o orçamento da área de compras

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7 consejos para no extrapolar el presupuesto del área de compras

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En el contexto corporativo, la planificación presupuestaria está vinculada al mantenimiento y el crecimiento de una empresa.

En el departamento de compras, en particular, la cobranza para la reducción y control de gastos, por parte de la directiva es enorme. La rentabilidad de toda la empresa depende de la buena gestión del departamento y de las actividades directamente relacionadas con él, como la logística y el mantenimiento. Así pues, los profesionales de las compras ya no trabajan solamente en el proceso de adquisición, sino que participan activamente en el debate sobre el presupuesto.

En este texto, discutiremos la importancia de la presupuesto para el área de compras. Además, traeremos algunos consejos sobre como mantenerse fiel a él e incluso reducir los costos (un gran desafío, dada la compleja, volátil, dinámica y competitiva realidad de una empresa).

 

¿Por qué es importante el presupuesto de compras?

Los expertos que discuten el tema mencionan algunos puntos relacionados con la relevancia de un presupuesto de compras

  • Informa la estrategia de compra, dejando claro lo que es posible o no comprar, según el presupuesto establecido;
  • Ayuda a medir los gastos, señalando cuando hay problemas con las finanzas, si hay un gasto excesivo que podría perjudicar el proceso de compra, o si se están comprando piezas con un valor superior a la media del mercado;
  • Asegura la transparencia entre las áreas de la empresa, y el departamento de compras puede ser responsable de sus finanzas;
  • Ayuda a una gestión más eficaz de las finanzas de las adquisiciones, ya que un presupuesto permitirá la asignación adecuada de recursos para los proyectos de adquisiciones;
  • Proporciona información para la toma de decisiones. La información de los presupuestos de compras (tendencias de gastos) puede ayudar a tomar mejores decisiones.
  • Debido a las ventajas descritas anteriormente, el presupuesto para el área de adquisiciones es esencial para la reducción de los gastos a corto, medio y largo plazo.

Consejos para mantenerse fiel a su presupuesto de compras

Para tener éxito en la elaboración y el seguimiento de la información sobre el presupuesto de compras, se pueden seguir una serie de lineamientos:

1. Identificar los productos que deben ser comprados

Defina cuáles piezas comprar, cuanto, cuando necesitarán ser usadas y cuanto está dispuesto a pagar. Investigue las opciones de los proveedores y considere aquellas que tengan buena reputación, buenos precios, servicio al cliente y mejor tiempo de respuesta. Finalmente, un trato cercano con el proveedor que ofrece las mejores condiciones.

Este proceso puede llegar a ser agotador, ya que implica pasos de negociación, pero es extremadamente necesario.

La gestión de stoks, que se extiende a otras ramas u otras plantas, también es muy importante para mantener el presupuesto de la zona. Antes de comprar una pieza de bajo uso, vale la pena comprobar si está en stock o en otras sucursales y en caso afirmativo, solicitar la pieza para la sucursal que la necesite.

Cuando este control de stock no se hace de la manera correcta, existe el riesgo de que las piezas sean desechadas – y esta es la principal causa de gastos y desperdicios innecesarios.

Cabe destacar que los materiales indirectos de baja rotación almacenados en depósitos de activos fijos disminuyen el capital de trabajo y pueden hacer que se pierdan buenas oportunidades de compra debido a la falta de capital disponible.

2. Obtener la aprobación de otras partes interesadas

Promover la credibilidad y la legitimidad del presupuesto mediante la participación de otras esferas estratégicas (como la contabilidad y las finanzas), que pueden sugerir ahorros.

Algunas empresas tienen el presupuesto anual definido por la dirección financiera y durante el mes, se celebra una reunión con todo el departamento de compras y la junta para hacer un seguimiento de los gastos. Del mismo modo, se necesitan otras reuniones departamentales internas para estudiar las estrategias de reducción de gastos – ¡estas reuniones periódicas centradas en el presupuesto son importantes para mantener los gastos bajo control!

3. Planifique sus gastos por adelantado

La persona responsable del área de compras necesita saber la cantidad disponible para la compra de un artículo específico, y debe dejar claro a los proveedores cuánto están dispuestos a pagar por un determinado producto.

La planificación aquí también es esencial para entender cuál debe ser la condición negociada para tal entrega. Una compra realizada con unos meses de anticipación permite priorizar los precios bajos sobre los plazos de entrega, por ejemplo.

Una pieza comprada en el último momento, aunque sea muy necesaria para la producción, acaba saliendo más cara, sin mencionar que el precio del flete urgente acaba siendo más caro.

Una planificación bien hecha también permite la consolidación de la carga, disminuyendo el precio del envío de material. Esto se debe a que se hace un solo envío de todas las piezas, pero para ello es importante contar con un socio que suministre varias marcas y pueda almacenar sus productos en el almacén para un solo envío, algo que Soluparts ofrece.

4. Tener un margen para flexibilizar su presupuesto

Este margen ayudará a ajustar el presupuesto de compras frente a incertidumbres y riesgos como los relacionados con proyectos, adquisiciones y entregas. Es importante mantener a los interesados al tanto de estos cambios para que comprendan la situación real y cuánto de este margen ya se ha utilizado. Esta precaución es fundamental en tiempos de crisis económica como la que estamos viviendo actualmente.

5. Documentar y hacer un seguimiento de los términos con sus proveedores

Esta etapa es esencial para ayudar en el control de los acuerdos firmados, manteniendo así el presupuesto actualizado.

Entre los puntos esenciales debe quedar claro que es lo que debe ofrecer el proveedor (y cuál es el precio, las condiciones de pago y los plazos de entrega), las condiciones en caso de incumplimiento de contrato y la garantía de confidencialidad; consulte el artículo completo sobre las ventajas de la gestión de contratos en las compras.

6. Use la tecnología a su favor

Utilice un software que actualice los gastos, en tiempo real y ayude a hacer un seguimiento de los pedidos y las aprobaciones. De esta manera, la información estará más organizada y los profesionales podrán centrarse en actividades menos operativas y realizar un trabajo más analítico, buscando optimizar los procesos, reducir los gastos y, en consecuencia, aumentar el beneficio de la empresa. Vea nuestro artículo sobre los 10 programas para el departamento de compras para obtener consejos.

Algunos softwares para el sector de compras emiten órdenes de compra automáticas para las piezas que se compran regularmente – como cada tres meses – con base en el último precio ofrecido por el proveedor. Es necesario seguir de cerca estas órdenes para poder renegociar los precios, que tienden a aumentar según el contrato.

Lo ideal sería tratar de entender por qué se produjo el posible aumento y cómo repercutirá en sus gastos; este reajuste podría deberse a los aranceles, por ejemplo.

Mantener cotizaciones y contactos de otros proveedores que tengan la misma pieza para desencadenarlos, en caso de que el precio aumente hasta el punto de que ya no sea viable comprar a la misma empresa. Como podemos ver, la renegociación y el control de los contratos son muy importantes y deben ser seguidos.

Además, crea en su software de Inteligencia de Negocios, un tablero único para analizar las métricas relacionadas con la reducción de gastos y el control del presupuesto.

7. Tener un equipo que entienda de presupuesto

Las grandes empresas ofrecen a sus profesionales de compras capacitación en flujo de caja, gestión financiera y presupuesto para capacitarlos en la toma de decisiones importantes para controlar los gastos.

Conocer el funcionamiento de la cadena de suministro y tener conocimientos de logística es esencial. También trata de entender la productividad y el ciclo de beneficios generados por cada pieza comprada. Esto le ayudará a definir la prioridad y urgencia de una compra específica y los Incoterms y condiciones de pago ideales para la misma. Por ejemplo, si la válvula que compró necesita producir durante X meses para generar ganancia en 180 días, y esta cantidad paga la válvula, puede negociar el pago para 180 días después del envío.

Conclusión

En este artículo, discutimos la importancia de vigilar de cerca el presupuesto del sector de compras. El crecimiento de una empresa, en el mundo actual, es complejo y conlleva varios retos, haciendo que la planificación del presupuesto sea una parte importante de su éxito y rentabilidad.

Es importante tener un diálogo frecuente entre el equipo de compras y el departamento financiero para tener una alineación entre todos. Además, se debe mantener la flexibilidad, el control y la transparencia de las decisiones adoptadas.

La implementación de estrategias para reducir el gasto en las organizaciones las hace más competitivas, al permitir inversiones en su crecimiento y en las personas, como por ejemplo:

  • Renovación de la maquinaria;
  • La formación de los empleados;
  • Mejorar y expandir la estructura física.

 

Para hacer compras con buenos precios, una gran opción es contar con una empresa como Soluparts. Nuestro equipo de expertos en adquisición de material indirecto siempre consigue las mejores propuestas comerciales para su empresa.

También ofrecemos Contratos Anuales: a partir de su suscripción, los precios indicados para cada pieza permanecen inalterados por un período de un año, asegurando más libertad para hacer compras en el período que prefiera.

Esto te ayuda a mapear y planificar los costos aproximados de las piezas de repuesto para el próximo año, permitiendo un mejor control de su presupuesto. Conozca estos beneficios y mantenga su presupuesto bajo control: Aprenda más sobre nuestro Contrato Anual.

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