Por que o departamento de compras é tão estratégico

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¿Sus compras son realmente efectivas?

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¿Cómo funciona el proceso de compras en su negocio?

En general, las compras ocurren de manera muy similar en la mayoría de las pequeñas, medianas o grandes empresas. Esto se debe a que el procedimiento es bastante similar, y lo que cambia es principalmente el tamaño y el volumen de los pedidos, dependiendo del rendimiento de cada empresa. Compruebe a continuación los pasos del ciclo de compra que a menudo se repiten y cómo debería funcionar cada uno – en teoría.

El proceso de compra en teoría

 

1. Análisis de solicitudes 

Este es el primer momento del ciclo. Aquí, el departamento de compras recibe una solicitud, un documento que expresa la necesidad que tiene otro departamento o empleado de un producto. Al recibirlo, el gerente de compras debe revisar la necesidad real de esa compra, así como las especificaciones, cantidades y fecha de entrega requeridas. Con esta información a mano, el departamento de compras pasa al siguiente paso.

 

2. Selección de proveedores

En esta etapa, se lleva a cabo una extensa búsqueda para encontrar posibles proveedores para la compra requerida. Aquí, el departamento de compras debe verificar todos los proveedores ya autorizados, es decir, que ya tienen contratos de servicio activos. En caso de una primera compra, es necesario buscar nuevos proveedores y comprobar los precios y condiciones de pago, entrega y soporte. La función del departamento de compras es encontrar al proveedor que ofrezca las mejores condiciones, y eso no significa necesariamente el precio más bajo. Después de la elección del proveedor, se emite la orden de compra.

 

3. Emisión del pedido

La orden de compra se emite, se envía al proveedor y al departamento de contabilidad, además del departamento de pedidos y también al que recibirá el envío. A partir de ahora, es necesario que el departamento de compras acompañe el proceso, asegurando que la entrega se realice dentro del plazo establecido. Si se produce algún problema, siguiendo de cerca el proceso, el departamento de compras puede solucionar la situación de forma más fácil y rápida.

 

4. Entrega del pedido

Al recibir la mercancía, es necesario inspeccionar y verificar si las especificaciones solicitadas están en orden, así como la cantidad adecuada y las condiciones de entrega – si no hay defectos o daños causados por el transporte. Si todo está en orden, se envía la mercancía al departamento solicitante o al stock de la empresa, y el pedido y un informe de recibo deben enviarse para su facturación al departamento de contabilidad.

 

El proceso de compra en la práctica

Siguiendo estos pasos, todo debería funcionar en orden, ¿verdad?

Equivocado. Recuerda que al principio dijimos que estos pasos son la forma en que las cosas deben funcionar? Si. Cada uno de estos pasos tiene sus riesgos, y por muy cerca que se sigan los procedimientos, toda la operación puede verse comprometida por un ligero descuido. En el flujo diario del negocio, los problemas en el proceso son más comunes de lo que nos gustaría, especialmente en las grandes empresas que tratan muchas solicitudes y entregas simultáneamente.

Hay maneras más simples y seguras de realizar cada uno de estos pasos, para asegurar que ocurran correctamente, y para hacer que su proceso de compra sea realmente efectivo. Míralos:

1. Análisis de las solicitudes 

Mediante el establecimiento de protocolos y la formación adecuada de los empleados, se reducen notablemente las posibilidades de error en la cumplimentación y presentación de una solicitud de pedido. Los datos de la solicitud son críticos para el procedimiento de búsqueda de proveedores y la decisión de compra, y la información incorrecta puede debilitar todo el proceso. Es interesante invertir en formas de automatizar este paso del ciclo de compras, reduciendo el papeleo y haciendo que la actividad de presentar una solicitud sea más optimizada y simplificada.

 

2. Selección de proveedores y emisión de la orden de compra

¡Aquí hay una pista dorada! Un departamento de compras de una gran empresa gestiona cientos de solicitudes de cotización por semana, que solicitan los más diversos tipos de mercancías, procedentes de varios proveedores diferentes. El responsable de los pedidos debe analizar cada uno de ellos individualmente, categorizarlos, buscar proveedores específicos para cada una de las necesidades reportadas, buscar los mejores precios en el mercado nacional e incluso internacional…. Ya es agotador leer, ¿no? Ahí es donde está el peligro!

Para facilitar esta parte del proceso, existen empresas especializadas en la compra de materiales para mantenimiento y repuestos, que buscan a los mejores proveedores del mundo y encuentran los mejores precios y condiciones para satisfacer sus necesidades. De este modo, puede centrar varios pedidos en un solo lugar, reduciendo el número de pedidos diferentes, lo que hace que el proceso sea más organizado.

Cerrar sociedades con este tipo de empresas es muy valioso para su negocio, ya que reduce la carga de trabajo del departamento de compras, agiliza las rutinas y permite que el proceso se lleve a cabo de una manera más coordinada. Es un ejemplo típico de una situación en la que todos ganan!

Y mediante la optimización de las rutinas, los responsables de compras disponen de más tiempo para tratar otros procedimientos, como una mejor organización de la documentación de compras, lo que tiene un impacto directo en el control de las entregas y plazos de cada proveedor.

3. Entrega del producto

Con menos papeleo que manejar, es más fácil para el gerente de compras rastrear los plazos de entrega y las entregas de los proveedores, poniendo más atención a este paso del proceso. Como resultado, el riesgo de que los problemas pasen desapercibidos disminuye, ¡cerrando el ciclo de compra de la mejor manera posible !

También es importante decir que la mayoría de las empresas que citamos en el último tema también se encarga del transporte, haciendo todo más fácil para usted y su negocio!

 

Cómo comprar de manera eficaz

En este artículo le mostramos cómo debe funcionar el ciclo de compra en cada empresa, los problemas que se suelen encontrar en cada paso y cómo se puede garantizar que el proceso se desarrolle sin muchas molestias. Aquí, usted ha aprendido que la principal preocupación debe ser facilitar las piezas que se pueden facilitar, optimizando las rutinas y eliminando el papeleo que no es necesario.

Las empresas que participan en el proceso de compra con usted, que buscan nuevos proveedores en todo el mundo y que garantizan las mejores condiciones para las necesidades de su negocio, son la mejor manera de convertir el ciclo de compra en un proceso bien gestionado y guiado. De este modo, el departamento de compras queda libre para preocuparse de otros pasos que son tan esenciales para el éxito de su empresa como lo son las compras.

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