O contexto atual exige respostas mais rápidas das empresas e seus colaboradores perante desafios. A entrega atrasada de um material indireto, por exemplo, pode gerar uma série de problemas dentro da cadeia de operações, impactando a produtividade e o retorno financeiro.
Para tentar responder a estas demandas, a metodologia ágil passa a ser fundamental. Neste texto, falaremos sobre os principais conceitos do pensamento ágil e daremos algumas dicas sobre como implantá-lo no setor de compras.
O que é a mentalidade ágil?
Vivemos em um momento de muitas mudanças e há muitos casos para exemplificá-las. No campo da tecnologia, foram desenvolvidas extensas redes de comunicação que permitem a interação instantânea entre os indivíduos em diferentes partes do mundo. Na economia, vimos as cadeias de suprimentos tornarem-se globais, influenciando e mudando processos que envolvem uma série de atores (fornecedores, compradores, empresas de logística, entre outros).
Há muitos especialistas e acadêmicos que procuram conceituar o que vivemos no mundo moderno. Um exemplo é o termo VUCA, criado por militares dos EUA para definirem cenários e contextos de guerra, que passou a ser utilizado pelo mercado.
Resumidamente, VUCA é uma sigla em inglês composta pela primeira letra das seguintes palavras: Volatility (volatilidade), Uncertainty (incerteza), Complexity (complexidade) e Ambiguity (ambiguidade).
Mais recentemente, extrapolando e ampliando este conceito, foi também apresentado o termo MUVUCA, com a adição de dois novos elementos: – Meaningful (todas as ações passam a surgir com base em um propósito, resultado da busca por um sentido para a vida e o mundo) e Universal (preocupação com o impacto global do que fazemos).
Diante dessas marcantes características do mundo atual, torna-se necessária a criação de estratégias para conseguirmos administrá-las. É dentro deste contexto que a metodologia ágil surge: oriunda do setor de Tecnologia da Informação, ela procura reduzir a rigidez dos processos e procedimentos tradicionais das organizações, incentivando entregas menores e mais rápidas, revisões constantes e o trabalho colaborativo. Leia nosso artigo Agile Supply Chain para entender mais sobre isso.
Quais são os princípios ágeis?
Mesmo tendo surgido no ramo de TI, o conjunto de princípios e processos que compõem a metodologia ágil passou a ser utilizado por diferentes tipos de departamentos e organizações. Na área de compras, o pensamento é também incorporado como uma alternativa ao modelo tradicional de aquisições.
É importante ressaltar que a adoção do pensamento ágil não é uma tarefa fácil, exige mudanças organizacionais e a disposição dos colaboradores para a mudança. O uso desta metodologia também depende muito do contexto, mas há alguns tópicos que podem ser considerados centrais em todas as situações:
1- A satisfação do consumidor/cliente é o principal elemento: maior prioridade, com o foco nas entregas acontecendo corretamente e em tempo reduzido. Este cliente ou consumidor pode ser pensado dentro de muitos contextos: no caso de compra de materiais indiretos, por exemplo, refere-se à empresa que necessita de uma peça para dar prosseguimento à sua produção.
2- A mudança como oportunidade: essa maneira de lidar com desafios é sempre importante, independentemente do contexto em que a mudança ocorra, ajudando a aumentar as vantagens competitivas e a satisfação dos clientes atendidos. O foco agora é na solução de um problema e não no problema em si.
3- Velocidade e valor caminham juntos: em curtos períodos de tempo, devem ser feitas entregas de alto valor agregado, sendo ele tangível ou intangível. Esses entregáveis podem ser produtos ou serviços resultado de um processo ou projeto, que devem ser regularmente revisitados com atualizações. Aqui, o “valor” pode ser entendido como a visão (ou expectativa) do cliente quanto aos benefícios e sacrifícios em relação ao que é oferecido.
4- Colaboração superando o conflito: membros de um projeto devem desenvolver a mentalidade de time, a fim de garantir a transparência da comunicação e o comprometimento compartilhado para garantir o sucesso.
5- Poder às pessoas: os projetos são construídos e conduzidos por pessoas e times engajados. Isto é, devem receber as ferramentas e condições de trabalho necessárias para terem sucesso e concluírem as tarefas designadas. A Soluparts já entende e aplica esse conceito desde sua criação, refletindo-o em nosso propósito: Empowering Buyers (empoderamento dos compradores parceiros), máxima que reforça o foco da empresa na satisfação do cliente.
6- Foco no interpessoal: a comunicação face-a-face é a forma mais eficiente para o compartilhamento de informações entre times. Trabalhar as inteligências emocional e cultural da equipe pode ser muito relevante neste caso.
7- Valores e resultados demonstráveis devem orientar cada projeto: entregas que encontram ou excedem as expectativas em termos de precisão e valor (tangível e intangível) tornam-se referências úteis para iniciativas e projetos futuros.
8- Manter as atividades estáveis e sustentáveis: enquanto a entrega de valor é prioridade, processos devem ser desenvolvidos e otimizados pela perspectiva sustentável para garantir que todos sejam envolvidos de forma estável, sem surpresas que prejudiquem a tomada de decisão.
9- A melhoria contínua garante agilidade: os processos devem ser cada mais eficientes por meio de alterações regulares.
10- Simplicidade é um elemento essencial: maximizar os retornos utilizando o mínimo possível de recursos.
11- Times autoguiados são mais bem sucedidos: resultados melhores surgem de equipes ágeis que são capazes de se auto organizarem.
12- Sempre há espaço para aperfeiçoamentos: reavaliação de processos e realização de mudanças necessárias para trazer mais eficiência e eficácia são sempre bem-vindas.
Os doze princípios mostrados acima, baseiam o Manifesto Ágil, que por sua vez, é a base da mentalidade e todas as metodologias ágeis de todo o mundo. Esses princípios foram pensados e cunhados pela Aliança Ágil, uma organização global sem fins lucrativos comprometida em apoiar pessoas que exploram e aplicam os valores, princípios e práticas ágeis para tornar o desenvolvimento de soluções e projetos mais eficazes, humanas e sustentáveis.
Essa aliança foi criada por um grupo de 17 desenvolvedores que, em uma reunião em Utah, EUA, de 11 a 13 de fevereiro de 2001, elaboraram o Manifesto para o Desenvolvimento de Software Ágil. Leia mais sobre o Manifesto e seus princípios no site oficial da aliança.
O uso do pensamento ágil no setor de compras
Diferentemente dos modelos tradicionais, focado na redução de custos na maioria das vezes, o pensamento ágil em compras procura gerar valor ao dar suporte aos objetivos da organização e às necessidades do negócio. Considerando alguns aspectos cruciais do setor de aquisições, é possível levantar as principais diferenças entre as formas tradicional e ágil de compras:
Entregas:
Ao invés de planejamento e documentação fixas e extensas, com a metodologia ágil valoriza-se uma posição mais responsiva, objetiva e iterativa, atenta às reais necessidades do momento. Dessa forma, Identificar prioridades torna-se muito importante para os colaboradores de compras.
Contratos:
O foco deve ser em termos mais colaborativos, além de relacionamentos mais sólidos com fornecedores e foco no sucesso compartilhado (questionando a competitividade e a rigidez presentes em contratos de formatos tradicionais). Saiba mais sobre o tema.
Cadeias de suprimentos:
Iterativo e responsivo, em outras palavras, os fornecedores podem ser alterados após uma rodada de trabalho, conforme exigido por mudanças nas circunstâncias. Sobre este tema, veja o artigo que elaboramos especificamente sobre a aplicação da metodologia ágil no contexto das cadeias de suprimentos.
4 passos para tornar seu departamento de compras mais ágil, hoje mesmo
Veja abaixo algumas formas de tornar o seu processo de compras mais ágil:
1- Realização de reuniões diárias no começo do expediente: com a duração entre 15 e 30 minutos, estes encontros auxiliam no estabelecimento das tarefas do dia, incentivando a colaboração entre os membros da equipe para resolver possíveis problemas. Em muitas empresas, para incentivar a agilidade, propõe-se que os participantes permanecem de pé;
2- Aplicar a noção de sprints, que seriam pequenos projetos ou fragmentos de projetos, sequências de trabalhos iterativos (com a repetição de ações) a fim de ter uma noção mais compartimentada do todo, agilizando possíveis reavaliações e alterações no caminho da aquisição;
3- Definição de prioridades: diante de mudanças frequentes dentro da companhia, estabelecer prioridades e revê-las regularmente ajuda a agilizar o processo de compra;
4- Utilização de softwares que ajudem na gestão ágil: a tecnologia pode auxiliar a centralizar os dados referentes a uma compra, além de facilitar a comunicação e alinhamento entre equipes dispersas. Há uma série de programas voltados para a aplicação da metodologia ágil nas empresas.
Conclusão
Neste artigo, mostramos com a metodologia ágil pode ajudar muito a otimizar os projetos e processos dos departamentos de compras. Mesmo tendo sido originada para atender demandas de desenvolvimento de softwares, muitas áreas empresariais têm adotado essas diretrizes, resultando em mais eficácia e eficiência. Responder com agilidade às mudanças do mercado se tornou um diferencial competitivo.
O departamento de compras tem muito o que aprender com as metodologias ágeis, mas para isso, é preciso ter a certeza de que sua cultura organizacional e profissionais da área são flexíveis e resilientes. Para te ajudar a otimizar seu departamento de compras, sugerimos as seguintes leituras:
Solucionando os 5 principais problemas do departamento de compras
4 maneiras de melhorar o gerenciamento de compras de materiais indiretos
Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras
O papel da Strategic Force em Compras 4.0
Outra maneira de agilizar as atividades do seu departamento de compras, é contar com uma empresa especializada na procura de peças de reposição (MRO) de mais de 15000 marcas em qualquer lugar do mundo, como a Soluparts.
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