¿Qué son y cómo gestionar compras complejas?
La gran mayoría de organizaciones se enfoca en un solo objetivo: crecer. Esta no es una tarea fácil, por supuesto: a medida que el negocio crece, es necesario resolver más desafíos. Larry Greiner, profesor de gestión estadounidense, identificó en 1972 las cinco etapas del crecimiento empresarial, y su modelo todavía se utiliza hoy para anticipar posibles dificultades a superar.
En el camino de alcanzar todas las fases hacia el “éxito”, las empresas se enfrentan al aumento de la complejidad dentro de sus organizaciones. Se puede decir que en la etapa descrita por Greiner como “crecimiento a través de alianzas”, en la que se realizan joint ventures, fusiones y adquisiciones, mantener la identidad original de una empresa, sus procesos y cultura es toda una tarea.
Por el lado “externo”, los ejecutivos se preocupan por revisar productos y servicios, con el objetivo de ofrecer al cliente una experiencia de compra fácil, sencilla y directa.
Al combinar ambos propósitos, es posible comprender, en resumen, que a medida que las organizaciones crecen, y sus planes se vuelven más ambiciosos, con más personas bajo la misma dirección, la complejidad de mantener la organización también aumenta. Este factor, que puede parecer insignificante o incluso “intuitivo” a primera vista, está ganando cada vez más atención por parte de empresas y ejecutivos, especialmente en el sector de compras.
Pero, antes de entrar en profundidad en el sector, es necesario comprender qué es la complejidad y cómo se define. En el libro Managing Complexity, George Rizevzki lo define de la siguiente manera:
“La complejidad es una propiedad de un sistema abierto que consta de una gran cantidad de componentes diversos, parcialmente autónomos y ricamente interconectados, a menudo llamados agentes. No hay control centralizado […] es incierto sin ser aleatorio”.
Además del lado negativo de generar incertidumbre, el autor señala que la complejidad trae, como cualquier crisis, una oportunidad para las empresas de diferentes sectores. La evolución de la tecnología y la economía, además de la globalización, son algunos de los efectos positivos que se presentan en respuesta a este factor en el tiempo.
En términos de sectores, la cadena de suministro se cita como ejemplo en el libro para ilustrar claramente cómo es posible lograr mejoras superando la complejidad en términos de incertidumbre y en medio de eventos imprevistos.
En la misma línea, consulte también nuestro artículo sobre cómo hacer que la cadena de suministro sea más resistente.
Complejidad de la cadena de suministro
Dada la importancia del sector – y su posterior capacidad para lidiar con lo incierto y, por tanto, con lo complejo – los ejecutivos tienen una mirada cada vez más refinada sobre este tema. Si la gestión de la complejidad se vio alguna vez como una tarea secundaria, hoy es una prioridad.
En cifras, una encuesta realizada con los directores de adquisiciones (CPO) mostró recientemente que la “gestión de la complejidad” se ha convertido en una de las cinco metas anuales principales, como parte de sus programas de metas.
Un estudio señala que existen tres tipos de complejidad en la cadena de suministro (estática, dinámica y de toma de decisiones) que se corresponden con la forma en que se generan: una situación física, características organizacionales, de origen interno o externo, oferta o demanda.
Para resolverlos, el enfoque común es reducir o eliminar la complejidad innecesaria en este proceso y luego lidiar con la complejidad necesaria para volver a analizarlo. La complejidad “necesaria” se puede definir como lo que el consumidor o el mercado está dispuesto a pagar, es decir, algo que se convertirá en una ventaja competitiva.
Otro estudio ofrece un enfoque más pragmático, que resume las fuentes de complejidad en la cadena de suministro de la siguiente manera:
- Alojamiento del cliente: los clientes esperan una mayor velocidad y visibilidad del proceso y variedad y personalización de productos;
- Globalización de las operaciones: a medida que las cadenas de suministro se expanden hacia mercados de clientes globales más variados, deben ocurrir variaciones sustanciales en los procesos de la cadena de suministro existente;
- Complejidad del proveedor: la globalización significa desarrollar y mantener estrategias para superar los problemas complejos y, a menudo, graves asociados con el abastecimiento local;
- Tendencias generales del negocio y de la cadena de suministro: el impulso de la industria por las cadenas de suministro omnicanal se ve impulsado por preocupaciones comerciales cotidianas, como la rotación de tecnología o las fusiones de empresas.
Cómo los profesionales pueden prepararse para ello
Estar preparado para los cambios es fundamental, además de saber cómo implementarlos. Según Bain & Company, reducir la complejidad depende de las siguientes habilidades gerenciales:
- Comprender las fuentes de complejidad y examinar las compensaciones entre las operaciones y su variedad o personalización para los clientes;
- Identificar oportunidades para simplificar productos, estructuras organizativas, procesos comerciales y sistemas de información para ahorrar costos al mismo tiempo que fortalece las capacidades básicas y aumenta el enfoque en servir a las audiencias objetivo;
- Tomar medidas para contener el retorno de la complejidad, revisando las tasas de obstáculos para nuevos productos y otras actividades de expansión;
- Simplifique la toma de decisiones, aclarando funciones y procesos.
Dentro de la cadena de suministro, los consultores destacan la “flexibilidad” y la “innovación” como factores presentes para realizar esta tarea, permitiendo que las empresas los utilicen como una parte importante para protegerse del fraude y obtener más beneficios. Soluparts se ajusta a este objetivo, ya que su misión es facilitar el trabajo de los compradores de materiales indirectos a través de una amplia red de contactos.
En este sentido, el uso de sensores, big data y la atención a tecnologías como el aprendizaje automático son puntos fundamentales para los profesionales. De esta forma, es posible organizar la información que proviene de diferentes fuentes y tener un sentido claro de prioridades x complejidad dentro del entorno organizacional.
Ejemplos de esto ya son reales: uno, proporcionado por McKinsey recientemente, muestra que un proveedor líder de montacargas está investigando cómo el equipo puede actuar como un centro de big data que recopila todo tipo de datos en tiempo real, que luego se pueden combinar con datos de ERP y Warehouse Management System (WMS) para identificar residuos adicionales en el almacén.
Vea cómo Business Intelligence puede ayudarlo con este complejo análisis de datos.
Desde un punto de vista personal, puntos como el acceso al liderazgo, combinado con una comprensión total de los clientes y la colaboración con los proveedores, se consideran puntos esenciales a tener en cuenta por los profesionales a la hora de afrontar la complejidad.
Este es solo un aspecto de este tema. Las organizaciones pueden comenzar a considerar esto de manera más consistente para, en última instancia, lograr ganancias significativas del “mar de datos” al que tienen acceso.
En nuestro blog, cubrimos varias tendencias en la cadena de suministro para la nueva era para que usted esté a la vanguardia de los grandes cambios que estamos experimentando.
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Beneficios de la gestión de contratos en el área de compras
En el actual momento de crisis económica que atraviesa el mundo, el área de compras está pasando por varios desafíos.
Entre ellas figuran la creciente presión para reducir los costos y optimizar el rendimiento financiero y operacional, la creciente complejidad y volumen de los contratos que deben gestionarse, la necesidad de automatizar los procesos relacionados con esta esfera y la aparición de nuevos requisitos reglamentarios.
Estos factores hacen que sea esencial que los procesos de adquisición y contratación hablen muy estrechamente. Esta declaración, hecha por el Chartered Institute of Procurement and Supply, deja clara la relevancia de esta cuestión para las organizaciones.
Además, este escenario requiere que el profesional de compras desarrolle cada vez más determinadas soft skills (como el pensamiento estratégico, anlitico, buen sentido común, inteligencia cultural y emocional) para gestionar las demandas relacionadas con la gestión de contratos.
En este texto, discutiremos los beneficios de la gestión de contratos en el sector compras, y presentaremos estrategias sobre como adoptarla con éxito en el día a día de su empresa.
La importancia de la gestión de contratos en compras
En resumen, el proceso de gestión de contratos puede entenderse como la interacción entre proveedores y compradores que garantiza el cumplimiento de las obligaciones (de ambas partes) en una relación de compra.
Hay cinco puntos esenciales que deben considerarse en este proceso, ya sea en el sector de las compras o en cualquier otro:
- Bienes y servicios: dejar bien descrito lo que será suministrado por el proveedor, evitando ruidos de interpretación;
- Precios y pagos: definir cuáles son los costos de cada producto o servicio, cómo y cuándo se pagará y cuáles son las penalizaciones en caso de retrasos;
- Confidencialidad e información propietaria: decidir quién será el propietario de la propiedad intelectual si algo se ha desarrollado en asociación. Además, en el caso de la información que no puede ser revelada, es esencial que haya cláusulas de confidencialidad para proteger a la empresa que la posee, de la mejor manera posible, contra las filtraciones;
- Descargo de responsabilidad: Limitar la capacidad de la otra parte para presentar una demanda y recuperar los posibles daños – ver más detalles sobre este tema en los Incoterms 2020;
- Violación e incumplimiento de contrato: establecer las condiciones si ninguna de las partes decide rescindir el contrato.
Además, según el artículo del Purchasing and Procurement Center, el proceso de gestión de contratos incluye los siguientes pasos:
- Gestionar la prestación de servicios para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos;
- Establecer una relación fructífera entre los proveedores y los compradores;
- Gestionar el contrato en sí, asegurando que las cláusulas sean fieles a la negociación y respetadas por todos. Asegúrate de que las actividades de compra siguen lo que se ha acordado;
- Busca mejoras, aumentando así la eficiencia y la rentabilidad;
- Aplicar los cambios cuando sea necesario, ya que en los contratos a largo plazo, los cambios relativos a las actividades, las solicitudes y los productos disponibles son comunes.
También hay que adoptar estrategias que ayuden a mejorar la gestión de los contratos en las compras:
Centralizar las informaciones
El uso de un softwares de gestión de contratos para el archivo organizado de la información es una gran opción, ya que permite tener un único depósito de documentos relacionados. Si esta gestión la realizan diferentes áreas (Compras y Jurídica), es importante asegurar la coordinación y la comunicación entre ellas.
Promover las auditorías
Es fundamental para mejorar el rendimiento de los proveedores (puntualidad, controles de calidad, precios y calendarios de pago) garantizar que la organización actúe de conformidad con las normas y reglamentos definidos; vea los beneficios del cumplimiento en compras.
Mejorar la gestión de riesgos
Los retrasos en las entregas, los pagos atrasados y los recuentos de inventario erróneos, entre otros riesgos, pueden evitarse si hay una gestión eficiente del contrato con el proveedor.
Consejo práctico para la gestión de contratos: preparar checklists
La realización de checklists es una forma eficaz de describir los aspectos y las buenas prácticas relacionados con la gestión de contratos. El uso del checklist puede dividirse en tres columnas, contemplando las actividades a realizar, los interesados que participan y la frecuencia con que se realizan (utilice la periodicidad que tenga más sentido para su rutina de trabajo: diaria, quincenal, mensual, semestral, anual, al comienzo o al final del contrato).
Con el fin de optimizar el tiempo de compra y hacer la lista de actividades más organizada, lo ideal sería dividirlas en cuatro bloques principales. A continuación se presentan los temas y algunas sugerencias de tareas a contemplar en el checklist:
1. Planificación y preparación
Definición de políticas y procedimientos para la gestión de contratos (por ejemplo, establecer las responsabilidades de las partes, evaluar la necesidad de capacitación del equipo, crear un plan de acción y enumerar los posibles riesgos).
2. Período previo al contrato
Fase posterior a la negociación, en la que se revisa de nuevo el documento para detectar posibles errores, evitando riesgos para la empresa. Además, en esta etapa es importante asegurar que los documentos relacionados con el contrato sean coherentes y que todas las partes reciban las versiones actualizadas.
3. Período de contrato
Se refiere al momento donde el contrato está activo. Se debe prestar atención a su optimización y a la detección de tendencias y oportunidades para futuros contratos. Es importante que los documentos se encuentren en los instrumentos de gestión y que su ejecución se supervise mediante indicadores de rendimiento.
4. Período posterior al contrato
Es la etapa donde contrato ya no está activo, considera las tareas relacionadas con su cierre y la preparación de los informes de evaluación final.
Conclusión
En este texto hemos traído algunos aspectos relacionados con la gestión de contratos en el área de compras (su importancia, estrategias y consejos prácticos para adoptarlos), que ayuda al departamento de compras a promover la optimización operativa y financiera de su sector.
El profesional de compras debe estar atento a las estrategias que garanticen los mejores productos y servicios por un precio justo, con el cumplimiento de las responsabilidades formalizadas durante la contratación.
Soluparts ofrece Contrato de Compra Anual. Con él, el cliente garantiza los precios cotizados por un año – a partir de la firma del documento – y solamente necesita enviar la orden de compra de la pieza deseada cuando la necesite, aumentando la productividad, reduciendo los costos y optimizando el tiempo del profesional del área.
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4 formas de mejorar la gestión de compras indirectas de materiales
El proceso de compra de materiales indirectos, que permite la existencia continua de negocios, es esencial para el funcionamiento de una organización y requiere una gestión adecuada para evitar pérdidas, esto debido a que la falta de estos materiales podría significar interrupciones en la producción y retrasos en los proyectos.
En este artículo, abordaremos los desafíos a superar para una buena gestión de las compras indirectas de material.
Compras indirectas de material: desafíos
El estudio NelsonHall, titulado Mejorando y redefiniendo el papel de la adquisición indirecta, encontró que solo el 47% de los ejecutivos de compras encuestados mostraron un alto nivel de satisfacción con las compras indirectas de materiales en sus empresas, y ese porcentaje cayó al 45% cuando se analizó la capacidad de gestión del equipo de adquisición indirecta.
Según la encuesta, los principales desafíos que contribuyen a estos números son:
1- Fuerte demanda de reducción de costos
A menudo visto como un área de gastos, el sector de compras está constantemente encargado de reducir los gastos de la organización, lo que debe lograrse sin representar una pérdida de productividad para la empresa.
2- Dificultad en la gestión de proveedores
Esta etapa del proceso de compra se considera una de las más complejas, involucrando una investigación continua, negociaciones que a menudo son complejas y como consecuencia, consumen mucha rutina en el sector de adquisiciones.
3- falta de especialización
Es muy complejo desarrollar un equipo de compras de material indirecto que se especialice en comprar productos tan variados y solicitados con poca frecuencia. Y esta falta de conocimiento puede conducir a problemas como la compra incorrecta de materiales o una negociación inadecuada.
Mejorando la gestión de compras indirectas
Aunque hay obstáculos que superar, como ya se señaló en el Departamento de Adquisiciones 4.0: desafíos y tendencias, es necesario verlos como una motivación para mejorar el trabajo y la gestión de compras indirectas.
A continuación, enumeramos algunas sugerencias para mejorar la forma de gestionar la adquisición de materiales indirectos.
1- Asociarse con otros sectores de la empresa
Es necesario acercarse a otros sectores, ganando su confianza basándose en la comprensión de sus principales necesidades: ¿qué están tratando de lograr, cuáles son los desafíos que enfrentan en su rutina y cómo influyen y colaboran las adquisiciones a este respecto?
Invertir tiempo y esfuerzo para realmente escuchar y entregar lo que necesitan conducirá a la percepción de que comprar materiales indirectos es una operación esencial para que todos los sectores de la organización logren buenos resultados.
También es esencial colaborar en la capacitación del equipo de adquisiciones, con capacitación y otros recursos que ofrecen herramientas para mejorar el desempeño de todos los empleados.
2- Usar tecnología apropiada para identificar y consolidar gastos
El uso de una herramienta tecnológica integral para rastrear, identificar y clasificar los costos de la compra de materiales indirectos le dará al gerente de compras la capacidad de agregar las necesidades de todos los sectores en menos pedidos y como consecuencia, obtener beneficios tales como descuentos por volumen y Contratos más favorables.
Para identificar el nivel de madurez digital y las tecnologías más utilizadas en el sector de compras, acceda a los artículos El sector de compras en la Industria 4.0 y 4 tecnologías que cambiarán el comercio mundial.
3- Control de inventario de manera efectiva
La demanda de materiales indirectos puede ocurrir debido a circunstancias imprevistas. Pero generalmente se deriva de la planificación del mantenimiento predictivo y la vida útil de los equipos y piezas.
Por lo tanto, el control de existencias requiere información técnica sobre el estado del equipo, así como estadísticas que puedan proyectar la necesidad de compras indirectas de material en el futuro. Siempre basado en datos históricos, el nivel de criticidad de la operación y la dificultad de adquirir los artículos.
Para eso, puede usar software de gestión de inventario, etiquetas RFID, sensores inteligentes, entre otras opciones que ya cubrimos en un artículo sobre los beneficios de una cadena de suministro inteligente: ¡vale la pena leer para obtener más detalles!
4. Proveedores: esenciales para la buena gestión de las compras indirectas de material
Una relación sana con los proveedores es esencial para mejorar la gestión de las compras de materiales indirectos, lo que requiere una comunicación constante y análisis que van más allá de los precios y plazos, pasando por la verificación de los riesgos que la empresa proveedora puede ofrecer o los requisitos de responsabilidad legal y social y ambiental, entre otros factores.
Este monitoreo le permitirá tener una visión clara de las condiciones actuales y el lugar que ocupan los proveedores en el mercado para garantizar siempre el mejor trato posible y además, identificar puntos de mejora continua.
Tener especialistas en la búsqueda de los mejores proveedores en el mercado internacional, ofrece muchos beneficios, como la optimización del proceso de compra y la reducción de costos. Además, una empresa especializada en la compra de materiales indirectos también permite a los gerentes optimizar su tiempo, centrándose en funciones más estratégicas.
Soluparts, con oficinas en Alemania, Brasil, Estados Unidos, Hong Kong y Portugal, se mantiene en contacto con los principales proveedores del mundo. El cliente solo necesita enviar las especificaciones del material (fabricante y part number) y nosotros buscamos las mejores condiciones del mercado, enviando una cotización consolidada para optimizar su tiempo.
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