La tecnología juega un papel cada vez más esencial en la cadena de suministro, como hemos mostrado anteriormente en este blog. Ya hemos abordado el papel de la tecnología para cambiar el comercio global, la cadena de suministro 4.0 y las tendencias que están revolucionando las cadenas de suministro en todo el mundo.
Tomando un enfoque más egocéntrico respecto al papel de la tecnología en la vida diaria de los profesionales de compras, hoy el objetivo es aclarar qué es Purchase-to-Pay (P2P) además de mostrar sus beneficios.
¿Qué es la purchase to pay?
Este es todo el proceso involucrado en la relación entre clientes y proveedores de suministros. Todas las etapas de esta relación (comprar, pagar y recibir bienes y servicios) están incluidas en este concepto.
De una manera aún más práctica, los pagos electrónicos, la emisión de facturas e incluso el intercambio de documentos electrónicamente representan puntos de purchase to pay.
P2P también incluye la purchase-to-pay (básicamente, la parte aislada de cómo una organización adquiere bienes y servicios necesarios para su producción) y el sourcing-to-pay (que controla la parte de las cuentas por pagar y ve el proceso de manera más estratégica desde el punto de vista de los gastos).
Para comprender un poco mejor lo que esto significa, vea a continuación cuáles son cada una de las etapas de P2P y cómo se relacionan para brindar más efectividad a la vida diaria de los profesionales de la cadena de suministro.
Pasos P2P
1. Suministros
El proceso comienza cuando otros equipos de la empresa solicitan al departamento de compras (mantenimiento, por ejemplo) que busque piezas o servicios de un proveedor en particular. A partir de ahí, puede iniciar un proceso como una RFQ o la activación de proveedores ya conocidos por la empresa.
2. Contratos
Una vez finalizada la primera etapa, comienzan las negociaciones para cerrar el contrato, pactando puntos como tiempo de entrega, precio, plazos y condiciones de pago, Incoterms y similares.
3. Órdenes de compra
Al final del proceso del contrato, las órdenes de compra comienzan a emitirse, a menudo de forma electrónica.
4. Recepción de artículos
Los productos solicitados son controlados por el proveedor y enviados al cliente, evitando que se reciban artículos defectuosos (o en cantidades incorrectas).
5. Facturación
Desde el momento en que se reciben y verifican los artículos, puede comenzar el proceso de facturación (nuevamente, electrónico).
6. Análisis de gastos
Como parte del proceso, las empresas deben tener un control estricto sobre el gasto en proveedores. El gasto racional es la mejor forma de garantizar la sostenibilidad del área dentro de cualquier empresa.
Al tratarse de una acción que involucra a múltiples agentes en diferentes puntos de contacto, toda la relación debe estar muy bien coordinada para que el objetivo final se logre sin presentar grandes pérdidas de mayor complejidad en la cadena de suministros.
Contar con un socio capaz de comprender todas las necesidades de su departamento de compras y lograr los mejores precios del mercado global es fundamental. Por ello, Soluparts se dedica activamente a construir el mejor entorno posible para que sus clientes puedan encontrar las piezas que necesitan, con todas las garantías y los mejores precios.
De esta forma, los profesionales de compras pueden ahorrar tiempo y tener, además del soporte tecnológico, un verdadero socio para realizar sus compras de la manera más rápida y eficiente posible.
El papel de la tecnología
Todos los pasos involucrados arriba pueden contar con el soporte de soluciones electrónicas para ser realizados de manera ágil y con el fin de minimizar errores. Los denominados “sistemas de compra electrónica” son de gran valor en este contexto: si se emplean correctamente, pueden generar ahorros de hasta un 80% para el sector de compras.
Los expertos señalan que la recuperación de la inversión por este tipo de solución debería ocurrir muy rápidamente dentro de diferentes empresas. La parte más delicada de este proceso es precisamente el inicio: conseguir que la cultura de la zona se adapte a estas nuevas etapas y que comprenda plena y eficazmente el funcionamiento del nuevo software que formará parte de su día a día.
Según Fernando Motta, líder del área de Inteligencia de Procesos de gA, empresa de tecnología global que utiliza plataformas digitales para empoderar a las grandes empresas, algunos de los puntos que se pueden mejorar con el uso de software como este son:
- Reducción significativa de retrabajos en los procesos de compra;
- Eliminación del retraso en la aprobación de pedidos, ya que el software dirige los procesos a los responsables y sigue los procesos de forma automática;
- Reducción de divergencias entre pedidos y facturas;
- Además de eliminar retrasos en los pagos.
Finalmente, como estos trámites involucran una cantidad importante de datos, es posible realizar un completo proceso de analítica para entender dónde es posible generar más eficiencia y entender más sobre los productos adquiridos y su demanda, convirtiéndose en una verdadera ayuda y capaz de colaborar, en todos los sectores de la empresa.
Beneficios
Además de las ganancias de eficiencia ya descritas, se pueden vincular otros beneficios a la contratación para pagar. La principal sería la visibilidad que tiene el área de la cadena de suministro dentro de la empresa, con una comunicación más fácil entre esta y el resto de áreas de negocio, lo que permite gestionar de forma más eficaz puntos como precios e inventarios.
Otro punto que merece atención es la toma de decisiones más asertiva basada en el análisis de datos que el proceso es capaz de construir. De esta forma, los profesionales de la cadena de suministro pueden ser agentes que contribuyan activamente a la salud financiera no solo de sus áreas, sino de toda la empresa.
Finalmente, la optimización del rendimiento operativo es el resultado de todo este proceso. A partir de la agilidad lograda con las nuevas metodologías y la inserción de software capaz de asistirlos, los profesionales ahora tienen más tiempo para dedicarse a tareas estratégicas y pueden contribuir de manera más significativa al avance de las empresas en las que operan.
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