El departamento de compras es uno de los más importantes dentro de cualquier negocio, siendo sumamente estratégico. Se espera que el área genere valor para la organización. Precisamente por este motivo, siempre es necesario buscar nuevas formas de mejorar los procesos de compra y mejorar sus KPI.
Los KPI (Key Performance Indicators) son parte de un tipo de gestión de procesos que surgió en la década de 1990 y es una de las mejores formas de monitorear el desempeño y la evolución de cualquier sector.
En el área de compras, la métrica más importante y más utilizada para medir el éxito del departamento es el ahorro en los suministros comprados. Esta reducción de costes se suele medir comparando directamente los precios cobrados en un período anterior con los nuevos precios del mismo material.
Se pueden adoptar varias prácticas para reducir los costos: simplificar la gestión del ciclo de vida del proveedor, aumentar la eficiencia aprovechando el análisis de las métricas de la cadena de suministro, negociar contratos a mediano y largo plazo o guiar al personal sobre cómo ahorrar costos de manera efectiva.
Sin embargo, hay una serie de métricas que se pueden utilizar para descubrir cómo el equipo está contribuyendo a la evolución del negocio. El seguimiento de estos indicadores ayuda a responder preguntas como:
- ¿Qué se necesita optimizar?
- ¿Cómo nos comparamos con otras organizaciones?
- ¿Estamos logrando resultados?
- ¿Estamos evolucionando?
Salim Khalife, fundador, presidente y director ejecutivo de Paramount WorkPlace recomienda algunas formas de medir, como: tiempo de entrega, desempeño del proveedor, tiempo de ciclo, gastos bajo administración, ahorro de costos y porcentaje de pedidos, como ya se discutió en nuestro blog.
En este artículo, enumeramos algunos otros indicadores que llevarán la medición de su área de compras a un nivel más avanzado y estratégico. ¡Revisa!
Rentabilidad
Uno de los KPI de compra más importantes es el ROI de la adquisición. Determina la rentabilidad de las inversiones del departamento y para calcularla es necesario dividir el ahorro de costes anual por el coste de adquisición interno anual y expresarlo como una proporción.
El ROI del área de compras debe tener un retorno significativo y establecerlo 10 veces más alto que las inversiones internas para el departamento es un buen objetivo.
Atención, este KPI es diferente del ROI calculado con la fórmula ROI = (ganancia de inversión – costo de inversión) / costo de inversión.
Compras de emergencia
La tarifa de compra de emergencia es un KPI centrado en pedidos no planificados. Estos pedidos se suelen realizar cuando hay escasez de productos en stock y la compra y reposición de una determinada pieza debe ser inmediata.
Este indicador tiene un factor tiempo, es decir, se mide en un período determinado y se expresa como un porcentaje entre las compras de emergencia y las compras totales. El objetivo es mantener el índice lo más bajo posible, evitando cuellos de botella en la cadena de suministro, escasez en la cartera de productos y gastos adicionales como fletes más rápidos, por ejemplo.
Este indicador mostrará qué tan efectiva es la planificación del área y si es necesario ajustar las estrategias futuras. Una adecuada planificación es fundamental para reducir costes y mejorar la calidad de las compras del sector, impactando directamente en el beneficio de la organización.
Para mejorar el funcionamiento de su departamento y solucionar sus principales problemas, le recomendamos este artículo.
Calidad de proveedores
La calidad de los proveedores se puede medir con el uso de varios parámetros, tales como: análisis de confiabilidad, plazos y calidad de entrega, tiempo de comunicación, calidad de los productos suministrados, competitividad de precios, número de pedidos pendientes o vencidos, calidad de relación, entre otros. Estos criterios deben definirse de acuerdo con las prioridades y objetivos de su departamento.
El control de los estándares de desempeño de sus socios se refleja no solo en la optimización de los procesos del departamento, sino también en la producción, evitando retrasos, desperdicios y maquinaria parada.
La calidad media de los servicios prestados por los proveedores puede mejorarse mediante nuevos criterios para la elección de nuevos proveedores o mediante la renegociación con los existentes.
Otro consejo es hacer un análisis SWOT de cada proveedor antes de cerrar el contrato, para evitar posibles riesgos relacionados con el acuerdo, como se explica en este artículo.
Efectividad de compra
Un método popular para evaluar la efectividad de las compras es revisar las tasas de rotación del inventario. El índice mide el número de veces, en promedio, que las acciones se utilizan o se rotan durante un período determinado.
La medición en este caso puede traer mejoras relacionadas con:
- Reducción de stock muerto
- Ahorro en costos de almacenamiento
- Disminución de compras urgentes o imprevistas.
Con este indicador es posible medir la liquidez del stock, pero es fundamental estar atento a las compras estacionales que pueden hacer que esta medida sea inexacta. Una solución sería tener un indicador de eficacia separado para las compras estacionales.
Mejoras de transporte
Los costos de transporte son una parte importante de los costos logísticos generales, pero a menudo son negociados y definidos por el comprador. De esta forma, poder bajar los precios de los fletes al momento de negociar con los transportistas ayuda a reducir los costos totales del departamento de compras, ayudando en su evaluación de efectividad.
Entrar en esta negociación es la elección del Incoterm incluido en la orden de compra. Algunas empresas utilizan Incoterms estándar en la mayoría de los pedidos, pero una evaluación cuidadosa de las posibilidades puede ayudarlo a ahorrar.
Trate siempre de planificar y hacer más consolidaciones de carga, comprando más materiales del mismo proveedor o de la misma ubicación en poco tiempo, así, se realizará un solo envío y se reducirán los costos totales de transporte.
En este proceso, nunca deje de comparar los valores del flete que ofrece el proveedor con la tabla de precios del flete que le brinda la logística de su empresa, optando por el más asequible.
Para una mejor medición es necesario automatizar
Además de definir indicadores para evaluar el desarrollo de actividades en el área e identificar cuellos de botella en los procesos, estos datos deben ser correctos y estar siempre disponibles para el seguimiento. La mejor forma de hacerlo es automatizando la cadena de suministro.
La automatización no solo mejora la gestión de datos, también reduce los costos y previene el fraude, minimizando los riesgos de las operaciones y las frustraciones posteriores. Utilice herramientas para optimizar cada paso y recopilar, analizar y monitorear datos de todo el proceso.
Para interpretar mejor la información generada a través de los datos, sugerimos utilizar el software Business Intelligence para centralizar toda la información que necesita ser analizada y utilizada en la toma de decisiones. De esta forma, será posible ver posibles fallas en los procesos del departamento e implementar mejoras con mayor precisión y facilidad.
Conclusión
Desarrollar una medición eficaz para el equipo de compras no es una tarea fácil. Depende de los análisis del funcionamiento del departamento y la definición de las principales prioridades, metas y objetivos.
Después de identificar las necesidades reales del negocio y comprender la naturaleza de los indicadores clave de desempeño de compras, es fácil elegir aquellos que estén en línea con los objetivos definidos.
El seguimiento de los indicadores y KPI con su equipo les permitirá comprender mejor los hábitos de compra de la empresa, el desempeño de los proveedores y si los procedimientos están funcionando como deberían. Así, se hace más fácil realizar eventuales cambios de personal, reasignar recursos, mitigar riesgos y evitar cuellos de botella, en definitiva: evaluar problemas, encontrar soluciones y optimizar el departamento.
En nuestro blog encontrarás decenas de contenidos que te ayudarán a optimizar y modernizar tu departamento de compras. También tenemos una serie de artículos sobre negociaciones y desarrollo profesional. ¡Revisa!
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