Um programa de Compliance bem estruturado está entre os principais meios para evitar fraudes no departamento de compras. Mas, também, oferece outros benefícios!

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Beneficios de cumplimiento en el departamento de compras

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El concepto de Cumplimiento, ya conocido en el escenario empresarial, tiene por objeto adaptar las empresas a las normas jurídicas y éticas que garantizan valores como la transparencia en las relaciones y procedimientos comerciales. También es muy eficaz para detectar y tratar posibles fraudes, desviaciones o no conformidades que puedan ocurrir en la empresa.

¿Pero qué hay del cumplimiento en el departamento de compras? ¿Cuáles son sus beneficios? Ese es el tema de este artículo.

Fraude en el sector de las compras

Entre otras funciones, le corresponde a la industria juzgar las mejores propuestas para el suministro de materiales, así como elegir los proveedores que se contratarán.

Al mover cantidades variables de dinero, estas negociaciones pueden abrir brechas para acuerdos no oficiales, en los que la elección recae en el proveedor que ofrece algún tipo de beneficio. Para investigar este escenario, Price Waterhouse Coopers (PWC) realizó un Estudio Global sobre Crímenes Económicos – Brasil.

Según un estudio de la empresa de servicios de consultoría y auditoría, el 44% de las empresas que fueron víctimas de delitos económicos en el Brasil sufrieron fraudes en el proceso de compra. La encuesta también encontró que el 69% de las víctimas detectaron el fraude durante la selección del proveedor, el 63% en su contratación y el 56% en la invitación a participar en los procesos de licitación.

Además, la encuesta señaló la “oportunidad” como el principal factor para contribuir a la práctica delictiva, ya que las personas que cometen fraude suelen conocer muy bien los controles existentes y saben como engañarlos, siendo fundamental la existencia de políticas claras y programas de capacitación centrados en la ética.

Siguiendo con los datos, el 64% de los ataques criminales son cometidos por personas que trabajan en el departamento de compras de la empresa. “Cuando el defraudador está dentro de la empresa, su perfil se equilibra entre los mandos medios y los miembros del equipo, ambos con un 39%. Los miembros de la dirección ejecutiva representan solo el 17% de los casos”, según la encuesta.

Estos datos son ratificados por Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, en su obra “Auditoría interna y operacional: fundamentos, conceptos y aplicaciones prácticas”, publicada en 2013. Según Cordeiro, el fraude puede producirse cuando coexisten condiciones básicas como la intención, la oportunidad, un control interno insuficiente, la debilidad de una política ética asociada a un código de conducta débil y el riesgo inherente a la actividad.

Importancia del cumplimiento en el Departamento de Compras

La falta de cumplimiento de la actuación de la empresa tanto con la legislación como con sus políticas internas de buenas prácticas, reglamentos y códigos de conducta puede dar lugar a graves daños, como el daño a la imagen de la empresa y a su reputación en el mercado, la puesta en peligro de los resultados de la empresa y  en casos más graves, procedimientos penales.

Según la autora del libro “El cumplimiento en el Brasil: consolidación y perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, en un programa de Cumplimiento se requieren cuatro controles preventivos y detectives fundamentales:

  • Establecer un código de ética para la organización;
  • Desarrollando profesionales con capacidad para tratar con dilemas éticos;
  • Crear canales para identificar conductas poco éticas;
  • Permitiendo la discusión de dilemas éticos.
  • La autora subraya que los programas de cumplimiento no son capaces de prevenir totalmente la ocurrencia de actos ilícitos. Sin embargo, la gestión de riesgos permite identificar, evaluar, vigilar, recomendar y comunicar los riesgos y combatirlos con rapidez.

El cumplimiento en el departamento de compras

A continuación se presentan algunas prácticas que ayudarán a mantener el cumplimiento en la industria de las compras.

1- Creación de un programa de cumplimiento

En el estudio de Price Waterhouse Coopers (PWC) se señaló que el medio más eficaz para combatir el fraude es la prevención y la mitigación de los riesgos y métodos en el proceso. En otras palabras, es esencial la existencia de un programa de cumplimiento en el departamento de compras, estableciendo un código de conducta, programas de formación que impliquen valores éticos y difundan las normas establecidas. Además de un canal para que los empleados informen de lo que ven mal, sin tener que identificarse.

Los principales temas para crear un programa de cumplimiento en las adquisiciones son:

  • Cumplir con las leyes, reglamentos y normas vigentes;
  • Crear un conjunto de normas de conducta y principios éticos que sean conocidos por los empleados;
  • Tener procedimientos y controles internos claros y precisos – a seguir por todo el equipo;
  • Crear informes que generen información y hagan que el proceso de adquisición sea transparente en toda la organización;
  • Ayudar a los auditores externos e internos ofreciendo todos los artículos solicitados de manera ágil.

2- Auditorías frecuentes

Además de los controles preventivos y la detección de fraudes, las auditorías periódicas son también un buen instrumento dentro de la cultura de cumplimiento en el departamento de compras. Estas auditorías pueden:

  • Evitar el intercambio de favores o regalos inapropiados entre los profesionales de  compras y los proveedores;
  • Asegurar el control adecuado evitando que se eludan las leyes, incluso inconscientemente;
  • Verificar que lo establecido en el contrato se cumple correctamente por el proveedor;
  • Observe si los socios comerciales también siguen los principios de cumplimiento.

Durante la auditoría se evalúa todo el proceso de adquisición. La solicitud del usuario (necesidad, cantidad y urgencia), selección de proveedores, cotización, negociación, cierre del pedido, recepción física, almacenamiento. Además de una mayor transparencia, la auditoría permite mejorar el trabajo del sector.

3- Estandarización de procesos

Esta es una forma de reducir las lagunas de los actos ilícitos que perjudican a la empresa. La normalización también permitirá analizar los puntos fuertes y débiles del proceso de adquisiciones, identificando las medidas que conducen a la mejora continua del proceso de cumplimiento en el departamento de compras, con lo que la empresa estará siempre al día de los cambios que se han producido en las normas jurídicas vigentes.

La normalización de los procesos requiere la estructuración y documentación de las actividades en un material que se pondrá a disposición del equipo de adquisiciones, que podrá consultarlo para hacer preguntas.

4- Asociación con proveedores que practican el cumplimiento

Asegúrese de que sus proveedores cumplan con los requisitos específicos de ética y transparencia y estén calificados para mantener una relación comercial con su organización. Este proceso de verificación debe ser constante, evaluando también el desempeño, y las empresas proveedoras que resulten más fiables deben tener prioridad en las futuras negociaciones.

Esta verificación se puede hacer con el seguimiento de cada uno de los proveedores en reuniones, a través de redes sociales o verificando la misión y los valores de la empresa, por ejemplo.

La aplicación de un programa de cumplimiento reduce al mínimo la posibilidad de que se produzcan actos ilícitos en el departamento de compras y en caso de que se produzcan, combatirlo más rápidamente.

En este proceso, es esencial una buena gestión de los proveedores. Y la forma más práctica es tener una empresa especializada en piezas de repuesto.

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