4 dicas para o otimizar o tempo dentro do setor de compras

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4 dicas para otimizar o tempo dentro do setor de compras

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Do tempo destinado a reuniões de trabalho, aos estudos e ao momento dedicado à família, muitas atividades competem por nossa atenção durante o dia. E, quase sempre, acabamos com a sensação de que as 24 horas são insuficientes para darmos conta de todos os compromissos.

Por conta disso o economista Daniel Hamermesh, em seu livro Spending Time: the most valuable resource (em português, Passando o Tempo: o recurso mais valioso), define o tempo como a mercadoria mais escassa dos tempos atuais.

Ele vai além, afirmando que mesmo que consigamos ganhar algum tempo morando perto do trabalho ou contratando uma pessoa para executar algumas tarefas que podem ser delegadas, ainda assim sobrará uma lista de atividades intransferíveis – como uma reunião importante com fornecedor, onde ocorrerão negociações complexas, ou o aniversário do filho. E, novamente, o tempo parecerá insuficiente.

Uma das maneiras de superar essa situação é com planejamento e administração eficiente do tempo – o que irá colaborar para uma maior produtividade no setor de compras.

Para fazer com que essa balança penda favoravelmente para o seu lado, confira a seguir algumas dicas para gestão de tempo.

4 dicas para o otimizar o tempo dentro do setor de compras

Até administrarmos o tempo, não administramos mais nada“. Essa frase do pai da administração moderna, Peter Drucker, resume bem a importância da gestão de tempo e para te ajudar a conseguir uma boa administração em sua agenda, listamos algumas dicas importantes. Acompanhe!

1) Conte com procedimentos sólidos

Quando todo o trabalho dentro do departamento de compras é realizado seguindo normas e processos previamente planejados — embasados tanto em conhecimentos teóricos quanto em experiências práticas — reduz-se os riscos de erros e, por consequência, a necessidade de gastar tempo corrigindo problemas no futuro.

Nesse sentido é importante que o setor de compras:

  • Tenha um bom programa de Compliance;
  • Esteja atento às contratações e certifique-se de que todos os contratados são, de fato, qualificados para fazer parte da equipe e administrar sua carteira de compras;
  • Adote soluções tecnológicas adequadas que automatizem tarefas repetitivas e ofereçam agilidade aos processos e projetos da área. Ferramentas como Evernote (permite criar lista de tarefas e controlar prazos, entre outras funções) ou RescueTime (ajuda a entender hábitos da rotina de trabalho e gera relatórios para análise do usuário), é uma dessas opções – veja outros softwares úteis ao trabalho no setor de compras.

Essas providências, a médio e longo prazo, costumam trazer resultados muito satisfatórios para a produtividade no setor de compras.

2) Contar com um programa de treinamento eficiente e trabalho em equipe

Não basta ter uma equipe competente, é preciso oferecer capacitações constantes que ajudem a desenvolver as habilidades necessárias para a era digital.

Nesse sentido, duas práticas voltadas ao desenvolvimento profissional merecem ser consideradas:

  1. Upskilling (aprimoramento): refere-se ao desenvolvimento profissional no campo em que já possui certo domínio, aperfeiçoando e ampliando suas qualificações atuais.
  2. Reskilling (requalificação): aprendizado de novas habilidades com o objetivo de realizar tarefas diferentes das que já realiza.

Além disso, a comunicação transparente e clara e colaboradores bem preparados são um grande trunfo na otimização de tempo — visto que o trabalho ganha em qualidade, as dúvidas costumam aparecer em menor número, os eventuais erros são menos recorrentes e as soluções para eles, muitas vezes, partem da própria equipe.

Por isso, invista em bons canais de comunicação, para que toda a equipe conheça os objetivos do setor, o processo de trabalho e tenha espaço para esclarecer dúvidas;

Além disso, uma equipe competente costuma ser mais criativa e pró-ativa. Por isso, é  importante que todos conheçam suas habilidades e a dos demais companheiros de trabalho, havendo confiança entre todos.

3) Adote um método de gestão de tempo

Existem técnicas desenvolvidas especificamente para a gestão de tempo, permitindo alavancar a produtividade no setor de compras. Conheça algumas delas e veja de que modo elas poderão ajudar em seu dia a dia.

3.A) Método GTD (Getting Things Done)

Essa metodologia pressupõe maior controle da rotina para obter melhores resultados. Para isso, é preciso seguir 5 passos:

  1. Capturar: reunir tudo o que é importante e organizar em uma lista de tarefas – que pode ser feita no computador ou no papel;
  2. Esclarecer: avaliar cada item para definir quais demandam uma ação;
  3. Organizar: após a seleção feita na etapa anterior, organize uma listagem agrupando as tarefas conforme semelhanças e, dentro de cada grupo, por prioridade;
  4. Refletir: confira semanalmente esse planejamento para garantir que está atualizado e com todas as tarefas necessárias – você pode incluir algo novo ou excluir algum item;
  5. Engajar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.

O mercado oferece ferramentas que ajudam a aplicar o método GTD, entre eles:

  • Google Keep: disponível para o navegador Chorme e sistemas operacionais iOS e Android, permite que o usuário crie notas e listas de tarefas com áudio, imagem e os “post-its” virtuais;
  • Workflowy:  pode ser usado no site ou baixar o aplicativo que cria listas por categorias, organizando em áreas de responsabilidade que auxiliam definir as prioridades;
  • Evernote: armazena diferentes conteúdos, como fotos, desenhos, áudios e vídeos, permitindo organizar as ideias em “cadernos” utilizando o mesmo conceito de mapa mental. Também permite organização através de notas, etiqueta, etc.

3.B) Método Kanban

Essa é uma técnica que consiste no agrupamento de tarefas em um quadro dividido por seções. Exemplo: tarefas a serem iniciadas, tarefas em andamento, tarefas concluídas.

Existem programas de computador que fazem esse trabalho – o Trello é um deles -, mas esse método também pode ser feito manualmente.

Neste caso, é preciso ter um quadro para colocar cartões com um resumo da tarefa, na seção adequada conforme o andamento do processo. Esse quadro pode ser pessoal ou para todo o setor de compras.

Se for a segunda opção, ele deve ser colocado em um espaço onde toda a equipe tenha acesso e os cartões devem ter uma cor específica para cada colaborador, que fica encarregado de alocar seu cartão na seção adequada conforme o andamento da atividade.

Esse método garante transparência à equipe, já que todos sabem o que está desenvolvido, podendo colaborar com os colegas, dando sugestões que possam facilitar e aprimorar as atividades. Também evitam que a mesma tarefa (como cotação de produtos) seja executada em duplicidade.

Dicas importantes para uso do método Kanban:

  1. Defina deadlines para cada tarefa;
  2. Planeje semanal ou diariamente as tarefas prioritárias a serem executadas no período, só acrescentando outras atividades quando essas, consideradas mais importantes no momento, forem finalizadas!

3.C) Método Pomodoro

Surgido na década de 1980, essa metodologia trabalha com a divisão das tarefas em intervalos de tempo chamados de “pomodoro” (cada um com 25 minutos), tendo como objetivo estimular o foco e a agilidade cerebral – confira artigo sobre Cérebro Trino e veja como usar o conhecimento sobre o cérebro em seu trabalho e relacionamentos.

Coloque a técnica Pomodoro em ação, seguindo as etapas:

  1. Listar: elabore uma lista com as tarefas a serem realizadas;
  2. Trabalhar sem pausas: após selecionar a tarefa que irá realizar, programe um cronômetro para 25 minutos e trabalhe nela sem interrupções;
  3. Relaxar: assim que o tempo acabar, faça uma pausa de 5 minutos, fazendo algo que relaxe;
  4. Recomeçar: depois do intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”, sempre realizando intervalos ao final de cada período;
  5. Pausar por mais tempo: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa de 30 minutos – em seguida, recomece o processo.
  6. Concluir: quando finalizar a tarefa, risque-a de sua lista e parta para a próxima.

Para facilitar a elaboração de sua lista de tarefas e obter melhores resultados com o método Pomodoro, siga o passo a passo a seguir:

4) Conte com os melhores fornecedores

Trabalhar com fornecedores confiáveis é uma das formas mais eficientes de economizar tempo, evitando problemas como atraso na entrega ou aquisição de produtos/materiais errados.

No entanto, pesquisar e selecionar fornecedores é uma tarefa que demanda tempo. Por isso, a estratégia mais eficiente é contar com o apoio de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, como a Soluparts.

Somos uma companhia global, especializada em compras de todos os tipos de materiais industriais, com acesso aos fabricantes mais relevantes e comprometidos do mundo. Fazemos várias cotações, com fornecedores diversos e enviamos aos nossos clientes uma oferta unificada, com as melhores opções em termos de valor e condições comerciais (de todos os materiais solicitados).

Além disso, também trabalhamos com contrato anual – entre em contato para saber mais. Tendo como base uma lista contendo as peças que a empresa poderá precisar no decorrer do ano seguinte, fazemos a cotação de cada item com fornecedores em todo o mundo e enviamos um documento consolidado com todas as informações dos materiais para nossos clientes.

Se, no decorrer do ano, houver demanda de algum dos materiais que constam no planejamento, não será preciso fazer nova cotação, caso o contrato tenha sido fechado. Basta enviar o pedido de compra que providenciamos a aquisição, conforme valor informado anteriormente.

Entre em contato com nosso time para saber mais detalhes sobre o funcionamento e condições do contrato anual. 

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