Durante muchos años, el departamento de compras fue considerado como un departamento más dentro de las empresas, responsable de llevar a cabo las actividades de compra de forma aislada, sin relación alguna con el resto de actividades llevadas a cabo por la empresa.
Sin embargo, los tiempos han cambiado, y hoy en día este departamento ya es reconocido como parte fundamental de las organizaciones, participando activamente en la selección de los mejores proveedores, en la elección de los precios más bajos y en el trabajo conjunto con otros departamentos involucrados en el proceso de producción de la empresa.
En un mundo cada vez más competitivo, las empresas necesitan actuar estratégicamente, optimizando al máximo los procesos que interfieren directamente con la productividad y la rentabilidad del negocio. Cada acción se coloca bajo un microscopio, para evaluar la viabilidad de la misma y el retorno que puede aportar.
La gestión eficiente del departamento de compras puede significar mejoras en una serie de áreas, como la ventaja competitiva, los beneficios e incluso la imagen corporativa. En el artículo de hoy vamos a enumerar algunas de las razones que hacen que el sector de las compras sea tan estratégico e importante para el éxito de las empresas.
Echa un vistazo:
Abastecimiento de las necesidades básicas
El departamento de compras es responsable de mantener el negocio en marcha. Es a través de ella que llegan los suministros de oficina, los proveedores de limpieza y mantenimiento del espacio, los refrigerios y comidas, la maquinaria y el equipo, los aparatos de seguridad, todos los artículos para el inventario y mucho más.
Sin estas compras la operación simplemente se detiene, es decir, la empresa no puede trabajar a menos que estas condiciones estén en pleno funcionamiento. Por lo tanto, la primera gran importancia del departamento de compras es ésta: hacer que la empresa funcione. Sin ella no existirá nada, no se cerrará ningún negocio, no habrá beneficios, ni puestos de trabajo, ni demanda de producción.
Reducción de costes y optimización del tiempo
Cuando se trata de reducir gastos, en lugar de despidos y subcontrataciones, la respuesta puede estar en el departamento de compras. Una gestión eficaz puede garantizar resultados igualmente positivos a un precio más bajo, y en tiempos de crisis mundial, ahorrar es una palabra clave.
Hoy en día, la tecnología necesita estar presente en la estructura del departamento de compras. La maquinaria moderna y el software de última generación garantizan el ahorro de costes, al eliminar los costes de almacenamiento de documentos, la pérdida y el daño del papel, y al reducir las tasas de fallos humanos.
Así, la empresa que invierte en informatizar el funcionamiento del departamento de compras se sitúa por delante de sus competidores, ofreciendo más estructura y organización para que el trabajo se pueda realizar de la mejor manera posible. Aún así, además de las mejoras en la organización y reducción de costes ya mencionadas, el tiempo del departamento de compras puede ser altamente optimizado por la tecnología.
Dentro de cualquier empresa, el deseo es actuar lo más posible en el menor tiempo posible. Así que no subestime el dicho “el tiempo es dinero”! Cuanto más tiempo se dedica a realizar actividades sencillas, menos tiempo queda para actividades más complejas, que realmente necesitan más atención. Toda la operación está deteriorada y el dinero invertido se malgasta.
Un departamento de compras burocrático es más eficiente, trabaja más duro en menos tiempo y genera más resultados con un coste menor para la empresa.
Maximización de los beneficios
Los beneficios de la empresa están prácticamente en manos del departamento de compras. Las estrategias adoptadas y el proceso de compra son fundamentales para el éxito financiero de la empresa, y un pequeño paso en la dirección equivocada puede simbolizar un daño irreparable.
Una compra verdaderamente efectiva implica construir relaciones con los mejores proveedores, asegurar mejores condiciones de compra, invertir en las habilidades de negociación de los empleados del departamento y promover reuniones periódicas para evaluar la estrategia de compras dentro de los objetivos de la empresa.
Además, no podemos ignorar la búsqueda de los precios más bajos, que afectan directamente el precio final del producto, por lo tanto, las ventajas competitivas de la empresa. Por lo tanto, la evaluación del proveedor y la estrategia de negociación deben estar en línea con los objetivos de la empresa, para que sea posible diseñar márgenes de beneficio y establecer metas alcanzables.
Imagen institucional
El sector de compras puede incluso mejorar la imagen institucional de la empresa, asegurando la asociación con proveedores de renombre y evitando la asociación con organizaciones involucradas en controversias. El proceso de compra también pasa por la evaluación de los proveedores, teniendo en cuenta su imagen ante el público y la idoneidad de cada organización.
Con ello se fortalece la relación entre la empresa y los clientes, creando una relación de confianza basada en la misión y en los valores que la empresa defiende. Como consecuencia, nuevos clientes pueden ser atraídos por esta imagen, representando nuevos horizontes de negocio para la empresa.
Coste de producción
Hay muchas variables que interfieren con el costo final de producción. Sin embargo, el sector de compras está enlazado directamente con uno de ellos, el control de stocks. El almacenamiento es un departamento que a menudo genera una gran carga para las empresas, con altos costos de mantenimiento, compras desorganizadas y gastos de personal exorbitantes.
El sector de compras actúa en conjunción con las necesidades de inventario de la empresa, actuando de forma preventiva en la gran mayoría de los casos. Esto significa que el departamento de compras, en colaboración con los responsables de stock, debe asegurarse de que las compras se realicen antes de que surjan las demandas, basándose en algunas previsiones de uso, así como en las fechas de caducidad y en el mantenimiento programado previamente.
Como resultado, las compras en casos de emergencia son bastante reducidas, lo que deja espacio para mejores negociaciones de precios, reduciendo los costos de inventario y, en consecuencia, el costo total de producción. Es una relación de ganar-ganar para los departamentos y para la empresa en su conjunto!
Además de estos puntos, el departamento de compras actúa conjuntamente con otros sectores, situándose como pieza fundamental en toda la cadena de producción de la empresa. Por lo tanto, es necesario ver más allá de los pedidos e invertir para que las funciones se puedan ejercer plenamente.
¿Cómo se ve el departamento de compras en su empresa? ¿Conoce otros puntos que son relevantes para el éxito de una organización? Díganos, en los comentarios de abajo!
