El proceso de compra de materiales indirectos, que permite la existencia continua de negocios, es esencial para el funcionamiento de una organización y requiere una gestión adecuada para evitar pérdidas, esto debido a que la falta de estos materiales podría significar interrupciones en la producción y retrasos en los proyectos.
En este artículo, abordaremos los desafíos a superar para una buena gestión de las compras indirectas de material.
Compras indirectas de material: desafíos
El estudio NelsonHall, titulado Mejorando y redefiniendo el papel de la adquisición indirecta, encontró que solo el 47% de los ejecutivos de compras encuestados mostraron un alto nivel de satisfacción con las compras indirectas de materiales en sus empresas, y ese porcentaje cayó al 45% cuando se analizó la capacidad de gestión del equipo de adquisición indirecta.
Según la encuesta, los principales desafíos que contribuyen a estos números son:
1- Fuerte demanda de reducción de costos
A menudo visto como un área de gastos, el sector de compras está constantemente encargado de reducir los gastos de la organización, lo que debe lograrse sin representar una pérdida de productividad para la empresa.
2- Dificultad en la gestión de proveedores
Esta etapa del proceso de compra se considera una de las más complejas, involucrando una investigación continua, negociaciones que a menudo son complejas y como consecuencia, consumen mucha rutina en el sector de adquisiciones.
3- falta de especialización
Es muy complejo desarrollar un equipo de compras de material indirecto que se especialice en comprar productos tan variados y solicitados con poca frecuencia. Y esta falta de conocimiento puede conducir a problemas como la compra incorrecta de materiales o una negociación inadecuada.
Mejorando la gestión de compras indirectas
Aunque hay obstáculos que superar, como ya se señaló en el Departamento de Adquisiciones 4.0: desafíos y tendencias, es necesario verlos como una motivación para mejorar el trabajo y la gestión de compras indirectas.
A continuación, enumeramos algunas sugerencias para mejorar la forma de gestionar la adquisición de materiales indirectos.
1- Asociarse con otros sectores de la empresa
Es necesario acercarse a otros sectores, ganando su confianza basándose en la comprensión de sus principales necesidades: ¿qué están tratando de lograr, cuáles son los desafíos que enfrentan en su rutina y cómo influyen y colaboran las adquisiciones a este respecto?
Invertir tiempo y esfuerzo para realmente escuchar y entregar lo que necesitan conducirá a la percepción de que comprar materiales indirectos es una operación esencial para que todos los sectores de la organización logren buenos resultados.
También es esencial colaborar en la capacitación del equipo de adquisiciones, con capacitación y otros recursos que ofrecen herramientas para mejorar el desempeño de todos los empleados.
2- Usar tecnología apropiada para identificar y consolidar gastos
El uso de una herramienta tecnológica integral para rastrear, identificar y clasificar los costos de la compra de materiales indirectos le dará al gerente de compras la capacidad de agregar las necesidades de todos los sectores en menos pedidos y como consecuencia, obtener beneficios tales como descuentos por volumen y Contratos más favorables.
Para identificar el nivel de madurez digital y las tecnologías más utilizadas en el sector de compras, acceda a los artículos El sector de compras en la Industria 4.0 y 4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial.
3- Control de inventario de manera efectiva
La demanda de materiales indirectos puede ocurrir debido a circunstancias imprevistas. Pero generalmente se deriva de la planificación del mantenimiento predictivo y la vida útil de los equipos y piezas.
Por lo tanto, el control de existencias requiere información técnica sobre el estado del equipo, así como estadísticas que puedan proyectar la necesidad de compras indirectas de material en el futuro. Siempre basado en datos históricos, el nivel de criticidad de la operación y la dificultad de adquirir los artículos.
Para eso, puede usar software de gestión de inventario, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre otras opciones que ya cubrimos en un artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente: ¡vale la pena leer para obtener más detalles!
4. Proveedores: esenciales para la buena gestión de las compras indirectas de material
Una relación sana con los proveedores es esencial para mejorar la gestión de las compras de materiales indirectos, lo que requiere una comunicación constante y análisis que van más allá de los precios y plazos, pasando por la verificación de los riesgos que la empresa proveedora puede ofrecer o los requisitos de responsabilidad legal y social y ambiental, entre otros factores.
Este monitoreo le permitirá tener una visión clara de las condiciones actuales y el lugar que ocupan los proveedores en el mercado para garantizar siempre el mejor trato posible y además, identificar puntos de mejora continua.
Tener especialistas en la búsqueda de los mejores proveedores en el mercado internacional, ofrece muchos beneficios, como la optimización del proceso de compra y la reducción de costos. Además, una empresa especializada en la compra de materiales indirectos también permite a los gerentes optimizar su tiempo, centrándose en funciones más estratégicas.
Soluparts, con oficinas en Alemania, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong y Portugal, se mantiene en contacto con los principales proveedores del mundo. El cliente solo necesita enviar las especificaciones del material (fabricante y part number) y nosotros buscamos las mejores condiciones del mercado, enviando una cotización consolidada para optimizar su tiempo.
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