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Transformando el sector de compras con la planificación

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En un mundo ágil como el que vivimos, donde la dinámica y los paradigmas de las cadenas de suministro cambian rápidamente, la transformación digital en cualquier sector, incluido el sector de las compras, es inevitable.

Pero para que esta transformación tenga éxito y aumente la competitividad y el potencial de beneficio de una empresa, debemos preguntarnos: ¿cómo se puede promover este cambio estructural en un sector que normalmente tiene métodos tradicionales y necesita invertir en la actualización y capacitación de sus empleados?

Elaborar una buena planificación de las compras que asegure una mayor previsibilidad de las demandas, una mayor agilidad y mejores condiciones de negociación, especialmente cuando se opte por un contrato anual con los proveedores, que mantenga inalterados los valores de las cotizaciones de las piezas durante el período contratado.

 

Beneficios de la planificación en el sector compras

La planificación del sector de compras es fundamental para la salud financiera de una organización. Asegura que la producción nunca se detendrá por falta de piezas y que, cuando sea necesario, siempre habrá piezas en stock. Además, evita las piezas de desecho, el desperdicio, los gastos innecesarios -como el flete aéreo en el caso de las compras de última hora- y no hay escasez de efectivo para ninguna compra fundamental.

Una planificación que pueda ofrecer al sector de compra una mayor visibilidad de las adquisiciones ofrecerá muchos beneficios. Entre ellos:

  • Evita los gastos extras, que afectan al presupuesto del departamento;
  • Mayor eficiencia: Evita el retrabajo, olvidando los materiales a comprar y evita que el mismo material sea cotizado por más de un empleado;
  • Permite la consolidación de pedidos, facilitando la negociación de precios y plazos de pago y envío, generando ahorros;
  • Evita retrasos en la llegada de materiales;
  • Evaluar la necesidad de conocimientos técnicos para apoyar el proceso de adquisición. Especialmente cuando la capacidad técnica interna del departamento de compras no está disponible o es insuficiente;
  • Supervisar el proceso de compra para analizar el rendimiento real en relación con las actividades planificadas y así promover los ajustes, de forma continua y ágil;
  • Permitir que el departamento de compras cumpla con requisitos adicionales de mayor calidad y rapidez que no se habían previsto en la planificación inicial;
  • Aumentar la transparencia y la previsibilidad del proceso de compra.

 

El papel de la selección de proveedores en la planificación de las compras

Un plan de compras solamente será efectivo si incluye la etapa de calificación de los proveedores, evitando varios inconvenientes relacionados con los contratos cerrados con empresas inadecuadas.

Y los problemas con los proveedores ocurren más a menudo de lo que se piensa. Una comunidad virtual dedicada a los profesionales de las compras, Sales Hacker, ha evaluado la relación con sus proveedores. Entre los resultados obtenidos, destacan dos datos muy preocupantes:

  • El 84% de los compradores profesionales informaron que siempre o a menudo no reciben información de los proveedores sobre sus solicitudes de compra de diversos materiales;
  • En relación con la post-venta, el 76% admite que la falta de devolución siempre o a menudo se produce cuando piden al vendedor información sobre cualquier aspecto del producto comprado – y muchas veces ya pagado.

A menudo, el descubrimiento de un mal servicio, ya sea en calidad, precio, puntualidad, ética o transparencia, sólo ocurre después de ser contratado. Por eso es tan importante investigar la reputación del proveedor antes de cerrar el contrato, utilizar técnicas de negociación avanzadas y crear indicadores de rendimiento para analizar los servicios ofrecidos.

Una opción aún más práctica es contar con los servicios de empresas especializadas en la adquisición de materiales, que pueden ofrecer muchas ventajas a la organización.

 

Contrato de compra anual: ¿vale la pena?

La opción de un contrato de compra anual con un proveedor específico ayuda a planificar la mayoría de las compras del próximo año y a cerrar las cifras, asegurando que todo esté dentro del presupuesto. Además, esta modalidad permite optimizar la rutina, ya que no es necesario repetir las mismas citas realizadas en el momento de cerrar el contrato cuando la pieza se hace necesaria. Es nuestra punta dorada para planificar estratégicamente las compras de su departamento, a corto, medio e incluso largo plazo.

Soluparts ofrece el contrato anual de repuestos. Para ello, es necesario hacer un estudio de las adquisiciones realizadas en el período anterior, así como reuniones con todos los sectores de la empresa para conocer la demanda individual de cada uno de ellos en el próximo año.

Con esta lista de materiales indirectos, enviada por el cliente, el equipo de Soluparts cita cada uno de los artículos, consolidándolos en un solo documento – usado para preparar el contrato. Por lo tanto, durante el año en curso, cuando hay demanda de cualquiera de las piezas enumeradas, no es necesario enviar una nueva solicitud de cotización – solamente es enviar la orden de compra, teniendo como gran beneficio la agilidad en la compra de las piezas.

En el Contrato Anual de Soluparts, el precio de las piezas permanece sin cambios durante un año. Así, el comprador se convierte en un gestor de contratos, ganando tiempo para dedicarlo a otras tareas estratégicas.

 

Si todavía tiene alguna pregunta sobre cómo funciona y cuáles son los beneficios del Contrato Anual, hemos preparado una infografía para ayudarle, haga clic aquí para descargarla.

Para entender como empezar a redactar un contrato anual para su empresa, hable con nuestros especialistas de spare parts.

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