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Otimize seu departamento de compras

Em um mundo de transformações rápidas e constantes, a organização do departamento de compras torna-se fundamental para que se consiga responder de maneira ágil a essas mudanças. Por isso, separamos três artigos para você organizar e otimizar o seu departamento. Aproveite!

Transformando o setor de compras com planejamento

5 motivos para contar com um empresa especializada na compra de materiais indiretos

Benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior


Transformando o setor de compras com planejamento

Em um mundo ágil como o que vivemos, no qual a dinâmica e os paradigmas das cadeias de suprimentos mudam rapidamente, a transformação digital em qualquer setor, inclusive no setor de compras, é inadiável.

Mas para essa transformação ser bem sucedida e ampliar a competitividade e o potencial lucrativo de um negócio, precisamos nos perguntar: como promover essa mudança estrutural em um setor que, normalmente, possui métodos tradicionais e necessita investir na atualização e qualificação de seus colaboradores?

Elaborando um bom planejamento de compras que garanta maior previsibilidade das demandas, maior agilidade e melhores condições de negociação – especialmente, quando opta-se por um contrato anual com fornecedores, que mantém os valores das cotações das peças inalterados durante o período contratado.

Benefícios do planejamento de compras

O planejamento do setor de compras é fundamental para a saúde financeira e do fluxo de caixa de uma organização. Garante que a produção nunca irá parar por falta de peças e que, quando necessário, haverá sempre peças no estoque. Além disso, evita-se sucateamento de peças, desperdícios, gastos desnecessário – como com frete aéreo no caso de compras de última hora – e nem falta de caixa para alguma compra fundamental.

Um planejamento capaz de oferecer ao setor de compras maior visibilidade das aquisições oferecerá muitos benefícios. Entre eles:

  • Evitar gastos extras, que estouram o orçamento da área;
  • Maior eficiência: Evita retrabalho, esquecimento de materiais a serem adquiridos e impede que o mesmo material seja cotado por mais de um colaborador;
  • Permite a consolidação de pedidos, facilitando a negociação de preços e prazos de pagamento e embarque, gerando economia;
  • Evita atrasos na chegada dos materiais;
  • Avaliar a necessidade de conhecimento técnico para dar suporte ao processo de aquisição. Principalmente quando a capacidade técnica interna do departamento de compras não está disponível ou for insuficiente;
  • Monitorar o processo de compras para analisar o desempenho real em relação às atividades planejadas e, assim, promover ajustes – de modo contínuo e ágil;
  • Permitir que o departamento de compras atenda com mais qualidade e rapidez necessidades adicionais que não foram previstas no planejamento inicial;
  • Aumentar a transparência e a previsibilidade do processo de compras.

Papel da escolha do fornecedor no planejamento de compras

Um planejamento de compras só será eficaz se incluir a etapa de qualificação de fornecedores, evitando vários inconvenientes relacionados a contratos fechados com empresas inadequadas.

E problemas com fornecedores ocorrem com mais frequência do que se imagina. Uma comunidade virtual dedicada a profissionais de compras, a Sales Hacker, avaliou o relacionamento com seus fornecedores. Entre os resultados obtidos, destacamos dois dados muito preocupantes:

  • 84% dos compradores profissionais informaram que sempre ou frequentemente não recebem retorno dos fornecedores em relação às suas consultas para compra de materiais diversos;
  • Em relação ao pós-venda, 76% admitem que a falta de retorno ocorre sempre ou com frequência quando pedem informação ao vendedor sobre qualquer aspecto do produto adquirido – e muitas vezes já pago.

Muitas vezes, a descoberta de um serviço ruim, seja na qualidade, preço, pontualidade, ética ou transparência, só acontece depois de contratado. Por isso é tão importante pesquisar a reputação do fornecedor antes de fechar o contrato, usar técnicas de negociação avançadas e criar indicadores de desempenho para analisar os serviços oferecidos.

Uma opção ainda mais prática é contar com serviços de empresas especialistas na aquisição de materiais, que podem oferecer muitas vantagens à organização.

Contrato de compras anual: vale a pena?

A opção de contrato de compras anual com um fornecedor específico ajuda a planejar a maior parte das compras do próximo ano e fechar seus valores, garantindo que está tudo dentro do orçamento. Além disso, essa modalidade permite a otimização da rotina, já que as mesmas cotações feitas no momento do contrato ser fechado não precisam ser repetidas quando a peça torna-se necessária. Ele é nossa dica de ouro para planejar estrategicamente as compras de seu departamento, de curto, médio e até longo prazos. 

Especialista em spare parts, a Soluparts oferece o contrato anual. Para isso, é preciso que seja feito um levantamento das aquisições realizadas no período anterior, bem como reuniões com todos os setores da empresa para entender a demanda individual de cada um deles no próximo ano.

Com essa lista de materiais indiretos, enviada pelo cliente, a equipe da Soluparts faz a cotação de cada um dos itens, consolidando-os em um documento único – utilizado para elaboração do contrato. Dessa forma, no decorrer do ano vigente, ao haver demanda de alguma das peças listadas não há a necessidade de enviar um novo pedido de cotação – basta enviar o pedido de compra, tendo como grande benefício a agilidade na aquisição das peças.

No Contrato Anual Soluparts, o preço das peças se mantêm inalterado por um ano. Assim, o comprador transforma-se em um gestor de contrato, ganhando tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

Se você ainda tem alguma dúvida de como funciona e quais os benefícios do Contrato Anual, preparamos um infográfico para te ajudar, clique aqui para baixar.

Para entender como iniciar a elaboração de um contrato anual para sua empresa, fale com nossos especialistas em spare parts.

 

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5 motivos para contar com um empresa especializada na compra de materiais indiretos

Nos últimos anos, estamos acompanhando mudanças significativas na economia global que trazem uma série de barreiras e oportunidades para as organizações (transformação digital, preocupação com práticas mais sustentáveis, entre outras).

Para a área de compras, existem também outros desafios: reduzir gastos, tomar decisões acertadas, otimizar os processos do departamento e contribuir desta forma para o sucesso da empresa.

Uma excelente maneira de aumentar a eficiência do departamento e resolver seus principais problemas é contar com os parceiros certos. Listamos abaixo alguns motivos para ter como parceira uma empresa especializada em compras de materiais indiretos internacionais, ajudando a lidar com estes desafios complexos enfrentados no contexto atual. Acompanhe e tenha bons resultados!

1. Garantia de um atendimento premium

Obter a orientação correta, no momento certo, é fundamental para a tomada de decisão no dia-a-dia de uma empresa.

Um fornecedor escolhido de maneira precipitada pode trazer uma série de problemas: um atraso em uma entrega de um lote de materiais, por exemplo, pode gerar a paralisação de uma parte das operações por um determinado período, trazendo grandes prejuízos para a empresa.

Para garantir a compra de fornecedores confiáveis, aqui na Soluparts, desenvolvemos um ranking interno de fornecedores que avalia quesitos essenciais como prazo de entrega, preços, agilidade nas respostas, entre outros fatores.

A Soluparts tem grande experiência de mercado e acesso a mais de mais 15.000 fabricantes. Com uma comunicação clara e transparente, todo o nosso time de especialistas se esforça para proporcionar ao comprador uma experiência de conforto e segurança fazendo de tudo para atender suas expectativas.

Temos uma preocupação constante com o bem estar do cliente. Ao facilitar o processo de aquisições, damos, através de um atendimento premium, a possibilidade de encontrar o material indireto que ele precisa, não importa o país, fabricante, se a peça está obsoleta ou não melhorando a sua rotina de trabalho.

2. Melhores condições de pagamento a prazo

Negociar preços com fornecedores é algo que demanda dedicação e energia do departamento de compras. Toma tempo entrar em contato com o fabricante, explicar a demanda, aguardar o envio do orçamento, questionar os valores, tentar chegar em um preço ideal e definir as formas e prazos de entrega e de pagamento (este último é, muitas vezes, um dos momentos mais complicados, já que o fornecedor deseja receber o quanto antes pelo material enquanto para a empresa é melhor pagar a peça a prazo).

Com uma empresa especializada na compra de peças de reposição não é necessário realizar negociações com cada fornecedor, reduzindo o tempo gasto para a execução destas atividades. Além disso, no caso da Soluparts, é possível fazer o pagamento a prazo.

A Soluparts é parceira de seus clientes, entendemos que estamos todos jogando no mesmo time, por isso o sucesso do cliente é o nosso sucesso.

3. Contratos de compras adequados para as suas necessidades

Otimizar o tempo da equipe de compras, reduzindo a quantidade de cotações a serem trabalhadas pelo profissional do departamento pode ser feito através de contratos de compras.

Essa modalidade permite que as cotações se mantenham válidas por um determinado período. Neste caso, a empresa especializada recebe a lista de produtos a serem comprados e realiza as cotações. O cliente recebe as cotações das várias peça para aprovação. Quando houver demanda de um dos materiais inclusos no contrato, o cliente solicita a compra destes materiais pelos preços já estabelecidos (dentro do tempo de validade deste contrato).

Na Soluparts, há a opção do Contrato de Compras Anual, que oferece aos seus clientes uma comodidade crucial, reduzindo as burocracias e gerando economias para a empresa.

4. Equipe culturalmente diversificada para auxiliar nas negociações

Com a globalização e o desenvolvimento dos meios de comunicação, a dimensão cultural tornou-se uma importante aliada para a área de compras das empresas.

Seja para lidar com outras filiais da organização ou parceiros de outros estados e países, saber mais sobre o seu interlocutor (seus costumes e valores, por exemplo) garante um maior alinhamento, reduzindo a possibilidade de ruídos na comunicação.

Neste contexto, poder contar com um time alocado em diferentes países, capaz de se comunicar em diversos idiomas e que possui experiência em realizar aquisições em contextos culturais múltiplos, torna-se um diferencial.

Na Soluparts, nossos colaboradores, de várias nacionalidades, possuem experiência internacional, essenciais para a gestão de compras com fornecedores de todo o mundo.

5. Acesso a conteúdos relevantes para o dia a dia profissional

No mundo de hoje, informações e dados são o novo petróleo. No setor de compras não é diferente: ter em mãos informações sobre tendências de mercado (como a regionalização das cadeias de suprimentos, prevista por especialistas, no mundo pós pandemia de Covid-19), é algo extremamente relevante quando estratégias estão sendo definidas e há o interesse de se manter competitivo e atualizado.

A Soluparts empodera os compradores de materiais indiretos fornecendo conteúdos de qualidade sobre os desafios relativos à área de compras internacional, às inovações e novas tecnologias relacionadas à cadeia de suprimentos e ainda proporciona informações e dicas para você aprimorar suas habilidades pessoais, essenciais para o seu crescimento profissional.

Dica: acesse nosso blog para ficar por dentro das novidades que vão tornar sua rotina mais produtiva e eficaz!

Soluparts: segurança, confiança e conforto em seu processo de compras de materiais indiretos

Manter a produtividade e otimizar o tempo, num período marcado por mudanças intensas e rápidas, é um desafio a ser enfrentado pelas diversas áreas de uma empresa.

Para garantir mais segurança em suas decisões e tornar as compras de materiais indiretos mais eficiente, conte com a Soluparts, cujo time é especializado em fornecer apoio, soluções, condições comerciais e melhores preços para os seus parceiros, garantindo que todas as suas demandas sejam atendidas.

Possuímos escritórios em diversos países (Brasil, Alemanha, Portugal, Hong Kong e Estados Unidos) e contamos com profissionais experientes em negociação.

Para mais informações, visite nosso site e aproveite para fazer uma cotação com a nossa equipe.

 

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Benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior

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Nos dias atuais, a economia mundial é caracterizada pela presença de inúmeras cadeias de suprimentos globais, com produtos sendo comercializados por parceiros em diferentes países.

Neste contexto, o processo de importação ganha força, agilidade e praticidade e torna-se uma decisão vantajosa. Por exemplo, no setor automotivo, de acordo com levantamento feito pela Revista Quatro Rodas, importar peças pode ser 80% mais barato que comprar de fornecedores locais.

Por mais que esta seja uma prática comum adotada em todo o mundo, há ainda um certo receio e desconhecimento no setor empresarial em relação aos procedimentos que envolvem a importação. Em muitos casos, os compradores acabam preferindo manter parceiros locais, mesmo pagando mais caro pelas peças, a estabelecer acordos com fornecedores internacionais.

Neste texto, discutiremos os benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no exterior. Daremos também algumas dicas relevantes para aumentar o grau de sucesso neste tipo de negociação.

Por que realizar compras internacionais?

Há uma série de motivos que justificam porque importar uma peça de reposição ou material indireto é interessante em comparação a comprar localmente, otimizando o processo de aquisições e aumentando a margem de lucro das empresas:

– Condições mais vantajosas: fatores relativos ao país onde realizará a compra (impostos, média salarial e outros gastos com a produção das peças) devem ser considerados no processo de importação.

– Custos do produto: em muitos casos, o custo da peça é inferior em comparação ao mercado local. Quando o comprador realiza a aquisição de uma peça nacionalizada (produzida no exterior e importada por um fornecedor nacional), estão incluídos no valor: custo de produção, de sua nacionalização e o lucro de quem vende.

– Melhor qualidade do produto: caso opte por uma compra internacional, você pode adquirir um material indireto produzido a partir de tecnologias e processos mais avançados.

– Acesso a recursos exclusivos: alguns materiais só podem ser achados em alguns locais do mundo, garantindo o acesso direto a eles.

9 formas para melhorar os benefícios da importação

Seguem algumas dicas para a condução de compras em contextos internacionais:

1. Analisar frequentemente a sua cadeia de suprimentos

É importante revisar a sua cadeia de abastecimento de tempos em tempos em decorrência de possíveis mudanças ocorridas no mercado externo (como a formação de alianças, o fim de embargos comerciais ou a adoção de novas práticas pelos países).

Isto é, deve-se periodicamente discutir novos e favoráveis acordos de comércio que possam reduzir ou eliminar impostos, tendências mundiais de produção de determinado produto e novos acordos bilaterais entre nações, além de procurar formas para cortar custos ao otimizar o transporte e o pedido feito.

Outro ponto de atenção é o tempo de logística e o tipo de transporte adotado. Dependendo da peça, o frete mais conveniente é o aéreo, usado em 80% das vezes pelas empresas. Nesse caso, o prazo para recebimento do material pode chegar a uma semana, que corresponde, algumas vezes, ao mesmo tempo da entrega de uma peça comprada no mercado nacional.

No caso da peça precisar de frete marítimo, cuja média de tempo de entrega é superior a um mês, pode compensar caso o seu departamento tenho um bom planejamento de aquisições de peças. Vale lembrar também, que ao comprar em grande quantidade o preço do seu frete diminui.

2. Entender bem a origem e disponibilidade de peças nos mercados interno e externo

Antes de definir quais peças serão compradas no exterior, é importante fazer uma avaliação criteriosa para identificar e entender qual é a disponibilidade desse material nos mercado nacional e internacional.

Por exemplo, um material indireto de dimensões menores e grande demanda, provavelmente, é constantemente importado em grande quantidade pelo fornecedor nacional, o que deixa seu custo vantajoso mesmo no mercado doméstico. Nesses casos, a peça pode ter inclusive pronta entrega.

Verifique também a existência de peças similares, pode ser que alguma delas esteja disponível no mercado nacional. Para isso, procure entender bem a demanda da área de manutenção da empresa.

Por outro lado, no caso de uma peça obsoleta ou usada apenas em situações mais específicas, a importação pode valer a pena. Observe também se a peça necessária é produzida apenas sob demanda ou se está sempre disponível em estoque para compra, em caso afirmativo, tente entender qual é a localização do depósito da sua empresa mais próximo de determinado fabricante.

3. Realizar uma avaliação de riscos

Além de ter um colaborador da equipe focado nessa questão, sugere-se que a empresa tenha um time de logística internacional que avalie os riscos e para que você seja informado sobre possíveis problemas antes que eles ocorram e tenha opções alternativas para aumentar a segurança de sua operação.

No momento de planejar a nacionalização, assegure-se de que sua empresa esteja trabalhando com bons agentes (seguradoras, transportadoras, despachantes e agentes de carga reconhecidos no mercado) e mantenha contato com todos durante todo o processo.

4. Manter relacionamento com associações locais de comércio

As associações voltadas para este tema, seja no país onde a empresa está localizada ou onde pretende realizar a compra, fornecem notícias e informações importantes sobre comércio internacional e dicas de segurança. Podem inclusive te ajudar a garantir novos negócios, intermediar novas parcerias e aumentar sua lista de fornecedores e contatos confiáveis.

5. Contar com um bom software para o gerenciamento das aquisições

Trabalhar com diferentes culturas, sistemas monetários, leis e línguas pode tornar o controle de pagamento, o cumprimento das regras e de prazos algo muito complexo. Ter um bom sistema de informação para gerenciar compras, contratos e comunicação com parceiros e outros públicos é importante para evitar que algo seja esquecido. Sobre o assunto, leia nosso artigo sobre os melhores softwares para gerenciamento de compras.

6. Definir metas de trabalho

Estabelecer metas é crucial para alcançar o sucesso esperado; por exemplo, determinar a redução de gastos que se pode conseguir ao começar a comprar algumas peças do mercado internacional ao invés do nacional.

É uma atividade de alta complexidade, já que envolve questões externas à empresa, fugindo de seu controle. Entretanto, mesmo que a meta não seja atingida, é uma boa forma para avaliar as práticas de negócio e criar estratégias para futuras negociações comerciais com parceiros internacionais.

Mas antes de definir suas metas, procure entender qual a previsão das demandas de determinado período e consulte o orçamento disponível para seu departamento.

7. Aumentar a quantidade de pedidos

Pedidos em massa auxiliam na redução de custos relacionados a pagamento, remessa e taxas alfandegárias. Ao desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor, é possível, por exemplo, negociar a importação de mais produtos a um custo reduzido. Nesse sentido, a Soluparts oferece a possibilidade de consolidação de carga.

Também é uma boa estratégia comprar produtos em determinados períodos do ano, eliminando a necessidade de solicitá-los quando a demanda é alta, e preferir fazer grandes pedidos a solicitar remessas pontuais menores. Sobre o tema, conheça o Contrato Anual, oferecido pela Soluparts.

8. Pesquisar a área local para compreender preocupações

Conhecer bem a área para mapear possíveis pontos de atenção e mitigá-los antes de fechar negócios com o parceiro internacional é peça fundamental para ter uma compra bem sucedida. Essa é uma tarefa necessária mas que toma tempo. Sendo assim, o ideal é ter um parceiro internacional que já conhece todos os mercados e atua em 40 países como a Soluparts.

9. Definir claramente as expectativas

Ter por escrito o acordo comercial firmado reduz a possibilidade de haver problemas e oferecer formas para avaliar as condições estabelecidas caso haja algum conflito, garantindo segurança a ambas as partes. Sobre este ponto, veja o nosso artigo sobre os benefícios da gestão de contratos em empresas.

Conclusão

Neste artigo, discutimos os benefícios de realizar a compra de materiais indiretos no mercado internacional, auxiliando na otimização da cadeia de suprimentos e redução de custos operacionais da empresa.

O valor da peça será inferior caso opte por adquiri-lo com um fornecedor no exterior. Algumas vezes, a importação de um item demanda planejamento, mas ao contar com um parceiro especializado em realizar a compra de materiais indiretos em outros países, você pode conseguir um prazo de entrega muito próximo ao praticado por vendedores nacionais.

Dica: O importante é não deixar de fazer uma compra internacional com boas condições comerciais por não conhecer o processo de importação. Comprar peças fora do país pode oferecer vários benefícios e reduzir muito os gastos do departamento de compras. O time de logística da Soluparts e a logística da sua empresa vão cuidar de todo o processo para a peça chegar, na hora certa, na sua indústria.

Na Soluparts, temos como parceiros agentes de logísticas altamente confiáveis, que trabalham com tecnologias modernas (como rastreamento GPS) para garantir o acompanhamento e a fiscalização da carga a fim de evitar problemas na entrega ou atrasos.

Normalmente, utilizamos o Incoterms EXW (Ex Works), porém, é possível adaptar a nossa logística e entrega ao cliente, deixando-o livre para escolher o Incoterm que lhe for mais conveniente.

Entre em contato com um especialista Soluparts e tire as suas dúvidas.

 

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