Por que o departamento de compras é tão estratégico

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Como montar um bom pedido de compras

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A montagem de uma ordem de compra é uma parte comum da rotina do departamento de compras de uma empresa. Dentro da empresa, o fluxo de materiais é uma parte fundamental da economia do negócio, e se for gerenciado de forma não estratégica, pode resultar em riscos e perdas elevadas.

As empresas que gerenciam as compras de forma ineficiente tendem a tornar-se não competitivas no mercado, o que pode levar à perda de clientes para a concorrência, e subsequente falência. Com isso em mente, a aquisição de insumos de qualidade significa, em suma, manter um alto padrão de qualidade nos serviços prestados. E como sabemos, o serviço de alta qualidade garante a sua permanência no mercado!

Um bom pedido de compras é essencial para garantir isso. Além de organizar as demandas, simplificando o processo de compra e otimizando o tempo, uma boa ordem de compra é fundamental para manter um relacionamento saudável e duradouro com os fornecedores.

O processo dos pedidos de compras segue simples 5 etapas:

1- Análise de Pedidos de Compra

Em geral, as ordens de compra vêm de um departamento ou funcionário solicitante. Com certa frequência, um único departamento ou empregado não têm uma ideia clara do que é o melhor para os interesses da empresa, como preços e condições de pagamento, e tendem a levar em conta apenas a necessidade que eles têm em determinado momento.

Devido a isso, a esmagadora maioria das ordens de compra precisa ser revisada e ajustada à realidade de cada momento da empresa. Isso significa que há alguns problemas de comunicação interna na empresa, e isso pode ser resolvido de forma simples!

Treinar funcionários para preencher uma ordem de compra é fundamental. Apresente cada detalhe do documento e explique a presença de cada um deles lá. Assim, os empregados começam a entender melhor o que estão preenchendo, e farão isso com maior zelo.

É comum que as ordens de compra contenham quantidades, prazos mínimos e máximos para entrega, condições de entrega (montagem do equipamento, possibilidade de montagem na entrega, etc.) e o custo da demanda. Sinta-se livre para incluir qualquer informação que considere útil!

Lembre-se: pedidos de compra precisam ser estrategicamente pensados para tornar mais fácil encontrar fornecedores e fechar o negócio!

2- Seleção de fornecedores

Depois de identificar a necessidade de compras, é hora de selecionar fornecedores. Para isso, é feita uma pesquisa para escolher as melhores opções para cada demanda, e as cotações de preços são solicitadas para avaliação.

Para escolher os fornecedores mais adequados, são considerados fatores como a reputação da empresa, preço, pontualidade e cumprimento de prazos e condições, experiência da empresa na área, critérios de negociação e até mesmo os valores que regem a atividade da empresa.

Esta tarefa precisa ser feita com cautela para que a escolha dos fornecedores seja assertiva!

Uma vez escolhidos, os fornecedores devem enviar cotações, contendo os preços e condições que podem oferecer para cada necessidade. Lembre-se de pedir cotações completas, com todas as informações possíveis! Isso é importante para que você possa cruzar esses dados com o que foi informado na ordem de compra e decidir qual fornecedor irá atendê-lo melhor.

Atenção: Tente manter este processo o mais leve e rápido quanto possível, para que não cause atrasos nos próximos passos!

3- Escolha do fornecedor e envio do pedido

Depois de receber as cotações, é hora de pesar os prós e contras de cada fornecedor. Além de analisar os preços e as condições que cada empresa propôs, você pode solicitar amostras ou demonstrações dos produtos, para ajudá-lo na escolha final.

Fornecedor escolhido, o pedido de compras é enviado, e a partir daqui o processo estará fora de suas mãos, momentaneamente!

Aqui está uma nota: Sempre defina um tempo médio para enviar sua ordem de compras para os fornecedores, para criar um padrão dentro de sua empresa. Seguindo sempre este prazo, você desenvolve um fator de credibilidade a mais para cobrar o fornecedor de cumprir os prazos dele!

4- Entrega de produto

Quando receber uma entrega, verifique se todas as condições do pedido de compra foram atendidas. Verifique quantidades, formatos e outros dados na fatura, e cuidado com incidentes ou atrasos não relatados ou justificados.

Uma vez conferida, a mercadoria pode ser enviada para o departamento solicitante, que fará uma nova conferência, também necessária. O requerente deve informar se tudo está de acordo, e liberar o pedido para a última etapa!

5- Faturamento e pagamento do fornecedor

Após todas as conferências necessárias, o departamento responsável pelo pagamento deve receber a fatura, o relatório de recebimento e o aceite da área requerente. Com esta informação na mão, a fatura será aprovada e paga!

Se tudo correr bem, sem quaisquer circunstâncias imprevistas ou problemas, esta será a base para os próximos negócios.

Agora, algumas dicas finais:

6- Use software de gerenciamento

Você pode tornar o processo mais fácil e mais organizado com a ajuda de um software de gerenciamento. Existem diversas opções disponíveis, que permitem inserir todas as informações importantes e fazer acompanhamento rápido em cada pedido.

7- Faça bom controle de seu inventário

A melhor maneira de evitar comprar itens desnecessários é manter um bom controle do inventário. Você também pode usar um software de gerenciamento aqui, para tornar as coisas mais simples de acompanhar e muito mais organizadas.

8- Respeite as previsões de vendas

Cada empresa faz previsões sobre as expectativas de vendas para o próximo ano ou semestre. O que algumas pessoas parecem esquecer é que as previsões de vendas são fundamentais para entender qual será a situação financeira para o período em questão.

Ao analisar os pedidos de compra, sempre verifique se as previsões de vendas justificam a aquisição, e se é possível pagá-la sem comprometer o orçamento da empresa.

Sempre ajuste suas previsões de compra às previsões de vendas! Ainda que algumas das compras venham de necessidades não planejadas, a maioria delas são manutenções preditivas e substituições que você pode mapear com bastante facilidade.

Esperamos que você tenha aprendido porque é tão importante montar um bom pedido de compras e como montá-los sem complicação! 

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