Como implementar una estrategia de gestión de riesgos en un mundo VUCA

En el camino de permanecer y destacar en el mercado, las empresas se enfrentan a una complejidad creciente, no solo dentro de sus organizaciones, sino también fuera. La revolución digital que nos ha conectado con el mundo y con diferentes agentes de una manera nunca antes vista, nos exige pensar rápidamente en todos los cambios que debemos adoptar para continuar en el juego del mercado.

Las nuevas tecnologías e innovaciones siempre vienen con muchas promesas, pero no siempre son ideales para la realidad de una empresa y, si se adoptan sin un análisis de escenario previo, la empresa puede terminar siendo víctima del concepto denominado efecto manada, desarrollado por un estudio del MIT en 1992, del que conocerás más en nuestro blog.

Este concepto está relacionado con la tendencia a utilizar información de otras personas o empresas para tomar decisiones en lugar de invertir en un análisis de escenarios de nuestra propia organización. Una gran razón de esto es la agilidad que requiere la adaptación, lo que hace que el equipo salte pasos al pensar en estrategias a mediano plazo.

No es de extrañar que los estudios contemporáneos clasifiquen el mundo actual como VUCA, acrónimo del que ya hablamos en nuestro artículo sobre metodología ágil. Este nuevo mundo cambia la forma en que las organizaciones planifican, reaccionan a los desafíos, interactúan con el entorno y entre sí, por lo que tenerlo en cuenta en la gestión de riesgos es fundamental.

 

Plan de gestión de Riesgos

Cada vez más empresas reconocen la enorme necesidad de implementar un sistema de gestión de riesgos integral. Esto es especialmente cierto en las empresas que operan a nivel internacional y en la gestión de la cadena de suministro. Con la implementación adecuada de este sistema, los desafíos se pueden superar con mayor facilidad, a pesar de la mayor incertidumbre y volatilidad del entorno.

Los grandes empresarios y ejecutivos ven las crisis como oportunidades. Las principales innovaciones y tecnologías surgieron de accidentes o cambios bruscos de caminos, lo que nos hace concluir que en lugar de pensar en el potencial negativo que pueden traer los riesgos, debemos pensar en cómo incorporarlo en la estrategia corporativa de manera positiva y aprovechar las oportunidades que trae el nuevo escenario. Pero para que eso suceda, es esencial abrazar el mundo VUCA en el que vivimos.

 

El mundo VUCA

La definición de un mundo que es más difícil de entender y controlar vino no solo para definir en qué vivimos, sino principalmente para ayudarnos a planificar este nuevo mundo. Cada palabra del acrónimo exige una categoría diferente de planificación, como se explica en el artículo “Lo que realmente significa VUCA para usted” de Nathan Bennett y G. James Lemoine publicado en Harvard Business Review, que recomendamos leer.

No es porque el mundo sea complejo por lo que no podemos, a través de una visión ágil y analítica, planificar todos los escenarios posibles, preparándonos para entender cuándo ser resilientes y cuándo adaptarnos, pero siempre saliendo adelante.

Comprendemos mejor cada característica del mundo VUCA, cuya intensidad crece exponencialmente, y cómo debemos abordarlas en nuestra planificación.

 

Volatilidad

Se refiere a la velocidad del cambio que hace que los desafíos sean inesperados e inestables. Está asociado al poco tiempo que tenemos para responder a las fluctuaciones en las necesidades y prioridades del mercado, es decir, para adaptarnos o cambiar de rumbo.

Puede requerir cambios rápidos en relación con qué indicadores clave de desempeño (KPI) deben monitorearse, por ejemplo, e incluso requerir un cambio en las metas y objetivos generales a corto y mediano plazo. Pero para que esto suceda sin mayores contratiempos, es fundamental que estos factores estén claros en todo momento para todas las áreas involucradas.

Lo que queremos decir es que antes de un plan de contención de riesgos, es fundamental que la planificación del departamento se haya completado claramente. Es lo que garantiza la visibilidad y previsibilidad de los procesos y demandas, brindando mayor claridad y agilidad en la respuesta a los cambios derivados de la creciente volatilidad del mercado.

 

Uncertainty (Incertidumbre)

La incertidumbre se refiere a la medida en que podemos predecir el futuro de manera confiable. Parte de la incertidumbre se percibe y se asocia con la incapacidad de las personas para comprender lo que está sucediendo en el presente, la otra se refiere a la volatilidad del mundo.

Los entornos verdaderamente inciertos son aquellos que no permiten ningún pronóstico, ni siquiera aquellos con base estadística, lo que no ocurre en empresas que saben transformar los datos en información valiosa, interpretarla de la mejor manera, compartirla con las partes interesadas y realizar análisis predictivos de sus procesos.

A pesar de la imprevisibilidad de los eventos, la causa de cada evento debe ser conocida y entendida por la empresa, lo que puede hacerse a través del software Business Intelligence and Analytics y un equipo de científicos de datos calificados.

Recuerde que cuanto más inteligente es una cadena de suministro, más información puede absorber para optimizar el rendimiento e identificar riesgos potenciales. En este proceso, los sensores conectados al Internet de las cosas (IoT) son un gran aliado.

 

Complejidad

La complejidad se refiere a una realidad con muchas variables interconectadas, que fue amplificada por la Revolución Digital. Cuantos más factores y agentes estén involucrados e interconectados, mayor será la variedad de resultados y más complejo será el entorno.

La necesidad de analizar todas estas variables dentro de un universo infinito de datos, da lugar al término big data: la capacidad de analizar volúmenes desorbitados de datos de distinta naturaleza, que nunca podrían cruzarse con los métodos de análisis tradicionales.

Un artículo de Harvard Magazine va más allá al decir que la clave del big data no es la cantidad de datos disponibles, sino la inmensa calidad de los conocimientos generados a partir de su procesamiento mediante algoritmos.

Para obtener más información sobre Big Data y cómo se puede adoptar en el departamento de compras, visite nuestro artículo Big Data: optimización del departamento de compras.

En un mundo de alta complejidad, con millones de variables, es imposible analizar a fondo el entorno, pero es posible analizar aquellas variables que tienen mayor impacto en la organización y las que son fundamentales para alcanzar los principales objetivos establecidos en la planificación.

 

Ambigüedad

La ambigüedad se refiere a la falta de claridad sobre la nueva realidad o nuevas variantes. Una situación es ambigua, por ejemplo, cuando la información es incompleta, contradictoria o demasiado imprecisa para extraer conclusiones claras. Se refiere principalmente a situaciones inéditas que requieren análisis y conclusiones inéditas, lo que dificulta la interpretación de este nuevo mundo.

Para que las respuestas a nuevas situaciones sean eficientes en el mundo VUCA, es fundamental adoptar metodologías ágiles que aumenten la velocidad de respuesta de la empresa. Si antes solo se seguían en proyectos de desarrollo de software, ahora son fundamentales en varios departamentos de la organización. En nuestro blog ya hemos cubierto el tema y cómo implementarlo en el departamento de compras.

Para comprender la nueva realidad es necesario experimentarla de alguna manera, es decir, experimentarla. No es de extrañar que surjan varios programas piloto en las organizaciones para realizar pruebas en paralelo que no afectan la operación principal.

Incluya en su planificación programas para probar nuevas metodologías o tecnologías y, si es posible, confíe en la analítica predictiva para elegir los programas cuyo éxito dará el mejor retorno de la inversión e inclúyalos en el presupuesto del área. Diséñelos para que las lecciones aprendidas se puedan aplicar de manera sostenible en su departamento.

 

Análisis de datos: esencial en el mundo VUCA

Como se señaló en este artículo, la gestión de riesgos debe estar respaldada por datos analizados por herramientas tecnológicas capaces de producir informes significativos que presenten la situación general de riesgo de una empresa de una manera que reduzca la complejidad. El soporte tecnológico permite contramedidas inmediatas incluso en un entorno empresarial dinámico y volátil.

Toda organización tiene multitud de datos relacionados con sus actividades, el secreto está en saber cómo utilizar estos datos a tu favor. Cabe destacar que antes de una organización de datos eficaz es necesario comprender los objetivos, metas y KPIs de su departamento.

Con datos bien organizados y metas bien definidas, es posible hacer análisis predictivos de problemas con proveedores, crisis económicas e identificar la mejor época del año para obtener repuestos con mejores precios de un proveedor en particular, por ejemplo. La medida puede reducir costos y generar más eficiencia, contribuyendo a la salud financiera del área en su conjunto y de la organización.

 

Conclusión

El mundo ya no volverá a ser como era antes, pero en lugar de desesperar, el camino es adaptar nuestra mirada al nuevo escenario. Las estrategias de planificación y gestión de riesgos del departamento de compras deben diseñarse teniendo en cuenta esta nueva realidad y deben implementarse metodologías ágiles y procesos resilientes. La función de la gestión de riesgos es garantizar el éxito a largo plazo de la empresa, a pesar de los crecientes desafíos de un mundo VUCA.

Vale la pena tener en cuenta que, por su propia naturaleza, los riesgos que surgen en un entorno VUCA no son estáticos y su impacto en la organización es dinámico, pudiendo disminuir o aumentar con el tiempo. Por lo tanto, no basta con identificarlos, es necesario monitorearlos.

Es fundamental contar con los avances tecnológicos a nuestro favor. Se debe adoptar software de análisis de datos y se debe utilizar la tecnología IoT para monitorear continuamente el proceso de compra en tiempo real, reduciendo el tiempo de respuesta a los cambios.

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