How Slowbalisation affects the supply chain

Como la Slowbalisation afecta la cadena de suministro

El impacto de la impresora 4D en el mercado internacional

7 estrategias para hacer que su departamento de compras sea más resiliente

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La importancia de la economía compartida para las cadenas de suministro modernas

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¿Cómo hacer que las cadenas de suministro sean más éticas?

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How to apply Agile methodology in the purchasing department

Cómo aplicar la metodología Agile en el sector de compras

 

El contexto actual requiere respuestas más rápidas de las empresas y de sus empleados a los desafíos. La entrega tardía de material indirecto, por ejemplo, puede generar una serie de problemas dentro de la cadena de operaciones, impactando la productividad y el retorno financiero.

Para intentar dar respuesta a estas demandas, la metodología Agile (también conocida como “metodología ágil”) se vuelve fundamental. En este texto, hablaremos sobre los principales conceptos del pensamiento ágil y daremos algunos consejos sobre cómo implementarlo en el sector de compras.

¿Qué es la mentalidad ágil?

Vivimos una época de muchos cambios y hay muchos casos para ejemplificarlos: en el campo de la tecnología, se han desarrollado extensas redes de comunicación que permiten la interacción instantánea entre individuos en diferentes partes del mundo. En la economía, hemos visto que las cadenas de suministro se globalizan, influyen y cambian procesos que involucran a una serie de stakeholders (proveedores, compradores, empresas de logística, entre otros).

Son muchos los expertos y académicos que buscan conceptualizar lo que vivimos en el mundo moderno. Un ejemplo es el término VUCA, creado por el ejército estadounidense para definir escenarios y contextos de guerra, que ha llegado a ser utilizado por el mercado.

En resumen, VUCA es un acrónimo en inglés compuesto por la primera letra de las siguientes palabras: Volatility (volatilidad), Uncertainty (incertidumbre), Complexity (complejidad) y Ambiguity (ambigüedad).

Más recientemente, extrapolando y ampliando este concepto, también se introdujo el término MUVUCA, con la adición de dos nuevos elementos: – Significativo (todas las acciones comienzan a aparecer en función de un propósito, el resultado de la búsqueda de un sentido para la vida y el mundo) y Universal (preocupación por el impacto global de lo que hacemos).

Ante estas notables características del mundo actual, es necesario crear estrategias para gestionarlas. Es en este contexto que surge la metodología ágil: proveniente del sector de las Tecnologías de la Información, busca reducir la rigidez de los procesos y procedimientos de las organizaciones tradicionales, fomentando entregas más pequeñas y rápidas, revisiones constantes y trabajo colaborativo. Si  quieres comprender más sobre esto, lee nuestro artículo sobre Agile Supply Chain.

Aunque surgió en la industria de las TI, el conjunto de principios y procesos que componen la metodología Agile comenzó a ser utilizado por diferentes tipos de departamentos y organizaciones. En el caso específico del área de compras, este pensamiento es incorporado como  alternativa al modelo tradicional de adquisiciones.

Es importante enfatizar que la adopción del pensamiento ágil no es una tarea fácil, requiere cambios organizacionales y la voluntad de cambio de los empleados. El uso de esta metodología también depende mucho del contexto, pero hay algunos temas que pueden considerarse centrales en todas las situaciones:

1- La satisfacción del consumidor / cliente es el elemento principal: máxima prioridad, con un enfoque en que las entregas se realicen correctamente y en poco tiempo. Este cliente o consumidor puede ser pensado en muchos contextos: en el caso de la compra de materiales indirectos, por ejemplo, se refiere a la empresa que necesita una pieza para continuar su producción.

2- El cambio como oportunidad: esta forma de afrontar los retos es siempre importante, independientemente del contexto en el que se produzca el cambio, contribuyendo a incrementar las ventajas competitivas y la satisfacción de los clientes atendidos: el enfoque ahora está en cómo resolver un problema, y no en el problema en si.

3- Rapidez y valor van de la mano: en cortos periodos de tiempo se deben realizar entregas de alto valor añadido, tangibles o intangibles. Estos entregables pueden ser productos o servicios resultantes de un proceso o proyecto, que deben revisarse periódicamente con actualizaciones. Aquí, «valor» puede entenderse como la opinión (o expectativa) del cliente de los beneficios y sacrificios en relación con lo que se ofrece.

4- Colaboración superando conflictos: los miembros de un proyecto deben desarrollar la mentalidad de equipo, para garantizar la transparencia de la comunicación y el compromiso compartido para garantizar el éxito.

5- Poder para las personas: los proyectos son construidos y dirigidos por personas y equipos comprometidos. Es decir, se les debe dar las herramientas y condiciones de trabajo necesarias para tener éxito y completar las tareas asignadas. Soluparts ya entiende y aplica este concepto desde su creación, y él se refleja en nuestro propósito: Empowering Buyers (empoderamiento de los socios compradores), máxima que refuerza el enfoque de la compañía en la satisfacción del cliente.

6- Centrarse en lo interpersonal: la comunicación cara a cara es la forma más eficaz de compartir información entre equipos. Trabajar con la inteligencia emocional y cultural del equipo puede ser muy relevante en este caso.

7- Valores y resultados demostrables deben guiar cada proyecto: las entregas que cumplen o superan las expectativas en términos de precisión y valor (tangible e intangible) se convierten en referencias útiles para iniciativas y proyectos futuros.

8- Mantener las actividades estables y sostenibles: si bien la entrega de valor es una prioridad, los procesos deben desarrollarse y optimizarse desde una perspectiva sostenible para asegurar que todos se involucren de manera estable, sin sorpresas que obstaculicen la toma de decisiones.

9- La mejora continua asegura la agilidad: los procesos deben ser cada vez más eficientes mediante cambios regulares.

10- La sencillez es un elemento fundamental: maximizar los rendimientos utilizando los menores recursos posibles.

11- Los equipos autogestionados tienen más éxito: los mejores resultados provienen de equipos ágiles que son capaces de organizarse por sí mismos.

12- Siempre hay margen para mejorar: reevaluar los procesos y realizar los cambios necesarios para lograr una mayor eficiencia y eficacia son siempre bienvenidos.

Los principios mostrados anteriormente se basan en el Manifiesto Ágil, que a su vez es la base de la mentalidad y todas las metodologías ágiles en todo el mundo. Estos principios fueron diseñados y acuñados por Agile Alliance, una organización global sin fines de lucro comprometida con apoyar a las personas que exploran y aplican valores, principios y prácticas ágiles para hacer que el desarrollo de soluciones y proyectos sea más efectivo, humano y sostenible.

Esta alianza fue creada por un grupo de 17 desarrolladores de software que, en una reunión en Utah, EE. UU., del 11 al 13 de febrero de 2001, crearon el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. Lea más sobre el Manifiesto y sus principios en el sitio web oficial de la alianza.

El uso del pensamiento ágil en el sector de compras

A diferencia de los modelos tradicionales, que se enfocan en la reducción de costos, el pensamiento ágil en las compras busca generar valor al respaldar los objetivos y las necesidades comerciales de la organización. Teniendo en cuenta algunos aspectos cruciales del sector de compras, es posible plantear las principales diferencias entre las formas de compra tradicionales y ágiles:

Entregas:

En lugar de una planificación y documentación fija y extensa, con la metodología ágil, se valora una posición más receptiva, objetiva e iterativa, atenta a las necesidades reales del momento. Por lo tanto, identificar las prioridades se vuelve muy importante para los empleados de compras.

Contratos:

El enfoque debe estar en términos más colaborativos, además de relaciones más sólidas con los proveedores y un enfoque en el éxito compartido (cuestionando la competitividad y rigidez presentes en los contratos de formato tradicional). Obtenga más información sobre el tema.

Cadenas de suministro:

Iterativo y receptivo, en otras palabras, los proveedores pueden cambiarse después de una ronda de trabajo, según lo requieran las circunstancias cambiantes. Sobre este tema, consulte el artículo que hemos elaborado específicamente sobre la aplicación de la metodología ágil en el contexto de las cadenas de suministro.

 

4 pasos para agilizar hoy su departamento de compras

A continuación, se muestran algunas formas de agilizar su proceso de compra:

1- Reuniones diarias al inicio de la jornada laboral: con una duración de entre 15 y 30 minutos, estas reuniones ayudan a establecer las tareas del día, fomentando la colaboración entre los miembros del equipo para resolver posibles problemas. En muchas empresas, para fomentar la agilidad, se propone que los participantes permanezcan de pie;

2- Aplicar la noción de sprints, que serían pequeños proyectos o fragmentos de proyectos, secuencias de trabajo iterativo (con repetición de acciones) para tener una noción más compartimentada del todo, agilizando posibles reevaluaciones y cambios en la ruta de adquisición;

3- Definición de prioridades: ante cambios frecuentes dentro de la empresa, establecer prioridades y revisarlas periódicamente ayuda a agilizar el proceso de compra;

4- Uso de softwares que ayudan en la gestión ágil: la tecnología puede ayudar a centralizar los datos relacionados al sector de compra, además de facilitar la comunicación y la alineación entre equipos dispersos. Existe una serie de programas orientados a la aplicación de la metodología ágil en las empresas.

 

Conclusión:

En este artículo mostramos cómo la metodología ágil puede ayudar a optimizar los proyectos y procesos de los departamentos de compras. A pesar de que se originó para satisfacer las demandas del desarrollo de software, muchas áreas comerciales han adoptado estas pautas, lo que se traduce en más eficacia y eficiencia. Responder rápidamente a los cambios del mercado se ha convertido en una ventaja competitiva.

El departamento de compras tiene mucho que aprender de las metodologías ágiles, pero para eso es necesario asegurarse de que su cultura organizacional y los profesionales del área sean flexibles y resilientes. Para ayudarlo a optimizar su departamento de compras, sugerimos las siguientes lecturas:

Resolviendo los 5 principales problemas del departamento de compras

4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales

Abastecimiento estratégico: mejorar el proceso de compra

El papel de las Fuerzas Estratégicas en Adquisiciones 4.0

 

Otra forma de agilizar las actividades de su departamento de compras, es contar con una empresa especializada en la búsqueda de repuestos (MRO) de más de 15000 marcas en cualquier parte del mundo, como Soluparts.

¡Contáctenos hoy para descubrir cómo podemos ayudarlo!

 

6 tips to develop agile supply chain in your company

6 consejos para desarrollar cadenas de suministro ágiles

 

Las transformaciones económicas y sociales plantean constantes cambios en las cadenas de suministro. Problemas como la llamada slowbalisation y los efectos de la pandemia del covid-19, por ejemplo, afectan a toda una red global de distribución de productos y materiales.

Ante este contexto, los gerentes y profesionales de las diferentes áreas involucradas en las cadenas de suministro  (entre ellas, compras) necesitan desarrollar la capacidad de responder rápidamente a las demandas, además de gestionar los nuevos riesgos e incertidumbres que se presenten. En este sentido, un camino interesante para las empresas es el uso de metodologías ágiles en las cadenas de suministro.

¿Qué son las cadenas de suministro ágiles?

Según un artículo publicado por la revista Forbes, la técnica de gestión de proyectos conocida como pensamiento ágil provino de los desarrolladores de software. Este método diseña procesos dividiéndolos en partes pequeñas. De esta manera, tan pronto como se finalice un pequeño fragmento de este proyecto, se lo puede probar, validar e incluso implementar.

El pensamiento ágil también permite que las nuevas tecnologías desarrolladas y lanzadas al mercado sean inmediatamente incorporadas a un proyecto en desarrollo – o mismo cuando el escenario mundial dinámico implica algún cambio en el comportamiento del cliente, es posible rediseñar el producto rápidamente y crear versiones nuevas y refinadas para cumplir con las tendencias.

Otra característica fuerte de esta metodología es la iteración (repetición de una acción, en este caso, pruebas y adiciones a la solución), flexibilidad y colaboración entre los miembros del equipo. Además, el equipo tiene más autonomía para tomar decisiones relacionadas con el proyecto, sin necesitar necesariamente aprobaciones de personas en puestos superiores en la jerarquía de la organización.

Llevando la discusión a la realidad de las cadenas de suministro, aún no hay un consenso acerca del uso correcto del concepto ágil aplicado a ellas – es decir, se comparten distintas nociones entre académicos, investigadores y empresas, pero todos argumentan que el foco debe estar en romper paradigmas tradicionales y desarrollar la mentalidad ágil para gestionar los cambios en la demanda y la oferta de materiales (como indirectos) necesarios para las operaciones.

Los siguientes aspectos se consideran críticos para hacer que una cadena de suministro o cualquier otro sector sea ágil:

  • Capacidad de respuesta: identificar y responder rápidamente a posibles cambios;
  • Adaptabilidad: ajustar los procesos dentro de la cadena de acuerdo con los cambios en el escenario;
  • Coordinación: saber organizar esta compleja red, compuesta por diferentes agentes y etapas;
  • Velocidad: poder actuar rápidamente en diversas situaciones;
  • Flexibilidad: cambiar el formato de la cadena, sin resultar en gastos adicionales o pérdida de inventario, para enfrentar una situación inusual;
  • Equilibrio: saber equilibrar las capacidades de suministro y las necesidades de quienes necesitan el material.

6 consejos para desarrollar una cadena de suministro ágil

Para implementar este importante cambio en las cadenas de suministro, la empresa debe tener en cuenta algunos puntos:

1. Definir lo que es ágil para su realidad:

Tener una noción clara de lo que significa la agilidad para la realidad de su cadena de suministro es crucial. Los equipos deben unirse y articular el concepto en base a las seis características mencionadas anteriormente (capacidad de respuesta, adaptabilidad, coordinación, velocidad, flexibilidad y equilibrio). Es necesario determinar el nivel de importancia de cada uno de ellos para la empresa, la madurez de los conceptos existentes y las acciones necesarias para mejorarlos.

2. Lanzar un programa con responsabilidades compartidas:

Con base en la definición, establecer un programa para agilizar la cadena de suministro de punta a punta, definiendo inversiones, áreas críticas a priorizar y acciones replicables, involucrando a las áreas que participan en la cadena (como el sector de compras).

3. Centrar la transformación en las personas:

Esto es uno de los aspectos más críticos: es necesario que haya un cambio de mentalidad y el desarrollo de nuevas habilidades de los empleados, para que sean capaces de desarrollar y adoptar nuevos procesos y marcos. La participación de los equipos es crucial para la implementación exitosa de la mentalidad ágil, recompensando la eficiencia y tolerando los errores durante el aprendizaje.

4. Utilizar la tecnología a su favor:

Considéralo como un medio para lograr agilidad, pero no concentración –  es decir, no priorices adquirir y adoptar la tecnología más avanzada del mercado sin primero centrarte en las personas, los procesos y los datos.

5. Centrarse en la sostenibilidad:

Tomar posesión del concepto para desarrollar cadenas social y ambientalmente responsables es otra tendencia importante del nuevo siglo. La sustentabilidad se ha consolidado como un elemento relevante de competencia, un requerimiento de restricciones regulatorias y una oportunidad para el desarrollo de comunidades más sustentables.

Por tanto, es un reto para todos pensar en cómo la sostenibilidad puede ayudar en la mejora de las cadenas ágiles. Por ejemplo, para el sector de adquisiciones, existen varias ventajas para realizar compras sostenibles.

6. Redactar contratos con proveedores ágiles:

En la cadena de suministro, el riesgo siempre se ha tratado con algo que debe evitarse. Hoy en día, se ve como parte del proceso y el foco está en proveer y tener soluciones rápidas para enfrentar cada uno de los escenarios. Una de las estrategias para mitigarlos es la redundancia, disponiendo de una serie de proveedores para atender un pedido.

En el contexto ágil, es importante tener relaciones con proveedores que acepten tener más flexibilidad para servir en un mercado en constante cambio y también definir contratos más alineados a esta realidad (como los contratos inteligentes, hechos íntegramente online, generando confiabilidad para transacciones de este tipo) .

Hablando de contratos que le sirven de manera más flexible, conozca más sobre la opción anual que ofrece Soluparts.

Conclusión

Según Mark Hermans, director de consultoría de PwC, temas como las tensiones geopolíticas, los cambios en los acuerdos comerciales y el cambio climático, combinados con el impulso constante por reducir costos y mejorar la productividad, promoverán un aumento de riesgos, incertidumbres y presiones por el desempeño.

De esta forma, las cadenas de suministro deben, más que nunca, ser rápidas para responder a estos cambios. Ante un mundo en constante transformación, la implementación de una mentalidad ágil para las cadenas de suministro se vuelve fundamental.

Varios autores y cursos sobre el tema se enfocan en metodologías ágiles, que son muchas, Scrum, Lean, Kanban y Smart, pero expertos en el tema dicen que antes de adoptar o adaptar una de estas metodologías a su contexto específico, es necesario primero romper el camino de pensamiento tradicional y trabajo para que todo el equipo desarrolle una mentalidad ágil, de lo contrario la implementación de la metodología, no importa cual sea, puede no ser exitosa. Y es en este cambio de mentalidad y paradigma que nos centramos en este artículo.

Para medir el éxito de esta iniciativa, es importante recopilar, organizar, analizar y monitorear datos e información (conozca más sobre cómo hacer esta sistematización) de los siguientes aspectos: preocupación por el tiempo para cumplir con un pedido, costos involucrados, flexibilidad y cumplimiento de las entregas.

También es necesario tener cuidado con: la gestión de las personas involucradas, que deben adoptar una mentalidad ágil en su rutina; la definición de procesos, estando abierto a posibles cambios cuando sea necesario; y el uso de datos para planificar actividades y mejoras a realizar, con el apoyo de recursos tecnológicos.

Siga las tendencias sobre el futuro de las cadenas de suministro en el blog Soulparts.