La cadena de suministro desempeña un papel crucial dentro de una empresa, y para el buen funcionamiento de la empresa, la gestión de los stocks en la cadena de suministro es una parte clave. Muchos de los expertos que examinan este tema refuerzan esta afirmación: para el portal de la Supply Chain Digital, la adopción clara de medidas que repercutan positivamente en el proceso de solicitud, organización y utilización de los inventarios es esencial para el crecimiento a largo plazo de las organizaciones.
En términos generales, la gestión (o control) de stocks se refiere a la acción de vigilar los activos de su organización y clasificarlos según su peso, dimensiones y cantidad, con el objetivo de reducir los costos de mantenimiento de un inventario, ayudando al departamento de compras a saber cuándo reponer los productos y adquirir materiales para sus operaciones.
En este texto, traeremos ejemplos y técnicas para ayudarle a gestionar su inventario de piezas de repuesto de manera más eficiente. El control de stocks implica procesos de decisión complejos (qué comprar, cuándo comprar, recortar los excesos y satisfacer las demandas), y al dominarlos se eliminan los desperdicios y los gastos innecesarios.
La importancia de la gestión de stocks
Como parte de las cadenas de suministro, la gestión de las existencias ayuda a organizar y controlar las compras de los proveedores.
El mantenimiento de una gestión eficaz de los stocks es importante para garantizar que se dispone de suficiente material indirecto para satisfacer las posibles demandas (por ejemplo, el mantenimiento de una máquina de su operación). Si no se hace correctamente, su productividad se verá afectada comprometiendo su potencial competitivo.
Además, entre las formas en que la gestión de stocks puede ayudar a una organización, podemos destacar:
- Evitar los stocks muerto: reducir las posibilidades de que los materiales indirectos ya no se puedan utilizar (porque se han vuelto irrelevantes o han sido mal almacenados, por ejemplo).
- Ahorro en los costes de almacenamiento: como en muchos casos se trata de un coste variable, es decir, que cambia en función de la cantidad de materiales almacenados, cuando se guardan estos materiales, los costos aumentan.
- Auxilio en el flujo de caja: el almacenamiento afecta directamente a sus ventas y gastos y por consiguiente, a la cantidad de dinero que hay en el efectivo del departamento de compras. De este modo, un sistema de gestión de stocks le ayuda a controlar estas importantes variables.
Técnicas de gestión de stocks
Existen diferentes formas y técnicas de gestión de los stocks, que pueden adaptarse a la realidad de cada empresa y evitar problemas en el sector. A continuación enumeramos algunos de ellos, relevantes para el almacenamiento de piezas:
1. Estandarizar los niveles de stock
Es esencial establecer la cantidad mínima de materiales que no deben faltar. Esto puede hacerse en conjunto con las áreas que utilizan estas piezas, considerando los tiempos de entrega, las condiciones de almacenamiento y otras variables que implican la adquisición y entrega de estos materiales.
2. First in, first out (FIFO)
El primer material que se coloque en el almacén debe ser el primero en ser retirado, evitando que se venza en el almacén o que quede obsoleto.
3. Manejar las relaciones
Una buena relación con sus proveedores es esencial para la solución de los posibles problemas -como la sustitución de algo más rápidamente, la devolución de una pieza poco usada, la negociación de las cantidades de los pedidos- mediante una negociación rápida y clara.
4. Plan de contingencia
Los problemas ocurren, incluso si tratas de evitarlos. Por lo tanto, hay que prepararse, teniendo en cuenta las preguntas: ¿cuáles son los posibles riesgos que tenemos (por ejemplo, la demora en el envío de un pedido) y cómo reaccionar ante ellos? ¿Qué medidas deben adoptarse y cómo afectan al negocio?
5. Auditoría regular
Incluso con sistemas tecnológicos de control, es importante adoptar la costumbre de comprobar físicamente que piezas se almacenan (muchas organizaciones hacen esta auditoría una vez al año). También hay opciones para realizar controles puntuales o ciclos de control para cada producto.
6. Utilizar la matriz de suministro estratégico
Priorizar el almacenamiento de materiales según su relevancia en las operaciones de la empresa. Se sugiere la siguiente proporción de espacio utilizado: 80% para los productos más importantes (categoría A), 15% para los productos menos importantes (categoría B) y 5% para los productos obsoletos (categoría C).
Consejo: vea nuestro contenido de Strategic Sourcing y descargue nuestra matriz de abastecimiento estratégico.
7. Previsiones
Aunque es una actividad compleja, predecir las demandas puede ayudar en el control de stocks. Por lo tanto, busque información específica (como las previsiones de demanda de piezas de repuesto con el área de mantenimiento) e información más general de la empresa (ventas en años anteriores, tendencias del mercado, tasa de crecimiento anual, entre otros datos)
8. Last in, first out (LIFO)
Define que el último material comprado es el primero en ser utilizado. Ideal para los casos de empresas cuyo almacenamiento de repuestos tiene una alta rotación, evitando gastos adicionales en el almacenamiento y su devaluación.
9. Justo a tiempo
Mantener la reserva mínima para la demanda y reponer antes de que el material salga del almacén. Requiere un control estricto y una previsión precisa, pero puede ser una buena opción para las organizaciones con contabilizaciones calculadas con una cierta cantidad en una época exacta del año. Para la compra del material que se va a almacenar, la definición de un contrato anual, que garantiza los precios cotizados durante un año, ayudará a reducir los costos y aumentar la productividad.
10. Stock de seguridad
Un fondo de emergencia, es decir, una cantidad extra de cierto material reservado si se alcanza el límite normal de existencias. Es una buena opción para evitar problemas como la interrupción de su cadena de suministro si sus mercancías se dañan o en otras circunstancias imprevistas.
11. Punto de nueva solicitud
Definir el nivel en el que hay que reponer las piezas de repuesto, teniendo en cuenta el punto de seguridad, que corresponde a la cantidad ideal de material almacenado para cumplir todos los compromisos contraídos por la organización y el momento ideal para recibir el pedido, sin correr riesgos imprevistos (y siempre en diálogo con sus proveedores).
Conclusión
En este artículo se analiza la importancia de mantener una gestión eficiente del almacenamiento en la cadena de suministro y de su organización, ayudando en el suministro adecuado de materiales indirectos, evitando carencias que puedan comprometer las operaciones o excesos que generen gastos o desperdicios imprevistos.
Para tener esta gestión eficiente, además de las técnicas ya mencionadas, es esencial contar con un softwares adecuado y un sistema de control computarizado, combinado con recuentos físicos periódicos – pertinentes para saber lo que hay en su inventario en cualquier momento, que permitan detectar y actualizar posibles cambios y definir un plan de acción para las solicitudes.
El consejo principal es: mantenga los datos sobre su almacenamiento actualizados y organizados en el formato más conveniente para su organización.
También observamos la importancia de las buenas relaciones con los proveedores para una gestión eficaz. El retraso en la entrega puede dañar los días de producción, generando pérdidas innecesarias.
En este caso, una buena opción es contar con una empresa como Soluparts, especializada en negociar con los principales proveedores del mundo, obteniendo mejores condiciones comerciales en la compra de materiales indirectos. Hable con uno de nuestros especialistas para más información.
