¿Por qué el departamento de compras es tan estratégico?

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Cómo hacer una buena orden de compra

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El montaje de un pedido es una parte común de la rutina del departamento de compras de una empresa. Dentro de la empresa, el flujo de materiales es una parte fundamental de la economía de la empresa y si se lleva a cabo de forma no estratégica puede dar lugar a altos riesgos y pérdidas.

Las empresas que gestionan las compras de forma ineficiente tienden a perder competitividad en el mercado, lo que podría conducir a la quiebra. En este sentido, la adquisición de insumos de calidad significa, en definitiva, mantener un alto nivel de calidad en los servicios prestados. Y como sabemos, un servicio de alta calidad se traduce en permanecer en el mercado!

Un buen proceso de orden de compra es esencial para asegurar esto. Además de organizar las demandas, simplificar el proceso de compra y optimizar el tiempo, un buen proceso de orden de compra es fundamental para mantener una relación sana y duradera con los proveedores.

El proceso de orden de compra sigue 8 pasos sencillos:

1- Análisis de órdenes de compra

En general, los pedidos proceden de un departamento o empleado solicitante. Con cierta frecuencia, un solo departamento o empleado no tiene una idea clara de lo que más conviene a los intereses de la empresa, como los precios y las condiciones de pago, y tiende a tener en cuenta sólo la necesidad que tiene en un momento dado.

Por ello, la inmensa mayoría de las órdenes de compra deben ser revisadas y ajustadas a la realidad de cada empresa. Esto significa que hay algunos problemas de comunicación interna en la empresa, y esto se puede resolver de forma muy sencilla.

Es fundamental capacitar a los empleados para que completen una orden de compra. Cada detalle del documento debe ser presentado, y sus respectivas necesidades explicadas. De esta manera, los empleados comenzarán a entender mejor lo que están llenando, y lo harán con mayor celo.

Es común que los pedidos contengan cantidades, plazos mínimos y máximos de entrega, condiciones de entrega (montaje de equipos, posibilidad de montaje a la entrega, etc.) y costes. Siéntase libre de incluir cualquier información que encuentre útil!

Recuerde: los pedidos deben estar estratégicamente pensados para facilitar la búsqueda de proveedores y el cierre de la operación.

2- Selección de proveedores

Después de identificar la necesidad de compras, es hora de seleccionar proveedores. Para ello, se realiza una búsqueda para elegir las mejores opciones para cada demanda, y se solicitan cotizaciones de precios para su evaluación.

Para la elección de los proveedores más adecuados se deben tener en cuenta factores como la reputación de la empresa, el precio, la puntualidad y el cumplimiento de los plazos y condiciones, la experiencia de la empresa en el sector, los criterios de negociación e incluso los valores que rigen la actividad de la empresa.

Esta tarea debe hacerse con precaución para que la elección de los proveedores sea asertiva!

Una vez elegidos, los proveedores deben enviar presupuestos, que contengan los precios y condiciones que pueden ofrecer para cada necesidad. Recuerde solicitar presupuestos completos, con toda la información posible! Esto es importante para que pueda cotejarlas con lo que se le informó en la orden de compra y decidir qué proveedor le servirá mejor.

Atención: Trate de mantener este proceso lo más ligero y rápido posible, para que no cause retrasos en los próximos pasos.

3- Elección del proveedor y envío del pedido

Después de recibir las cotizaciones, es hora de sopesar los pros y contras de cada proveedor. Además de analizar los precios y condiciones que cada empresa ha propuesto, puede solicitar muestras o demostraciones de los productos, para ayudarle en la elección final.

Con el proveedor elegido, la orden de compra es enviada, y desde aquí el proceso estará fuera de sus manos, momentáneamente!

He aquí una nota: Establezca siempre un tiempo promedio para enviar su pedido a los proveedores para crear un estándar dentro de su negocio. Siguiendo siempre este plazo, usted desarrolla un factor de credibilidad más con su proveedor con respecto al cumplimiento de los plazos!

4- Entrega de productos

Cuando reciba una entrega, verifique que se hayan cumplido todas las condiciones del pedido. Compruebe las cantidades, formatos y otros datos de la factura, y esté atento a las incidencias o retrasos no comunicados o justificados.

Una vez revisada, la mercancía puede ser enviada al departamento solicitante, que revisará toda la información. La persona responsable de la orden debe informar si todo está de acuerdo, y liberar la solicitud para el último paso!

5- Facturación y pago a proveedores

Después de todas las inspecciones necesarias, el departamento responsable del pago debe recibir el recibo y el informe de aceptación del área solicitante. Con esta información en mano, la compra será aprobada y pagada!

Si todo va bien, sin circunstancias o problemas imprevistos, esta será la base para los próximos acuerdos.

Ahora, algunos consejos finales:

6- Utilizar un software de gestión

Puede hacer el proceso más fácil y más organizado con la ayuda de un software de gestión. Hay muchas opciones disponibles, que le permiten insertar toda la información importante y hacer un seguimiento rápido de cada orden de compra.

7- Mantenga un buen control de su inventario

La mejor manera de evitar comprar artículos innecesariamente es mantener un buen control del inventario. También puede utilizar un software de gestión aquí, para hacer las cosas más fáciles de mantener, y mucho más organizadas. Aprenda aquí cómo controlar de cerca su stock.

8- Manténgase fiel a las predicciones de ventas

Cada empresa hace predicciones sobre las expectativas de ventas para el próximo año o semestre. Lo que algunos parecen olvidar es que las predicciones de ventas son fundamentales para entender cómo será la situación financiera para el período en cuestión.

Al analizar los pedidos, verifique siempre si las predicciones de ventas justifican la adquisición, y si es posible pagar por ella sin comprometer el presupuesto de la empresa.

Ajuste siempre sus predicciones de compra a las predicciones de ventas! Aunque algunas de las compras provienen de necesidades no planificadas, la mayoría de ellas son reparaciones predictivas y reemplazos que se pueden trazar fácilmente.

Esperamos que haya aprendido por qué es tan importante montar una buena orden de compra, y cómo hacerlo sin complicaciones!

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