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Gestión logística: ¿hasta dónde llega el papel del comprador?

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Durante mucho tiempo, la logística fue considerada sólo como un sector operativo en las empresas. La principal preocupación de la industria era mantener un bajo coste y el mercado dedicaba mucho tiempo a ignorar los potenciales estratégicos y competitivos que una gestión logística de calidad puede ofrecer.

Hoy en día, como las empresas ya invierten en la creación de cargas de directorios y en la gestión logística, podemos ver signos de que este panorama está cambiando. Más que ocuparse de adquisiciones y contratos con proveedores, los operadores logísticos de la empresa son profesionales que influyen en el rendimiento de todos los demás sectores, asegurando una mejor calidad de la materia prima, negociando los mejores precios y asegurándose de que no haya falta de estructura para producir.

Sin embargo, precisamente debido a esta nueva configuración de las actividades logísticas, el papel del comprador se ha vuelto un tanto borroso. Después de todo, ¿cuáles son las funciones del comprador y dónde debería estar involucrado este profesional en el proceso de compra? Discutiremos algunos puntos principales sobre los deberes del comprador y cómo se relaciona con los otros departamentos y empleados de una empresa!

El perfil del comprador

Como las empresas en general dedican la mayor parte de sus presupuestos a las adquisiciones e inversiones en la estructura de producción, la gestión de compras es una función administrativa, no sólo una sección de apoyo, como antes se consideraba.

El profesional de compras necesita ser polifacético, en el sentido de estudiar mucho y conocer bien los procesos de compra, almacenamiento, empaque, transporte y manejo de los insumos involucrados en las actividades de la empresa.

Además, la experiencia en marketing, tecnología y gestión es cada vez más exigente para rendir al máximo, además de demostrar pro actividad, iniciativa y buenas habilidades para la toma de decisiones.

Toda esta formación es necesaria para que el comprador pueda cumplir los objetivos marcados por su departamento, es decir, las mejores ofertas, el cumplimiento de los plazos y una regularidad de suministro a la empresa.

Los deberes del comprador

La función logística implica, entre otras actividades, un análisis de las cotizaciones, una cuidadosa consideración de los precios, la calidad de los materiales comprados, la recepción de las compras y la puesta en marcha de los insumos.

Dentro del proceso de gestión logística, el comprador es la persona responsable de asegurar que las cosas se realicen en su totalidad, sin impacto o daño al proceso productivo de la empresa.

El comprador es responsable por:

  1. Asegurar el suministro continuo de materiales e insumos para las operaciones, mediante el control de las solicitudes, la búsqueda de los mejores proveedores y la negociación de precios y condiciones más favorables para el presupuesto;
  2. Mantener el control de inventarios de manera inteligente, con bienes disponibles para reemplazos rápidos, evitando tiempos de inactividad en la producción;
  3. Evitar el almacenamiento de muchos artículos similares, evitando el deterioro, el desperdicio y la obsolescencia de los bienes;
  4. Adquirir artículos de calidad comprobada, y trabajar para mantener esta calidad dentro del almacenamiento, transporte y colocación de los insumos;
  5. Mantener el control administrativo de los proveedores, a través de registros actualizados, contactos constantes con los proveedores y revisión de los contratos antiguos.

En resumen, la función del comprador es asegurarse de la compra de los artículos en casos de necesidad real, haciéndolo rápidamente para evitar pérdidas de producción. Además de eso, debe   asegurar que los artículos se almacenen y transporten de forma segura. El análisis de las cotizaciones y de los proveedores debe ser ampliamente realizado para conocer todas las facetas posibles del socio potencial, examinando a fondo las actividades, los procesos y la historia de los proveedores.

Otros sectores y participantes

Otros profesionales de la gestión logística deben trabajar juntos para asegurar que no haya problemas con los procesos. Esto significa verificar el funcionamiento de cada proceso en cada etapa de la cadena de suministro, desde la emisión de las órdenes de compra hasta la entrega de los bienes adquiridos.

El departamento necesita operar de manera que los costos sean siempre los más pequeños, colaborando para controlar los gastos de inventario, invirtiendo en la planificación y previsión de la reposición y mantenimiento de equipos y suministros, y trabajando principalmente de forma integrada con otros departamentos de la empresa.

El flujo de suministro comienza con una solicitud de compra, que puede partir de una necesidad interna de un sector o de una de las etapas del proceso de producción. A partir de ahí, el comprador entra en acción para ejecutar la compra, eligiendo los mejores proveedores y fijando los plazos de entrega e ejecución del servicio. Después de una compra, el sector que recibió el servicio o bien debe informar al sector logístico sus comentarios sobre el resultado final de la compra.

La integración es fundamental para mantener la fiabilidad de las previsiones, de modo que la planificación pueda llevarse a cabo tal y como se concibió inicialmente. Un buen canal de comunicación es importante para mantener a todos en la misma página, en forma de reuniones e informes, para mantenerse alineados en conductas, decisiones y actitudes.

La transparencia entre sectores es también una parte extremamente importante de la gestión logística. Los problemas y defectos deben ser reportados inmediatamente después de que ocurran, así como los obstáculos en el proceso de entrega y la calidad de los bienes adquiridos. La transparencia también se aplica a la gestión de inventarios, con auditorías y controles constantes para evitar sobre compras.

Los proveedores deben ser cuidadosamente seleccionados por el comprador, y su relación con la empresa debe ser similar a la de una sociedad. De esa manera, es posible invitar a los proveedores a conocer el funcionamiento interno, analizar sus procesos y entender las líneas de gestión, indicando puntos problemáticos e incluso inspirándose para mejorar sus propios procesos internos.

Al mantener una relación amistosa con los proveedores, las solicitudes serán atendidas con mucho más celo, además de abrir nuevas puertas para negociar precios y condiciones con mayor flexibilidad.

En el artículo de hoy, usted pudo conocer algunos aspectos de la discusión sobre el papel del comprador en la gestión logística. Por supuesto, cada empresa opera de la manera que le parece adecuada, asignando diferentes roles y obligaciones a sus empleados de acuerdo a sus necesidades. Sin embargo, en general, la gestión logística debe pasar por los puntos que hemos enumerado, con el fin de mantener una estructura básica de compras.

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