Cómo hacer una buena orden de compra

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Recibí cotizaciones, ¿cómo las comparo?

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Las cotizaciones son parte del proceso de compra de todas las empresas. Como usted probablemente sabe, primero recibe una demanda de uno de los departamentos de la compañía. A continuación, debe ponerse en contacto con los proveedores.

Las cotizaciones se utilizan para que el contratista pueda entender en qué condiciones trabajará el proveedor, como el precio cobrado por el producto o servicio, los plazos, las especificaciones técnicas de entrega, los métodos de pago y más.

Es a través de las ofertas que el departamento de compras elige al proveedor. Aunque parezca un proceso muy sencillo, las cotizaciones tienen algunas peculiaridades que pueden marcar la diferencia en el precio final del producto o servicio.

Es muy importante aprender a comparar cotizaciones, saber qué información es relevante y cómo puede poner a los proveedores en competencia. La etapa de cotizaciones es uno de los primeros pasos en el proceso de compra, y uno de los más importantes para el éxito de la compra!

Echa un vistazo:

Otro proveedor, otra oferta

Cada proveedor presenta sus ofertas en su propio formato. Esto significa que el departamento de compras de su empresa recibirá cientos de ofertas diferentes para el mismo producto o servicio, que no siempre contendrá la misma información o estará bajo las mismas condiciones.

Algunos proveedores, por ejemplo, incluyen el costo del flete en la cotización; otros permitirán al cliente buscar los productos directamente desde la fábrica o el distribuidor. Algunos ofrecen precios bajos, pero determinan cantidades mínimas para garantizar este valor; otros siempre trabajarán al mismo precio, pero ofrecen otras condiciones ventajosas.

Debido a estas distinciones, es crucial saber qué verificar para comparar las citas. Hemos señalado algunos puntos que no pueden dejar de estar en un presupuesto, y los criterios que debe utilizar para elegir entre los proveedores:

Especificaciones Técnicas

Compruebe siempre las especificaciones técnicas del presupuesto. Esto incluye toda la información sobre el producto, como el peso, el color, el tamaño y otros datos. Es importante que la oferta especifique las condiciones en las que el producto llegará en el momento de la entrega, si está montado o desmontado, y si el proveedor suministra el equipo para el montaje, por ejemplo.

Unidad y embalaje

Hablando de condiciones, es fundamental comprobar las especificaciones de la unidad y del embalaje. Algunos productos se compran en grandes cantidades, como piezas de repuesto pequeñas, herramientas, tornillos, clavos. Otros se compran solo en caso de necesidad o en pequeñas cantidades, como los motores. El presupuesto debe especificar en qué unidad se comprará el producto (por ejemplo, por libras o kilos, cientos o miles), así como el embalaje en el que se entregará.

El embalaje es realmente importante porque tiene una influencia directa en el precio! Algunos insumos se transportan en cajas de paletas, otros en bolsas de plástico con burbujas o trozos de espuma para su protección, lo que marca la diferencia en el precio final.

El transporte también debe ser evaluado. El transporte aéreo es más rápido, pero más caro, mientras que el transporte por carretera o ferrocarril puede ser más barato (a pesar de los mayores riesgos de accidentes y del mayor tiempo de espera). El transporte por barco implica tarifas portuarias, además del tiempo de carga y descarga, lo que exige un análisis exhaustivo del precio y del plazo estimado.

Esto nos lleva al siguiente punto.

Fecha límite

El plazo de entrega es quizá la información más fundamental del presupuesto – después del precio final. El plazo de entrega debe estar en consonancia con lo que la empresa especifique en el pedido y el proveedor debe comprometerse a cumplirlo, salvo en circunstancias extremas como, por ejemplo, accidentes o huelgas.

Condiciones de pago

Cada proveedor recibe el pago de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Algunos ofrecen la opción de cuotas con un depósito, mientras que otros no solicitan un pago, otros ofrecen descuentos por pago en efectivo, y así sucesivamente. Las condiciones de pago deben ser muy bien discriminadas en el presupuesto, ya que es un factor primordial para la elección del proveedor.

Validez de la propuesta

Todas las cotizaciones tienen una fecha de vencimiento. ¡Cuidado con esto! Asegúrese de que la cotización que se le envió es válida durante el tiempo suficiente para realizar la compra en esas condiciones, ya que el proceso de fijación de precios y selección de proveedores puede llevar un poco de tiempo.

Lugar y condiciones de entrega

Los presupuestos de los proveedores suelen indicar el lugar de entrega o de recogida del producto. Puede estar en la propia empresa, en la fábrica, en el almacén del distribuidor, en el puerto, en el aeropuerto, en el transportista, en la frontera. Identifique la ubicación y lo que está incluido en el precio con el acrónimo CIF (costo, seguro y flete) para los costos de seguro y flete incluidos, y FOB (franco a bordo) para la mercancía que será retirada por el comprador. Asegúrese de que estos términos de entrega satisfacen las necesidades de su negocio antes de evaluar el precio final!

Información diferente

Si dos cotizaciones para el mismo producto o servicio presentan información diferente, lo mejor que puede hacer es desglosar la cotización, punto por punto. Tome cada una de las categorías que mencionamos anteriormente y prepare una tabla. Luego, divida cada cotización en esos puntos, complete el precio individual de cada artículo e ingrese los detalles a medida que aparecen.

Por ejemplo: si un proveedor ofrece envío gratuito y una tarifa para montar el equipo, y otro proveedor considera el porte y el montaje como una tarifa única, debe introducir esta información por separado en la tabla, pero sumar los valores del primer proveedor, para hacer una comparación correcta con el segundo.

Al hacerlo, usted será capaz de comparar citas que parecen ser completamente diferentes!

Entonces, ¿se siente preparado para comparar citas sin perderse los puntos relevantes? No se olvide de desentrañar cada cita, especialmente si hay información diferente para comparar. Se necesita más tiempo que sólo mirar y comparar los precios finales, pero su análisis se vuelve mucho más asertivo, al igual que la elección de su proveedor.

Para obtener más consejos sobre cómo elegir a sus proveedores, lea los siguientes artículos:

Abastecimiento estratégico mejorando el proceso de compra
El papel de la fuerza estratégica en las adquisiciones 4.0
Ventajas de la compra sostenible y cómo implementar este concepto

 

Soluparts, una empresa comercial global

También puedes dejar la tarea de comparar cotizaciones y elegir los mejores proveedores con una empresa especializada en todo tipo de materiales industriales como Soluparts.

Soluparts puede ofrecer cotizaciones de los fabricantes más relevantes del mundo: lea un artículo que muestra nuestros diferenciales y aprenda cómo podemos optimizar la rutina de su departamento de compras.

¡Aprovecha y cotiza con nuestro equipo!

 

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