer negocios en fuentes seguras, como el portal de la empresa, sus redes sociales y noticias de los medios de comunicación de confianza en los que se citan. Muchos de ellos son evidentes, otros no tanto, y la investigación costará un poco más de tiempo. El proceso puede ser bastante desafiante, pero la información recopilada será su punto de partida para estructurar su matriz: según el país donde se encuentre el proveedor, las fuentes de información pueden cambiar.

El análisis DAFO es una metodología que evalúa: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas. Vea cómo estructurar el método para analizar a sus proveedores:

Fortalezas

¿Cuáles son los principales aspectos positivos y diferenciales del proveedor en cuestión frente a la competencia? ¿Qué fortalezas tiene el proveedor que pueden contribuir a su negocio? Enumere los principales atributos que responden a estas preguntas. Analice también la experiencia de la empresa y su fortaleza en el mercado.

Debilidades

¿Cuáles son las principales desventajas en relación a un acuerdo con este proveedor? Trate de comprender cuáles son las principales debilidades de su socio potencial y vea qué influencia tiene cada aspecto en sus objetivos. Este estudio le ayuda a prevenir problemas futuros.

El proveedor puede tener varias debilidades, como problemas logísticos que resultan en constantes retrasos en la entrega; problemas financieros, que pueden causar incumplimiento de contrato; problemas en el servicio al cliente, lo que dificulta el intercambio de piezas, por ejemplo.

En esta etapa también se pueden plantear muchos otros problemas: seguimiento de mercancías, fletes y tasas de depósito superiores al promedio y dificultades de comunicación deficientes. Así que pregúntese qué es una prioridad para su empresa en ese acuerdo, para que sepa cuándo la debilidad de un socio es un factor decisivo.

Una vez que se hayan planteado las debilidades, abordarlas en la mesa de negociaciones, cuestionando a su futuro socio sobre ellas. De esta forma, protege su empresa al tiempo que brinda la posibilidad de mejorar y fortalecer estos temas. Algunos proveedores tienen desventajas en comparación con otros, pero analice el escenario como un todo y si esta debilidad afecta de hecho su compra.

Oportunidades

Es importante analizar cuáles son las oportunidades que ofrece este proveedor. ¿Será una asociación estratégica? ¿Cuáles son los principales elementos del mercado que ofrecen una ventaja a su empresa: segmentos, servicios, productos, ofertas? Esta información te será de utilidad para que puedas beneficiarte de tu compra y lograr tus objetivos con el contrato.

Si se trata de un proveedor con una logística más rápida y que permite la consolidación o depósito de carga cerca de su empresa, puede ser interesante adquirir más unidades de ese material. Otra posibilidad en este caso es la inclusión de otras marcas en el contrato.

Para los contratos a largo plazo, es importante comprender cuánto ha invertido este socio en innovación y cómo será ventajoso y se sumará a sus compras en el mediano y largo plazo.

Si una de sus prioridades es asociarse con el proveedor, claramente es una oportunidad para una gran negociación. Así como la alta demanda de los productos desarrollados por la empresa. Estas oportunidades simplemente están ahí para aprovecharlas.

Amenazas

Descubra dónde se encuentran las fábricas y almacenes de este fabricante y analice las condiciones comerciales en esas ubicaciones. ¿Son accesibles o existe el riesgo de tener que pagar muchos impuestos para retirar la carga? ¿Su empresa contará con apoyo en relación a paradas de fabricación o crisis externas?

Utilice las amenazas enumeradas para protegerse y negociar a su favor, pero asegúrese antes de verificar cómo cada una puede afectar su compra. Pregunte si el proveedor puede mitigar todos los posibles riesgos de suministro. También tenga en cuenta los riesgos con los que puede lidiar y elabore un plan de contingencia.

Después del análisis, ¿cómo negociar?

El análisis DAFO es el paso inicial y esencial para optimizar cualquier comercio. Según el autor Ken Dooley, es posible identificar proveedores con otras perspectivas y definir qué camino es más efectivo, destacando ventajas, riesgos y barreras.

En el artículo sobre comercio avanzado, uno de los principales consejos es estudiar y prepararse para el comercio. Sin embargo, además de todo lo que ya se ha analizado, es importante saber escuchar a la otra parte y tener la mente abierta a nuevas posibilidades, sin estar atado a posibles limitaciones.

También es necesario saber utilizar la emoción a la hora de negociar. Aprenda a controlar las emociones y a negociar con facilidad de manera colaborativa, creativa, desafiante y constructiva. Vea también el artículo Trino Cerebro: mejorando las negociaciones de compras, que habla más sobre el tema.

Conclusión

Con un año de incertidumbre, fue necesario reinventarse varias veces, pero cuando es posible hacer planes y analizar todas las posibilidades, los caminos de negociación se vuelven más inteligentes. En este artículo, vimos que usar el análisis DAFO es una forma de ayudar a definir las mejores oportunidades de compra y elegir asociaciones a corto o largo plazo.

Para el uso de la técnica, no es necesario un software o algo sofisticado, una vez que esta  metodología, creada hace más de 50 años para la planificación estratégica de empresas, puede contribuir al análisis de posibles proveedores y ser la base de acuerdos y contratos en cualquier escenario.

Es extremadamente importante para el comprador mirar cómo le va a la organización con quien pretende hacer negocios. Para que este análisis cumpla su función, es necesario definir inicialmente lo que se quiere visualizar. Tener prioridades de compra predefinidas y objetivo del contrato. Unificando los cuatro puntos analizados tendrás una lista de cuál es el mejor proveedor para una determinada compra.

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