Um programa de Compliance bem estruturado está entre os principais meios para evitar fraudes no departamento de compras. Mas, também, oferece outros benefícios!

Benefícios do Compliance no departamento de compras

O conceito de Compliance, já conhecido no cenário corporativo, tem como meta adaptar as empresas às regras legais e éticas que garantem valores como transparência nas relações e procedimentos comerciais. Ele também é muito eficaz para detectar e tratar eventuais fraudes, desvios ou inconformidades que possam vir a acontecer na empresa.

Mas, e o Compliance no departamento de compras é importante? Quais seus benefícios? Esse é o assunto deste nosso artigo.

As fraudes no setor de compras

Entre outras funções, cabe ao setor julgar as melhores propostas de fornecimento de materiais, bem como escolher quais fornecedores serão contratados.

Movimentando somas variadas, essas negociações podem abrir brechas para acordos extraoficiais – onde a escolha recai sobre o fornecedor que oferecer algum tipo de benefício. Visando investigar esse cenário, a Price Waterhouse Coopers (PWC) realizou uma Pesquisa Global sobre Crimes Econômicos – Brasil.

De acordo com estudo da empresa de serviços de consultoria e auditoria, 44% das companhias vítimas de crimes econômicos no Brasil sofreram fraudes no processo de compras. O levantamento ainda apurou que 69% das vítimas detectaram fraudes durante a seleção do fornecedor, 63% na sua contratação e 56% no convite para participação em processos de licitação.

Além disso, a pesquisa apontou a “oportunidade” como principal fator a contribuir para a prática criminosa, já que as pessoas que cometem a fraude costumam conhecer muito bem os controles existentes e sabem como burlá-los, sendo essencial a existência de políticas claras e programas de treinamento voltados à ética.

Continuando com os dados, 64% dos ataques criminosos são cometidos por pessoas que atuam no departamento de compras da empresa. “Quando o fraudador está dentro da companhia, seu perfil se equilibra entre a média gerência e os membros da equipe, ambas as fatias com 39%. Integrantes da gerência executiva respondem por apenas 17% dos casos”, constatou a pesquisa.

Esses dados são ratificados pelo autor Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, em sua obra “Auditoria interna e operacional: fundamentos, conceitos e aplicações práticas”, publicada em 2013. De acordo com Cordeiro, a fraude pode ocorrer quando coexistem condições básicas como intenção, oportunidade, controle interno insuficiente, fragilidade de uma política ética associada a um código de conduta fraco e risco inerente à atividade.

Importância do Compliance no departamento de compras

A falta de conformidade da atuação da empresa tanto com a legislação, quanto com as suas políticas de boas práticas, regulamentações e códigos de conduta internos podem resultar em graves prejuízos como danos à imagem da empresa e à sua reputação no mercado, comprometimento dos resultados da companhia e, em casos mais graves, processos criminais.

Segundo a autora do livro “Compliance no Brasil: Consolidação e Perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, são necessários quatro controles preventivos e detectivos fundamentais em um programa de Compliance:

  • Estabelecer um código de ética da organização;
  • Desenvolver os profissionais na capacidade de lidar com dilemas éticos;
  • Criar canais de identificação de condutas não éticas;
  • Possibilitar a discussão de dilemas éticos.

A autora enfatiza que programas de Compliance não são capazes de impedir totalmente a ocorrência de atos ilícitos. Todavia, a gestão do risco permite identificar, avaliar, monitorar, recomendar e reportar os riscos, combatendo-os de forma rápida.

Compliance no departamento de compras

A seguir listamos algumas práticas que ajudarão a manter a conformidade no setor de compras.

1- Criação de um programa de Compliance

O estudo da Price Waterhouse Coopers (PWC) apontou que o meio mais eficaz para combater as fraudes é a prevenção e mitigação de riscos em processo e métodos. Em outras palavras, a existência de um programa de Compliance no departamento de compras, estabelecendo um código de conduta, programas de treinamentos que envolvam valores éticos e divulguem as normas estabelecidas é essencial. Além de um canal para que os empregados denunciem o que estão vendo de errado, sem que precisem se identificar.

Os principais tópicos para a criação de um programa de Compliance em compras são:

  • Obedecer leis, regulamentos e normas existentes;
  • Criar um conjunto de normas de conduta e princípios éticos que sejam conhecidos pelos colaboradores;
  • Ter procedimentos e controles internos claros e precisos – a serem obedecidos por toda a equipe;
  • Criar relatórios que gerem informações e tornem processo de compras transparente em toda a organização;
  • Auxiliar auditores externos e Internos oferecendo todos os itens solicitados de modo ágil.

2- Auditorias frequentes

Além dos controles preventivos e de detecção de fraudes, auditorias periódicas também são uma boa ferramenta dentro da cultura de Compliance no departamento de compras. Essas auditorias podem:

  • Evitar troca de favores ou brindes inapropriados entre profissionais de compras e fornecedores;
  • Garantir controle adequado, evitando que leis sejam burladas – mesmo que de forma inconsciente;
  • Verificar se o estabelecido em contrato está sendo devidamente cumprido pelo fornecedor;
  • Observar se os parceiros de negócios também seguem princípios de Compliance.

Durante a auditoria todo o processo de aquisição é avaliado. A requisição por parte do usuário (necessidade, quantidade e urgência), seleção de fornecedores, cotação, negociação, fechamento do pedido, recebimento físico, armazenagem. Além de maior transparência, a auditoria permite aperfeiçoamento no trabalho do setor.

3- Padronização de processos

Essa é uma maneira de reduzir brechas para atos ilícitos que prejudiquem a empresa. A padronização também permitirá analisar os pontos fortes e fracos do processo de aquisições, identificando ações que levem à melhoria contínua do processo de Compliance no departamento de compras – assim, a empresa estará sempre atualizada em relação às mudanças ocorridas nas normas legais vigentes.

A padronização de processos requer a estruturação e a documentação das atividades em um material que será disponibilizado à equipe de aquisição, que poderá consultá-lo para tirar dúvidas.

4- Parceria com fornecedores que pratiquem a conformidade

Certifique-se de que seus fornecedores cumprem requisitos específicos de ética e transparência, estando qualificados para manter uma relação comercial com sua organização. Esse processo de verificação deve ser constante, avaliando também o desempenho, e as empresas fornecedoras que se mostrarem mais confiáveis devem ter prioridade em negociações futuras.

Essa verificação pode ser feita com o acompanhamento de cada um dos fornecedores em reuniões, via redes sociais ou verificando a missão e valores da empresa, por exemplo.

A implantação de um programa de Compliance minimiza a possibilidade de atos ilícitos no departamento de compras e, em caso de ocorrências nesse sentido, combate-os de forma mais rápida.

Nesse processo, uma boa gestão de fornecedores é essencial. E a forma mais prática é contar com uma empresa especializada em spare parts.

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