O departamento de compras é um dos mais importantes dentro de qualquer negócio, sendo extremamente estratégico. É esperado que a área gere valor para a organização. Exatamente por isso, precisa sempre procurar novas maneiras de melhorar os processos de compras e aperfeiçoar seus KPIs.
Os KPIs (Indicadores Chave de Desempenho) fazem parte de um tipo de gestão de processos que surgiu nos anos 90 e é uma das melhores maneiras de acompanhar o desempenho e evolução de qualquer setor.
Na área de compras, a métrica mais importante e mais usada para medir o sucesso do departamento é a economia com os suprimentos adquiridos. Essa redução de custos é normalmente medida comparando diretamente os preços praticados em um período anterior com os novos de um mesmo material.
Várias práticas podem ser adotadas para reduzir custos: simplificar o gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor, aumentar a eficiência alavancando a análise de métricas da cadeia de suprimentos, negociando contratos de médio a longo prazos ou orientar a equipe sobre como economizar custos de maneira eficaz.
Porém, há uma série de métricas que podem ser utilizadas para saber como a equipe está contribuindo para a evolução do negócio. O acompanhamento desses indicadores ajudam a responder perguntas como:
- O que precisa ser otimizado?
- Como nos comparamos com outras organizações?
- Estamos atingindo resultados?
- Estamos evoluindo?
Salim Khalife, fundador, presidente e CEO da Paramount WorkPlace recomenda algumas formas de mensurar, como: Lead time, desempenho do fornecedor, cycle time, gastos sob gestão, economia de custos e porcentagem de POs, conforme já discutido em nosso blog.
Neste artigo, listamos alguns outros indicadores que vão levar a mensuração da sua área de compras para um nível mais avançado e estratégico. Confira!
Lucratividade
Um dos mais importantes KPIs de compras é o ROI de aquisição. Ele determina a lucratividade dos investimentos do departamento e para calculá-lo você precisa dividir a economia de custo anual pelo custo interno anual de aquisição e expressá-lo como uma proporção.
O ROI da área de compras deve ter um retorno expressivo, e defini-lo 10 vezes mais alto do que os investimentos internos para o departamento é uma boa meta.
Atenção, esse KPI é diferente do ROI calculado com a fórmula ROI = (ganho do investimento – custo do investimento) / custo do investimento.
Compras de emergência
A taxa de compra de emergência é um KPI focado em pedidos não planejados. Esses pedidos geralmente são feitos quando há escassez de produtos em estoque e a compra e reposição de determinada peça deve ser imediata.
Esse indicador tem um fator tempo, ou seja, é medido ao longo de determinado período e é expresso como uma porcentagem entre as compras de emergência e o total de compras. O objetivo é manter o índice o mais baixo possível evitando gargalos da cadeia de suprimentos, faltas no portfólio de produtos e gastos extras como fretes mais rápidos, por exemplo.
Esse indicador irá mostrar o quão efetivo é o planejamento da área e se é necessário ajustar estratégias futuras. Um planejamento bem feito é essencial para a redução dos custos e maior qualidade das compras do setor, impactando diretamente no lucro da organização.
Para melhorar o funcionamento do seu departamento e resolver seus principais problemas, recomendamos este artigo.
Qualidade de fornecedores
A qualidade dos fornecedores pode ser medida através de vários parâmetros, como: análise de confiabilidade, prazos e qualidade de entrega, tempo de comunicação, qualidade dos produtos fornecidos, competitividade de preços, número de pedidos pendentes ou em atraso, qualidade do relacionamento, entre outros. Esses critérios devem ser definidos de acordo com as prioridades e metas do seu departamento.
O controle dos padrões de desempenho de seus parceiros refletem não só na otimização dos processos do departamento, mas também na produção, evitando atrasos, desperdícios e maquinário parado.
A qualidade média dos serviços prestados por fornecedores pode ser aprimorada por meio de novos critérios para a escolha de novos fornecedores ou por meio de renegociação com aqueles existentes.
Outra dica é fazer uma análise SWOT de cada fornecedor antes de fechar contrato, para se prevenir de possíveis riscos relacionados ao acordo, conforme explicamos neste artigo.
Eficácia de compra
Um método popular de avaliação da eficácia da compra é revisar as taxas de giro do estoque. O índice mede o número de vezes, em média, que o estoque é usado, ou girado, durante determinado período.
A mensuração nesse caso pode trazer melhorias relacionadas a:
- Redução de estoque morto
- Economia com gastos de armazenamento
- Diminuição de compras emergenciais ou não previstas.
Com esse indicador é possível medir a liquidez do estoque, mas é fundamental se atentar às compras sazonais que podem tornar essa medida imprecisa. Uma solução seria ter um indicador de eficácia separado para as compras sazonais.
Melhorias de transporte
Os custos de transporte são uma parte significativa dos gastos gerais de logística, mas muitas vezes negociados e definidos pelo comprador. Dessa maneira, conseguir abaixar os preços de frete na negociação com transportadoras ajudam na redução de custos totais do departamento de compras, auxiliando em sua avaliação de eficácia.
Entra nessa negociação a escolha do Incoterm incluído na ordem de compra. Algumas empresas têm Incoterms padrões usados na maior parte das ordens, mas uma avaliação cautelosa das possibilidades pode te ajudar a economizar.
Tente sempre se planejar para fazer mais consolidações de cargas, comprando mais materiais de um mesmo fornecedor ou de uma mesma localidade em um curto espaço de tempo, assim, apenas um embarque será feito e os custos totais de transporte serão reduzidos.
Nesse processo, nunca deixe de comparar os valores dos fretes oferecidos pelo fornecedor à tabela de preços dos fretes disponibilizados pela logística da sua empresa, optando pelo mais em conta.
Para uma melhor mensuração é preciso automatizar
Além de definir indicadores para avaliar o desenvolvimento das atividades da área e identificar gargalos em processos, é preciso que esses dados estejam corretos e sempre disponíveis para acompanhamento. A melhor maneira de fazer isso é através da automação da cadeia de suprimentos.
A automação melhora não só o gerenciamento de dados, mas também reduz custos e impede fraudes, minimizando os riscos das operações e posteriores frustrações. Utilize ferramentas para otimizar cada etapa e coletar, analisar e monitorar dados de todo o processo.
Para melhor interpretar as informações geradas através de dados, sugerimos o uso de softwares de Business Intelligence para centralizar todas as informações que precisam ser analisadas e usadas em tomadas de decisão. Dessa maneira, será possível enxergar possíveis falhas nos processos do departamento e implementar melhorias com maior precisão e facilidade.
Conclusão
O desenvolvimento de uma mensuração eficaz para a equipe de compras, nem sempre é uma tarefa fácil. Depende de análises do funcionamento do departamento e definição das principais prioridades, metas e objetivos.
Depois de identificar as reais necessidades do negócio e compreender a natureza dos indicadores-chave de desempenho de compras, é fácil escolher aqueles que estão em sintonia com os objetivos definidos.
Acompanhar os indicadores e KPIs com a sua equipe os tornará capazes de entender melhor os hábitos de compra da empresa, o desempenho dos fornecedores e se os procedimentos estão funcionando como deveriam. Assim, torna-se mais fácil fazer eventuais mudanças de pessoal, realocar recursos, mitigar riscos e evitar gargalos, em suma: avaliar os problemas, encontrar soluções e otimizar o departamento.
Em nosso blog, você encontra dezenas de conteúdos que te ajudam a otimizar e modernizar seu departamento de compras. Temos também uma série sobre negociações e sobre desenvolvimento de carreiras. Confira!
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