{"id":37589,"date":"2020-07-14T08:20:15","date_gmt":"2020-07-14T12:20:15","guid":{"rendered":"http:\/\/www.soluparts.com\/?p=37589"},"modified":"2021-04-07T12:04:21","modified_gmt":"2021-04-07T16:04:21","slug":"4-dicas-para-otimizar-o-tempo-dentro-do-setor-de-compras","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/soluparts.com\/pt-br\/4-dicas-para-otimizar-o-tempo-dentro-do-setor-de-compras\/","title":{"rendered":"4 dicas para otimizar o tempo dentro do setor de compras"},"content":{"rendered":"<p>Do tempo destinado a reuni\u00f5es de trabalho,\u00a0aos\u00a0estudos e ao momento dedicado \u00e0 fam\u00edlia, muitas atividades competem por nossa aten\u00e7\u00e3o durante o\u00a0dia. E, quase sempre, acabamos com a sensa\u00e7\u00e3o de que as 24 horas s\u00e3o insuficientes para darmos conta de todos os compromissos.<\/p>\n<p>Por conta disso\u00a0o economista<strong><span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Daniel_S._Hamermesh\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Daniel_S._Hamermesh\">Daniel Hamermesh<\/a><\/span><\/strong>, em seu livro\u00a0<em>Spending Time: the most valuable resource<\/em>\u00a0(em portugu\u00eas, Passando o Tempo: o recurso mais valioso), define o tempo como a mercadoria mais escassa dos tempos atuais.<\/p>\n<p>Ele vai al\u00e9m, afirmando que mesmo que consigamos ganhar algum tempo morando perto do trabalho ou contratando uma pessoa para executar algumas tarefas que podem ser delegadas, ainda assim sobrar\u00e1 uma lista de atividades intransfer\u00edveis &#8211; como uma reuni\u00e3o importante com fornecedor, onde ocorrer\u00e3o<span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/solucionando-conflitos-em-negociacao\/\" data-cke-saved-href=\"http:\/\/Pela natureza de suas tarefas di\u00e1rias que englobam, entre outros negocia\u00e7\u00f5es\u00a0avan\u00e7adas e complexas\u00a0o profissional de aquisi\u00e7\u00e3o\u00a0precisa reconhecer o valor de seu tempo, usando-o de modo adequado para\u00a0gerar maior produtividade ao\u00a0setor de\u00a0compras.\"><strong>negocia\u00e7\u00f5es complexas<\/strong><\/a><\/span>,\u00a0ou o anivers\u00e1rio do filho. E, novamente, o tempo parecer\u00e1 insuficiente.<\/p>\n<p>Uma das maneiras de\u00a0superar essa situa\u00e7\u00e3o \u00e9 com planejamento e administra\u00e7\u00e3o eficiente do tempo &#8211; o que ir\u00e1 colaborar para uma maior produtividade no setor de compras.<\/p>\n<p>Para fazer com que essa balan\u00e7a penda favoravelmente para o seu lado,\u00a0confira a seguir algumas dicas para gest\u00e3o de tempo.<\/p>\n<h2><strong>4\u00a0dicas para o otimizar o tempo dentro do setor de compras<\/strong><\/h2>\n<p>&#8220;<em>At\u00e9 administrarmos o tempo, n\u00e3o administramos mais nada<\/em>&#8220;. Essa\u00a0frase do pai da administra\u00e7\u00e3o moderna,\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/pt.wikipedia.org\/wiki\/Peter_Drucker\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/pt.wikipedia.org\/wiki\/Peter_Drucker\">Peter Drucker<\/a><\/strong>,<\/span> resume bem a import\u00e2ncia da gest\u00e3o de tempo e para te ajudar a conseguir uma boa administra\u00e7\u00e3o em\u00a0sua agenda, listamos algumas dicas importantes. Acompanhe!<\/p>\n<h3><strong>1) Conte com procedimentos s\u00f3lidos<\/strong><\/h3>\n<p>Quando todo o trabalho dentro do\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/departamento-de-compras-4-0-desafios-e-tendencias\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/departamento-de-compras-4-0-desafios-e-tendencias\/\">departamento de compras<\/a><\/strong><\/span>\u00a0\u00e9 realizado seguindo normas e processos previamente planejados \u2014 embasados tanto em conhecimentos te\u00f3ricos quanto em experi\u00eancias pr\u00e1ticas \u2014 reduz-se os riscos de erros e, por consequ\u00eancia, a necessidade de gastar tempo corrigindo problemas no futuro.<\/p>\n<p>Nesse sentido \u00e9 importante que o setor de compras:<\/p>\n<ul>\n<li>Tenha um bom\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/beneficios-do-compliance-no-departamento-de-compras\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/beneficios-do-compliance-no-departamento-de-compras\/\">programa de Compliance<\/a><\/strong>;<\/span><\/li>\n<li>Esteja atento \u00e0s contrata\u00e7\u00f5es\u00a0e certifique-se de que todos os contratados s\u00e3o, de fato, qualificados para fazer parte da equipe e administrar sua carteira de compras;<\/li>\n<li>Adote solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas adequadas que automatizem tarefas repetitivas e ofere\u00e7am agilidade aos processos e projetos da \u00e1rea.\u00a0Ferramentas como<span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<\/span><a href=\"https:\/\/evernote.com\/intl\/pt-br\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/evernote.com\/intl\/pt-br\"><i><span style=\"color: #a31c1f;\"><strong>Evernote<\/strong><\/span>\u00a0<\/i><\/a>(permite criar lista de tarefas e controlar prazos, entre outras fun\u00e7\u00f5es) ou\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.rescuetime.com\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.rescuetime.com\/\"><em>RescueTime<\/em><\/a>\u00a0<\/strong><\/span>(ajuda a entender\u00a0h\u00e1bitos\u00a0da rotina de trabalho\u00a0e gera relat\u00f3rios para an\u00e1lise do usu\u00e1rio), \u00e9 uma dessas op\u00e7\u00f5es\u00a0&#8211; veja outros<span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"\/?p=36074\" data-cke-saved-href=\"\/?p=36074\">softwares \u00fateis ao trabalho no setor de compras<\/a>.<\/strong><\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>Essas provid\u00eancias, a m\u00e9dio e longo prazo, costumam trazer resultados muito satisfat\u00f3rios para a produtividade no setor de compras.<\/p>\n<h3><strong>2) Contar com um programa de treinamento\u00a0eficiente\u00a0<\/strong><strong>e trabalho em\u00a0equipe<\/strong><\/h3>\n<p>N\u00e3o basta ter uma equipe competente, \u00e9 preciso oferecer capacita\u00e7\u00f5es constantes\u00a0que ajudem a\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/3-habilidades-fundamentais-do-gestor-de-compras-na-era-digital\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/3-habilidades-fundamentais-do-gestor-de-compras-na-era-digital\/\"><strong>desenvolver\u00a0as habilidades necess\u00e1rias para a era digital<\/strong><\/a>.<\/span><\/p>\n<p>Nesse sentido, duas pr\u00e1ticas voltadas ao desenvolvimento profissional merecem ser consideradas:<\/p>\n<ol>\n<li><em><strong>Upskilling\u00a0<\/strong><\/em><strong>(aprimoramento)<\/strong>: refere-se ao desenvolvimento profissional no campo em que j\u00e1 possui certo dom\u00ednio, aperfei\u00e7oando e ampliando suas qualifica\u00e7\u00f5es atuais.<\/li>\n<li><strong><em>Reskilling<\/em> (requalifica\u00e7\u00e3o)<\/strong>: aprendizado de novas habilidades com o objetivo de realizar tarefas diferentes das que j\u00e1 realiza.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Al\u00e9m disso, a comunica\u00e7\u00e3o transparente e clara e colaboradores bem preparados s\u00e3o um grande trunfo na otimiza\u00e7\u00e3o de tempo \u2014 visto que o trabalho ganha em qualidade, as d\u00favidas costumam aparecer em menor n\u00famero, os eventuais erros s\u00e3o menos recorrentes e as solu\u00e7\u00f5es para eles, muitas vezes, partem da pr\u00f3pria equipe.<\/p>\n<p>Por isso, invista em bons canais de comunica\u00e7\u00e3o, para que toda a equipe conhe\u00e7a os objetivos do setor, o processo de trabalho e tenha espa\u00e7o para\u00a0esclarecer d\u00favidas;<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, uma equipe competente costuma ser mais criativa e pr\u00f3-ativa. Por isso,\u00a0\u00e9\u00a0 importante que todos conhe\u00e7am suas habilidades e a dos demais companheiros de trabalho, havendo\u00a0confian\u00e7a entre todos.<\/p>\n<h3><strong>3) Adote um m\u00e9todo de gest\u00e3o de tempo<\/strong><\/h3>\n<p>Existem t\u00e9cnicas desenvolvidas especificamente para a gest\u00e3o de tempo, permitindo alavancar a produtividade no setor de compras. Conhe\u00e7a algumas delas e veja de que modo elas poder\u00e3o\u00a0ajudar em seu dia a dia.<\/p>\n<p><u><strong>3.A) M\u00e9todo GTD (<em>Getting Things Done<\/em>)<\/strong><\/u><\/p>\n<p>Essa metodologia pressup\u00f5e maior controle da rotina para obter melhores\u00a0resultados. Para isso, \u00e9 preciso seguir 5 passos:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Capturar:<\/strong>\u00a0reunir tudo o que \u00e9 importante\u00a0e organizar em uma lista de tarefas &#8211; que pode ser feita no computador ou no papel;<\/li>\n<li><strong>Esclarecer:<\/strong>\u00a0avaliar cada item para definir quais demandam uma a\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li><strong>Organizar:<\/strong>\u00a0ap\u00f3s a sele\u00e7\u00e3o feita na etapa anterior, organize uma listagem agrupando as tarefas conforme semelhan\u00e7as e, dentro de cada grupo, por prioridade;<\/li>\n<li><strong>Refletir:<\/strong>\u00a0confira semanalmente esse planejamento para garantir que est\u00e1 atualizado e com todas as tarefas necess\u00e1rias &#8211; voc\u00ea pode incluir algo novo ou excluir algum item;<\/li>\n<li><strong>Engajar:<\/strong>\u00a0\u00e9 o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.<\/li>\n<\/ol>\n<p>O mercado oferece ferramentas que ajudam a aplicar o m\u00e9todo\u00a0<strong>GTD<\/strong>, entre eles:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Google Keep<\/strong>: dispon\u00edvel para o navegador Chorme e sistemas operacionais iOS e Android, permite\u00a0que o usu\u00e1rio crie notas e listas de tarefas com \u00e1udio, imagem e os &#8220;post-its&#8221; virtuais;<\/li>\n<li><strong>Workflowy<\/strong>:\u00a0 pode ser usado no site ou baixar o aplicativo que cria listas por categorias, organizando em \u00e1reas de responsabilidade que auxiliam definir as prioridades;<\/li>\n<li><strong>Evernote<\/strong>: armazena diferentes conte\u00fados, como fotos, desenhos, \u00e1udios e v\u00eddeos, permitindo organizar as ideias em &#8220;cadernos&#8221; utilizando o mesmo conceito de mapa mental. Tamb\u00e9m permite organiza\u00e7\u00e3o atrav\u00e9s de notas, etiqueta, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p><u><strong>3.B) M\u00e9todo Kanban<\/strong><\/u><\/p>\n<p>Essa \u00e9 uma t\u00e9cnica que consiste no agrupamento de tarefas em um quadro dividido por se\u00e7\u00f5es.\u00a0Exemplo: tarefas a serem iniciadas, tarefas em andamento, tarefas conclu\u00eddas.<\/p>\n<p>Existem programas de computador que fazem esse trabalho &#8211; o\u00a0<strong><a href=\"https:\/\/trello.com\/pt-BR\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/trello.com\/pt-BR\"><span style=\"color: #a31c1f;\">Trello<\/span>\u00a0<\/a><\/strong>\u00e9 um deles -, mas esse m\u00e9todo tamb\u00e9m pode\u00a0ser feito manualmente.<\/p>\n<p>Neste caso, \u00e9 preciso ter um quadro para colocar cart\u00f5es com um resumo da tarefa, na\u00a0se\u00e7\u00e3o adequada conforme o andamento do processo. Esse quadro pode ser pessoal ou para todo o setor de compras.<\/p>\n<p>Se for a segunda op\u00e7\u00e3o, ele deve ser colocado em um espa\u00e7o onde toda a equipe tenha acesso e os cart\u00f5es devem ter uma cor espec\u00edfica para cada colaborador, que fica encarregado de alocar seu cart\u00e3o\u00a0na se\u00e7\u00e3o adequada conforme o andamento da atividade.<\/p>\n<p>Esse m\u00e9todo garante transpar\u00eancia \u00e0 equipe, j\u00e1 que todos sabem o que est\u00e1 desenvolvido, podendo colaborar com os colegas, dando sugest\u00f5es que possam facilitar e aprimorar as atividades. Tamb\u00e9m evitam que a mesma tarefa (como cota\u00e7\u00e3o de produtos) seja executada em duplicidade.<\/p>\n<p>Dicas importantes para uso do m\u00e9todo Kanban:<\/p>\n<ol>\n<li>Defina\u00a0<em>deadlines\u00a0<\/em>para cada tarefa;<\/li>\n<li>Planeje semanal ou diariamente as tarefas priorit\u00e1rias a serem executadas no per\u00edodo, s\u00f3 acrescentando outras atividades quando essas, consideradas mais importantes no momento, forem finalizadas!<\/li>\n<\/ol>\n<p><u><strong>3.C) M\u00e9todo Pomodoro<\/strong><\/u><\/p>\n<p>Surgido na d\u00e9cada de 1980, essa metodologia trabalha com a divis\u00e3o das tarefas em intervalos de tempo chamados de \u201cpomodoro\u201d (cada um com\u00a025 minutos), tendo como\u00a0objetivo\u00a0estimular\u00a0o foco e a agilidade cerebral &#8211; confira<span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/cerebro-trino-melhorando-as-negociacoes-em-compras\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/cerebro-trino-melhorando-as-negociacoes-em-compras\/\"><strong>artigo sobre C\u00e9rebro Trino<\/strong><\/a>\u00a0<\/span>e veja como usar o conhecimento sobre o c\u00e9rebro em seu trabalho e relacionamentos.<\/p>\n<p>Coloque\u00a0a t\u00e9cnica Pomodoro em a\u00e7\u00e3o, seguindo as etapas:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Listar:<\/strong>\u00a0elabore uma lista com as tarefas a serem realizadas;<\/li>\n<li><strong>Trabalhar sem pausas:<\/strong>\u00a0ap\u00f3s selecionar\u00a0a tarefa que ir\u00e1 realizar, programe um cron\u00f4metro para 25 minutos\u00a0e trabalhe nela sem interrup\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li><strong>Relaxar:<\/strong>\u00a0assim que o tempo acabar,\u00a0fa\u00e7a uma pausa de 5 minutos, fazendo algo que relaxe;<\/li>\n<li><strong>Recome\u00e7ar:<\/strong>\u00a0depois do intervalo, retome as atividades por mais um \u201cpomodoro\u201d, sempre realizando intervalos ao final de cada per\u00edodo;<\/li>\n<li><strong>Pausar por mais tempo:<\/strong>\u00a0ap\u00f3s quatro \u201cpomodoros\u201d, fa\u00e7a uma pausa\u00a0de 30 minutos \u2013 em seguida, recomece o processo.<\/li>\n<li><strong>Concluir:<\/strong>\u00a0quando finalizar a tarefa, risque-a de sua lista e parta para a pr\u00f3xima.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Para facilitar a elabora\u00e7\u00e3o de sua lista de tarefas e\u00a0obter melhores resultados com o m\u00e9todo Pomodoro, siga o passo a passo a seguir:<\/p>\n<h3><strong>4) Conte com os melhores fornecedores<\/strong><\/h3>\n<p>Trabalhar com fornecedores confi\u00e1veis\u00a0\u00e9 uma das formas mais eficientes de economizar tempo, evitando\u00a0problemas como atraso na entrega ou aquisi\u00e7\u00e3o de produtos\/materiais errados.<\/p>\n<p>No entanto, pesquisar e selecionar fornecedores \u00e9 uma tarefa que demanda tempo. Por isso, a\u00a0estrat\u00e9gia mais eficiente \u00e9 contar com o\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/beneficios-de-uma-trading-para-o-departamento-de-compras\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/beneficios-de-uma-trading-para-o-departamento-de-compras\/\">apoio de uma empresa especializada\u00a0em compras de materiais indiretos<\/a><\/strong>,<\/span> como a\u00a0<span style=\"color: #a31c1f;\"><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/sobre-nos\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/sobre-nos\/\"><strong>Soluparts<\/strong><\/a>.<\/span><\/p>\n<p>Somos uma\u00a0companhia global, especializada em compras de todos os tipos de materiais industriais, com acesso\u00a0aos fabricantes mais relevantes e comprometidos do mundo.\u00a0Fazemos v\u00e1rias cota\u00e7\u00f5es, com\u00a0fornecedores diversos e enviamos aos nossos clientes uma oferta unificada, com as melhores op\u00e7\u00f5es\u00a0em termos de valor e condi\u00e7\u00f5es comerciais (de todos os materiais solicitados).<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m trabalhamos com contrato anual &#8211;<span style=\"color: #a31c1f;\">\u00a0<strong><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/contato-soluparts\/\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/contato-soluparts\/\">entre em contato para saber mais<\/a><\/strong>.<\/span> Tendo como base uma lista contendo as pe\u00e7as que\u00a0a empresa poder\u00e1 precisar no decorrer\u00a0do ano seguinte,\u00a0fazemos\u00a0a cota\u00e7\u00e3o de cada item com fornecedores em todo o mundo e enviamos um documento consolidado com todas as informa\u00e7\u00f5es\u00a0dos materiais\u00a0para nossos clientes.<\/p>\n<p>Se, no decorrer do ano, houver demanda de algum\u00a0dos materiais que constam no planejamento, n\u00e3o ser\u00e1 preciso\u00a0fazer nova cota\u00e7\u00e3o,\u00a0caso o contrato tenha sido fechado.\u00a0Basta enviar o pedido de compra que providenciamos a aquisi\u00e7\u00e3o, conforme\u00a0valor informado anteriormente.<\/p>\n<p><strong>Entre em contato com nosso time para saber mais detalhes sobre o funcionamento e condi\u00e7\u00f5es do contrato anual.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"color: #a31c1f;\"><a style=\"color: #a31c1f;\" href=\"https:\/\/mro.soluparts.com\/fale-com-um-dos-nossos-especialistas\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.soluparts.com\/pt-br\/contato-soluparts\/\"><strong>FALE CONOSCO<\/strong><\/a><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Com tantas atividades, uma boa organiza\u00e7\u00e3o do tempo \u00e9 muito importante para obter maior produtividade na \u00e1rea de aquisi\u00e7\u00f5es. 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