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Equipe de compras e equipe de manutenção. Nessa relação sinergia é essencial

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Equipe de compras, pessoal de manutenção, gerentes, supervisores, operadores… Uma empresa é formada por vários centros de atividade, cada um com sua própria maneira de trabalhar e produzir. Alguma vez você já tentou compreender exatamente como as atividades de cada setor se relacionam umas com as outras?

Embora sejam separados por nomes e funções diferentes, cada departamento tem uma influência direta no resultado final da linha de produção. Se um setor cometer um erro minúsculo, e os problemas subsequentes não forem corrigidos, a operação poderia ser comprometida completamente.

Tente visualizar seu negócio como uma grande máquina. Uma máquina é formada por muitas engrenagens, que têm tamanhos diferentes e giram em velocidades diferentes. Para que tudo funcione como deveria, cada engrenagem precisa se encaixar perfeitamente na outra, para girar em sintonia, certo? Quando alguma aumenta a velocidade, a outra diminui, e assim a harmonia é garantida!

Em sua empresa, duas engrenagens são grandes pilares de sucesso, e devem operar em perfeita sintonia. Estou falando sobre a equipe de compras e a equipe de manutenção! Esses dois setores operam de forma complementar, e por isso a relação entre os dois deve estar em sinergia total, para que as engrenagens continuem a rodar juntas.

Muitas empresas ainda não se esforçam nesse sentido, e deixam os setores trabalharem quase um contra o outro. Se um não ajuda o outro, então todo o processo está arruinado desde o início.

Você acha que esses dois departamentos estão funcionando bem em sua empresa? Confira abaixo algumas dicas sobre como construir uma relação ideal entre equipe de compras e equipe de manutenção e o que fazer para garantir o ritmo!

 

Equipe de manutenção X equipe de compras: como elas se relacionam?

 

O time de manutenção é responsável por assegurar o pleno funcionamento dos equipamentos em uma empresa. Se uma máquina quebra ou um acidente acontece, este é o setor que irá efetivamente cuidar do problema! Aqui dizemos “efetivamente” porque ele não trabalha sozinho. A equipe de compras é o departamento que entrará em contato com os fornecedores para garantir a compra de peças ou novos insumos para substituição.

Dentro de uma indústria, podemos destacar três tipos distintos de manutenção: preventiva, corretiva e preditiva. Como o nome indica, a manutenção preventiva é aquela que ocorre antes que o equipamento apresente algum problema, levando em conta a vida útil estimada pelos fabricantes e o tempo necessário para que essa tecnologia fique obsoleta.

A manutenção corretiva funciona em avarias e acidentes, corrigindo erros que a máquina exibe inesperadamente. Finalmente, a manutenção preditiva ocorre apenas quando é absolutamente necessário substituir a peça ou equipamento, porque ele não funciona mais como deveria.

Para cada tipo de serviço, é necessário entrar em contato com a equipe de compras, que atuará para garantir que a manutenção seja eficaz e ocorra no menor espaço de tempo possível!

Por que isso é importante?

Como você pode ver, os dois setores precisam trabalhar juntos, ou a manutenção pode se tornar muito complicada – e, portanto, toda a operação pode ser impactada. Uma equipe de compras desconectada do setor de manutenção pode causar danos incalculáveis à sua empresa.

Idealmente, a manutenção deve sempre ocorrer de forma programada, para reduzir riscos e danos. A manutenção programada impede que um equipamento ofereça perigo aos funcionários ou prejudique uma fase de produção. No entanto, acidentes acontecem o tempo todo, e falhas não são tão incomuns como gostaríamos. Nesses momentos, a sinergia entre setores é essencial para que a situação seja resolvida com eficiência.

Como melhorar a relação entre as duas equipes?

Se você está se perguntando como se pode garantir um bom relacionamento entre a equipe de compras e da equipe de manutenção, aqui estão algumas dicas:

1. É importante compartilhar responsabilidades, pois cada equipe tem seu papel em todo o processo. Compete à equipe de compras acompanhar a vida útil estimada dos equipamentos e peças, bem como manter contato constante com os operadores para verificar se as formas de uso recomendadas pelos fornecedores estão sendo seguidas. Isso é crítico em uma abordagem preventiva, pois permite prever com mais assertividade o momento ideal para uma intervenção da equipe de manutenção.

2. Também é importante verificar constantemente a conservação dos insumos, realizando inspeções durante a operação e em horários de inatividade de equipamentos programados. Assim, é possível manter os fornecedores preparados, e economizar muito tempo durante a manutenção.

3. Falando de fornecedores, embora possa parecer estranho, há uma conexão importante lá. Em caso de manutenção corretiva, a equipe de compras trabalha em uma emergência, para garantir que o produto ou peça sobressalente é reparado ou substituído o mais rapidamente possível para evitar mais perdas de produção. Nesses episódios, a comunicação entre os dois setores é crucial para determinar a escolha do fornecedor e realizar a manutenção!

4. Se o caso de um acidente, por exemplo, é necessário verificar as causas e extensão do dano, e qual setor deve se responsabilizar por ele. Assim, as funções de cada um ficam mais claras, evitando problemas. O que aconteceu foi devido ao mau uso do equipamento ou foi um defeito de fabricação? Será necessária uma mudança de fornecedor? Você precisará substituir toda a entrada, ou apenas peças de reposição?

5. Todas essas questões serão respondidas pela equipe de manutenção, e podem levar a mudanças no curso de ação da equipe de compras. Aqui temos mais uma evidência da tão necessária ação conjunta dos departamentos.

6. O pessoal de manutenção deve contatar a equipe de compras imediatamente se um dano é relatado por um operador, no caso de qualquer desvio do que é esperado do comportamento de um equipamento e em caso de suspeita de defeitos. Reuniões devem ser realizadas regularmente, para manter os dados compartilhados atualizados. A chave aqui é trabalhar com o maior nível possível de previsibilidade!

Como você pode ver, é essencial manter uma relação sinérgica entre equipe de compras e pessoal de manutenção. Os gerentes de cada área devem concentrar todos os esforços para garantir que a interação entre os setores ocorra da melhor maneira, e certamente os esforços serão recompensados: mais produtividade, maiores níveis de qualidade na produção, menos perdas e um ambiente mais seguro para toda a empresa!

Você conhece outras atividades em que essas duas equipes deveriam trabalhar juntas? Deixe-o nos comentários abaixo!

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