Como fazer um bom pedido de compra

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O seu processo de compra é eficaz?

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Como funciona o processo de compra no seu negócio?

Em geral, as compras ocorrem de forma similar na maioria das pequenas, médias ou grandes empresas. Isso ocorre porque o procedimento é bastante parecido, mudando apenas o tamanho e o volume de pedidos, dependendo do segmento e atuação de cada empresa.

Veja abaixo as etapas do ciclo de compra que são repetidas frequentemente, e como cada deve funcionar, na teoria.

Processo de compras em teoria

Análise de requisição de compra

Este é o primeiro momento do ciclo. Aqui, o departamento de compras recebe uma requisição, um documento que expressa a necessidade que outro setor ou empregado tem para um produto. Ao recebê-la, o gerente de compras deve analisar a necessidade real dessa compra, bem como as especificações, as quantidades e a data de entrega exigida. Com essas informações na mão, o departamento de compras passa para a próxima etapa.

Seleção de fornecedores

Nesta fase, uma extensa pesquisa é realizada para levantar possíveis fornecedores para a compra necessária. Aqui, o departamento de compras deve verificar todos os fornecedores já aprovados, ou seja, os que já possuem contratos de serviço ativo. Em caso de primeira compra, é necessário procurar novos fornecedores e verificar preços e condições de pagamento, entrega e suporte.

É o papel do departamento de compras para encontrar o fornecedor que ofereça as melhores condições, o que não significa necessariamente o preço mais baixo. Após a escolha do fornecedor, a ordem de compra é emitida.

Emissão da ordem de compra

A ordem de compra é emitida, e uma cópia é enviada ao fornecedor, ao departamento contábil, o departamento que fez o pedido e ao setor que receberá a remessa. A partir de agora, é necessário que o departamento de compras acompanhe o processo, assegurando que a entrega seja feita dentro do prazo determinado. Se houver algum problema, seguindo o processo de perto o departamento de compras pode contornar a situação com mais facilidade e rapidez.

Entrega do pedido

Ao receber as mercadorias, é necessário inspecionar e verificar se as especificações solicitadas estão em ordem, bem como a quantidade certa e as condições de entrega – se não há defeitos ou danos causados pelo transporte.

Se tudo estiver em ordem, o produto é encaminhado para o departamento solicitante ou para o estoque da empresa, e a ordem de compra e um relatório de recebimento devem ser encaminhados para o faturamento no departamento de contabilidade.

Processo de compra na prática

Seguindo estes passos, tudo parece funcionar em ordem, certo?

Errado.

Se lembra que, no início, dissemos que essas etapas são a maneira como as coisas devem funcionar? Pois é. Cada uma dessas etapas tem seus riscos, e por mais que os procedimentos sejam seguidos, toda a operação pode ser comprometida por um leve descuido ou deslize. E, no dia a dia do negócio, problemas com processos são mais comuns do que gostaríamos, especialmente em grandes empresas que lidam com muitas requisições e entregas simultaneamente.

Existem maneiras mais simples e seguras de executar cada uma dessas etapas, para garantir que elas ocorram corretamente e para tornar seu processo de compra realmente eficaz. Confira:

Análise de requisição de compra

Estabelecer protocolos e treinamento adequado de funcionários reduz significativamente as chances de erros na conclusão e apresentação da requisição de compra. Os dados de requisição são fundamentais para prosseguir com a  de busca pelo fornecedor e decidir pela compra; informações mal arquivadas ou erradas podem minar todo esse processo. É interessante investir em formas de automatizar esta etapa do ciclo de compras, reduzindo a papelada e tornando a atividade de submeter um pedido mais otimizada e simplificada.

Seleção de fornecedores e emissão de ordem de compra

Essa aqui é uma dica de ouro! Um departamento de compras em uma grande empresa lida com centenas de requisições de compra por semana, que pedem os mais diferentes tipos de mercadorias, que virão de vários fornecedores diferentes. A pessoa responsável pelas requisições deve analisar cada uma delas individualmente, classificá-las, procurar fornecedores específicos para cada uma das necessidades relatadas, procurar os melhores preços no mercado nacional e até mesmo internacional… Já é cansativo ler, é não é? É aí que mora o perigo!

Para facilitar esta parte do processo, existem empresas que se especializam na compra de materiais para manutenção e substituição, que vão atrás dos melhores fornecedores em todo o mundo e encontram os melhores preços e condições para atender às suas necessidades. Assim, você concentra múltiplos pedidos em um só lugar, reduzindo o número de pedidos diferentes, tornando o processo mais organizado.

Fechar parcerias com este tipo de empresa é muito valioso para o seu negócio, uma vez que reduz a carga de trabalho do departamento de compras, agiliza as rotinas e permite que o processo seja conduzido de forma mais coordenada. É um exemplo típico de uma situação ganha-ganha!

E ao otimizar as rotinas, os gerentes têm mais tempo para lidar com outros procedimentos, como uma melhor organização da documentação de compra, o que tem um impacto direto no controle das entregas e prazos de cada fornecedor.

Entrega do produto

Com menos papelada para lidar, o gerente de compra s pode facilmente acompanhar  os prazos e entregas dos fornecedores, dedicando mais atenção a esta etapa do processo. Como resultado, o risco de problemas que passam despercebidos diminui, fechando o ciclo de compras com a chave de ouro!

Também é importante dizer que a maioria das empresas que citamos no último tópico também conseguem cuidar do transporte, tornando tudo mais fácil para você e sua empresa!

Como comprar de forma eficaz?

Neste artigo mostramos como o ciclo de compra deve funcionar em cada empresa, os problemas que cada etapa encontra normalmente e como se pode garantir que o processo seja executado sem muitos distúrbios. Aqui, você aprendeu que a principal preocupação deve ser facilitar as partes que podem ser facilitadas, otimizando rotinas e se livrando de papelada desnecessária.

As empresas que participam no processo de compra com você, procurando novos fornecedores em todo o mundo e garantindo as melhores condições para as necessidades de sua empresa são a melhor maneira de transformar o ciclo de compras em um processo bem tratado e guiado. Ao fazer isso, você deixa o departamento de compras livre,  para se preocupar com outras etapas que são essenciais para o sucesso da sua empresa, como as compras são.
Como você gerencia as compras em sua empresa? Você acha que seu processo é executado de forma eficaz? Conte-nos nos comentários abaixo!

 

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