Técnicas de optimización del control de inventario

Saber administrar y optimizar el inventario puede ser la diferencia para definir un negocio exitoso, contribuyendo al objetivo de reducir costos y reponer materiales para sus operaciones solamente cuando sea necesario.

Ya hemos cubierto en nuestro blog ejemplos y técnicas para una gestión más eficiente de su inventario y, en este texto, profundizaremos el tema con más consejos sobre cómo optimizar la gestión de su inventario y discutiremos su importancia para una gestión eficiente de las compras.

La importancia de la optimización de stock en la era digital

El inventario organizado significa que el control de todas las partes y los flujos de efectividad son efectivos, lo que garantiza que sea posible tener los artículos correctos en el lugar correcto en el momento correcto.

La optimización del inventario es diferente a la gestión básica. El segundo involucra pedidos, almacenaje y movimiento de stock, mientras que el primero consiste en concentrar los artículos adecuados en las cantidades adecuadas para satisfacer la demanda, sin gastos excesivos, es decir, haciendo uso de métricas y análisis para diseñar la mejor manera (momento y cantidad) para realizar sus compras.

En optimización, es necesario establecer y mantener el foco en las metas, asegurando que se adquirirá el suministro adecuado con base en cálculos que tienen como objetivo pronosticar las posibles demandas de material del equipo de mantenimiento, de manera que las compras se planifiquen con anticipación y seguimiento. La mejor estrategia económica, siempre teniendo en cuenta las variables de oferta y demanda.

Vivir tiempos inciertos y volátiles, con tantos cambios rápidos, mantener la productividad y optimizar el tiempo ha sido un gran desafío. Las empresas deben realizar un seguimiento de las complejas cadenas de suministro y anticipar y hacer frente a las nuevas amenazas en todo momento. Por lo tanto, la optimización completa solo es posible mediante la adopción de algunas técnicas e innovaciones, como los sistemas de TI integrales para automatizar los procesos, haciéndolos lo más eficientes posible.

Al optimizar su inventario, podrá pronosticar el mantenimiento y la estacionalidad de la demanda para ciertas piezas y determinar exactamente cuánto y cuándo pedir un material. Será posible mantenerse alineado con los proveedores y cumplir con el cronograma y él tiempo, asegurando que los materiales estén disponibles con anticipación, sin gastar más de lo planeado.

Técnicas para optimizar el inventario

1) Tener un sistema de gestión

Para iniciar una optimización, la empresa debe estar preparada para hacer frente al flujo de demandas en el área. La automatización del inventario lo ayuda a predecir las cantidades de los pedidos, los tiempos del ciclo de reabastecimiento, el stock de seguridad, los pronósticos, la estacionalidad y más.

Un software eficiente contribuirá no solo al seguimiento de los niveles de stock, pedidos y entregas, sino también al seguimiento de todo el proceso de compra. El sistema calculará automáticamente la demanda de artículos, analizará los datos históricos de retiros y se asegurará de que las cantidades mínima y máxima de cada producto sean precisas en cada período y ubicación.

Algunas empresas utilizan plataformas tecnológicas como WMS. El WMS (Warehouse Managment System) contribuye a respaldar la operación del día a día. Se puede dividir en tres frentes principales: gestión de inventarios; ejecución de la obra; e información. Este software permite la integración con otros sistemas importantes, como ERP, asegurando la centralización y transparencia de los datos en toda la empresa.

En este sentido, consulte nuestro artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente.

Para medir el desempeño de la operación periódicamente, es necesario establecer indicadores de desempeño (KPIs), y nunca dejar la valoración de los números en un segundo plano.

Cabe recordar que para que la gestión de inventarios sea de hecho optimizada y eficiente, es necesario dar un paso más en el seguimiento constante de métricas.

El análisis de números y gráficos, así como el establecimiento de metas y proyecciones de demandas futuras son fundamentales para anticipar problemas, como la falta de repuestos en stock y planificar compras al menor costo.

Un consejo importante es tener reuniones periódicas con todos los compradores del equipo para que estos análisis se hagan en conjunto, asegurando que todo el departamento esté trabajando con la misma estrategia y los mismos objetivos.

2) Establecer políticas de inventario

Defina una política de inventario para determinar qué materiales almacenar y cuánto guardar para cada unidad. Para ayudar en su preparación, realice un análisis de inventario ABC.

Esta técnica tiene como objetivo identificar el stock que está generando beneficios, mediante una clasificación que separa los materiales en tres niveles o categorías diferentes:

Los artículos A son los más importantes en términos del valor que agregan a la empresa, mientras que los artículos C son los menos valiosos.

El análisis de inventario ABC es importante porque lo ayuda a administrar los materiales indirectos más importantes para la operación y adaptar sus políticas de control de inventario.

3) Previsión de demanda

Es necesario hacer un pronóstico y calcular dinámicamente las demandas de acuerdo con los datos históricos de compras para garantizar que las cantidades de pedido mínima y máxima sean las ideales.

Además, es fundamental elaborar un presupuesto de inventario anual, ayudando al área de compras a prepararse con mucha anticipación, evitando imprevistos. Estos son los puntos principales a considerar en este presupuesto:

- costo total de adquisiciones para mantener un nivel adecuado de inventario durante cada período del año;
- costo de almacenamiento;
- costo de movimiento;
- costos operativos fijos;
- costos de transporte;
- costos y gastos diversos.

4) Mejorar los procedimientos de compra

Para mantener el stock con las cantidades adecuadas, es necesario adoptar procedimientos de compra que se alineen con el historial de entrada y salida de materiales.

Todos los artículos que no han tenido un volumen de inventario o que no han salido dentro de un período contable determinado, generalmente doce meses, deben clasificarse como inventario obsoleto. Estos artículos de baja demanda deben marcarse en el sistema y sus límites de inventario deben ajustarse a la baja para evitar gastos innecesarios.

¿Qué errores evitar en el proceso de optimización?

El primer paso para evitar errores es establecer y seguir el proceso del departamento. Algunos de los principales elementos necesarios son la planificación, la estrategia, la ejecución eficiente y el seguimiento.

Entre estos errores, destacamos el control de inventarios, que puede resultar en el famoso desabastecimiento (falta de stock de un determinado producto). Otra situación que ocurre con frecuencia en operaciones con gestión manual es el exceso de stock. Ambos escenarios son perjudiciales para el negocio, provocando pérdidas económicas.

Otro error común es en el uso del espacio, por lo que es importante revisar periódicamente la disposición del stock, ya que con el tiempo el espacio necesita cambiar según la diversificación de materiales. Intente maximizar el uso del espacio físico vertical.

¡No ignore los avances tecnológicos! No recopilar y analizar datos con la ayuda de la tecnología hace que la empresa sea menos competitiva. Necesita obtener herramientas básicas de administración de inventario y mantenerse al día con las tendencias con frecuencia. La automatización ayuda a reducir los costos laborales, mejorando la accesibilidad de los productos, categorizando el inventario de manera sistemática. Usar la tecnología a su favor le ayudará a evitar los problemas mencionados anteriormente.

¡El blog de Soluparts puede ayudarlo a actualizarse con las últimas tendencias del mercado! Vea algunos de nuestros últimos artículos

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