El concepto que examina todos los costos relacionados con la adquisición, transporte y almacenamiento de productos en la cadena de suministro se conoce como el costo total de propiedad (o TCO).
Este cálculo permite a los compradores diferenciar el precio de compra del costo a largo plazo de comprar un producto, que se relaciona con los costos de mantenimiento y reparación en el futuro.
En la década de los ochenta, una empresa de TI realizó este estudio de costos para calcular los gastos relacionados con el soporte que la empresa brinda a los clientes luego de vender hardware y software, descubriendo que podía costar entre 5 y 8 veces el precio de compra. En este artículo presentaremos las principales aportaciones de este concepto al departamento de compras.
Conceptos y Tendencias
El concepto de costo fue creado en la década de 1940 por Gartner Group, una empresa de consultoría de tecnología de la información de América del Norte. En ese momento, el objetivo de la metodología era cuantificar el desempeño cualitativo de la organización en su conjunto, sin embargo a lo largo de los años ha ido evolucionando para incluir otros sectores y ganar nuevas facetas.
En el departamento de compras en particular, el cálculo del TCO incluye los costos directos e indirectos de la compra de un producto y se extiende más allá del proceso de adquisición para incluir los incurridos a lo largo de la cadena de suministro para garantizar una integración fluida en el ensamblaje final. Se incluyen transporte, impuestos, gastos de aduana, seguros y embalajes, entre otros como los gastos de inventario que se pueden determinar en función de tres factores principales: espacio ocupado, manejo y depreciación.
Cuando pensamos en valores aplicados en el sector de compras, es decir, su presupuesto, vale la pena recordar que si bien el precio final de cada compra es importante, no tomar en cuenta el TCO de una adquisición puede impactar significativamente los gastos anuales – ya que Metodologías como el análisis de Varianza del Precio de Compra, tienden a desconocer entre el 20% y el 40% de los costos reales de una adquisición, ya que normalmente no incluyen factores como los gastos de transporte y muchos otros relacionados con el envío del producto a su destino final.
Existen algunos costos adicionales que nos permiten calcular el costo total de propiedad (TCO):
Costo de adquisición
El análisis comienza con el precio negociado del artículo excluyendo cualquier monto de descuento relacionado con compras de gran volumen y pago a tiempo, por ejemplo.
Costo de la transacción
Los costos de transacción no son fácilmente visibles, representan servicios prestados por proveedores, incluyendo los procesos óptimos de cálculo de inventario, requisiciones de materiales, preparación y transmisión del pedido al fabricante, documento de envío, manejo y recepción del producto.
Costo de oportunidad
Este es el elemento que más se pasa por alto en el costo total de propiedad. ¿Dónde genera más valor? ¿Qué oportunidades se pierden si se distancia de sus competencias básicas?
El concepto de costo de oportunidad se refiere a una posible pérdida de ingresos, si el proveedor elegido para adquirir un determinado producto no cuenta con materiales de calidad, para lo cual se requerirá mantenimiento en el corto plazo. En este punto, vale la pena analizar los beneficios entre un proveedor más caro pero con un servicio o producto de mejor calidad o un menor costo de compra.
Costos logísticos
Es necesario considerar el costo de transporte y almacenamiento del producto, tanto internacional como nacional, además de prestar atención al tiempo requerido para su llegada al destino final.
También se deben analizar las fluctuaciones estacionales en la demanda y la oferta y las condiciones climáticas estacionales adversas que pueden afectar la disponibilidad de espacio y su costo y disponibilidad de transporte.
Costos de fluctuación de moneda
Al comprar productos de un país extranjero con pago en la moneda de ese país, se debe tener en cuenta el historial de fluctuación de la moneda. Para poder protegerse contra esta variación, es posible optar por comprar en moneda extranjera al precio actual en el momento en que se emite la orden de compra.
Costos de regulación comercial
Es fundamental enumerar los incentivos y restricciones comerciales que ofrecen los países en los que se encuentra el proveedor, incluidos los establecidos mediante acuerdos comerciales entre países o grupos de países.
Otros valores que se deben considerar son los gastos de importación y exportación, que incluyen cargos aduaneros, derechos de importación y servicios de intermediación aduanera (en origen y destino).
Cómo aplicar este cálculo en el departamento
El profesional de compras debe enumerar todos los costos mencionados anteriormente, sean favorables o no, para el proveedor y el material indirecto, para mapear y analizar el TCO. Este análisis de datos aportará más asertividad a las actividades y decisiones del departamento de compras como la elección de la fuente de fabricación, la distribución de materiales, el mejor proveedor y las ventajas de adquisición.
Con esta evaluación, es posible determinar proveedores de menor costo y mayor calidad, es decir, aquellos que dan más retorno a la empresa.
Una vez que obtenga la información correcta, será posible producir un informe completo con el Costo Total de Propiedad para mejorar las decisiones y maximizar los resultados del sector. A continuación, se muestran los 3 pasos principales para definir su costo total de propiedad:
1) Organice los objetivos que desea alcanzar con TCO
2) Definir cuáles son los costos relevantes
3) Elija un período para el cálculo
Ahora que comprende la importancia de estos indicadores, puede contar con una empresa como Soluparts, especializada en negociar con los principales proveedores del mundo, obteniendo mejores condiciones comerciales en la adquisición de materiales indirectos.
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