Cómo gestionar a sus proveedores

Desde la selección hasta la relación, una visión integral de este rol estratégico para el profesional de adquisiciones.

 

Cómo monitorear el desempeño de sus proveedores

Beneficios de cumplimiento en el departamento de compras

Las ventajas de la adquisición sostenible y cómo aplicar este concepto

4 pasos para mejorar su relación con sus proveedores

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Cómo monitorear el desempeño de sus proveedores

Contratar a un proveedor implica varios pasos. La primera es una encuesta, en la que se evalúan todas las opciones de los proveedores, seguida de la elaboración y firma de un contrato.

En el contrato se establecen todas las condiciones para la prestación del servicio o compra: precios y condiciones de pago, plazos y condiciones de entrega y otros detalles, todo se pacta en el contrato entre empresa y proveedor.

Sin embargo, además del contrato, es esencial hacer un seguimiento del desempeño de los proveedores en todas las etapas en las que participan. Este monitoreo ni siempre se lleva a cabo, principalmente porque los gerentes no conocen el camino correcto o lo que deben acompañar. La calidad de los productos en las entregas, los retrasos y problemas e incluso la pro actividad del proveedor son puntos que se pueden medir y evaluar, por ejemplo.

Revisa algunos de los criterios que necesitas seguir para monitorear el desempeño de los proveedores y cual es la mejor manera de evaluar cada uno de ellos:

 

Calidad

Es de suma importancia establecer y mantener estándares de calidad alineados entre su empresa y cada uno de los proveedores. Para ello, es esencial controlar la calidad de los servicios prestados. Después de todo, si este monitoreo no se lleva a cabo, el proveedor no puede saber si los estándares de calidad están alineados, si la empresa está satisfecha y si existe la posibilidad de que se interrumpan las relaciones comerciales.

Un criterio de calidad muy importante a tenerse en cuenta es la cantidad de productos que se rechazan por entrega. Este índice se refiere a la preocupación del proveedor por garantizar que las entregas se realicen de acuerdo con la solicitud del cliente.

Para este criterio, las empresas suelen medir en PPM, partes por millón, escalando cuántos PPM fueron entregados dañados o rechazados. La empresa debe establecer un estándar aceptable de problemas de calidad para cada tipo de entrega, y utilizar este estándar para evaluar el desempeño de cada proveedor.

Además de la vigilancia, es importante que esas normas se queden claras al momento de contratación de los proveedores. Por lo tanto, el proveedor que no respete las normas de calidad de la empresa debe ser penalizado e incluso excluido de la lista de proveedores de servicios, dependiendo de la magnitud de la situación.

 

Performance

Otro conjunto de criterios que deben presentarse son los relacionados con el cumplimiento de las entregas. Cuando usted cierra un contrato, contiene las fechas en las que los productos deben ser entregados o los servicios prestados, y esta fecha debe ser cumplida estrictamente.

Mientras tanto, las empresas se comprometen a una “desviación estándar” de las fechas de entrega, aproximadamente 1 día antes y 1 día después de la fecha fijada previamente. Esta desviación existe para prever incidencias en la entrega, y también se establece un margen de error para las mercancías no entregadas, alrededor de un 10% del total del pedido.

Por supuesto, el escenario ideal sería la entrega en la fecha acordada, en la cantidad correcta y sin daños o piezas rechazadas. En el caso de los servicios, el ideal sería que se prestaran dentro del plazo contratado, sin necesidad de contratar servicios no previstos.

Sin embargo, pueden ocurrir accidentes y todo tipo de eventos, y por lo tanto, establecer una desviación aceptable es una mejor manera de monitorear el desempeño de sus proveedores. Por lo tanto, mantenga un estricto control sobre el respeto de las fechas y los resultados, salvaguardando al mismo tiempo un rango aceptable de errores, y asigne puntuaciones a cada proveedor en esos aspectos.

En una escala de 0 a 10, por ejemplo, un proveedor solo obtiene una nota de 10 si sus entregas se ajustan perfectamente a las tres necesidades: termos, condición y cantidad apropiada.

 

Otro criterio de evaluación

También es posible evaluar el desempeño de los proveedores por medio de su posición en algunas frentes de negociación. Evalúa si el proveedor está dispuesto a reducir costos en función de sus ofertas y a flexibilizar las condiciones de pago. Esto demuestra el deseo del proveedor en mantener una relación duradera con su empresa.

Otra opción posible es evaluar la transparencia del proveedor, en el sentido de proporcionar información previa de contacto con el cliente, con la que se pueden buscar referencias, así como datos como la participación de la empresa en juicios laborales y otros cargos, por ejemplo. Eso dice de la idoneidad de la empresa, y su organización solo tiene a ganar haciendo un trabajo completo de comprobación de los proveedores a los que se une.

Análisis del rendimiento de los proveedores

Después de evaluar el desempeño de los proveedores, asignar notas y hacer las observaciones necesarias, es importante analizar estos datos. Para los proveedores que prestan el mismo tipo de servicio, es interesante hacer una comparación entre las notas y las observaciones, y así decidir sobre la permanencia de ambas o dar preferencia a una de ellas.

Para todos los proveedores, es importante evaluar la viabilidad de mantenerlos dentro de la empresa. Si un proveedor no cumple con los estándares de la compañía, vale la pena programar una reunión y revisar los términos de esa asociación, e incluso considerar la posibilidad de cancelar el contrato.

La retroalimentación constante es la mejor manera de transmitir estas evaluaciones a los proveedores, permitiéndoles mejorar sus procesos internos y vigilar la relación con su empresa. Así, es posible evitar situaciones extremas de insatisfacción entre las partes.

Estas evaluaciones son también una excelente manera de analizar el funcionamiento de los procesos involucrados en la gestión de los suministros de su empresa y de encontrar puntos problemáticos. De esta manera, la empresa gana no solo manteniendo los mejores proveedores contratados, sino también probando y optimizando constantemente los procesos y métodos de gestión.

¿Cómo controla el rendimiento de los proveedores en su empresa? Además de mantener archivos con estos datos catalogados, también es posible utilizar sistemas automatizados e incluso hojas de trabajo conjuntas para agrupar los datos y analizar el rendimiento de cada proveedor.

Esperamos que haya aprendido un poco más sobre la importancia y las diferentes formas de medir el rendimiento de los proveedores que contrata. Comparta este artículo y ayude a más colegas a mejorar su relación con los proveedores!

 

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Beneficios de cumplimiento en el departamento de compras

El concepto de Cumplimiento, ya conocido en el escenario empresarial, tiene por objeto adaptar las empresas a las normas jurídicas y éticas que garantizan valores como la transparencia en las relaciones y procedimientos comerciales. También es muy eficaz para detectar y tratar posibles fraudes, desviaciones o no conformidades que puedan ocurrir en la empresa.

¿Pero qué hay del cumplimiento en el departamento de compras? ¿Cuáles son sus beneficios? Ese es el tema de este artículo.

Fraude en el sector de las compras

Entre otras funciones, le corresponde a la industria juzgar las mejores propuestas para el suministro de materiales, así como elegir los proveedores que se contratarán.

Al mover cantidades variables de dinero, estas negociaciones pueden abrir brechas para acuerdos no oficiales, en los que la elección recae en el proveedor que ofrece algún tipo de beneficio. Para investigar este escenario, Price Waterhouse Coopers (PWC) realizó un Estudio Global sobre Crímenes Económicos – Brasil.

Según un estudio de la empresa de servicios de consultoría y auditoría, el 44% de las empresas que fueron víctimas de delitos económicos en el Brasil sufrieron fraudes en el proceso de compra. La encuesta también encontró que el 69% de las víctimas detectaron el fraude durante la selección del proveedor, el 63% en su contratación y el 56% en la invitación a participar en los procesos de licitación.

Además, la encuesta señaló la “oportunidad” como el principal factor para contribuir a la práctica delictiva, ya que las personas que cometen fraude suelen conocer muy bien los controles existentes y saben como engañarlos, siendo fundamental la existencia de políticas claras y programas de capacitación centrados en la ética.

Siguiendo con los datos, el 64% de los ataques criminales son cometidos por personas que trabajan en el departamento de compras de la empresa. “Cuando el defraudador está dentro de la empresa, su perfil se equilibra entre los mandos medios y los miembros del equipo, ambos con un 39%. Los miembros de la dirección ejecutiva representan solo el 17% de los casos”, según la encuesta.

Estos datos son ratificados por Cláudio Marcelo Rodrigues Cordeiro, en su obra “Auditoría interna y operacional: fundamentos, conceptos y aplicaciones prácticas”, publicada en 2013. Según Cordeiro, el fraude puede producirse cuando coexisten condiciones básicas como la intención, la oportunidad, un control interno insuficiente, la debilidad de una política ética asociada a un código de conducta débil y el riesgo inherente a la actividad.

Importancia del cumplimiento en el Departamento de Compras

La falta de cumplimiento de la actuación de la empresa tanto con la legislación como con sus políticas internas de buenas prácticas, reglamentos y códigos de conducta puede dar lugar a graves daños, como el daño a la imagen de la empresa y a su reputación en el mercado, la puesta en peligro de los resultados de la empresa y  en casos más graves, procedimientos penales.

Según la autora del libro “El cumplimiento en el Brasil: consolidación y perspectivas (2008)”, Vanessa Alessi Manzi, en un programa de Cumplimiento se requieren cuatro controles preventivos y detectives fundamentales:

• Establecer un código de ética para la organización;
• Desarrollando profesionales con capacidad para tratar con dilemas éticos;
• Crear canales para identificar conductas poco éticas;
• Permitiendo la discusión de dilemas éticos.
• La autora subraya que los programas de cumplimiento no son capaces de prevenir totalmente la ocurrencia de actos ilícitos. Sin embargo, la gestión de riesgos permite identificar, evaluar, vigilar, recomendar y comunicar los riesgos y combatirlos con rapidez.

El cumplimiento en el departamento de compras

A continuación se presentan algunas prácticas que ayudarán a mantener el cumplimiento en la industria de las compras.

1- Creación de un programa de cumplimiento

En el estudio de Price Waterhouse Coopers (PWC) se señaló que el medio más eficaz para combatir el fraude es la prevención y la mitigación de los riesgos y métodos en el proceso. En otras palabras, es esencial la existencia de un programa de cumplimiento en el departamento de compras, estableciendo un código de conducta, programas de formación que impliquen valores éticos y difundan las normas establecidas. Además de un canal para que los empleados informen de lo que ven mal, sin tener que identificarse.

Los principales temas para crear un programa de cumplimiento en las adquisiciones son:

• Cumplir con las leyes, reglamentos y normas vigentes;
• Crear un conjunto de normas de conducta y principios éticos que sean conocidos por los empleados;
• Tener procedimientos y controles internos claros y precisos – a seguir por todo el equipo;
• Crear informes que generen información y hagan que el proceso de adquisición sea transparente en toda la organización;
• Ayudar a los auditores externos e internos ofreciendo todos los artículos solicitados de manera ágil.

2- Auditorías frecuentes

Además de los controles preventivos y la detección de fraudes, las auditorías periódicas son también un buen instrumento dentro de la cultura de cumplimiento en el departamento de compras. Estas auditorías pueden:

• Evitar el intercambio de favores o regalos inapropiados entre los profesionales de  compras y los proveedores;
• Asegurar el control adecuado evitando que se eludan las leyes, incluso inconscientemente;
• Verificar que lo establecido en el contrato se cumple correctamente por el proveedor;
• Observe si los socios comerciales también siguen los principios de cumplimiento.

Durante la auditoría se evalúa todo el proceso de adquisición. La solicitud del usuario (necesidad, cantidad y urgencia), selección de proveedores, cotización, negociación, cierre del pedido, recepción física, almacenamiento. Además de una mayor transparencia, la auditoría permite mejorar el trabajo del sector.

3- Estandarización de procesos

Esta es una forma de reducir las lagunas de los actos ilícitos que perjudican a la empresa. La normalización también permitirá analizar los puntos fuertes y débiles del proceso de adquisiciones, identificando las medidas que conducen a la mejora continua del proceso de cumplimiento en el departamento de compras, con lo que la empresa estará siempre al día de los cambios que se han producido en las normas jurídicas vigentes.

La normalización de los procesos requiere la estructuración y documentación de las actividades en un material que se pondrá a disposición del equipo de adquisiciones, que podrá consultarlo para hacer preguntas.

4- Asociación con proveedores que practican el cumplimiento

Asegúrese de que sus proveedores cumplan con los requisitos específicos de ética y transparencia y estén calificados para mantener una relación comercial con su organización. Este proceso de verificación debe ser constante, evaluando también el desempeño, y las empresas proveedoras que resulten más fiables deben tener prioridad en las futuras negociaciones.

Esta verificación se puede hacer con el seguimiento de cada uno de los proveedores en reuniones, a través de redes sociales o verificando la misión y los valores de la empresa, por ejemplo.

La aplicación de un programa de cumplimiento reduce al mínimo la posibilidad de que se produzcan actos ilícitos en el departamento de compras y en caso de que se produzcan, combatirlo más rápidamente.

En este proceso, es esencial una buena gestión de los proveedores. Y la forma más práctica es tener una empresa especializada en piezas de repuesto.

Con experiencia en la compra de materiales industriales – y con oficinas en Brasil, Alemania, Portugal, Hong Kong y Estados Unidos – Soluparts tiene acceso a miles de productos y proveedores internacionales.

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Las ventajas de la adquisición sostenible y cómo aplicar este concepto

Habiendo surgido en los años 90, el concepto de compra sostenible es relativamente nuevo.

Lo que comenzó con la opción de comprar productos ecológicamente correctos creció e implicó responsabilidad social, superando la idea de que el departamento de compras solamente compra productos reciclables, lo que implica impactos sociales y económicos, además de los ambientales. ¡Aprende más!

Compras sostenibles: proteger la sociedad y su marca

También conocido como compra verde, el término compra sostenible se refiere a la política de considerar factores sociales y ambientales al elegir un proveedor por el departamento de compras, mirando más allá del precio.

En este tipo de adquisición, los materiales deben satisfacer las necesidades de las empresas, pero factores como:

• Mayor vida útil del artículo comprado: teniendo en cuenta la durabilidad del material, desde la extracción de la materia prima hasta el final de su ciclo útil – paso a paso, desde “la cuna a la tumba”;
• Mayor eficiencia eléctrica e hidráulica en la producción y uso del material: proveedores que mantienen programas efectivos para mitigar el uso de agua y energía en sus procesos de producción;
• Menor uso de los recursos naturales: evaluar las prácticas dirigidas a la preservación del medio ambiente, como: la exploración consciente y la gestión controlada de las riquezas naturales o la reducción de los gases de efecto invernadero generados en su fabricante;
• Menos generación de desechos: la gestión centrada en evitar el desperdicio de materias primas o en reducir el consumo de papel son ejemplos prácticos de como reducir los desechos;
• Posibilidad de reciclaje o reutilización: la recogida selectiva de basura o la transformación de los desechos en insumos o nuevos productos reducen la eliminación e incluso pueden generar ingresos para la organización.

Es bueno destacar que, cada vez más, los consumidores eligen empresas que dan prioridad a la responsabilidad social y ecológica. Y en tiempos de avances tecnológicos y redes sociales, siguen de cerca a las empresas, incluso utilizando el internet para expresar su insatisfacción con las acciones organizativas que consideran poco éticas, lo que puede afectar negativamente a la imagen de marca.

Barreras y ventajas de la compra sostenible

Es innegable que existen barreras para la adopción de prácticas de compra sostenibles en las empresas, pero no deben considerarse como un impedimento para que este tipo de compras se realicen y generen ventajas para la empresa compradora y la sociedad en general.

A continuación se enumeran los principales obstáculos que hay que superar y se muestra como este concepto beneficia a las organizaciones.

Barreras de compras sostenibles

Las principales dificultades para aplicar un programa de sostenible son:

• Romper el comportamiento tradicional del departamento de compras, enfocado a bajar los costos;
• Buscar y encuentrar proveedores sostenibles;
• Asegurarse de que los proveedores que dicen ser sostenibles, lo sean realmente;
• Compare la relación costo-beneficio ofrecida por el proveedor tradicional y el sostenible;
• Incluir factores como la responsabilidad social y ecológica en los criterios de selección de los proveedores.

Para superar estos obstáculos, el equipo de compras debe reunir información que demuestre los beneficios de las adquisiciones sostenibles para la organización. También debe contar con una amplia gama de proveedores que cumplan los requisitos de un proceso sostenible de manera eficaz y con los mejores valores.

Ventajas de las compras sostenibles

Las empresas de todo el mundo ya están invirtiendo en el desarrollo de compras sostenibles. Además de la cuestión ética, los beneficios conducen a esta opción – ver los principales:

Aumento de los ingresos: las empresas sostenibles pueden innovar y crear novedades, aumentar el precio de los productos y servicios con etiqueta verde, obtener ingresos del reciclaje;

Reducción de riesgos: al trabajar solamente con proveedores que también valoran la ética y la responsabilidad social y ecológica, disminuye la posibilidad de problemas con lo acordado en el contrato, así como los riesgos de que su marca se vea afectada por prácticas negativas (como el trabajo infantil);

Más fácil de cumplir: la adopción de prácticas sostenibles, ayuda a la empresa a cumplir con la normativa gubernamental vigente;

Ventaja competitiva: en comparación con otras empresas del sector que no adoptan las adquisiciones sostenibles, la organización crea una ventaja competitiva, obteniendo un mejor conocimiento de los consumidores y mejorando la imagen de marca – según el Foro Económico Mundial, las empresas sostenibles pueden tener un aumento del 15 al 30% en el valor de la marca.

Adopción de prácticas de compra sostenibles

En los tiempos de la Industria 4.0, el departamento de compras ha sufrido muchas transformaciones, demostrando su capacidad de adaptación y adopción de nuevas prácticas, como las propuestas de compras sostenibles.

Observamos en la secuencia un simple paso a paso para hacer que el proceso de compra sea sostenible.

1- Definición de una política de sustentabilidad

Depende de la dirección de la organización decidir si esta será la dirección de la empresa. En caso afirmativo, deben elaborarse las directrices y los requisitos de responsabilidad socio ambiental que guiarán todas las acciones de las empresas. Una buena idea es crear un comité de sostenibilidad formado por personas de varios sectores, con el sector de compras en el centro de este equipo.

2- Revisión de la planificación de las compras

Reevaluar la planificación de la compra, considerando la posibilidad de alquilar, reutilizar o compartir los recursos – con esta práctica, es posible evitar la producción de un nuevo producto/material, ahorrando recursos naturales.

La decisión debe tomarse analizando si el activo es de uso temporal y con qué frecuencia se utilizará (hoy y en el futuro) – ayuda en esta reflexión, conocer la diferencia y la indicación de Opex y Capex en su negocio.

3- Establecimiento de criterios y selección de proveedores

El departamento de compras debe establecer criterios coherentes con la política de sostenibilidad de la organización, para la aprobación de nuevos proveedores y la evaluación de los ya existentes.

Una de las partes más importantes y complejas, ya que todo proveedor (nuevo o ya aprobado) deberá ser sometido a un cuidadoso análisis que evalúe los aspectos comerciales y también: las prácticas sociales y ambientales adoptadas, la reputación en el mercado, los riesgos que ofrece al medio ambiente, etc.

4- Gestión de proveedores

En las compras sostenibles, los profesionales del área deben vigilar a los proveedores, asegurándose de que respetan las buenas prácticas socioambientales informadas durante el proceso de selección. Esta supervisión garantizará una mayor transparencia al proceso de compras sostenibles, lo que permitirá evaluar todo el proceso y aplicar mejoras.

Como saber si un proveedor es sostenible

La selección de los proveedores ha sido siempre uno de los pasos más importantes en el sector de las adquisiciones.

La creación de una planilla con los principales ítems a ser evaluados en cada proveedor – siempre guiada por las políticas socio-ambientales de su organización – es una forma de facilitar el proceso de calificación de sus proveedores – examine la planilla que preparamos para ayudarlo en esta tarea.

Hay varias preguntas para el análisis. Destacamos algunas que deben ser verificadas con cada empresa proveedora:

• Biodiversidad: en esta pregunta se debe evaluar, entre otros puntos, si la empresa: tiene una Política Ambiental, utiliza embalajes reciclados (siendo de papel o madera, ¿tiene certificación forestal?), recibió una multa ambiental en los últimos años, respeta todos los cuidados con el medio ambiente (dentro de sus instalaciones y alrededores), etc;
• Condiciones de trabajo: si tiene un programa de educación socio-ambiental y de prevención de accidentes, si los empleados reciben beneficios y trabajan legalmente, entre otros aspectos;
• Eficiencia hidráulica y eléctrica: como se controla y que medidas se toman para reducir el consumo;
• Responsabilidad social: si tiene o colabora con proyectos sociales, contratar mano de obra local, animar a los empleados a realizar trabajos voluntarios, tener acciones dirigidas a la salud del empleado, de la familia, de la comunidad local y/o de las personas originarias, son algunos ejemplos;
• Seguridad digital: ¿cómo se cuida la protección digital de su entorno, si se cumple con la LGPD;
• Reputación: como se ve la empresa en el mercado – las redes sociales es una grande fuente de investigación.

Aunque los aspectos sociales son más difíciles de medir, ya se está avanzando en el establecimiento de normas como la AS 8000. Prevé las acciones de la empresa en el ámbito social, al igual que la ISO 14001 se ocupa de la gestión medioambiental, y como las empresas proveedoras cumplen estos requisitos, pueden adjuntarlos a la documentación que prueba su compromiso social y medioambiental.

Cambiar la cultura de la empresa y del departamento de compras, avanzar hacia una compra sostenible es una tarea compleja pero cada vez más urgente, en vista del cambio de comportamiento de los consumidores que, en general, prefieren una organización consciente, aunque paguen un poco más por los productos y servicios.

Corroborando esta declaración, Roberto Azevedo, un diplomático brasileño que estuvo a cargo de la Organización Mundial del Comercio (OMC) durante siete años, dice que los principales fondos de inversión del mundo no solamente analizan la contabilidad de las organizaciones. También consideran criterios como la responsabilidad social, empresarial y ambiental de las empresas. “Este tipo de evaluación es una tendencia que está evolucionando”, dice Azevedo.

La aplicación del concepto de adquisiciones sostenibles es una tarea que requiere un gran compromiso por parte de los profesionales de las adquisiciones, pero puede simplificarla descargando nuestra planilla de calificación de proveedores según criterios como la sustentabilidad y la responsabilidad social.

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