Como fazer um bom pedido de compra

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Como monitorar o desempenho dos seus fornecedores

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A contratação de um fornecedor envolve várias etapas. A primeira delas é a pesquisa, na qual são avaliadas todas as opções de fornecedores, seguida pela elaboração e assinatura de um contrato.

No contrato, a sua empresa estabelece todas as condições para a prestação de serviço ou aquisição de produto: os preços e condições de pagamento, os prazos e as condições de entrega e outros pormenores são acordados nesse contrato, e o cumprimento dele é parte vital do relacionamento entre empresa e fornecedor.

Entretanto, para além do contrato, é fundamental manter-se atento ao desempenho dos fornecedores em todas as etapas em que estão envolvidos. Esse monitoramento nem sempre é realizado, principalmente porque os gestores não sabem ao certo o que devem acompanhar. A qualidade dos produtos nas entregas, os atrasos e problemas e até mesmo a pró-atividade do fornecedor são pontos que podem ser medidos e avaliados, por exemplo.

Confira alguns critérios que você precisa acompanhar no desempenho dos seus fornecedores, e qual a melhor maneira de avaliar cada um deles:

Critérios de qualidade

É de suma importância estabelecer e manter padrões de qualidade alinhados entre a sua empresa e cada um dos fornecedores. Para isso, monitorar a qualidade serviços prestados é fundamental. Afinal, se o monitoramento não ocorre, o fornecedor não tem meios para saber se os padrões de qualidade estão alinhados, se a empresa está satisfeita e se existe a possibilidade do rompimento das relações com o cliente.

Um critério de qualidade muito importante de acompanhar é a quantidade de itens que são rejeitados por entrega. Esse índice diz muito sobre a preocupação do fornecedor em garantir que as entregas sejam efetuadas de acordo com o pedido do cliente.  

Para checar esse critério, as empresas costumam medir a qualidade em PPM, partes por milhão, fazendo uma escala de quantas PPM foram entregues danificadas ou foram rejeitadas. A empresa deve definir uma taxa aceitável de problemas na qualidade de cada tipo de entrega, e utilizar esse padrão para avaliar o desempenho de cada um dos fornecedores.

Além de monitorá-los, é importante ter esses padrões registrados e deixá-los claros no momento da contratação dos fornecedores. Assim, o fornecedor que desrespeitar as normas de qualidade da empresa deverá ser penalizado e até excluído da lista de prestadores de serviço, a depender da extensão da situação.

Critérios de desempenho

Outro grupo de critérios que devem ser avaliados são os relacionados ao desempenho das entregas. Ao fechar um contrato, são definidas as datas em que os produtos devem ser entregues ou os serviços prestados, e elas devem ser seguidas à risca.

Entretanto, em geral as empresas estabelecem um “desvio padrão” da data exata acordada, de cerca de 1 dia antes e 1 dia depois, e as entregas realizadas nessa margem ainda são consideradas corretas. Esse desvio existe para antecipar possíveis intercorrências na entrega, e uma margem de erro também é estabelecida para quantidades não entregues – cerca de 10% do pedido total.

Evidentemente, o cenário ideal seria a entrega ser efetuada na data acordada, na quantidade correta e sem danos ou peças rejeitadas. No caso de serviços, o ideal seria que eles fossem prestados dentro do prazo contratado, sem a necessidade de extensão ou contratação de serviços adicionais que não foram previstos.

Porém, sabemos que incidentes podem acontecer, e por isso o estabelecimento de um desvio aceitável é a melhor maneira de monitorar o desempenho dos seus fornecedores. Assim, mantenha um controle rígido sobre o respeito às datas e quantidades, resguardando a margem aceitável de erros, e atribua notas para cada fornecedor nesses quesitos.

Em uma escala de 0 a 10, por exemplo, um fornecedor só atingiria nota 10 se as suas entregas combinassem perfeitamente os três quesitos: prazo, condições e quantidade adequada.

Outros critérios de avaliação

Também é possível avaliar o desempenho do fornecedor através da postura dele em algumas frentes de negociação. Avalie se o fornecedor se mostra aberto para reduzir custos com base nas suas propostas e se flexibiliza as condições de pagamento. Isso mostra o desejo do fornecedor de manter um relacionamento duradouro com a sua empresa.

Outra opção possível é avaliar a transparência do fornecedor, no sentido de disponibilizar contatos de clientes com os quais que você pode buscar referências, além de dados como o envolvimento da empresa em processos trabalhistas e ações judiciais, por exemplo. Isso diz da idoneidade da companhia, e a sua empresa só tem a ganhar fazendo um trabalho de checagem total das organizações às quais se une.

A análise do desempenho dos fornecedores

Após avaliar o desempenho dos fornecedores, atribuindo notas e fazendo as observações necessárias, é importante analisar esses dados. Para fornecedores que prestam o mesmo tipo de serviço, é interessante traçar um comparativo entre as notas e observações, e assim decidir sobre a permanência de ambos ou dar preferência para um deles.

Para todos os fornecedores, é importante avaliar a viabilidade de mantê-los no quadro da empresa. Se um fornecedor não demonstra um desempenho condizente com os padrões da empresa, vale a pena agendar uma reunião e rever os termos dessa parceria, e até mesmo considerar o cancelamento do contrato.

Oferecer feedbacks constantes é a melhor forma de repassar essas avaliações aos fornecedores, permitindo que eles façam melhorias em seus processos internos e estejam sempre atentos ao relacionamento com a sua empresa. Assim, é possível evitar situações extremas de insatisfação entre as partes.

Essas avaliações também são uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa, e encontrar brechas e pontos problemáticos. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores contratados, mas também por testar e otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.

De que forma você monitora o desempenho dos fornecedores na sua empresa? Além de manter arquivos com esses dados catalogados, também é possível utilizar sistemas automatizados e até mesmo planilhas conjuntas para agrupar os dados e analisar a performance de cada fornecedor.

Esperamos que você tenha aprendido um pouco mais sobre a importância e as diferentes formas de mensurar o desempenho dos fornecedores que você contrata. Compartilhe este artigo e ajude mais colegas a melhorar o relacionamento com os fornecedores!

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