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Optimice su departamento de compras

En un mundo de rápidas y constantes transformaciones, la organización en el departamento de compras se vuelve fundamental para poder responder rápidamente a estos cambios. Hemos separado tres artículos para que organice y optimice su departamento.

Transformando el sector de compras con la planificación

5 razones para contar con una empresa especializada en compras de materiales indirectos

Descubra los beneficios de comprar materiales indirectos en el extranjero


Transformando el sector de compras con la planificación

En un mundo ágil como el que vivimos, donde la dinámica y los paradigmas de las cadenas de suministro cambian rápidamente, la transformación digital en cualquier sector, incluido el sector de las compras, es inevitable.

Pero para que esta transformación tenga éxito y aumente la competitividad y el potencial de beneficio de una empresa, debemos preguntarnos: ¿cómo se puede promover este cambio estructural en un sector que normalmente tiene métodos tradicionales y necesita invertir en la actualización y capacitación de sus empleados?

Elaborar una buena planificación de las compras que asegure una mayor previsibilidad de las demandas, una mayor agilidad y mejores condiciones de negociación, especialmente cuando se opte por un contrato anual con los proveedores, que mantenga inalterados los valores de las cotizaciones de las piezas durante el período contratado.

 

Beneficios de la planificación en el sector compras

La planificación del sector de compras es fundamental para la salud financiera de una organización. Asegura que la producción nunca se detendrá por falta de piezas y que, cuando sea necesario, siempre habrá piezas en stock. Además, evita las piezas de desecho, el desperdicio, los gastos innecesarios -como el flete aéreo en el caso de las compras de última hora- y no hay escasez de efectivo para ninguna compra fundamental.

Una planificación que pueda ofrecer al sector de compra una mayor visibilidad de las adquisiciones ofrecerá muchos beneficios. Entre ellos:

  • Evita los gastos extras, que afectan al presupuesto del departamento;
  • Mayor eficiencia: Evita el retrabajo, olvidando los materiales a comprar y evita que el mismo material sea cotizado por más de un empleado;
  • Permite la consolidación de pedidos, facilitando la negociación de precios y plazos de pago y envío, generando ahorros;
  • Evita retrasos en la llegada de materiales;
  • Evaluar la necesidad de conocimientos técnicos para apoyar el proceso de adquisición. Especialmente cuando la capacidad técnica interna del departamento de compras no está disponible o es insuficiente;
  • Supervisar el proceso de compra para analizar el rendimiento real en relación con las actividades planificadas y así promover los ajustes, de forma continua y ágil;
  • Permitir que el departamento de compras cumpla con requisitos adicionales de mayor calidad y rapidez que no se habían previsto en la planificación inicial;
  • Aumentar la transparencia y la previsibilidad del proceso de compra.

 

El papel de la selección de proveedores en la planificación de las compras

Un plan de compras solamente será efectivo si incluye la etapa de calificación de los proveedores, evitando varios inconvenientes relacionados con los contratos cerrados con empresas inadecuadas.

Y los problemas con los proveedores ocurren más a menudo de lo que se piensa. Una comunidad virtual dedicada a los profesionales de las compras, Sales Hacker, ha evaluado la relación con sus proveedores. Entre los resultados obtenidos, destacan dos datos muy preocupantes:

  • El 84% de los compradores profesionales informaron que siempre o a menudo no reciben información de los proveedores sobre sus solicitudes de compra de diversos materiales;
  • En relación con la post-venta, el 76% admite que la falta de devolución siempre o a menudo se produce cuando piden al vendedor información sobre cualquier aspecto del producto comprado – y muchas veces ya pagado.

A menudo, el descubrimiento de un mal servicio, ya sea en calidad, precio, puntualidad, ética o transparencia, sólo ocurre después de ser contratado. Por eso es tan importante investigar la reputación del proveedor antes de cerrar el contrato, utilizar técnicas de negociación avanzadas y crear indicadores de rendimiento para analizar los servicios ofrecidos.

Una opción aún más práctica es contar con los servicios de empresas especializadas en la adquisición de materiales, que pueden ofrecer muchas ventajas a la organización.

 

Contrato de compra anual: ¿vale la pena?

La opción de un contrato de compra anual con un proveedor específico ayuda a planificar la mayoría de las compras del próximo año y a cerrar las cifras, asegurando que todo esté dentro del presupuesto. Además, esta modalidad permite optimizar la rutina, ya que no es necesario repetir las mismas citas realizadas en el momento de cerrar el contrato cuando la pieza se hace necesaria. Es nuestra punta dorada para planificar estratégicamente las compras de su departamento, a corto, medio e incluso largo plazo.

Soluparts ofrece el contrato anual de repuestos. Para ello, es necesario hacer un estudio de las adquisiciones realizadas en el período anterior, así como reuniones con todos los sectores de la empresa para conocer la demanda individual de cada uno de ellos en el próximo año.

Con esta lista de materiales indirectos, enviada por el cliente, el equipo de Soluparts cita cada uno de los artículos, consolidándolos en un solo documento – usado para preparar el contrato. Por lo tanto, durante el año en curso, cuando hay demanda de cualquiera de las piezas enumeradas, no es necesario enviar una nueva solicitud de cotización – solamente es enviar la orden de compra, teniendo como gran beneficio la agilidad en la compra de las piezas.

En el Contrato Anual de Soluparts, el precio de las piezas permanece sin cambios durante un año. Así, el comprador se convierte en un gestor de contratos, ganando tiempo para dedicarlo a otras tareas estratégicas.

 

Si todavía tiene alguna pregunta sobre cómo funciona y cuáles son los beneficios del Contrato Anual, hemos preparado una infografía para ayudarle, haga clic aquí para descargarla.

Para entender como empezar a redactar un contrato anual para su empresa, hable con nuestros especialistas de spare parts.

 

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5 razones para contar con una empresa especializada en compras de materiales indirectos

En los últimos años, estamos siguiendo los cambios significativos de la economía mundial que traen consigo una serie de barreras y oportunidades para las organizaciones (transformación digital, preocupación por prácticas más sostenibles, entre otras).

Para el área de compras, también hay otros desafíos: reducir los gastos, tomar las decisiones correctas, optimizar los procesos del departamento y contribuir de esta manera al éxito de la empresa.

Una excelente manera de aumentar la eficiencia del departamento y resolver sus principales problemas es tener los socios adecuados. A continuación se enumeran algunas razones para asociarse con una empresa que se especializa en la adquisición internacional de materiales indirectos, lo que ayuda a hacer frente a estos complejos desafíos que se plantean en el contexto actual. ¡Sigue el ritmo y obtén buenos resultados!

1. Garantía de un servicio de primera calidad

Obtener la orientación correcta, en el momento adecuado, es fundamental para la toma de decisiones en el día a día de una empresa.

Un proveedor elegido apresuradamente puede acarrear una serie de problemas: un retraso en la entrega de un lote de materiales, por ejemplo, puede generar la parálisis de una parte de las operaciones durante un cierto período, lo que acarrea grandes pérdidas a la empresa.

Para asegurar la compra de proveedores confiables, aquí en Soluparts, hemos desarrollado un ranking interno de proveedores con preguntas esenciales como el tiempo de entrega, los precios, la agilidad en las respuestas, entre otros factores.

Soluparts tiene una amplia experiencia en el mercado y acceso a más de 15.000 fabricantes. Con una comunicación clara y transparente, todo nuestro equipo de expertos se esfuerza por proporcionar al comprador una experiencia de comodidad y seguridad haciendo todo lo posible por satisfacer sus expectativas.

Tenemos una preocupación constante por el bienestar del cliente. Al facilitar el proceso de adquisición, damos, a través de un servicio premium, la posibilidad de encontrar los materiales indirectos que necesita, sin importar el país, el fabricante, si la pieza es obsoleta o no mejora su rutina de trabajo.

2. Mejora de las condiciones de pago

Negociar los precios con los proveedores es algo que requiere dedicación y energía del departamento de compras. Lleva tiempo ponerse en contacto con el fabricante, explicarle la demanda, esperar a que se envíe el presupuesto, cuestionar los valores, tratar de llegar a un precio ideal y definir las formas y plazos de entrega y pago (este último suele ser uno de los momentos más complicados, ya que el proveedor quiere recibir el material lo antes posible mientras que para la empresa es mejor pagar la pieza a tiempo).

Con una empresa especializada en la compra de pieza de repuestos, no es necesario realizar negociaciones con cada proveedor, lo que reduce el tiempo dedicado a estas actividades. Además, en el caso de Soluparts, es posible hacer el pago a largo plazos.

Soluparts es socio de sus clientes, entendemos que todos jugamos en el mismo equipo, así que el éxito del cliente es nuestro éxito.

3. Contratos de compra adecuados a sus necesidades

La optimización del tiempo del equipo de compras, la reducción de la cantidad de cotizaciones que debe trabajar el profesional del departamento se puede hacer a través de contratos de compra.

Este modo permite que las cotizaciones sigan siendo válidas durante un cierto período. En este caso, la empresa especializada recibe la lista de productos que se van a comprar y realiza las cotizaciones. El cliente recibe las cotizaciones de las distintas piezas para su aprobación. Cuando hay demanda de alguno de los materiales incluidos en el contrato, el cliente solicita la compra de estos materiales a los precios ya establecidos (dentro del período de validez de este contrato).

En Soluparts, existe la opción del Contrato de Compra Anual, que ofrece a sus clientes una comodidad crucial, reduciendo la burocracia y generando ahorros para la empresa.

4. Un equipo culturalmente diverso para ayudar en las negociaciones

Con la globalización y el desarrollo de los medios de comunicación, la dimensión cultural se ha convertido en un importante aliado para el área de compras de las empresas.

Ya sea que se trate de otras ramas de la organización o de socios en otros estados y países, conocer más sobre su interlocutor (sus costumbres y valores, por ejemplo) asegura una mayor alineación, reduciendo la posibilidad de que se produzcan ruidos en la comunicación.

En este contexto, el hecho de poder contar con un equipo asignado en diferentes países, capaz de comunicarse en diferentes idiomas y con experiencia en la realización de adquisiciones en múltiples contextos culturales, se convierte en un diferencial.

En Soluparts, nuestros colaboradores, de varias nacionalidades, tienen una experiencia internacional, esencial para la gestión de compras con proveedores de todo el mundo.

5. Acceso a contenidos relevantes para el trabajo diario

En el mundo actual, la información y los datos son el nuevo petróleo. En el sector de compras no es diferente: tener a la mano información sobre las tendencias del mercado (como la regionalización de las cadenas de suministro, prevista por los expertos, en el mundo pospandémico de Covid-19), es algo sumamente pertinente cuando se están definiendo estrategias y existe el interés de seguir siendo competitivos y estar actualizados.

Soluparts capacita a los compradores de materiales indirectos proporcionando contenido de calidad sobre los desafíos relacionados con las compras internacionales, las innovaciones relacionadas con la cadena de suministro y las nuevas tecnologías, y también proporciona información y consejos para que usted mejore sus habilidades personales, esenciales para su crecimiento profesional.

Consejo: ¡acceda a nuestro blog para estar al tanto de las noticias que harán que su rutina sea más productiva y efectiva!

 

Soluparts: seguridad, confianza y comodidad en su proceso de adquisición de materiales indirectos

Mantener la productividad y optimizar el tiempo, en un período caracterizado por cambios intensos y rápidos, es un reto que deben afrontar las diversas áreas de una empresa.

Para garantizar una mayor seguridad en sus decisiones y hacer más eficiente la compra de materiales indirectos, cuente con Soluparts, cuyo equipo está especializado en proporcionar apoyo, soluciones, condiciones comerciales y mejores precios para sus socios, asegurando que todas sus demandas sean satisfechas.

Tenemos oficinas en varios países (Alemania, Brasil, Portugal, Hong Kong y Estados Unidos) y contamos con experimentados profesionales de la negociación.

Para más información, visite nuestra página web y aproveche la oportunidad de hacer una cotización con nuestro equipo.

 

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Descubra los beneficios de comprar materiales indirectos en el extranjero

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Hoy en día, la economía mundial se caracteriza por la presencia de numerosas cadenas de suministro globales, con productos comercializados por socios en diferentes países.

En este contexto, el proceso de importación gana fuerza, agilidad y practicidad, convirtiéndose en una decisión ventajosa. En el sector de la automotriz, por ejemplo, según una encuesta realizada por la revista brasileña Quatro Rodas, importar piezas puede resultar un 80% más económico que comprarlas a proveedores locales.

Por más que se trate de una práctica común adoptada en todo el mundo, aún existe cierto temor del sector empresarial en relación a los trámites que involucran la importación. En muchos casos, los compradores terminan prefiriendo mantener socios locales, incluso pagando más por las piezas, en lugar de establecer acuerdos con proveedores internacionales.

En este texto, discutiremos los beneficios de comprar materiales indirectos en el extranjero. También daremos algunos consejos relevantes para incrementar el grado de éxito en este tipo de negociación.

¿Por qué realizar compras internacionales?

Existen varias razones por las que importar una pieza de recambio o materiales indirectos es más interesante en comparación con la compra a nivel local, optimizando el proceso de adquisición y aumentando el margen de beneficio de las empresas:

Condiciones más ventajosas: los factores relacionados con el país donde se realizará la compra (impuestos, salario promedio y otros gastos con la producción de piezas) deben ser considerados en el proceso de importación;

Costos: en muchos casos, el costo de la pieza es menor en comparación con el mercado local. Cuando el comprador adquiere una pieza nacionalizada (producida en el exterior e importada por un proveedor nacional), este valor incluye: el costo de producción, su nacionalización y la ganancia del vendedor;

Productos de mejor calidad: si elige una compra internacional, puede adquirir material indirecto producido a partir de tecnologías y procesos más avanzados;

Acceso a opciones exclusivas: algunos materiales solo se pueden encontrar en algunos lugares del mundo, y comprar en el extranjero te garantizará el acceso directo a ellos.

9 formas de mejorar los beneficios de importar

A continuación, se ofrecen algunos consejos para realizar compras en contextos internacionales:

1. Analizar su cadena de suministro con frecuencia

Es importante revisar su cadena de suministro de vez en cuando, como consecuencia de posibles cambios en el mercado externo (como la formación de alianzas políticas y económicas, el fin de los embargos comerciales o la adopción de nuevas prácticas por parte de los países).

Así, se deben discutir periódicamente nuevos y favorables acuerdos comerciales que puedan reducir o eliminar impuestos, tendencias globales en la producción de un determinado producto y nuevos acuerdos bilaterales entre naciones, además de buscar formas de reducir costos optimizando el transporte y los pedidos.

Otro punto de atención es el tiempo logístico y el tipo de transporte adoptado. Dependiendo de la pieza, el flete más conveniente es el aéreo, utilizado en un 80% de las veces por las empresas. En este caso, el plazo de recepción del material puede llegar a ser de una semana, que en ocasiones corresponde a la entrega de una pieza comprada en el mercado nacional.

En caso de que la pieza requiera flete marítimo, cuyo plazo medio de entrega es superior a un mes, puede compensar a su departamento tener una buena planificación de la compra de piezas. También vale la pena recordar que al comprar en grandes cantidades el precio de su flete disminuye.

2. Entender bien el origen y disponibilidad de las piezas en los mercados interno y externo

Antes de definir qué piezas se comprarán en el extranjero, es importante realizar una evaluación cuidadosa para identificar y comprender la disponibilidad de este material en los mercados nacionales e internacionales.

Por ejemplo, los materiales indirectos de menores dimensiones y alta demanda probablemente sea importado constantemente en grandes cantidades por el proveedor nacional, lo que hace que su costo sea ventajoso incluso en el mercado interno. En tales casos, es posible que la pieza tenga entrega inmediata.

Verifique, también, la existencia de piezas similares, puede ser que algunas de ellas estén disponibles en el mercado nacional. Por tanto, intente comprender bien la demanda del área de mantenimiento de la empresa.

Por otro lado, en el caso de una pieza obsoleta o utilizada solo en situaciones más específicas, la importación puede valer la pena. También tenga en cuenta si la pieza requerida se produce solo a pedido o si siempre está disponible en stock para su compra; de ser así, intente comprender dónde está el almacén de su empresa más cercano a un fabricante en particular.

3. Realizar una evaluación de riesgos

Además de contar con un equipo colaborador enfocado en este tema, se sugiere que la empresa cuente con un equipo de logística internacional que evalúe los riesgos y para que usted esté informado sobre posibles problemas antes de que ocurran y tenga opciones alternativas para aumentar la seguridad de su negocio y operación.

Al planificar la nacionalización, asegúrese de que su empresa esté trabajando con buenos agentes (compañías de seguros, transportistas, transitarios y agentes de carga reconocidos en el mercado) y manténgase en contacto con todos durante el proceso.

4. Mantener relaciones con asociaciones comerciales locales

Las asociaciones enfocadas en este tema, ya sea en el país donde se ubica la empresa o donde pretende comprar, brindan noticias e información importantes sobre el comercio internacional y consejos de seguridad. Incluso pueden ayudarlo a asegurar nuevos negocios, negociar nuevas asociaciones y aumentar su lista de proveedores y contactos confiables.

5. Tener un buen software para gestionar adquisiciones

Trabajar con diferentes culturas, sistemas monetarios, leyes e idiomas puede hacer que el control de pagos, el cumplimiento de las reglas y los plazos sean muy complejos. Tener un buen sistema de información para gestionar compras, contratos y comunicación con socios y otras audiencias es importante para evitar que algo pase desapercibido. Sobre el tema, lea nuestro artículo sobre el mejor software para la gestión de compras.

6. Definir metas laborales

Establecer metas es crucial para lograr éxito; por ejemplo, determinar el ahorro de costos que se puede lograr al comenzar a comprar algunas piezas en el mercado internacional en lugar del nacional.

Es una actividad de gran complejidad, ya que involucra cuestiones externas a la empresa, que se escapan de su control. Sin embargo, incluso si no se logra el objetivo, es una buena manera de evaluar las prácticas comerciales y crear estrategias para futuras negociaciones comerciales con socios internacionales.

Pero antes de fijar sus metas, intenta comprender la previsión de las demandas de un período determinado y consulta el presupuesto de que dispone su departamento.

7. Incrementar el número de pedidos

Los pedidos a granel ayudan a reducir los costos relacionados con el pago, el envío y las tarifas de aduana. Al desarrollar una buena relación con el proveedor, es posible, por ejemplo, negociar la importación de más productos a un costo reducido. En este sentido, Soluparts ofrece la posibilidad de consolidación de carga.

También es una buena estrategia comprar productos en determinadas épocas del año, eliminando la necesidad de pedirlos cuando la demanda es alta y prefiriendo realizar pedidos grandes en lugar de solicitar envíos únicos más pequeños. Sobre el tema, conozca el Contrato Anual, ofrecido por Soluparts.

8. Investigar el área local para comprender las preocupaciones

Conocer bien la zona para mapear posibles puntos de atención y mitigarlos antes de cerrar tratos con el socio internacional es fundamental para tener una compra exitosa. Esta es una tarea necesaria pero que requiere mucho tiempo. Por tanto, lo ideal es tener un socio internacional que ya conozca todos los mercados y opere en 40 países como Soluparts.

9. Definir claramente las expectativas

Tener un contrato comercial firmado por escrito reduce la posibilidad de problemas y ofrece formas de evaluar las condiciones establecidas en caso de conflicto, garantizando la seguridad de ambas partes. Sobre este punto, consulte nuestro artículo sobre los beneficios de la gestión de contratos en las empresas.

Conclusión

En este artículo, discutimos los beneficios de comprar materiales indirectos en el mercado internacional, ayudando a optimizar la cadena de suministro y reducir los costos operativos de la empresa.

El valor de la pieza será menor si opta por comprarla a un proveedor en el extranjero. En ocasiones, importar un artículo requiere planificación, pero cuando tienes un socio especializado en compras de materiales indirectos en otros países, puedes lograr un tiempo de entrega muy cercano al practicado por los vendedores nacionales.

Tip: Lo importante es no dejar de realizar una compra internacional con buenas condiciones comerciales solo porque no conoce el proceso de importación. Comprar piezas en el extranjero puede ofrecer muchos beneficios y reducir considerablemente los gastos del departamento de compras. El equipo de logística de Soluparts y la logística de su empresa se encargarán de todo el proceso para que la pieza llegue, en el momento adecuado, a su industria.

En Soluparts, contamos con agentes logísticos altamente confiables, que trabajan con tecnologías modernas (como rastreo por GPS) para asegurar el monitoreo e inspección de la carga con el fin de evitar problemas o demoras en las entregas.

En general, utilizamos Incoterms EXW (Ex Works), sin embargo, es posible adaptar nuestra logística y entrega al cliente, dejándote libre de elegir el Incoterm que más te convenga.

Póngase en contacto con un especialista de Soluparts y haga sus preguntas.

 

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