Gestión del departamento de compras

Infórmate de tendencias, habilidades e información para mejorar la gestión de tu sector de compras, optimizando tu tiempo y reduciendo gastos.

 

4 consejos para optimizar el tiempo en el sector de compras

4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales

Resolver los 5 principales problemas del departamento de compras

Rol de la Fuerza Estratégica en Adquisiciones 4.0

Strategic Sourcing: mejorar el proceso de compra con la Matriz de Kraljic

Business Intelligence: ¿Cuál es su aplicación en el departamento de compras?

7 consejos para no extrapolar el presupuesto del área de compras

Transformando el sector de compras con la planificación

Beneficios de la gestión de contratos en el área de compras

Beneficios de una trading para el departamento de compras

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4 consejos para optimizar el tiempo en el sector de compras  

Desde el tiempo dedicado a las reuniones de trabajo, estudios y tiempo dedicado a la familia, son muchas las actividades que compiten por nuestra atención durante el día. Y, casi siempre, terminamos con la sensación de que las 24 horas no son suficientes para dar cuenta de todos los compromisos.

Por ello, el economista Daniel Hamermesh, en su libro Spending Time: the most valuable resource, define el tiempo como el bien más escaso de la actualidad.

Va más allá, afirmando que incluso si conseguimos ganar algo de tiempo viviendo cerca del trabajo o contratando a una persona para realizar algunas tareas que pueden ser delegadas, seguería una lista de actividades intransferibles, como una reunión importante con un proveedor, donde se llevarán a cabo negociaciones complejas, o el cumpleaños de su hijo. Y de nuevo, el tiempo parecerá insuficiente.

Una forma de superar esta situación es con una planificación y administración eficiente del tiempo, lo que contribuirá a una mayor productividad en la industria de las compras.

Para conseguir ese equilibrio adecuado, consulta algunos de los consejos de gestión del tiempo que veras acontinuación.

4 consejos para optimizar su tiempo dentro del sector de compras

“Hasta que no administremos el tiempo, no administramos nada más”. Esta cita del padre de la administración moderna, Peter Drucker, resume la importancia de la gestión del tiempo y para ayudarle a tener una buena administración en su agenda, enumeramos algunos consejos importantes.

1) Cuente con procedimientos sólidos

Cuando todo el trabajo del departamento de compras se lleva a cabo siguiendo normas y procesos previamente planificados -basados tanto en los conocimientos teóricos como en la experiencia práctica- se reducen los riesgos de errores y, por consiguiente, la necesidad de dedicar tiempo a la corrección de problemas en el futuro.

En este sentido, es importante que el departamento de compras:

• Tengan un buen programa de cumplimiento;
• Esté al tanto de las contrataciones y asegúrese de que todos los contratados estén, de hecho, calificados para formar parte del equipo y administrar su cartera de compras;
• Adoptar soluciones tecnológicas apropiadas que automatizan las tareas repetitivas y ofrecen agilidad a los procesos y proyectos en el área. Herramientas como Evernote (permite crear listas de tareas y controlar los plazos, entre otras funciones) o RescueTime (ayuda a comprender los hábitos de trabajo rutinario y genera informes para el análisis de los usuarios), es una de estas opciones – otros programas útiles para trabajar en el sector de compras.

Estas medidas, a mediano y largo plazo, suelen dar resultados muy satisfactorios para la productividad del sector de compras.

2) Contando con un programa de entrenamiento eficiente y trabajo en equipo

No basta con tener un equipo competente, es necesario ofrecer una formación constante que ayude a desarrollar las habilidades necesarias para la era digital.

En este sentido, merecen considerarse dos prácticas dirigidas al desarrollo profesional:

• Upskilling (perfeccionamiento): se refiere al desarrollo profesional en el campo en el que ya se tiene un cierto dominio, mejorando y ampliando las clasificaciones actuales.
• Reskilling (recalificación): aprender nuevas habilidades con el objetivo de realizar tareas diferentes a las que ya realizas.

Además, la comunicación transparente y clara y los empleados bien preparados son una gran ventaja para optimizar el tiempo, ya que el trabajo gana en calidad, las dudas suelen aparecer en menor número, los posibles errores son menos recurrentes y las soluciones para ellos suelen venir del propio equipo.

Por lo tanto, invierta en buenos canales de comunicación, para que todo el equipo conozca los objetivos del sector, el proceso de trabajo y tenga espacio para aclarar dudas.

Además, un equipo competente suele ser más creativo y proactivo. Por lo tanto, es importante que todos conozcan sus habilidades y las de sus compañeros de trabajo, y que haya confianza entre todos.

3) Adoptar un método de gestión del tiempo

Existen técnicas desarrolladas específicamente para la gestión del tiempo, que permiten aprovechar la productividad en el sector de compras. Conozca a algunos de ellos y vea como pueden ayudarle en su día a día.

3.A) Método GTD (Getting Things Done)

Esta metodología propone un mayor control de la rutina para obtener mejores resultados. Para hacer esto, necesitas seguir 5 pasos:

1. Captura: reunir todo lo que es importante y organizarlo en una lista de tareas, que puede hacerse en el ordenador o en papel;
2. Aclarar: evaluar cada elemento para definir cuáles exigen una acción;
3. Organizar: tras la selección realizada en el paso anterior, organizar una lista que agrupe las tareas según las similitudes y, dentro de cada grupo, según la prioridad;
4. Reflexiona: revisa esta planificación semanalmente para asegurarte de que está al día y con todas las tareas necesarias – puedes incluir algo nuevo o eliminar algún elemento;
5. Comprometerse: es el momento de realizar realmente las tareas seleccionadas en sus listas.

El mercado ofrece herramientas que ayudan a aplicar el método GTD, entre ellas:

• Google Keep: disponible para el navegador Chorme y los sistemas operativos iOS y Android, permite al usuario crear notas y listas de tareas con audio, imagen y “post-its” virtuales;
• Workflowy: puede utilizarse en el sitio o descargar la aplicación que crea listas por categorías, organizándose en áreas de responsabilidad que ayudan a definir las prioridades;
• Evernote: almacena diferentes contenidos, como fotos, dibujos, audios y vídeos, permitiendo la organización de ideas “cuadernos” utilizando el mismo concepto de mapa mental. También permite la organización a través de notas, etiqueta, etc.

3.B) Método Kanban

Es una técnica que consiste en agrupar las tareas en una tabla dividida en secciones. Ejemplo: tareas por iniciar, tareas en curso, tareas completadas.

Hay programas de ordenador que hacen este trabajo – Trello es uno de ellos – pero este método también se puede hacer manualmente.

En este caso, debe tener un tablero para colocar las tarjetas con un resumen de la tarea en la sección apropiada a medida que el proceso avanza. Esta junta puede ser personal o para todo el sector de compras.

Si se trata de la segunda opción, debe colocarse en un espacio al que tenga acceso todo el equipo y las tarjetas deben tener un color específico para cada empleado, que es el encargado de asignar su tarjeta en la sección correspondiente según el progreso de la actividad.

Este método garantiza la transparencia al equipo, ya que todos saben lo que se está desarrollando y pueden colaborar con los colegas, dando sugerencias que pueden facilitar y mejorar las actividades. También evitan que la misma tarea (como la cotización de productos) se realice por duplicado.

Consejos importantes para usar el método Kanban:

1. Establezca deadlines para cada tarea;
2. Planificar las tareas prioritarias semanales o diarias que se ejecutarán en el período, añadiendo otras actividades solamente cuando lo consideradas más importantes en el momento.

3.C) Método Pomodoro

Ponga la técnica Pomodoro en acción, siguiendo los pasos:

1. Lista: elaborar una lista de las tareas a realizar;
2. Trabaje sin pausas: después de seleccionar la tarea que va a realizar, programe un temporizador por 25 minutos y trabaje en ella sin interrupciones;
3. Relájate: tan pronto como se acabe el tiempo, tómate un descanso de 5 minutos, haciendo algo que te relaje;
4. Reinicio: después del descanso, reanudar las actividades para un “pomodoro” más, siempre tomando descansos al final de cada período;
5. Pausa más larga: después de cuatro “pomodoros”, tome un descanso de 30 minutos – luego reinicie el proceso.
6. Finalice: cuando termines la tarea, táchala de tu lista y pasa a la siguiente.

Para facilitar la elaboración de su lista de tareas y obtener mejores resultados con el método Pomodoro.

4) Contar con los mejores proveedores

Trabajar con proveedores fiables es una de las formas más eficientes de ahorrar tiempo, evitando problemas como la entrega tardía o la compra de un producto o material equivocado.

Sin embargo, la investigación y la selección de proveedores es una tarea que requiere mucho tiempo. Por lo tanto, la estrategia más eficiente es contar con el apoyo de una empresa especializada en la adquisición de materiales indirectos, como Soluparts.

Somos una empresa global, especializada en la compra de todo tipo de materiales industriales, con acceso a los fabricantes más relevantes y comprometidos del mundo. Hacemos varias cotizaciones, con varios proveedores y enviamos a nuestros clientes una oferta unificada, con las mejores opciones en términos de valor y condiciones comerciales (de todos los materiales solicitados).

También trabajamos con contratos anuales. Por favor, contáctenos para que conozca más. Basándonos en una lista de piezas que la empresa puede necesitar durante el año siguiente, cotizamos cada artículo con proveedores de todo el mundo y enviamos un documento consolidado con toda la información sobre los materiales a nuestros clientes.

Si durante el año hay demanda de alguno de los materiales incluidos en la planificación, no será necesario hacer un nuevo presupuesto, si el contrato ha sido cerrado. Sólo tiene que enviarnos la orden de compra que hemos preparado para la compra, como se ha informado previamente.

Por favor, contacte a nuestro equipo para más detalles sobre el funcionamiento y las condiciones del contrato anual.

CONTÁCTENOS

 

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4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales

El proceso de compra de materiales indirectos, que permite la existencia continua de negocios, es esencial para el funcionamiento de una organización y requiere una gestión adecuada para evitar pérdidas, esto debido a que la falta de estos materiales podría significar interrupciones en la producción y retrasos en los proyectos.

En este artículo, abordaremos los desafíos a superar para una buena gestión de las compras indirectas de material.

Compras indirectas de material: desafíos

El estudio NelsonHall, titulado Mejorando y redefiniendo el papel de la adquisición indirecta, encontró que solo el 47% de los ejecutivos de compras encuestados mostraron un alto nivel de satisfacción con las compras indirectas de materiales en sus empresas, y ese porcentaje cayó al 45% cuando se analizó la capacidad de gestión del equipo de adquisición indirecta.

Según la encuesta, los principales desafíos que contribuyen a estos números son:

1- Fuerte demanda de reducción de costos

A menudo visto como un área de gastos, el sector de compras está constantemente encargado de reducir los gastos de la organización, lo que debe lograrse sin representar una pérdida de productividad para la empresa.

2- Dificultad en la gestión de proveedores

Esta etapa del proceso de compra se considera una de las más complejas, involucrando una investigación continua, negociaciones que a menudo son complejas y como consecuencia, consumen mucha rutina en el sector de adquisiciones.

3- falta de especialización

Es muy complejo desarrollar un equipo de compras de material indirecto que se especialice en comprar productos tan variados y solicitados con poca frecuencia. Y esta falta de conocimiento puede conducir a problemas como la compra incorrecta de materiales o una negociación inadecuada.

Mejorando la gestión de compras indirectas

Aunque hay obstáculos que superar, como ya se señaló en el Departamento de Adquisiciones 4.0: desafíos y tendencias, es necesario verlos como una motivación para mejorar el trabajo y la gestión de compras indirectas.

A continuación, enumeramos algunas sugerencias para mejorar la forma de gestionar la adquisición de materiales indirectos.

1- Asociarse con otros sectores de la empresa

Es necesario acercarse a otros sectores, ganando su confianza basándose en la comprensión de sus principales necesidades: ¿qué están tratando de lograr, cuáles son los desafíos que enfrentan en su rutina y cómo influyen y colaboran las adquisiciones a este respecto?

Invertir tiempo y esfuerzo para realmente escuchar y entregar lo que necesitan conducirá a la percepción de que comprar materiales indirectos es una operación esencial para que todos los sectores de la organización logren buenos resultados.

También es esencial colaborar en la capacitación del equipo de adquisiciones, con capacitación y otros recursos que ofrecen herramientas para mejorar el desempeño de todos los empleados.

2- Usar tecnología apropiada para identificar y consolidar gastos

El uso de una herramienta tecnológica integral para rastrear, identificar y clasificar los costos de la compra de materiales indirectos le dará al gerente de compras la capacidad de agregar las necesidades de todos los sectores en menos pedidos y como consecuencia, obtener beneficios tales como descuentos por volumen y Contratos más favorables.

Para identificar el nivel de madurez digital y las tecnologías más utilizadas en el sector de compras, acceda a los artículos El sector de compras en la Industria 4.0 y 4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial.

3- Control de inventario de manera efectiva

La demanda de materiales indirectos puede ocurrir debido a circunstancias imprevistas. Pero generalmente se deriva de la planificación del mantenimiento predictivo y la vida útil de los equipos y piezas.

Por lo tanto, el control de existencias requiere información técnica sobre el estado del equipo, así como estadísticas que puedan proyectar la necesidad de compras indirectas de material en el futuro. Siempre basado en datos históricos, el nivel de criticidad de la operación y la dificultad de adquirir los artículos.

Para eso, puede usar software de gestión de inventario, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre otras opciones que ya cubrimos en un artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente: ¡vale la pena leer para obtener más detalles!

4. Proveedores: esenciales para la buena gestión de las compras indirectas de material

Una relación sana con los proveedores es esencial para mejorar la gestión de las compras de materiales indirectos, lo que requiere una comunicación constante y análisis que van más allá de los precios y plazos, pasando por la verificación de los riesgos que la empresa proveedora puede ofrecer o los requisitos de responsabilidad legal y social y ambiental, entre otros factores.

Este monitoreo le permitirá tener una visión clara de las condiciones actuales y el lugar que ocupan los proveedores en el mercado para garantizar siempre el mejor trato posible y además, identificar puntos de mejora continua.

Tener especialistas en la búsqueda de los mejores proveedores en el mercado internacional, ofrece muchos beneficios, como la optimización del proceso de compra y la reducción de costos. Además, una empresa especializada en la compra de materiales indirectos también permite a los gerentes optimizar su tiempo, centrándose en funciones más estratégicas.

Soluparts, con oficinas en Alemania, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong y Portugal, se mantiene en contacto con los principales proveedores del mundo. El cliente solo necesita enviar las especificaciones del material (fabricante y part number) y nosotros buscamos las mejores condiciones del mercado, enviando una cotización consolidada para optimizar su tiempo.

Descubra todas las ventajas que solo un equipo especializado puede ofrecer para su empresa. ¡Solicite una cotización, ahora!

 

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Resolver los 5 principales problemas del departamento de compras

Debes estar de acuerdo en que el aburrimiento no existe en el departamento de compras. Con responsabilidades que van desde las negociaciones complejas hasta la gestión de los proveedores, la industria tiene un papel estratégico dentro de un negocio y una rutina estresante.

Cuando está bien planificado y ejecutado, el proceso de compra se convierte en un importante aliado para el éxito de la organización, contribuyendo a una mayor productividad y también a la reducción de los costos.

Sin embargo, para ello es esencial tener cierta precaución para evitar los principales problemas relacionados con esta área. Echa un vistazo, abajo, a los principales problemas, con sus respectivas soluciones.

1) Órdenes de compra con requisitos poco claros

Las órdenes de compra suelen proceder de la industria que será la usuaria final del material solicitado y, no siempre, estas áreas envían la información necesaria (o correcta) para la investigación de precios, la negociación y la adquisición.

Sin embargo, el departamento de compras necesita que el pedido contenga información precisa: número de pieza, fabricante, cantidad, plazo de entrega mínimo y máximo, y el centro de coste al que se dirigirá el valor de la adquisición, por nombrar algunos artículos.

Esta claridad en la emisión del pedido, que marcará la diferencia para que se produzca el mejor trabajo posible en la selección y entrega de las solicitudes, puede garantizarse con el uso de un software específico para la emisión del pedido, que además, permitirá obtener beneficios adicionales como:

• una visión general de todas las órdenes de compra de la compañía;
• optimización del tiempo;
• vigilancia en tiempo real de los procesos.

La elección de la herramienta ideal debe formar parte de un proceso amplio, en el que también se considere la seguridad digital: ninguna empresa quiere que sus datos se filtren, generando pérdidas financieras y de imagen.

En cuanto al uso de herramientas tecnológicas, compruebe nuestro Top 10 con el software para el departamento de compras.

2) Dificultad de negociación

El proceso de compra requiere de buenas estrategias de negociación, y corresponde al profesional de este departamento saber negociar valores, plazos y otras condiciones de pago para llegar a un acuerdo que ofrezca las mejores condiciones posibles para su empresa.

La capacidad de negociación puede aprenderse o mejorarse con la experiencia y con una atención siempre centrada en las tendencias del mercado, siguiendo el movimiento de la economía y la realidad de cada proveedor.

Debido a la importancia del tema, hemos creado una serie de artículos sobre el tema – entre ellos:

Negociación avanzada: prepárese para obtener mejores resultados
Usar la emoción para mejorar el comercio
Resolución de conflictos en la negociación

3) Equipo sin entrenamiento

Para trabajar bien, cualquier equipo, de cualquier industria, necesita entrenamiento regular y capacitación – y con el departamento de compras no es diferente. Se trata de mejorar las habilidades y los conocimientos de los empleados, así como de mantenerlos actualizados sobre los nuevos sistemas y formas de operar en un determinado segmento de la empresa, o incluso de mantenerlos alineados con las metas y objetivos de la organización.

Un programa de entrenamiento, que se puede llevar a cabo a través de canales virtuales, es una excelente manera de asegurar un mejor rendimiento del equipo.

También es fundamental que el equipo esté al día de las noticias y novedades del sector, conociendo metodologías como el Strategic Sourcing, que mejora enormemente el proceso de adquisición, y se centra en la generación de resultados y en la reducción de costes para la empresa.

4) Falta de transparencia en el proceso de compra

Entre varios aspectos, el proceso de compra implica el juicio de las mejores propuestas para el suministro de materiales y servicios; la selección y contratación de proveedores; y el trabajo con las ofertas, siempre que sea apropiado.

La mejor opción para evitar problemas como el fraude en el proceso de compra es la implementación de un programa de cumplimiento eficiente en la empresa – hablamos específicamente de este tema en otro de nuestros artículos, compruébelo: Beneficios del cumplimiento en el Departamento de Compras.

5) Evaluación inadecuada de los proveedores

Entre las diversas variables del proceso de compra, es esencial considerar la relación costo-beneficio en términos de proveedores. Recuerde que la calidad de los productos o servicios de sus proveedores afecta al producto o servicio de su empresa, es decir, influye en el progreso y la evolución del negocio. Por ello, el proceso de selección de estos socios requiere mucha atención y dedicación.

En este sentido, a la hora de elegir los proveedores de su empresa, busque referencias, solicite la opinión de otras empresas que ya sean clientes del proveedor en cuestión y compruebe si está alineada con los objetivos y valores de la empresa en la que está inscrito.

Después de adquirir los productos, y el feedback de los socios seleccionados, observe si lo tomarán en cuenta y si tratarán de adaptarse a sus notas (si las hay); evalúe también si el socio es flexible en términos de negociación, si hay espacio para ello; analice, también, el progreso general de este socio; y aplique políticas de mejora para toda esta parte del proceso de compra.

Otro factor importante es hacer uso de los indicadores y el software de Business Intelligence, como mostramos en un artículo sobre el tema.

Además, recuerde que para evitar o minimizar los efectos negativos causados por adversidades como las mencionadas anteriormente, especialmente en lo que respecta a la relación con los proveedores, también puede contar con la ayuda de una empresa especializada en la adquisición indirecta de materiales, que ofrece numerosos beneficios a su proceso de compra!

 

Soluparts es una compañía global – con oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y los Estados Unidos – capaz de conectar su compañía con los fabricantes más relevantes del mundo. Nos especializamos en la compra de todo tipo de materiales industriales y tenemos acceso a miles de productos y proveedores en todo el mundo. Aprenda más sobre nuestra propuesta de valor!

Para entender mejor como Soluparts puede facilitar el proceso de compra de su empresa, por favor contacte con nuestro equipo!

 

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Rol de la Fuerza Estratégica en Adquisiciones 4.0

La estrategia competitiva, o Fuerza Estratégica, es un concepto que le permite identificar la competitividad y el potencial rentable de un negocio.

Desde 1979, con la publicación de un artículo titulado “Cómo las fuerzas competitivas determinan la estrategia”, por Michael E. Porter, la definición ha sido explorada en el mundo de los negocios.

Siga leyendo y obtenga más información sobre este concepto y su aplicación en Compras 4.0.

¿Qué es la fuerza estratégica?

El profesor de la reconocida Harvard Business School, del área de Administración y Economía, Michael Porter, quien también es autor de varios libros sobre estrategias de competitividad, desarrolló el concepto que llamó Fuerza Estratégica.

Según él, hay cinco fuerzas competitivas que determinan la rentabilidad potencial de una industria o sector de actividad. Para Porter, el estado de la competencia en una industria depende de cinco fuerzas básicas, como se muestra en el siguiente diagrama:

Con este modelo, describir las fortalezas en los sectores e identificar las fuerzas competitivas se vuelve más fácil para los profesionales de compras y cadenas de suministro. Veamos los puntos más importantes de las cinco fuerzas de Michael Porter:

Fuerza 1 – Intensidad de rivalidad competitiva

La competencia permite a los profesionales en las industrias de compras y cadena de suministro analizar la velocidad del crecimiento de la industria.

Por eso es importante utilizar estrategias para mantenerse al día con el crecimiento de los competidores, sin ignorar la evolución del producto en el mercado. Para analizar la fuerza de la competencia, intente responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuántos competidores tiene su empresa?
• ¿Quiénes son estos competidores?
• ¿Cuál es la calidad de los productos y servicios que ofrecen?
• Comparando los productos de la competencia con los suyos, ¿cuáles son las debilidades y fortalezas de la competencia?

Esta información permitirá identificar el nivel de rivalidad y elaborar un plan que contemple campañas de precios y marketing, por ejemplo. Si la competencia es demasiado intensa, es probable que los descuentos y la publicidad sean más agresivos, pero con una pequeña rivalidad competitiva, es probable que su marca tenga más espacio y mayores ganancias.

Fuerza 2 – Amenaza de nuevos entrantes

Se refiere a la probabilidad de que sus clientes encuentren una forma diferente de obtener los productos y/o servicios que ofrece.

Imagine una empresa que ofrece una solución exclusiva para automatizar un proceso importante, que tiene una amplia cartera de clientes. Si, con el tiempo, a sus clientes les resulta más ventajoso externalizar servicios que adquirir la herramienta, habrá una amenaza real para la rentabilidad de la organización.

Por eso es tan importante poder monitorear a los nuevos participantes del mercado, realizando sus procesos de innovación y tecnología para mejorar sus productos y servicios.

Fuerza 3 – Amenaza de productos o servicios sustitutos

Evalúe constantemente: ¿Su posición puede verse afectada por la capacidad de otras compañías de ingresar a su mercado? ¿Es fácil conseguir un puesto en su industria? ¿Cuál es el costo de esto: alto, bajo, medio?

Es esencial tener la capacidad de hacer este análisis, identificando formas de diversificar u optimizar el producto/servicio que ya se ofrece. Así, es posible mantenerse en línea con las demandas del mercado, sin dejar huecos para que los “productos sustitutivos” sean insertados en el mercado por empresas rivales.

Fuerza 4 – Poder de negociación de los consumidores

Las preguntas para identificar el nivel de negociación de sus compradores son: ¿Cuántos clientes tiene mi empresa y qué tan grandes son sus pedidos? ¿Sería difícil para ellos dejar de comprar mis productos y servicios y buscar un competidor? ¿La fuerza que tienen mis clientes es suficiente para influir en mi empresa y mis productos?

Las respuestas a estas preguntas determinarán si sus consumidores tienen o no la fuerza para causar una reducción en sus precios o cambiar los productos/servicios ofrecidos.

Fuerza 5 – Poder de negociación de los proveedores

En esta última fuerza se considera el poder de los proveedores y la posibilidad de aumentar los precios. Respuesta: ¿Quién y cuántos son sus proveedores? ¿Lo que ofrecen es algo exclusivo? ¿Cuánto costaría cambiar de proveedor?

Por supuesto, cuantos menos proveedores tenga y cuanto más dependa su empresa de ellos, mayor será el riesgo de que se le cobren precios más altos, lo que puede afectar a su margen de beneficios.

Sobre este tema, sugerimos leer este artículo que muestra los beneficios que ofrecen las empresas especializadas en la compra de materiales indirectos, incluida la capacidad de interactuar rápidamente con proveedores de todo el mundo, obteniendo mejores precios en las negociaciones.

Fuerza Estratégica en Compras 4.0

La Encuesta Global SciQuest 2017, realizada por Cision PR Newswire con más de 500 profesionales de compras, reveló que el sector está evolucionando, siendo cada vez más importante para la estrategia organizacional. Entre la información obtenida por la investigación, destacamos:

• El 25% de los profesionales creen que comprar es un centro de ganancias en sus empresas;
• El 72% dijo que está accediendo a los datos para tener una mayor visibilidad del proveedor y, por lo tanto, llevar a cabo sus decisiones comerciales;
• El 67% de los profesionales de compras declararon que esperan un mayor reconocimiento para el sector, ya que existe un requisito de que las compras ofrezcan ahorros y valor para sus organizaciones.

Y si el alcance del trabajo ha ido evolucionando, para volverse cada vez más estratégico, el concepto nacido en Harvard demuestra ser extremadamente ventajoso para el departamento de compras 4.0.

El análisis y la aplicación de la teoría de Michael Porter en el sector, permite, entre otros beneficios, examinar el estado actual del sector, identificando sus fortalezas y sus fuerzas competitivas; identificar y minimizar los riesgos relacionados con los proveedores; observar y comprender el mercado, incluida la competencia.

Los métodos que amplían la inteligencia del sector de adquisiciones son realmente bienvenidos. Entre ellos, la optimización del proceso de compra, a través de los servicios de una empresa especializada en la adquisición de materiales indirectos.

Es el caso de Soluparts, que tiene acceso a más de 15 mil marcas en todo el mundo y, por lo tanto, ofrece las mejores condiciones comerciales y una mayor seguridad en la adquisición de materiales indirectos para su empresa.

Pruebe nuestros servicios: ¡Solicite una cotización!

 

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Strategic Sourcing: mejorar el proceso de compra

¿Has oído hablar de la Strategic Sourcing? Este concepto ha sido muy difundido entre los profesionales del área de compras y del ámbito empresarial.

Básicamente, esta metodología, también conocida como Estrategias Aplicadas en Supply Chain (Cadena de Suministro), pretende analizar el coste total de adquisición de productos o servicios mediante la observación, el análisis de las especificaciones de los materiales, los niveles de servicio y los proveedores.

Siga la lectura para entender un poco más sobre el Strategic Sourcingy como colabora a un proceso de compra más estratégico.

¿Qué es Strategic Sourcing?

Cuestiones como la volatilidad política y económica, la transformación tecnológica, entre otros factores, hacen que el mercado sea cada vez más feroz, y es esencial adoptar procesos de aprovisionamiento eficaces para maximizar el rendimiento y la eficiencia de las empresas, destacándose de la competencia.

Directamente vinculada a la salud financiera de una empresa, la estrategia se basa en la evaluación de todos los ángulos de la adquisición de un material o producto, identificando el impacto generado en las finanzas de la organización. Este método se basa en la premisa de que  la compra se haga para satisfacer las necesidades de una industria, forma parte de la estrategia general del negocio.

El uso del Strategic Sourcing permite un análisis exhaustivo de todos los costos externos e internos que influyen en el valor de los productos finales, incluyendo la logística, el almacenamiento y las adquisiciones. De esta manera, es posible obtener, entre otras ventajas:

• Reducción de los costos de los productos y servicios adquiridos;
• Mejora en el tiempo de entrega de los proveedores;
• Mejora de la capacidad de negociación con los proveedores y aceleración del flujo de adquisiciones.
• Estandarización de los procesos según la formalización de las rutinas, que ahora están documentadas;
• Mayor conocimiento del mercado de proveedores;
• Racionalización de la base de proveedores;
• Mejora de las relaciones internas y externas del departamento de compras de la organización.

De manera práctica, con el Strategic Sourcing, las organizaciones de compra pueden dejar de centrarse únicamente en los aspectos transaccionales de la compra, incorporando mayor inteligencia al proceso en su conjunto, incluida la elección de proveedores.

De esta forma se evitan problemas como comprar la misma categoría de materiales/productos a diferentes proveedores, pagando cantidades diferentes, lo que no es bueno para los costos de organización.

Como incorporar el Strategic Sourcing

Dada la importancia de la estrategia, la empresa consultora AT Kearney desarrolló y popularizó siete pasos en el proceso de abastecimiento:

1. Análisis de las categorías de productos utilizadas por la empresa, las pautas de gasto, los procesos y departamentos implicados

Identificar las áreas de gasto categorizándolas por su criticidad – esta categorización ayudará a priorizar el proceso de compra. De ser necesario, pueden crearse otros criterios de categorización (gastos directos o indirectos, internacionales o internos, por ejemplo).

2. Elaboración de una estrategia basada en los objetivos comerciales

La estrategia debe basarse en los objetivos de la empresa, estableciendo un flujo de comunicación en el que todos los interesados en las adquisiciones tengan visibilidad del proceso de compra en su conjunto.

3. Evaluación del mercado y creación de una cartera de proveedores

Análisis en profundidad de los proveedores actuales y futuros, comprobando su posición en el mercado y evaluando los riesgos y oportunidades que ofrecen.

4. Preparación y formalización de documentos para la solicitud de propuestas

Informar a los proveedores, además de los datos materiales deseados, de las expectativas de rendimiento esperadas, permitiéndoles tener una clara comprensión de lo que la organización necesita. Después de estos acuerdos, que deben repetirse con cada uno de los proveedores, solamente queda esperar el regreso de todos ellos y entonces seleccionar el proveedor ideal.

De hecho, este proceso puede optimizarse en el caso de contratar una empresa especializada en piezas de repuesto, que se encarga de la cotización con los principales proveedores del mundo y que, entre otras ventajas, sigue ofreciendo la garantía del fabricante – vea el artículo y descubra lo didáctico que es este tipo de servicio.

5. Negociación con los proveedores seleccionados sobre la base de un análisis cuidadoso

Su objetivo es conseguir el mejor acuerdo posible para la empresa. Este es un paso muy importante y detallado, por lo que sugerimos leer los artículos:

Negociación avanzada: prepárese para obtener mejores resultados

Departamento de Compras 4.0: desafíos y tendencias

La segunda ola de la industria 4.0

 

6. Elección de los proveedores y acuerdos firmados

Este es el paso burocrático en el que se redactan los documentos y contratos, es decir, representa el final del proceso de compra. Pero tenga en cuenta que el Strategic Sourcing no termina aquí, ya que la relación con los proveedores es constante, especialmente cuando son responsables de entregar algún recurso estratégico a la organización.

7. Vigilancia del rendimiento y optimización del plan de suministro, según sea necesario

La medición eficaz del rendimiento de los proveedores en relación con los requisitos y objetivos de la organización es una labor continua que le ayudará a comprender los riesgos y a planificar estrategias para reducir al mínimo las posibles interrupciones de la cadena de suministro.

Entre las formas de seguimiento, es posible adoptar la técnica QBR (Quartely Business Review), que, como su nombre indica, consiste en hablar trimestralmente con los principales proveedores de la empresa y discutir temas como la reducción de costes y la mejora del servicio.

La realización de una encuesta de satisfacción y control de calidad con los departamentos que solicitaron los servicios del sector de compras es una buena forma de reunir otros datos y evaluar el desempeño de los proveedores, así como de determinar si se está cumpliendo lo establecido en el contrato. Estos datos serán muy útiles para la reunión de la QBR y también para dirigir las mejoras y buscar las mejores soluciones para anticipar y/o resolver los problemas.

Hacer un análisis detallado de sus proveedores utilizando la Matriz de Kraljic de abastecimiento estratégico (abajo) es otra forma de rastrear el desempeño de los proveedores.

Matriz de Kraljic de Strategic Sourcing

Después de los 7 pasos de Strategic Sourcing recomendamos la formación de la llamada Matriz de Kraljic – descargue aquí nuestra hoja de cálculo que le ayudará a preparar su Matriz de Kraljic.

Es básicamente un gráfico dividido internamente en 4 cuadrantes – ver el modelo a continuación:

Image: forbes.com

 

Hemos preparado un modelo Matriz de Kraljic para ayudarles a visualizar sus proveedores. ¡Para descargar el material haga clic aquí!

 

Analizando el eje Crítica/Impacto Empresarial, veremos en la parte superior los ítems de mayor peso financiero para la empresa, representando mayor importancia estratégica para el negocio. En el fondo, tenemos los artículos con menos peso financiero y menos relevancia para la empresa.

Dificultad en la obtención/Complejidad de Mercado es el eje en el que, a la derecha, tenemos los materiales insertados en un mercado más complejo (pocos proveedores, precios influenciados, monopolios, cárteles, etc). En el lado izquierdo, vemos los productos o servicios que están en un mercado más competitivo, con varios proveedores luchando por contratos de suministro.

El posicionamiento de cada producto en un gráfico como éste ayuda a los profesionales de las compras a tener una visión más amplia de las necesidades de la empresa y sus respectivos impactos financieros en el negocio.

 

¡No olvides de acceder aquí al material que hemos preparado para ayudarte con visualización de proveedores!

 

Por consiguiente, la aplicación de la contratación estratégica en una organización requiere la colaboración y la conciencia de la importancia de la reunión de datos. Además del manejo de la tecnología, se requiere inteligencia operacional -véase el artículo Habilidades esenciales para el gerente de compras 4.0 – y el uso de plataformas y sistemas, como la Business Intelligence, por ejemplo.

Aproveche la oportunidad de probar los servicios de Soluparts, especialista en la adquisición indirecta de materiales, que cuenta con los principales proveedores del mundo. Negociamos los mejores precios y condiciones de pago para optimizar el proceso de compra de su empresa: ¡Realice una cotización con Soluparts!

 

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Business Intelligence: ¿Cuál es su aplicación en el departamento de compras?

La inteligencia de negocios (Business Intelligence) es el proceso de recolección, organización, análisis y seguimiento de los datos y la información relacionada con un negocio o departamento.

Estos datos se convierten en información aplicable para facilitar la toma de decisiones y ayudar a las empresas a resolver problemas, basándose en información precisa y actualizada en tiempo real.

Para ayudar a gestionar la rutina de manera eficiente y óptima, Business Intelligence en el departamento de compras 4.0 es muy importante para proporcionar la base necesaria para:

• Ver posibles fallas en los procesos del departamento de compras;
• Mejorar estrategias sectoriales;
• Optimizar negociaciones.

Dejando a un lado las “coyunturas/Achismo”, es más fácil reducir la distancia para alcanzar las metas y objetivos del sector y de la empresa.

Información importante para un sector de compras efectivo

Se sabe que el volumen de datos e información relacionados con una empresa y con cada uno de sus sectores es muy grande. Es necesario filtrarlos, prestando atención a los principales indicadores, los que más impactan los resultados del sector.

Para Business Intelligence en el departamento de compras, a continuación enumeramos los indicadores más relevantes.

1) Plazo de entrega

El tiempo de entrega es uno de los indicadores más importantes en el departamento de compras. Mide el intervalo de tiempo entre una solicitud de compra y su cumplimiento. Implica la creación de una orden de compra, cotizaciones y elección del proveedor, tiempo de entrega, recibo y check-in para cada artículo.

Vale la pena mencionar que el tiempo de entrega es esencial en el cronograma de compra. Pensar en ello es esencial para evitar que la empresa se quede fuera de stock.

La reducción en el tiempo de entrega se puede lograr mapeando todo el camino que toma el pedido hasta llegar al proveedor, promoviendo mejoras, incluido el uso de tecnologías apropiadas.

2) Payment terms (Condiciones de pago)

El plazo promedio de pago es el indicador que, como su nombre lo indica, mide el plazo promedio de pago a los proveedores. La función de estos datos es colaborar para un control eficiente del flujo de caja del negocio.

3) Costo por pedido

Dentro de Business Intelligence en el departamento de compras, también es importante conocer el indicador denominado “costo por pedido”. Es común que el departamento de compras negocie mejores precios y buenas condiciones de pago con sus proveedores al realizar pedidos de mayor volumen.

Algunas estrategias en este sentido, que ayudan a mejorar la eficiencia en el departamento de compras, son:

• Realizar pedidos para un proveedor determinado en un solo día del mes;
• Procure adquirir tantos productos como sea posible del mismo proveedor;
• Analice si vale la pena aumentar la cantidad de artículos por pedido para obtener un mejor precio, por supuesto, si esto es positivo para las necesidades del stock;
• Cuente con la colaboración de una empresa especializada en la compra de materiales indirectos que pueden unificar pedidos de diferentes fabricantes y procedentes de diferentes continentes.

4) Rendimiento de proveedores

El desempeño de los proveedores es el indicador que mide con precisión su eficiencia en varios aspectos, entre ellos:

• Disponibilidad y calidad de productos;
• Precios y condiciones de pago;
• Plazos de entrega;
• Calidad de servicio en pre y post venta;
• Compromiso de cumplir lo acordado.

Aquí, lo mejor que puede hacer es llevar a cabo un análisis periódico y un monitoreo constante del desempeño de cada proveedor, observando todos los problemas mencionados anteriormente (entre otros, como la responsabilidad social y ambiental) [vincular las compras sostenibles]. Esto ayuda a mantener asociaciones con los mejores proveedores.

5) Evolución de precios

Medir la evolución de los precios de los productos adquiridos por el departamento de compras de la empresa significa comparar los valores anteriores con los actuales practicados por los proveedores (si existe tal variación).

El propósito de este indicador dentro de Business Intelligence es analizar las fluctuaciones en esta dirección y verificar si están justificadas, así como si hay períodos de compra que brinden mayores ventajas financieras para el negocio.

6) Saving en compras (ahorros realizados)

El ahorro en compras es el indicador que representa los ahorros realizados en la adquisición de un material, que se crea para determinar las ganancias con el comercio de compras.

Además de los valores, también debe considerarse la variable tiempo y condiciones de pago. Como ejemplo, podemos pensar en interrumpir la producción debido a la falta de una pieza no solicitada por la fábrica con antelación.

¿Cuál es la pérdida diaria de la compañía por este cierre? ¿Cuánto se ahorrará si el departamento de compras recibe una entrega urgente que finaliza la interrupción? Estos números deben contarse en el indicador que muestra la reducción de costos proporcionada por la acción del sector de compras: en los costos, lea nuestro artículo sobre cómo equilibrar mejor las finanzas de la organización, sabiendo elegir entre Opex y Capex.

Poniendo en práctica el BI

El experto en compras Gerard Chick dice que el uso de BI permitirá que “los profesionales de adquisiciones trabajen de manera proactiva, adelantándose al juego”. Sin embargo, para obtener una ventaja competitiva no es suficiente tener información actualizada a la mano, es necesario condensarla y saber como analizarla para que pueda ser útil en el momento de la decisión.

Y aquí es donde entra BI, evitando el ensayo y error y la pérdida de tiempo y dinero, dos desafíos que las compras deben enfrentar continuamente.

En la práctica, Business Intelligence en el departamento de compras debe seguir los siguientes pasos:

A- Recolección de datos y organización

En esta etapa, se deben definir los objetivos y se deben seleccionar los indicadores que servirán de base para el procesamiento de la información. Posteriormente, todos los datos deben registrarse en la base de datos de manera organizada, para facilitar las búsquedas posteriores. Una forma de hacerlo es ordenar estos datos en diferentes grupos de información: tipo de material, cantidad, precio, proveedores, etc.

Un factor importante a tener en cuenta es la elección de la herramienta adecuada para la recopilación de datos: además de las desarrolladas para registrar información específica del sector de compras, existen soluciones destinadas a monitorear las redes sociales, los sitios web y las noticias, por ejemplo.

Dependiendo de las necesidades del negocio, puede ser necesaria una serie de plataformas disponibles en el mercado, por lo que contar con el apoyo de profesionales experimentados que conozcan las tecnologías existentes y las características de la empresa es la forma más adecuada de tomar la decisión ideal.

B- Análisis de datos

Después de alimentar la base de datos, es necesario interpretar la información, definir métricas y desarrollar paneles para facilitar la visualización de datos: esta es una de las habilidades que el profesional de compras necesita dominar hoy para tener éxito en esta tarea.

El uso de soluciones tecnológicas específicas para BI es esencial en esta etapa, ya que están programadas para proporcionar informes basados en métricas definidas por los usuarios: rendimiento del proveedor, precio, plazo, etc.

Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, SAS Business Intelligence, SAP Business Objects y Domo son algunos ejemplos de plataformas de BI. Al elegir uno de ellos, debe analizar las demandas de su empresa y la cantidad disponible para esta inversión.

¡Disfrute y compruebe aquí cuáles son los 10 softwares que facilitan la rutina del sector de adquisición!

C- Compartir datos

Después de obtener la información, los informes extraídos del software de BI deben compartirse con todos los interesados, colaborando para tomar decisiones más ágiles y asertivas. El desarrollo de la estrategia de Business Intelligence también debe ser monitoreada, adaptándola a cualquier cambio que haya ocurrido en el sector de compras.

Business Intelligence en el departamento de compras ayuda a rastrear el desempeño del proveedor

Aplicar Business Intelligence al sector de compras significa dejar la oscuridad y trabajar a la luz de los hechos, proporcionando elementos concretos para uno de los pasos más complejos: analizar el desempeño de los proveedores.

Es un proceso en el que la falta de información concreta puede interferir directamente con los resultados de la empresa. Pero, BI ayuda con una mayor transparencia, debido a las facilidades que ofrece.

• Análisis y mejora de las asociaciones: el comprador necesita productos de calidad, entregados a tiempo y BI proporciona datos en tiempo real para que la evaluación se realice de manera correcta y rápida;
• Monitoreo del desempeño del proveedor: Business Intelligence permite obtener información que colaborará para que el proveedor sepa dónde puede mejorar sus servicios y así convertirse en socio;
• Aumente la transparencia en el proceso de compra: BI organiza todos los datos que involucran cada transacción de compra, ofreciendo comparaciones entre proveedores en cada indicador definido, generando transparencia en el proceso de compra dentro de la empresa y con los proveedores.

Sin información concreta, las decisiones de compra a menudo siguen el feeling. Sin embargo, las herramientas amplían la evaluación de los proveedores, ¡no solo relacionadas con el precio más bajo, sino que también incluyen otras métricas significativas como la calidad y la entrega puntual!

En cuanto a la mejora en el proceso de compra, sugerimos leer los artículos:

Strategic Sourcing: mejora del proceso de compra

El papel de Fuerza estratégica en Adquisiciones 4.0

La inteligencia de negocios ofrece una mayor eficiencia del proceso de compra. Eficiencia que también se puede obtener al contar con el apoyo de una empresa especializada en el suministro de repuestos, como Soluparts.

Somos una empresa global, con oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y Estados Unidos. Facilitamos todo el proceso de compra de materiales indirectos de su empresa, ya que tenemos acceso a miles de productos y proveedores de todo el mundo.

Para comprender mejor como Soluparts puede contribuir al departamento de compras de su empresa, ¡póngase en contacto con nuestro equipo!

 

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7 consejos para no extrapolar el presupuesto del área de compras

En el contexto corporativo, la planificación presupuestaria está vinculada al mantenimiento y el crecimiento de una empresa.

En el departamento de compras, en particular, la cobranza para la reducción y control de gastos, por parte de la directiva es enorme. La rentabilidad de toda la empresa depende de la buena gestión del departamento y de las actividades directamente relacionadas con él, como la logística y el mantenimiento. Así pues, los profesionales de las compras ya no trabajan solamente en el proceso de adquisición, sino que participan activamente en el debate sobre el presupuesto.

En este texto, discutiremos la importancia de la presupuesto para el área de compras. Además, traeremos algunos consejos sobre como mantenerse fiel a él e incluso reducir los costos (un gran desafío, dada la compleja, volátil, dinámica y competitiva realidad de una empresa).

 

¿Por qué es importante el presupuesto de compras?

Los expertos que discuten el tema mencionan algunos puntos relacionados con la relevancia de un presupuesto de compras

• Informa la estrategia de compra, dejando claro lo que es posible o no comprar, según el presupuesto establecido;
• Ayuda a medir los gastos, señalando cuando hay problemas con las finanzas, si hay un gasto excesivo que podría perjudicar el proceso de compra, o si se están comprando piezas con un valor superior a la media del mercado;
• Asegura la transparencia entre las áreas de la empresa, y el departamento de compras puede ser responsable de sus finanzas;
• Ayuda a una gestión más eficaz de las finanzas de las adquisiciones, ya que un presupuesto permitirá la asignación adecuada de recursos para los proyectos de adquisiciones;
• Proporciona información para la toma de decisiones. La información de los presupuestos de compras (tendencias de gastos) puede ayudar a tomar mejores decisiones.
• Debido a las ventajas descritas anteriormente, el presupuesto para el área de adquisiciones es esencial para la reducción de los gastos a corto, medio y largo plazo.

Consejos para mantenerse fiel a su presupuesto de compras

Para tener éxito en la elaboración y el seguimiento de la información sobre el presupuesto de compras, se pueden seguir una serie de lineamientos:

1. Identificar los productos que deben ser comprados

Defina cuáles piezas comprar, cuanto, cuando necesitarán ser usadas y cuanto está dispuesto a pagar. Investigue las opciones de los proveedores y considere aquellas que tengan buena reputación, buenos precios, servicio al cliente y mejor tiempo de respuesta. Finalmente, un trato cercano con el proveedor que ofrece las mejores condiciones.

Este proceso puede llegar a ser agotador, ya que implica pasos de negociación, pero es extremadamente necesario.

La gestión de stoks, que se extiende a otras ramas u otras plantas, también es muy importante para mantener el presupuesto de la zona. Antes de comprar una pieza de bajo uso, vale la pena comprobar si está en stock o en otras sucursales y en caso afirmativo, solicitar la pieza para la sucursal que la necesite.

Cuando este control de stock no se hace de la manera correcta, existe el riesgo de que las piezas sean desechadas – y esta es la principal causa de gastos y desperdicios innecesarios.

Cabe destacar que los materiales indirectos de baja rotación almacenados en depósitos de activos fijos disminuyen el capital de trabajo y pueden hacer que se pierdan buenas oportunidades de compra debido a la falta de capital disponible.

2. Obtener la aprobación de otras partes interesadas

Promover la credibilidad y la legitimidad del presupuesto mediante la participación de otras esferas estratégicas (como la contabilidad y las finanzas), que pueden sugerir ahorros.

Algunas empresas tienen el presupuesto anual definido por la dirección financiera y durante el mes, se celebra una reunión con todo el departamento de compras y la junta para hacer un seguimiento de los gastos. Del mismo modo, se necesitan otras reuniones departamentales internas para estudiar las estrategias de reducción de gastos – ¡estas reuniones periódicas centradas en el presupuesto son importantes para mantener los gastos bajo control!

3. Planifique sus gastos por adelantado

La persona responsable del área de compras necesita saber la cantidad disponible para la compra de un artículo específico, y debe dejar claro a los proveedores cuánto están dispuestos a pagar por un determinado producto.

La planificación aquí también es esencial para entender cuál debe ser la condición negociada para tal entrega. Una compra realizada con unos meses de anticipación permite priorizar los precios bajos sobre los plazos de entrega, por ejemplo.

Una pieza comprada en el último momento, aunque sea muy necesaria para la producción, acaba saliendo más cara, sin mencionar que el precio del flete urgente acaba siendo más caro.

Una planificación bien hecha también permite la consolidación de la carga, disminuyendo el precio del envío de material. Esto se debe a que se hace un solo envío de todas las piezas, pero para ello es importante contar con un socio que suministre varias marcas y pueda almacenar sus productos en el almacén para un solo envío, algo que Soluparts ofrece.

4. Tener un margen para flexibilizar su presupuesto

Este margen ayudará a ajustar el presupuesto de compras frente a incertidumbres y riesgos como los relacionados con proyectos, adquisiciones y entregas. Es importante mantener a los interesados al tanto de estos cambios para que comprendan la situación real y cuánto de este margen ya se ha utilizado. Esta precaución es fundamental en tiempos de crisis económica como la que estamos viviendo actualmente.

5. Documentar y hacer un seguimiento de los términos con sus proveedores

Esta etapa es esencial para ayudar en el control de los acuerdos firmados, manteniendo así el presupuesto actualizado.

Entre los puntos esenciales debe quedar claro que es lo que debe ofrecer el proveedor (y cuál es el precio, las condiciones de pago y los plazos de entrega), las condiciones en caso de incumplimiento de contrato y la garantía de confidencialidad; consulte el artículo completo sobre las ventajas de la gestión de contratos en las compras.

6. Use la tecnología a su favor

Utilice un software que actualice los gastos, en tiempo real y ayude a hacer un seguimiento de los pedidos y las aprobaciones. De esta manera, la información estará más organizada y los profesionales podrán centrarse en actividades menos operativas y realizar un trabajo más analítico, buscando optimizar los procesos, reducir los gastos y, en consecuencia, aumentar el beneficio de la empresa. Vea nuestro artículo sobre los 10 programas para el departamento de compras para obtener consejos.

Algunos softwares para el sector de compras emiten órdenes de compra automáticas para las piezas que se compran regularmente – como cada tres meses – con base en el último precio ofrecido por el proveedor. Es necesario seguir de cerca estas órdenes para poder renegociar los precios, que tienden a aumentar según el contrato.

Lo ideal sería tratar de entender por qué se produjo el posible aumento y cómo repercutirá en sus gastos; este reajuste podría deberse a los aranceles, por ejemplo.

Mantener cotizaciones y contactos de otros proveedores que tengan la misma pieza para desencadenarlos, en caso de que el precio aumente hasta el punto de que ya no sea viable comprar a la misma empresa. Como podemos ver, la renegociación y el control de los contratos son muy importantes y deben ser seguidos.

Además, crea en su software de Inteligencia de Negocios, un tablero único para analizar las métricas relacionadas con la reducción de gastos y el control del presupuesto.

7. Tener un equipo que entienda de presupuesto

Las grandes empresas ofrecen a sus profesionales de compras capacitación en flujo de caja, gestión financiera y presupuesto para capacitarlos en la toma de decisiones importantes para controlar los gastos.

Conocer el funcionamiento de la cadena de suministro y tener conocimientos de logística es esencial. También trata de entender la productividad y el ciclo de beneficios generados por cada pieza comprada. Esto le ayudará a definir la prioridad y urgencia de una compra específica y los Incoterms y condiciones de pago ideales para la misma. Por ejemplo, si la válvula que compró necesita producir durante X meses para generar ganancia en 180 días, y esta cantidad paga la válvula, puede negociar el pago para 180 días después del envío.

Conclusión

En este artículo, discutimos la importancia de vigilar de cerca el presupuesto del sector de compras. El crecimiento de una empresa, en el mundo actual, es complejo y conlleva varios retos, haciendo que la planificación del presupuesto sea una parte importante de su éxito y rentabilidad.

Es importante tener un diálogo frecuente entre el equipo de compras y el departamento financiero para tener una alineación entre todos. Además, se debe mantener la flexibilidad, el control y la transparencia de las decisiones adoptadas.

La implementación de estrategias para reducir el gasto en las organizaciones las hace más competitivas, al permitir inversiones en su crecimiento y en las personas, como por ejemplo:

• Renovación de la maquinaria;
• La formación de los empleados;
• Mejorar y expandir la estructura física.

 

Para hacer compras con buenos precios, una gran opción es contar con una empresa como Soluparts. Nuestro equipo de expertos en adquisición de material indirecto siempre consigue las mejores propuestas comerciales para su empresa.

También ofrecemos Contratos Anuales: a partir de su suscripción, los precios indicados para cada pieza permanecen inalterados por un período de un año, asegurando más libertad para hacer compras en el período que prefiera.

Esto te ayuda a mapear y planificar los costos aproximados de las piezas de repuesto para el próximo año, permitiendo un mejor control de su presupuesto. Conozca estos beneficios y mantenga su presupuesto bajo control: Aprenda más sobre nuestro Contrato Anual.

También hacemos ventas al contado: haga una cotización con nosotros hoy.

 

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Transformando el sector de compras con la planificación

En un mundo ágil como el que vivimos, donde la dinámica y los paradigmas de las cadenas de suministro cambian rápidamente, la transformación digital en cualquier sector, incluido el sector de las compras, es inevitable.

Pero para que esta transformación tenga éxito y aumente la competitividad y el potencial de beneficio de una empresa, debemos preguntarnos: ¿cómo se puede promover este cambio estructural en un sector que normalmente tiene métodos tradicionales y necesita invertir en la actualización y capacitación de sus empleados?

Elaborar una buena planificación de las compras que asegure una mayor previsibilidad de las demandas, una mayor agilidad y mejores condiciones de negociación, especialmente cuando se opte por un contrato anual con los proveedores, que mantenga inalterados los valores de las cotizaciones de las piezas durante el período contratado.

 

Beneficios de la planificación en el sector compras

La planificación del sector de compras es fundamental para la salud financiera de una organización. Asegura que la producción nunca se detendrá por falta de piezas y que, cuando sea necesario, siempre habrá piezas en stock. Además, evita las piezas de desecho, el desperdicio, los gastos innecesarios -como el flete aéreo en el caso de las compras de última hora- y no hay escasez de efectivo para ninguna compra fundamental.

Una planificación que pueda ofrecer al sector de compra una mayor visibilidad de las adquisiciones ofrecerá muchos beneficios. Entre ellos:

• Evita los gastos extras, que afectan al presupuesto del departamento;
• Mayor eficiencia: Evita el retrabajo, olvidando los materiales a comprar y evita que el mismo material sea cotizado por más de un empleado;
• Permite la consolidación de pedidos, facilitando la negociación de precios y plazos de pago y envío, generando ahorros;
• Evita retrasos en la llegada de materiales;
• Evaluar la necesidad de conocimientos técnicos para apoyar el proceso de adquisición. Especialmente cuando la capacidad técnica interna del departamento de compras no está disponible o es insuficiente;
• Supervisar el proceso de compra para analizar el rendimiento real en relación con las actividades planificadas y así promover los ajustes, de forma continua y ágil;
• Permitir que el departamento de compras cumpla con requisitos adicionales de mayor calidad y rapidez que no se habían previsto en la planificación inicial;
• Aumentar la transparencia y la previsibilidad del proceso de compra.

 

El papel de la selección de proveedores en la planificación de las compras

Un plan de compras solamente será efectivo si incluye la etapa de calificación de los proveedores, evitando varios inconvenientes relacionados con los contratos cerrados con empresas inadecuadas.

Y los problemas con los proveedores ocurren más a menudo de lo que se piensa. Una comunidad virtual dedicada a los profesionales de las compras, Sales Hacker, ha evaluado la relación con sus proveedores. Entre los resultados obtenidos, destacan dos datos muy preocupantes:

• El 84% de los compradores profesionales informaron que siempre o a menudo no reciben información de los proveedores sobre sus solicitudes de compra de diversos materiales;
• En relación con la post-venta, el 76% admite que la falta de devolución siempre o a menudo se produce cuando piden al vendedor información sobre cualquier aspecto del producto comprado – y muchas veces ya pagado.

A menudo, el descubrimiento de un mal servicio, ya sea en calidad, precio, puntualidad, ética o transparencia, sólo ocurre después de ser contratado. Por eso es tan importante investigar la reputación del proveedor antes de cerrar el contrato, utilizar técnicas de negociación avanzadas y crear indicadores de rendimiento para analizar los servicios ofrecidos.

Una opción aún más práctica es contar con los servicios de empresas especializadas en la adquisición de materiales, que pueden ofrecer muchas ventajas a la organización.

 

Contrato de compra anual: ¿vale la pena?

La opción de un contrato de compra anual con un proveedor específico ayuda a planificar la mayoría de las compras del próximo año y a cerrar las cifras, asegurando que todo esté dentro del presupuesto. Además, esta modalidad permite optimizar la rutina, ya que no es necesario repetir las mismas citas realizadas en el momento de cerrar el contrato cuando la pieza se hace necesaria. Es nuestra punta dorada para planificar estratégicamente las compras de su departamento, a corto, medio e incluso largo plazo.

Soluparts ofrece el contrato anual de repuestos. Para ello, es necesario hacer un estudio de las adquisiciones realizadas en el período anterior, así como reuniones con todos los sectores de la empresa para conocer la demanda individual de cada uno de ellos en el próximo año.

Con esta lista de materiales indirectos, enviada por el cliente, el equipo de Soluparts cita cada uno de los artículos, consolidándolos en un solo documento – usado para preparar el contrato. Por lo tanto, durante el año en curso, cuando hay demanda de cualquiera de las piezas enumeradas, no es necesario enviar una nueva solicitud de cotización – solamente es enviar la orden de compra, teniendo como gran beneficio la agilidad en la compra de las piezas.

En el Contrato Anual de Soluparts, el precio de las piezas permanece sin cambios durante un año. Así, el comprador se convierte en un gestor de contratos, ganando tiempo para dedicarlo a otras tareas estratégicas.

 

Si todavía tiene alguna pregunta sobre cómo funciona y cuáles son los beneficios del Contrato Anual, hemos preparado una infografía para ayudarle, haga clic aquí para descargarla.

Para entender como empezar a redactar un contrato anual para su empresa, hable con nuestros especialistas de spare parts.

 

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Beneficios de la gestión de contratos en el área de compras

En el actual momento de crisis económica que atraviesa el mundo, el área de compras está pasando por varios desafíos.

Entre ellas figuran la creciente presión para reducir los costos y optimizar el rendimiento financiero y operacional, la creciente complejidad y volumen de los contratos que deben gestionarse, la necesidad de automatizar los procesos relacionados con esta esfera y la aparición de nuevos requisitos reglamentarios.

Estos factores hacen que sea esencial que los procesos de adquisición y contratación hablen muy estrechamente. Esta declaración, hecha por el  Chartered Institute of Procurement and Supply, deja clara la relevancia de esta cuestión para las organizaciones.

Además, este escenario requiere que el profesional de compras desarrolle cada vez más determinadas soft skills (como el pensamiento estratégico, anlitico, buen sentido común, inteligencia cultural y emocional) para gestionar las demandas relacionadas con la gestión de contratos.

En este texto, discutiremos los beneficios de la gestión de contratos en el sector compras, y presentaremos estrategias sobre como adoptarla con éxito en el día a día de su empresa.

La importancia de la gestión de contratos en compras

En resumen, el proceso de gestión de contratos puede entenderse como la interacción entre proveedores y compradores que garantiza el cumplimiento de las obligaciones (de ambas partes) en una relación de compra.

Hay cinco puntos esenciales que deben considerarse en este proceso, ya sea en el sector de las compras o en cualquier otro:

1. Bienes y servicios: dejar bien descrito lo que será suministrado por el proveedor, evitando ruidos de interpretación;
2. Precios y pagos: definir cuáles son los costos de cada producto o servicio, cómo y cuándo se pagará y cuáles son las penalizaciones en caso de retrasos;
3. Confidencialidad e información propietaria: decidir quién será el propietario de la propiedad intelectual si algo se ha desarrollado en asociación. Además, en el caso de la información que no puede ser revelada, es esencial que haya cláusulas de confidencialidad para proteger a la empresa que la posee, de la mejor manera posible, contra las filtraciones;
4. Descargo de responsabilidad: Limitar la capacidad de la otra parte para presentar una demanda y recuperar los posibles daños – ver más detalles sobre este tema en los Incoterms 2020;
5. Violación e incumplimiento de contrato: establecer las condiciones si ninguna de las partes decide rescindir el contrato.

Además, según el artículo del Purchasing and Procurement Center, el proceso de gestión de contratos incluye los siguientes pasos:

• Gestionar la prestación de servicios para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos;
• Establecer una relación fructífera entre los proveedores y los compradores;
• Gestionar el contrato en sí, asegurando que las cláusulas sean fieles a la negociación y respetadas por todos. Asegúrate de que las actividades de compra siguen lo que se ha acordado;
• Busca mejoras, aumentando así la eficiencia y la rentabilidad;
• Aplicar los cambios cuando sea necesario, ya que en los contratos a largo plazo, los cambios relativos a las actividades, las solicitudes y los productos disponibles son comunes.

También hay que adoptar estrategias que ayuden a mejorar la gestión de los contratos en las compras:

Centralizar las informaciones

El uso de un softwares de gestión de contratos para el archivo organizado de la información es una gran opción, ya que permite tener un único depósito de documentos relacionados. Si esta gestión la realizan diferentes áreas (Compras y Jurídica), es importante asegurar la coordinación y la comunicación entre ellas.

Promover las auditorías

Es fundamental para mejorar el rendimiento de los proveedores (puntualidad, controles de calidad, precios y calendarios de pago) garantizar que la organización actúe de conformidad con las normas y reglamentos definidos; vea los beneficios del cumplimiento en compras.

Mejorar la gestión de riesgos

Los retrasos en las entregas, los pagos atrasados y los recuentos de inventario erróneos, entre otros riesgos, pueden evitarse si hay una gestión eficiente del contrato con el proveedor.

Consejo práctico para la gestión de contratos: preparar checklists

La realización de checklists es una forma eficaz de describir los aspectos y las buenas prácticas relacionados con la gestión de contratos. El uso del checklist puede dividirse en tres columnas, contemplando las actividades a realizar, los interesados que participan y la frecuencia con que se realizan (utilice la periodicidad que tenga más sentido para su rutina de trabajo: diaria, quincenal, mensual, semestral, anual, al comienzo o al final del contrato).

Con el fin de optimizar el tiempo de compra y hacer la lista de actividades más organizada, lo ideal sería dividirlas en cuatro bloques principales. A continuación se presentan los temas y algunas sugerencias de tareas a contemplar en el checklist:

1. Planificación y preparación

Definición de políticas y procedimientos para la gestión de contratos (por ejemplo, establecer las responsabilidades de las partes, evaluar la necesidad de capacitación del equipo, crear un plan de acción y enumerar los posibles riesgos).

2. Período previo al contrato

Fase posterior a la negociación, en la que se revisa de nuevo el documento para detectar posibles errores, evitando riesgos para la empresa. Además, en esta etapa es importante asegurar que los documentos relacionados con el contrato sean coherentes y que todas las partes reciban las versiones actualizadas.

3. Período de contrato

Se refiere al momento donde el contrato está activo. Se debe prestar atención a su optimización y a la detección de tendencias y oportunidades para futuros contratos. Es importante que los documentos se encuentren en los instrumentos de gestión y que su ejecución se supervise mediante indicadores de rendimiento.

4. Período posterior al contrato

Es la etapa donde contrato ya no está activo, considera las tareas relacionadas con su cierre y la preparación de los informes de evaluación final.

Conclusión

En este texto hemos traído algunos aspectos relacionados con la gestión de contratos en el área de compras (su importancia, estrategias y consejos prácticos para adoptarlos), que ayuda al departamento de compras a promover la optimización operativa y financiera de su sector.

El profesional de compras debe estar atento a las estrategias que garanticen los mejores productos y servicios por un precio justo, con el cumplimiento de las responsabilidades formalizadas durante la contratación.

Soluparts ofrece Contrato de Compra Anual. Con él, el cliente garantiza los precios cotizados por un año – a partir de la firma del documento – y solamente necesita enviar la orden de compra de la pieza deseada cuando la necesite, aumentando la productividad, reduciendo los costos y optimizando el tiempo del profesional del área.

Hable con nuestros expertos y aprenda a simplificar la gestión de contratos en el sector de compras: CONOZCA EL CONTRATO ANNUAL.

 

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Beneficios de una trading para el departamento de compras

La elección de comprar productos en otros países a través de una empresa comercial ofrece muchas ventajas. Destacamos las principales, a continuación.

1- Optimizar el proceso de compra y reducir costos

Comprar los mejores productos, obtener el mejor precio, es esencial para todas las empresas, pero es una tarea que exige tiempo y compromiso del departamento de compras, especialmente para las empresas con altas demandas.

Una trading optimiza su tiempo al permitirle concentrarse en sus demandas con una sola empresa. No importa si la demanda es de 1 o 300 artículos, la trading recibe su cotización y hará todo el trabajo para buscar la mejor oferta de los fabricantes internacionales y ofrecerle la mejor propuesta comercial.

2- Da acceso a los mejores proveedores del mundo

Las transacciones, especialmente aquellas que tienen oficinas en los principales mercados mundiales, garantizan que cualquier marca y producto que su empresa necesite se pueda encontrar en las mejores condiciones posibles, incluso Soluparts logra buscar materiales considerados obsoletos. ¡Aquí no es solo la cantidad, sino la calidad de los proveedores seleccionados lo que cuenta!

3- Mejora la comunicación y eleva el nivel de negociación.

Negociar con los proveedores puede ser un proceso arduo, especialmente cuando no se domina el idioma y la cultura de la ubicación donde se encuentra el proveedor.

Las negociaciones cuentan con profesionales multiculturales y experimentados, capaces de negociar en varios idiomas. Otro diferencial de estos profesionales es el alto nivel de relación con los fabricantes que están negociando, garantizando los mejores precios y las condiciones del mercado.

4- Le permite comprar cantidades más pequeñas y agiliza la recepción de los materiales comprados

Una trading permite la compra de piezas en cualquier volumen, evitando la compra de productos que exceden la necesidad real y la formación de existencias voluminosas. De esta manera, mantiene los gastos del departamento de compras dentro del presupuesto y evita los costos de alquiler con depósito.

Una  trading también permite:

• Compras al contado: realizada a tiempo, de acuerdo con las necesidades de la empresa;
• Compras por contrato: lista de materiales previamente cotizados y con un período de validez extendido (2 a 3 años). Esta modalidad transforma al comprador en un administrador de contratos, lo que reduce en gran medida el volumen de las cotizaciones SPOT y optimiza el proceso de compra.

5- Posibilidad de consolidación de carga

Contar con una trading es esencial para facilitar la logística, ya que reunirá diferentes productos, de diferentes proveedores, en un solo depósito, ofreciendo un almacenamiento seguro, mientras espera que la empresa compradora la entrega de sus materiales.

La recepción y consolidación de la carga por parte de una trading garantiza una seguridad total en el proceso, ya que todos los artículos se revisan cuidadosamente para garantizar una buena exportación y sean exactamente los artículos que necesita el cliente. Además de toda esta seguridad, también permite una reducción significativa en los costos de logística a través de la reducción de gastos con flete internacional y costos de aduana.

Soluparts, es una trading global

Soluparts puede ofrecer cotizaciones de los fabricantes más relevantes del mundo: lea un artículo que muestre nuestros diferenciales y aprenda como podemos optimizar la rutina de su departamento de compras.

Somos un proveedor especializado en todo tipo de materiales industriales y tenemos oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y Estados Unidos.

¡Visite nuestro sitio web y aprenda más sobre Soluparts! ¡Aproveche la oportunidad de cotizar con nuestro equipo!

 

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Formas de mejorar exponencialmente el rendimiento de compras

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