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Cómo monitorear el desempeño de sus proveedores

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Contratar a un proveedor implica varios pasos. La primera es una encuesta, en la que se evalúan todas las opciones de los proveedores, seguida de la elaboración y firma de un contrato.

En el contrato se establecen todas las condiciones para la prestación del servicio o compra: precios y condiciones de pago, plazos y condiciones de entrega y otros detalles, todo se pacta en el contrato entre empresa y proveedor.

Sin embargo, además del contrato, es esencial hacer un seguimiento del desempeño de los proveedores en todas las etapas en las que participan. Este monitoreo ni siempre se lleva a cabo, principalmente porque los gerentes no conocen el camino correcto o lo que deben acompañar. La calidad de los productos en las entregas, los retrasos y problemas e incluso la pro actividad del proveedor son puntos que se pueden medir y evaluar, por ejemplo.

Revisa algunos de los criterios que necesitas seguir para monitorear el desempeño de los proveedores y cual es la mejor manera de evaluar cada uno de ellos:

 

Calidad

Es de suma importancia establecer y mantener estándares de calidad alineados entre su empresa y cada uno de los proveedores. Para ello, es esencial controlar la calidad de los servicios prestados. Después de todo, si este monitoreo no se lleva a cabo, el proveedor no puede saber si los estándares de calidad están alineados, si la empresa está satisfecha y si existe la posibilidad de que se interrumpan las relaciones comerciales.

Un criterio de calidad muy importante a tenerse en cuenta es la cantidad de productos que se rechazan por entrega. Este índice se refiere a la preocupación del proveedor por garantizar que las entregas se realicen de acuerdo con la solicitud del cliente.

Para este criterio, las empresas suelen medir en PPM, partes por millón, escalando cuántos PPM fueron entregados dañados o rechazados. La empresa debe establecer un estándar aceptable de problemas de calidad para cada tipo de entrega, y utilizar este estándar para evaluar el desempeño de cada proveedor.

Además de la vigilancia, es importante que esas normas se queden claras al momento de contratación de los proveedores. Por lo tanto, el proveedor que no respete las normas de calidad de la empresa debe ser penalizado e incluso excluido de la lista de proveedores de servicios, dependiendo de la magnitud de la situación.

 

Performance

Otro conjunto de criterios que deben presentarse son los relacionados con el cumplimiento de las entregas. Cuando usted cierra un contrato, contiene las fechas en las que los productos deben ser entregados o los servicios prestados, y esta fecha debe ser cumplida estrictamente.

Mientras tanto, las empresas se comprometen a una “desviación estándar” de las fechas de entrega, aproximadamente 1 día antes y 1 día después de la fecha fijada previamente. Esta desviación existe para prever incidencias en la entrega, y también se establece un margen de error para las mercancías no entregadas, alrededor de un 10% del total del pedido.

Por supuesto, el escenario ideal sería la entrega en la fecha acordada, en la cantidad correcta y sin daños o piezas rechazadas. En el caso de los servicios, el ideal sería que se prestaran dentro del plazo contratado, sin necesidad de contratar servicios no previstos.

Sin embargo, pueden ocurrir accidentes y todo tipo de eventos, y por lo tanto, establecer una desviación aceptable es una mejor manera de monitorear el desempeño de sus proveedores. Por lo tanto, mantenga un estricto control sobre el respeto de las fechas y los resultados, salvaguardando al mismo tiempo un rango aceptable de errores, y asigne puntuaciones a cada proveedor en esos aspectos.

En una escala de 0 a 10, por ejemplo, un proveedor solo obtiene una nota de 10 si sus entregas se ajustan perfectamente a las tres necesidades: termos, condición y cantidad apropiada.

 

Otro criterio de evaluación

También es posible evaluar el desempeño de los proveedores por medio de su posición en algunas frentes de negociación. Evalúa si el proveedor está dispuesto a reducir costos en función de sus ofertas y a flexibilizar las condiciones de pago. Esto demuestra el deseo del proveedor en mantener una relación duradera con su empresa.

Otra opción posible es evaluar la transparencia del proveedor, en el sentido de proporcionar información previa de contacto con el cliente, con la que se pueden buscar referencias, así como datos como la participación de la empresa en juicios laborales y otros cargos, por ejemplo. Eso dice de la idoneidad de la empresa, y su organización solo tiene a ganar haciendo un trabajo completo de comprobación de los proveedores a los que se une.

Análisis del rendimiento de los proveedores

Después de evaluar el desempeño de los proveedores, asignar notas y hacer las observaciones necesarias, es importante analizar estos datos. Para los proveedores que prestan el mismo tipo de servicio, es interesante hacer una comparación entre las notas y las observaciones, y así decidir sobre la permanencia de ambas o dar preferencia a una de ellas.

Para todos los proveedores, es importante evaluar la viabilidad de mantenerlos dentro de la empresa. Si un proveedor no cumple con los estándares de la compañía, vale la pena programar una reunión y revisar los términos de esa asociación, e incluso considerar la posibilidad de cancelar el contrato.

La retroalimentación constante es la mejor manera de transmitir estas evaluaciones a los proveedores, permitiéndoles mejorar sus procesos internos y vigilar la relación con su empresa. Así, es posible evitar situaciones extremas de insatisfacción entre las partes.

Estas evaluaciones son también una excelente manera de analizar el funcionamiento de los procesos involucrados en la gestión de los suministros de su empresa y de encontrar puntos problemáticos. De esta manera, la empresa gana no solo manteniendo los mejores proveedores contratados, sino también probando y optimizando constantemente los procesos y métodos de gestión.

¿Cómo controla el rendimiento de los proveedores en su empresa? Además de mantener archivos con estos datos catalogados, también es posible utilizar sistemas automatizados e incluso hojas de trabajo conjuntas para agrupar los datos y analizar el rendimiento de cada proveedor.

Esperamos que haya aprendido un poco más sobre la importancia y las diferentes formas de medir el rendimiento de los proveedores que contrata. Comparta este artículo y ayude a más colegas a mejorar su relación con los proveedores!

 

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