La buena gestión y el crecimiento de una empresa están estrechamente vinculados a la planificación presupuestaria del departamento de compras; después de todo, la rentabilidad depende de esta área y de las actividades relacionadas con ella, como la logística y el transporte.
De ahí la importancia de que los profesionales de compras actúen no solo en el proceso de adquisición, sino también en la discusión sobre este tema.
Es con base en el presupuesto que podemos definir la estrategia de compra, decidiendo, por ejemplo, cuándo es el mejor momento para una compra, según lo establecido, evitando gastos más allá de lo esperado, o si se están comprando materiales con valores por encima del promedio.
Administración integrada
La garantía de transparencia entre las áreas de la empresa es otro factor importante que brinda el presupuesto, ya que todos están al tanto de lo que se invirtió o se invertirá en material, evitando gastos extra e inconvenientes.
Con un buen presupuesto, la gestión se vuelve más efectiva, permitiendo una asignación de recursos más adecuada y brindando seguridad para la toma de decisiones, ya que se incentiva el debate.
Cómo hacer un presupuesto para el área de compras
Con todas estas ventajas, el presupuesto es fundamental a corto, medio y largo plazo, especialmente cuando se busca la reducción de costes.
El proceso de definición de gastos para el próximo período requiere el compromiso total de las áreas involucradas durante todo el proceso, de manera que el presupuesto se cumpla de una manera que no genere costos adicionales, sino ahorros para la empresa.
Algunos pasos son esenciales para construir un presupuesto con alta credibilidad:
1. Identifique los materiales que necesita:
El primer paso del departamento de compras es hacer una predicción de lo que la empresa necesitará adquirir el próximo año. Haga una lista de lo que debe presupuestarse, agregando también cuánto está dispuesto a pagar el departamento por ese material o servicio.
Para ello, es posible analizar las compras del año anterior y la cantidad y variedad de piezas en stock. Con la ayuda de algoritmos predictivos, intente hacer un estudio sobre qué piezas podrían repararse en lugar de cambiarse y calcular los costos que podrían ahorrarse en este proceso.
También tenga en cuenta el monto pagado por cada pieza y considere un posible aumento de valor en esa misma compra para el año siguiente. No incluya en este cálculo las partes que forman parte de los contratos de precio fijo que se mantendrán durante el próximo año.
De esta forma, la gestión de compras se realiza de forma más eficaz, ayudando a tomar decisiones sobre si cerrar o no un contrato con proveedores.
Consejo: puede ayudar a comprender el presupuesto dividir los materiales en categorías.
2. Opciones de búsqueda de proveedores
A partir del análisis de lo que necesita comprar, llega el momento de buscar dónde conseguir dichos materiales. Considere proveedores que, además del buen precio, tengan buena reputación, buena relación con los clientes y tiempos de entrega favorables.
Asegúrate de buscar proveedores en el exterior, pueden presentar precios mucho más bajos en relación con los proveedores nacionales, principalmente con estrategias de consolidación de carga y una planificación que te permita comprar las piezas con anticipación.
Este es un paso que requiere mucha atención y también voluntad para negociar. Intente establecer mejores condiciones de pago, minimizar precios y obtener condiciones más ventajosas. Recuerde que la firma del contrato no es la etapa final, es necesario monitorear de cerca el desempeño del proveedor para asegurarse de que se están cumpliendo las cláusulas acordadas y evaluar la posibilidad de un contrato futuro.
3. Alinear todo con el área de finanzas
Todas las partes del proceso de adquisición deben conocer y alinearse con el presupuesto, especialmente el área financiera que realizará los pagos a lo largo del año.
La mayoría de las empresas siguen un proceso de gestión tradicional, monitoreando todos los pasos de una adquisición, desde el inicio del proceso de compra hasta su entrega. Sin embargo, el sector financiero puede tener alguna dificultad para realizar este seguimiento, generando incertidumbres con relación a las cifras reportadas por la adquisición e incluso atrasos en los pagos. Para que esto no suceda, es importante realizar un presupuesto previo detallado.
4. Sea realista
Debe incorporar la disponibilidad de su presupuesto en el proceso de solicitud de compra. El comprador debe saber cuánto del presupuesto está disponible para un artículo determinado, lo que acelera el ciclo de compra. Por tanto, asegúrate de que tus compras estén dentro de los parámetros establecidos.
5. Tener la tecnología como aliada
El uso de herramientas como el software proporciona un mayor control de los datos, así como del gasto, ya que es posible tener una visión general de los datos de forma rápida y práctica.
El presupuesto debe ser monitoreado de manera regular y centralizada, preferiblemente en una única base de datos, disponible para los diferentes sectores de la empresa. El área de compras debe actuar en conjunto con finanzas y el proveedor, estando siempre en contacto para asegurar que todo lo acordado se haga a tiempo y con el valor correcto, haciendo que la tecnología sea imprescindible.
Conclusión
Como vemos, el presupuesto es uno de los aspectos más importantes de una organización, y el rol del área de compras es fundamental para su cumplimiento. Es durante la planificación de compras que la empresa garantiza la continuidad de la oferta de sus productos o servicios en el mercado.
El control presupuestario permite a las empresas comparar el desempeño real con los objetivos establecidos durante la fase de planificación, lo que les permite optimizar cada vez más sus operaciones.
Al mismo tiempo, también puede encender la luz roja cuando las finanzas están fuera de control y el gasto excesivo afecta al departamento, lo que puede suceder en tiempos de recesión, lo que requiere resiliencia en su cadena de suministro.
Los mayores factores para reducir el gasto presupuestario están vinculados no solo a la tecnología, sino principalmente a la colaboración de las áreas que participan en este proceso, por lo que es fundamental que las compras, las finanzas y la gestión estén alineadas.
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