Coletar, organizar, analisar e monitorar dados e informações é essencial para otimizar a atuação do departamento de compras das empresas. Descubra os detalhes!

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Business Intelligence: qual sua aplicação no departamento de compras?

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Business Intelligence (BI) é o processo de coleta, organização, análise e monitoramento de dados e informações relacionadas a um negócio ou departamento.

Esses dados são convertidos em informações aplicáveis para facilitar a tomada de decisões e ajudar as empresas a resolverem problemas – com base em informações precisas e atualizadas em tempo real.

Ajudando a gerenciar a rotina, de forma eficiente e otimizada, o Business Intelligence no departamento de compras 4.0 é muito importante por oferecer o embasamento necessário para:

  • Enxergar possíveis falhas nos processos do departamentos de compras;
  • Melhorar as estratégias do setor;
  • Otimizar negociações.

Deixando o “achismo” de lado, fica mais fácil reduzir a distância para atingir as metas e objetivos do setor e da empresa. Acompanhe no próximo tópico as informações importantes que o setor de compras pode obter com BI.

Informações importantes para um setor compras eficaz

Sabe-se que o volume de dados e informações relacionados a um empreendimento e a cada um de seus setores é muito grande. É preciso filtrá-las, atentando-se aos indicadores principais, aqueles que mais impactam nos resultados do setor.

Para o Business Intelligence no departamento de compras listamos os indicadores mais relevantes a seguir.

1) Lead time (tempo de espera)

O lead time está entre os indicadores mais importantes dentro do departamento de compras. Ele mede o intervalo de tempo entre uma solicitação de compra e o seu atendimento. Ele envolve a criação de um pedido de compra, cotações e escolha do fornecedor, prazo de entrega, recebimento e registro de entrada de cada item.

Vale salientar que o lead time é fundamental na programação das compras. Pensar nele é essencial para evitar que a empresa fique com o estoque desabastecido.

A redução do lead time pode ser conseguida com o mapeamento de todo caminho que o pedido percorre até chegar ao fornecedor, promovendo melhorias, inclusive com o uso de tecnologias adequadas.

2) Payment terms (prazo médio de pagamento)

O prazo médio de pagamento é o indicador que, como o próprio nome diz, mede o prazo médio de pagamento aos fornecedores. A função desse dado é colaborar para um eficiente controle do fluxo de caixa do negócio.

3) Custo por pedido

Dentro do Business Intelligence no departamento de compras, também é importante estar atento ao indicador nomeado de “custo por pedido”. É comum o departamento de compras negociar melhores preços e bons prazos de pagamento com seus fornecedores quando realizam pedidos em maior volume.

Algumas estratégias nesse sentido, que ajudam a melhorar a eficiência no departamento de compras, são:

  • Efetuar os pedidos para determinado fornecedor em um único dia do mês;
  • Buscar adquirir o máximo possível de produtos de um mesmo fornecedor;
  • Analisar se vale a pena aumentar a quantidade de itens por pedido para conseguir um melhor preço — claro, se isso for positivo para as necessidades de estoque;
  • Contar com a colaboração de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos que possa unificar pedidos de diferentes fabricantes e procedentes de continentes distintos. 

4) Performance dos fornecedores

A performance dos fornecedores é o indicador que mede, justamente, a eficiência deles em diversos quesitos – entre eles:

  • Disponibilidade e qualidade dos produtos;
  • Preços e condições de pagamento;
  • Prazos de entrega;
  • Qualidade de atendimento no pré e pós-venda;
  • Comprometimento em cumprir o que foi combinado.

Aqui, o mais indicado é que se faça uma análise periódica e o monitoramento constante da performance de cada fornecedor, observando todos os quesitos citados acima (dentre outros, como responsabilidade social e ambiental). Isso ajuda a manter parcerias com os melhores fornecedores.

5) Evolução do preço 

Medir a evolução do preço dos produtos adquiridos pelo departamento de compras da empresa significa comparar os valores anteriores com os atuais praticados pelos fornecedores (caso haja essa variação).

A intenção desse indicador dentro do Business Intelligence é analisar as oscilações nesse sentido e verificar se elas são justificadas — bem como, se existe algum período de compra que proporciona maiores vantagens financeiras para o negócio.

6) Saving em compras (economia feita)

O saving em compras é o indicador que representa a economia feita na aquisição de um material, sendo criado para apurar ganhos com negociação em compras.

Além dos valores, a variável de tempo e prazos de pagamento também precisa ser considerada. Como exemplo, podemos pensar na interrupção de produção por conta da falta de uma peça não solicitada pela fábrica com a antecedência necessária.

Qual o prejuízo diário da empresa com essa paralisação? Quanto será economizado se o departamento de compras conseguir uma entrega urgente que acabe com a interrupção? Esses números devem ser contabilizados no indicador que mostra a redução de custos proporcionada pela ação do setor de compras – sobre custos, leia nosso artigo sobre como equilibrar melhor as finanças organizacionais, sabendo escolher entre Opex e Capex.

Colocando o BI em prática

O especialista em compras, Gerard Chick afirma que o uso de BI permitirá que “os profissionais de aquisição trabalhem de modo proativo, ficando à frente do jogo”. Mas, para obter vantagem competitiva não basta ter informações atualizadas em mãos, é preciso condensá-las e saber analisá-las para que possa ser útil no momento de decisão.

E é aqui que entra o BI, evitando uma atuação pautada em tentativas e erros e o desperdício de tempo e de dinheiro – dois desafios que compras precisa enfrentar continuamente.

Na prática, o Business Intelligence no departamento de compras deve seguir as etapas que seguem:

A- Coleta e organização de dados

Nesta etapa, devem ser definidos os objetivos e selecionados os indicadores que servirão de base para o processamento das informações. Depois, todos os dados precisam ser registrados no banco de dados de maneira organizada, para facilitar as buscas posteriores. Uma maneira de fazer isso é ordenando esses dados em diferentes grupos de informação: tipo de material, quantidade, preço, fornecedores, etc.

Um fator importante a ser observado é a escolha da ferramenta certa para coleta de dados – além daquelas desenvolvidas para registrar informações específicas do setor de compras, existem soluções voltadas a monitorar redes sociais, sites e notícias, por exemplo.

Dependendo das necessidades do negócio pode ser necessário uma série de plataformas disponíveis no mercado, por isso, contar com apoio de profissionais experientes que conheçam as tecnologias existentes e as características da empresa é a forma mais adequada de fazer a escolha ideal.

B- Análise de dados

Depois de alimentar o banco de dados, é preciso interpretar informações, definindo métricas e elaborando dashboards para facilitar a visualização dos dados – eis uma das habilidades que o profissional de compras precisa dominar nos dias atuais para ser bem sucedido nessa tarefa.

O uso de soluções tecnológicas específicas para BI é essencial nesta etapa, uma vez que são programadas para fornecer relatórios pautados nas métricas definidas pelos usuários – desempenho de fornecedor, preço, prazo, etc.

Microsoft Power BIIBM Cognos AnalyticsSAS Business IntelligenceSAP Business Objects e Domo são alguns exemplos de plataformas de BI. Na hora de escolher uma delas, você precisa analisar as demandas da sua empresa e a verba disponível para esse investimento.

Aproveite e confira aqui quais são os 10 softwares que facilitam a rotina do setor de aquisições!

C- Compartilhamento de dados

Após obtenção das informações, os relatórios extraídos do software de BI devem ser compartilhados com todos os interessados, colaborando para decisões mais ágeis e assertivas. Também deve-se monitorar o desenvolvimento da estratégia de Business Intelligence, adequando-a à eventuais mudanças ocorridas na empresa/setor de aquisição.

Business Intelligence no departamento de compras ajuda a acompanhar desempenho de fornecedores

Aplicar o Business Intelligence ao setor de compras, significa sair do escuro e trabalhar à luz de fatos, fornecendo elementos concretos para uma das etapas mais complexas: analisar o desempenho dos fornecedores.

Trata-se de um processo no qual a falta de informações concretas pode interferir diretamente nos resultados da empresa. Mas o BI ajuda em uma maior transparência, em função das facilidades que oferece.

  • Análise e aperfeiçoamento de parcerias: o comprador precisa de produtos de qualidade, entregues dentro do prazo estipulado e o BI oferece dados em tempo real para que a avaliação seja efetuada de modo correto e rápido;
  • Monitoramento do desempenho do fornecedor: O Business Intelligence  permite insights que vão colaborar para que o fornecedor saiba onde pode melhorar os seus serviços e assim, tornar-se um parceiro;
  • Aumentar a transparência no processo de compras: o BI organiza todos os dados que envolvem cada transação de compras, oferecendo comparações entre os fornecedores em cada indicador definido, gerando transparência ao processo de compras dentro da própria empresa e com os fornecedores.

Sem informações concretas, as tomadas de decisões em compras, muitas vezes, seguem o feeling. As ferramentas, no entanto, expandem a avaliação de fornecedores – não apenas relacionadas ao menor preço, mas também envolvendo outras métricas significativas como qualidade e entrega pontual!

Sobre o aprimoramento no processo de compras, sugerimos a leitura dos artigos:

Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras
O papel da Strategic Force em Compras 4.0

O Business Intelligence oferece maior eficiência do processo de compras. Eficiência que também pode ser obtida ao contar com o apoio de uma empresa especializada no fornecimento de spare parts, como a Soluparts.

Somos uma companhia global, com escritórios tanto no Brasil, quanto na Alemanha, em Portugal, em Hong Kong e nos Estados Unidos. Facilitamos todo o processo de aquisição de materiais indiretos da sua empresa, pois temos acesso a milhares de produtos e fornecedores do mundo todo.

Para entender melhor como a Soluparts  pode contribuir com o departamento de compras de sua empresa, entre em contato com a nossa equipe!

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