A tecnologia exerce um papel cada vez mais essencial na cadeia de suprimentos, como já mostramos anteriormente neste blog. Já discutimos o papel da tecnologia para mudar o comércio global, cadeia de suprimentos 4.0, além de tendências que estão revolucionando as cadeias de suprimento em todo o mundo.
Tomando uma abordagem mais autocentrada a respeito do papel da tecnologia no dia a dia de profissionais de compras, hoje o intuito é esclarecer o que é o Purchase-to-Pay (P2P) além de mostrar seus benefícios.
O que é o purchase-to-pay
Trata-se de todo o processo envolvido na relação entre clientes e fornecedores de suprimentos. Todas as etapas dessa relação – compra, pagamento e recebimento de bens e serviços – estão incluídas neste conceito.
De forma ainda mais prática, pagamentos eletrônicos, emissão de notas fiscais e até mesmo a troca de documentos por vias eletrônicas representam pontos do Purchase-to-Pay.
Dentro do P2P estão incluídos, ainda, o purchase-to-pay (basicamente, a parte isolada de como uma organização adquire bens e serviços necessários para sua produção) e o sourcing-to-pay (que controla a parte de contas a pagar e vê a operação de forma mais estratégica do ponto de vista de gastos).
Para entender um pouco melhor o que isso significa, veja abaixo quais são cada uma das etapas do P2P e como elas trazem mais efetividade para o dia a dia de profissionais de supply chain.
Etapas do P2P
1. Suprimentos
O processo começa com o departamento de compras sendo requisitado por outras equipes dentro da companhia – manutenção, por exemplo – para encontrar peças ou serviços de um determinado fornecedor. A partir daí, pode-se iniciar a compra com uma RFQ ou o acionamento de fornecedores já conhecidos pela empresa.
2. Contratos
Depois do fim da primeira etapa, começam as negociações para fechar o contrato, acertando pontos como o prazo de entrega, preço, condições e prazos de pagamento, Incoterms e afins.
3. Ordens de Compra
Findas as negociações de contratos, começam a ser emitidas as ordens de compra, frequentemente de modo eletrônico.
4. Recebimento de itens
Os produtos requisitados são checados pelo fornecedor e enviados para o cliente, evitando que itens com defeito (ou em quantidades erradas) sejam recebidos.
5. Faturamento
A partir do momento em que os itens são recebidos e checados, o faturamento (novamente, eletrônico), pode começar.
6. Análise dos gastos
Como parte do processo, as companhias devem ter um controle rígido sobre os gastos feitos com fornecedores. Realizar gastos racionais é a melhor maneira de garantir a sustentabilidade da área dentro de qualquer empresa.
Como se trata de uma ação que envolve múltiplos agentes em diferentes pontos de contato, há que se coordenar muito bem toda a relação para que o objetivo final seja atingido sem apresentar grandes prejuízos de aumento de complexidade para dentro da cadeia de suprimentos.
Contar com um parceiro capaz de entender todas as necessidades de seu departamento de compras e conseguir os melhores preços do mercado global é fundamental. Por isso, a Soluparts se dedica ativamente a construir o melhor ambiente possível para que seus clientes possam encontrar as peças de que necessitam, com todas as garantias e os melhores preços.
Dessa forma, profissionais de compras podem economizar tempo e ter, além do apoio tecnológico, um verdadeiro parceiro para executarem suas compras da forma mais rápida e eficaz possível.
O papel da tecnologia
Todas as etapas envolvidas acima podem contar com o apoio de soluções digitais para serem conduzidas de forma ágil e de modo a minimizar erros. Os chamados “sistemas de compra eletrônicos” são de grande valia neste contexto – se empregados da forma correta, podem trazer economia de até 80% para o setor de compras!
Especialistas apontam que o payback deste tipo de solução deve acontecer bem rápido dentro de diferentes companhias. A parte mais delicada deste processo é, justamente, o início: garantir que a cultura da área se adapte a essas novas etapas e que entenda de forma completa e eficaz o funcionamento dos novos softwares que farão parte do seu dia a dia.
De acordo com Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence da gA, companhia global de tecnologia que utiliza plataformas digitais para capacitar grandes empresas, alguns dos pontos que podem ser aprimorados pelo uso de softwares como esse são:
- Redução significativa de retrabalho no departamento de compras;
- Eliminação do atraso de aprovação de pedidos, uma vez que o software direciona os documentos direto aos responsáveis e acompanha suas aprovações de forma automática;
- Redução de divergências entre pedidos e faturas;
- Além de eliminação de atrasos em pagamentos.
Por fim, como esses trâmites envolvem uma quantidade significativa de dados, é possível realizar um processo de analytics completo para entender onde é possível gerar mais eficiência e entender mais a respeito dos produtos comprados e sua demanda, se tornando um auxílio verdadeiro e capaz de colaborar em todos os setores da empresa.
Benefícios
Além do ganho de eficiência já descrito anteriormente, outros benefícios podem ser atrelados ao procurement-to-pay. O principal deles seria a visibilidade que a cadeia de suprimentos passa a ter dentro da empresa, com uma comunicação facilitada entre ela e as demais áreas de negócios, sendo possível gerenciar de forma mais eficaz pontos como preços e estoque.
Outro ponto que merece atenção é a tomada de decisão mais assertiva a partir da análise de dados que os procedimentos são capazes de construir. Dessa forma, profissionais de compras podem ser agentes que contribuem ativamente para a saúde financeira não só de seu setor, mas de toda a companhia.
Por fim, a otimização do desempenho operacional é um resultado de todo esse processo. A partir da agilidade conquistada com novas metodologias e a inserção de softwares capazes de as auxiliarem, compradores passam a ter mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas e podem contribuir de forma mais significativa para o avanço das companhias em que atuam.
Para se atualizar sobre as últimas tendências de mercado para a cadeia de suprimentos, continue lendo nosso blog:
7 Estratégias para tornar o seu departamento de compras mais resiliente
A importância da economia compartilhada para as cadeias de suprimentos modernas
Como tornar as cadeias de suprimentos mais éticas
Como utilizar conceitos de economia circular nas cadeias de suprimentos
