Ao falar em técnicas de negociação, uma das primeiras ideias que vem à mente é a metodologia BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), de fato, muito útil e defendida por professores da área – e também já abordada em nosso blog.
Contudo, há uma etapa anterior ao uso dessa técnica – igualmente importante e com participação fundamental para o resultado final de qualquer acordo: a de definir as aspirações de uma negociação. Para te ajudar a saber mais sobre esse conceito e aplicá-lo no seu dia a dia, a Soluparts reuniu algumas informações importantes.
O que são aspirações na negociação?
Em primeiro lugar, é necessário lembrar que as aspirações consistem na etapa anterior à negociação e são definidas a partir de um entendimento claro das necessidades de cada uma das partes (que podem ser redução de custos, de tempo de entrega, entre outras).
Segundo Douglas Stone, professor de Harvard, em seu livro “Difficult Conversations: How to Discuss What Matters Most” este é o primeiro estágio para começar uma conversa, em que são identificados o valor de ganho, começa-se a entender os principais interesses envolvidos na jogada e a desenvolver uma base de fatos para sustentar os argumentos.
Traduzir isso em ações pode ser mais simples do que parece. De acordo com Andrea Kupfer Schinaider, professora de Direito na Marquette University Law School e autora de diferentes livros e artigos no campo da negociação, é possível estabelecer três critérios essenciais para definir a aspiração antes de uma negociação: objetividade, otimismo e legitimidade.
Objetividade
Este primeiro diz respeito a “traduzir” desejos, muitas vezes expressos de forma vaga, em ações práticas. Objetivos claros, como fixar um preço determinado para compra de produtos ou peças, devem ser definidos antes de qualquer conversação para obter melhores resultados.
Otimismo
O segundo ponto, otimismo, pode ser traduzido em: não tenha medo de ousar. Em uma negociação, dificilmente você vai obter mais do que pediu inicialmente, logo, definir um argumento mais próximo possível do que seria o resultado ideal é sempre uma boa estratégia para ter resultados vencedores.
Legitimidade
Por último, mas não menos importante, as aspirações devem ser legítimas. O que queremos dizer com isso é que deve-se ter alguma razão justificável por trás do que está sendo pedido. Demandas que não estão plenamente centradas num argumento plausível encorajam o negociador do outro lado a fazer contraofertas sem sentido ou muito distantes daquilo que foi pedido inicialmente.
Aplicando essas técnicas na compra de materiais indiretos
Especialmente na compra de materiais indiretos, muitos desafios são colocados à frente: as barreiras culturais, de idioma e até mesmo sobre como se chega a um acordo em diferentes regiões do mundo. Por isso, em negócios internacionais, é recomendado que você não conheça somente a pessoa com quem vai negociar, mas possa entender o papel que ela desempenha dentro daquele contexto.
Depois de conhecer esse cenário, é necessário entender o processo organizacional em que cada profissional está inserido. Embora seja difícil generalizar – e muitas pessoas demorem a se adaptar a eles -, esses processos tendem a assumir uma de várias formas, sendo elas: top down, consenso e construção de coalizões em vários estágios, segundo James K. Sebenius, economista americano e professor de administração de empresas Gordon Donaldson na Harvard Business School.
O primeiro diz respeito a identificar quem são as pessoas que tomam decisões dentro de uma organização, muito comum nos EUA; o segundo aborda situações que requerem acordo entre os membros da equipe de negociação do outro lado ou entre a empresa como um todo e até mesmo da empresa com governos; e o terceiro diz respeito a uma união de forças para tomar decisões, como um “grupo vencedor”.
Depois de definir as aspirações, é necessário saber como usá-las
De acordo com Bill McCouch, especialista com mais de 40 anos de experiência no setor e SVP de Procurement Services na Corcentric, é necessário adaptar o olhar ao realizar compras de diferentes materiais fora do país a partir de quatro tópicos:
- Alavancagem: Usar a inteligência de mercado para avaliar fornecedores em relação aos concorrentes. Saber usar as informações de modo a conseguir negociar bem com eles, fazendo com que, por exemplo, consigam reduzir preços.
- Cronogramas: lembre-se de que nem todas as negociações serão simples e diretas, mas ganhar tempo é fundamental. Use lembretes e anotações para checar como anda o processo de compra e em que pé estão as conversas com fornecedores. Outra maneira de fazer isso é adotando softwares específicos ao departamento de compras que podem te ajudar a controlar todos os seus processos ao mesmo tempo. Veja aqui 10 Softwares para departamento de compras que você precisa conhecer.
- Relacionamentos: É importante encontrar a atitude correta para reagir com cada pessoa. É possível ser formal ou mais amigável, desde que se consiga estabelecer uma comunicação clara e concisa durante todo o tempo.
- Jogar duro: Às vezes, negociações chegam a um ponto extremo em que a única alternativa possível é cancelar contratos. Isso deve ser feito como último recurso, mas pode ser usado também para desacreditar a proposta de valor de um fornecedor.
Quais são as próximas etapas?
Depois de definir as aspirações, é possível seguir para os outros quatro estágios da negociação: estabelecer as posições iniciais de cada parte, ouvir e defender as justificativas, barganhar e resolver problemas e fechar o negócio para começar a implantação.
Conclusão
As aspirações são uma etapa importante de qualquer negociação e devem ser definidas com base em três objetivos principais: objetividade, otimismo e legitimidade. Defini-las pode ajudar a obter resultados cada vez mais satisfatórios – sempre, é claro, dentro de limites factíveis e muito bem estabelecidos.
A compra de materiais indiretos envolve lidar com diferentes culturas e aspirações, além de técnicas diferenciadas para as negociações. Com isso, ter atenção aos detalhes e saber usar as técnicas e informações a seu favor são importantes diferenciais.
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