Solucionando os 5 principais problemas do departamento de compras

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Resolver los 5 principales problemas del departamento de compras

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Debes estar de acuerdo en que el aburrimiento no existe en el departamento de compras. Con responsabilidades que van desde las negociaciones complejas hasta la gestión de los proveedores, la industria tiene un papel estratégico dentro de un negocio y una rutina estresante.

Cuando está bien planificado y ejecutado, el proceso de compra se convierte en un importante aliado para el éxito de la organización, contribuyendo a una mayor productividad y también a la reducción de los costos.

Sin embargo, para ello es esencial tener cierta precaución para evitar los principales problemas relacionados con esta área. Echa un vistazo, abajo, a los principales problemas, con sus respectivas soluciones.

1) Órdenes de compra con requisitos poco claros

Las órdenes de compra suelen proceder de la industria que será la usuaria final del material solicitado y, no siempre, estas áreas envían la información necesaria (o correcta) para la investigación de precios, la negociación y la adquisición.

Sin embargo, el departamento de compras necesita que el pedido contenga información precisa: número de pieza, fabricante, cantidad, plazo de entrega mínimo y máximo, y el centro de coste al que se dirigirá el valor de la adquisición, por nombrar algunos artículos.

Esta claridad en la emisión del pedido, que marcará la diferencia para que se produzca el mejor trabajo posible en la selección y entrega de las solicitudes, puede garantizarse con el uso de un software específico para la emisión del pedido, que además, permitirá obtener beneficios adicionales como:

  • una visión general de todas las órdenes de compra de la compañía;
  • optimización del tiempo;
  • vigilancia en tiempo real de los procesos.

La elección de la herramienta ideal debe formar parte de un proceso amplio, en el que también se considere la seguridad digital: ninguna empresa quiere que sus datos se filtren, generando pérdidas financieras y de imagen.

En cuanto al uso de herramientas tecnológicas, compruebe nuestro Top 10 con el software para el departamento de compras.

2) Dificultad de negociación

El proceso de compra requiere de buenas estrategias de negociación, y corresponde al profesional de este departamento saber negociar valores, plazos y otras condiciones de pago para llegar a un acuerdo que ofrezca las mejores condiciones posibles para su empresa.

La capacidad de negociación puede aprenderse o mejorarse con la experiencia y con una atención siempre centrada en las tendencias del mercado, siguiendo el movimiento de la economía y la realidad de cada proveedor.

Debido a la importancia del tema, hemos creado una serie de artículos sobre el tema – entre ellos:

Negociación avanzada: prepárese para obtener mejores resultados
Usar la emoción para mejorar el comercio
Resolución de conflictos en la negociación

3) Equipo sin entrenamiento

Para trabajar bien, cualquier equipo, de cualquier industria, necesita entrenamiento regular y capacitación – y con el departamento de compras no es diferente. Se trata de mejorar las habilidades y los conocimientos de los empleados, así como de mantenerlos actualizados sobre los nuevos sistemas y formas de operar en un determinado segmento de la empresa, o incluso de mantenerlos alineados con las metas y objetivos de la organización.

Un programa de entrenamiento, que se puede llevar a cabo a través de canales virtuales, es una excelente manera de asegurar un mejor rendimiento del equipo.

También es fundamental que el equipo esté al día de las noticias y novedades del sector, conociendo metodologías como el Strategic Sourcing, que mejora enormemente el proceso de adquisición, y se centra en la generación de resultados y en la reducción de costes para la empresa.

4) Falta de transparencia en el proceso de compra

Entre varios aspectos, el proceso de compra implica el juicio de las mejores propuestas para el suministro de materiales y servicios; la selección y contratación de proveedores; y el trabajo con las ofertas, siempre que sea apropiado.

La mejor opción para evitar problemas como el fraude en el proceso de compra es la implementación de un programa de cumplimiento eficiente en la empresa – hablamos específicamente de este tema en otro de nuestros artículos, compruébelo: Beneficios del cumplimiento en el Departamento de Compras.

5) Evaluación inadecuada de los proveedores

Entre las diversas variables del proceso de compra, es esencial considerar la relación costo-beneficio en términos de proveedores. Recuerde que la calidad de los productos o servicios de sus proveedores afecta al producto o servicio de su empresa, es decir, influye en el progreso y la evolución del negocio. Por ello, el proceso de selección de estos socios requiere mucha atención y dedicación.

En este sentido, a la hora de elegir los proveedores de su empresa, busque referencias, solicite la opinión de otras empresas que ya sean clientes del proveedor en cuestión y compruebe si está alineada con los objetivos y valores de la empresa en la que está inscrito.

Después de adquirir los productos, y el feedback de los socios seleccionados, observe si lo tomarán en cuenta y si tratarán de adaptarse a sus notas (si las hay); evalúe también si el socio es flexible en términos de negociación, si hay espacio para ello; analice, también, el progreso general de este socio; y aplique políticas de mejora para toda esta parte del proceso de compra.

Otro factor importante es hacer uso de los indicadores y el software de Business Intelligence, como mostramos en un artículo sobre el tema.

Además, recuerde que para evitar o minimizar los efectos negativos causados por adversidades como las mencionadas anteriormente, especialmente en lo que respecta a la relación con los proveedores, también puede contar con la ayuda de una empresa especializada en la adquisición indirecta de materiales, que ofrece numerosos beneficios a su proceso de compra!

 

Soluparts es una compañía global – con oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y los Estados Unidos – capaz de conectar su compañía con los fabricantes más relevantes del mundo. Nos especializamos en la compra de todo tipo de materiales industriales y tenemos acceso a miles de productos y proveedores en todo el mundo. Aprenda más sobre nuestra propuesta de valor!

Para entender mejor como Soluparts puede facilitar el proceso de compra de su empresa, por favor contacte con nuestro equipo!

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