La inteligencia de negocios (Business Intelligence) es el proceso de recolección, organización, análisis y seguimiento de los datos y la información relacionada con un negocio o departamento.
Estos datos se convierten en información aplicable para facilitar la toma de decisiones y ayudar a las empresas a resolver problemas, basándose en información precisa y actualizada en tiempo real.
Para ayudar a gestionar la rutina de manera eficiente y óptima, Business Intelligence en el departamento de compras 4.0 es muy importante para proporcionar la base necesaria para:
- Ver posibles fallas en los procesos del departamento de compras;
- Mejorar estrategias sectoriales;
- Optimizar negociaciones.
Dejando a un lado las “coyunturas/Achismo”, es más fácil reducir la distancia para alcanzar las metas y objetivos del sector y de la empresa.
Información importante para un sector de compras efectivo
Se sabe que el volumen de datos e información relacionados con una empresa y con cada uno de sus sectores es muy grande. Es necesario filtrarlos, prestando atención a los principales indicadores, los que más impactan los resultados del sector.
Para Business Intelligence en el departamento de compras, a continuación enumeramos los indicadores más relevantes.
1) Plazo de entrega
El tiempo de entrega es uno de los indicadores más importantes en el departamento de compras. Mide el intervalo de tiempo entre una solicitud de compra y su cumplimiento. Implica la creación de una orden de compra, cotizaciones y elección del proveedor, tiempo de entrega, recibo y check-in para cada artículo.
Vale la pena mencionar que el tiempo de entrega es esencial en el cronograma de compra. Pensar en ello es esencial para evitar que la empresa se quede fuera de stock.
La reducción en el tiempo de entrega se puede lograr mapeando todo el camino que toma el pedido hasta llegar al proveedor, promoviendo mejoras, incluido el uso de tecnologías apropiadas.
2) Payment terms (Condiciones de pago)
El plazo promedio de pago es el indicador que, como su nombre lo indica, mide el plazo promedio de pago a los proveedores. La función de estos datos es colaborar para un control eficiente del flujo de caja del negocio.
3) Costo por pedido
Dentro de Business Intelligence en el departamento de compras, también es importante conocer el indicador denominado “costo por pedido”. Es común que el departamento de compras negocie mejores precios y buenas condiciones de pago con sus proveedores al realizar pedidos de mayor volumen.
Algunas estrategias en este sentido, que ayudan a mejorar la eficiencia en el departamento de compras, son:
- Realizar pedidos para un proveedor determinado en un solo día del mes;
- Procure adquirir tantos productos como sea posible del mismo proveedor;
- Analice si vale la pena aumentar la cantidad de artículos por pedido para obtener un mejor precio, por supuesto, si esto es positivo para las necesidades del stock;
- Cuente con la colaboración de una empresa especializada en la compra de materiales indirectos que pueden unificar pedidos de diferentes fabricantes y procedentes de diferentes continentes.
4) Rendimiento de proveedores
El desempeño de los proveedores es el indicador que mide con precisión su eficiencia en varios aspectos, entre ellos:
- Disponibilidad y calidad de productos;
- Precios y condiciones de pago;
- Plazos de entrega;
- Calidad de servicio en pre y post venta;
- Compromiso de cumplir lo acordado.
Aquí, lo mejor que puede hacer es llevar a cabo un análisis periódico y un monitoreo constante del desempeño de cada proveedor, observando todos los problemas mencionados anteriormente (entre otros, como la responsabilidad social y ambiental) [vincular las compras sostenibles]. Esto ayuda a mantener asociaciones con los mejores proveedores.
5) Evolución de precios
Medir la evolución de los precios de los productos adquiridos por el departamento de compras de la empresa significa comparar los valores anteriores con los actuales practicados por los proveedores (si existe tal variación).
El propósito de este indicador dentro de Business Intelligence es analizar las fluctuaciones en esta dirección y verificar si están justificadas, así como si hay períodos de compra que brinden mayores ventajas financieras para el negocio.
6) Saving en compras (ahorros realizados)
El ahorro en compras es el indicador que representa los ahorros realizados en la adquisición de un material, que se crea para determinar las ganancias con el comercio de compras.
Además de los valores, también debe considerarse la variable tiempo y condiciones de pago. Como ejemplo, podemos pensar en interrumpir la producción debido a la falta de una pieza no solicitada por la fábrica con antelación.
¿Cuál es la pérdida diaria de la compañía por este cierre? ¿Cuánto se ahorrará si el departamento de compras recibe una entrega urgente que finaliza la interrupción? Estos números deben contarse en el indicador que muestra la reducción de costos proporcionada por la acción del sector de compras: en los costos, lea nuestro artículo sobre cómo equilibrar mejor las finanzas de la organización, sabiendo elegir entre Opex y Capex.
Poniendo en práctica el BI
El experto en compras Gerard Chick dice que el uso de BI permitirá que “los profesionales de adquisiciones trabajen de manera proactiva, adelantándose al juego”. Sin embargo, para obtener una ventaja competitiva no es suficiente tener información actualizada a la mano, es necesario condensarla y saber como analizarla para que pueda ser útil en el momento de la decisión.
Y aquí es donde entra BI, evitando el ensayo y error y la pérdida de tiempo y dinero, dos desafíos que las compras deben enfrentar continuamente.
En la práctica, Business Intelligence en el departamento de compras debe seguir los siguientes pasos:
A- Recolección de datos y organización
En esta etapa, se deben definir los objetivos y se deben seleccionar los indicadores que servirán de base para el procesamiento de la información. Posteriormente, todos los datos deben registrarse en la base de datos de manera organizada, para facilitar las búsquedas posteriores. Una forma de hacerlo es ordenar estos datos en diferentes grupos de información: tipo de material, cantidad, precio, proveedores, etc.
Un factor importante a tener en cuenta es la elección de la herramienta adecuada para la recopilación de datos: además de las desarrolladas para registrar información específica del sector de compras, existen soluciones destinadas a monitorear las redes sociales, los sitios web y las noticias, por ejemplo.
Dependiendo de las necesidades del negocio, puede ser necesaria una serie de plataformas disponibles en el mercado, por lo que contar con el apoyo de profesionales experimentados que conozcan las tecnologías existentes y las características de la empresa es la forma más adecuada de tomar la decisión ideal.
B- Análisis de datos
Después de alimentar la base de datos, es necesario interpretar la información, definir métricas y desarrollar paneles para facilitar la visualización de datos: esta es una de las habilidades que el profesional de compras necesita dominar hoy para tener éxito en esta tarea.
El uso de soluciones tecnológicas específicas para BI es esencial en esta etapa, ya que están programadas para proporcionar informes basados en métricas definidas por los usuarios: rendimiento del proveedor, precio, plazo, etc.
Microsoft Power BI, IBM Cognos Analytics, SAS Business Intelligence, SAP Business Objects y Domo son algunos ejemplos de plataformas de BI. Al elegir uno de ellos, debe analizar las demandas de su empresa y la cantidad disponible para esta inversión.
¡Disfrute y compruebe aquí cuáles son los 10 softwares que facilitan la rutina del sector de adquisición!
C- Compartir datos
Después de obtener la información, los informes extraídos del software de BI deben compartirse con todos los interesados, colaborando para tomar decisiones más ágiles y asertivas. El desarrollo de la estrategia de Business Intelligence también debe ser monitoreada, adaptándola a cualquier cambio que haya ocurrido en el sector de compras.
Business Intelligence en el departamento de compras ayuda a rastrear el desempeño del proveedor
Aplicar Business Intelligence al sector de compras significa dejar la oscuridad y trabajar a la luz de los hechos, proporcionando elementos concretos para uno de los pasos más complejos: analizar el desempeño de los proveedores.
Es un proceso en el que la falta de información concreta puede interferir directamente con los resultados de la empresa. Pero, BI ayuda con una mayor transparencia, debido a las facilidades que ofrece.
- Análisis y mejora de las asociaciones: el comprador necesita productos de calidad, entregados a tiempo y BI proporciona datos en tiempo real para que la evaluación se realice de manera correcta y rápida;
- Monitoreo del desempeño del proveedor: Business Intelligence permite obtener información que colaborará para que el proveedor sepa dónde puede mejorar sus servicios y así convertirse en socio;
- Aumente la transparencia en el proceso de compra: BI organiza todos los datos que involucran cada transacción de compra, ofreciendo comparaciones entre proveedores en cada indicador definido, generando transparencia en el proceso de compra dentro de la empresa y con los proveedores.
Sin información concreta, las decisiones de compra a menudo siguen el feeling. Sin embargo, las herramientas amplían la evaluación de los proveedores, ¡no solo relacionadas con el precio más bajo, sino que también incluyen otras métricas significativas como la calidad y la entrega puntual!
En cuanto a la mejora en el proceso de compra, sugerimos leer los artículos:
Strategic Sourcing: mejora del proceso de compra
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La inteligencia de negocios ofrece una mayor eficiencia del proceso de compra. Eficiencia que también se puede obtener al contar con el apoyo de una empresa especializada en el suministro de repuestos, como Soluparts.
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