No momento atual de crise econômica que o mundo está vivendo, a área de compras passa por vários desafios.
Entre eles incluem-se a crescente pressão para reduzir custos e otimizar o desempenho financeiro e operacional, o aumento da complexidade e volume de contratos a serem administrados, a necessidade de automatizar os processos relativos a esta área e o surgimento de novos requisitos regulatórios (por exemplo, a LGPD).
Esses fatores torna fundamental que os processos de aquisição e contratação conversem de maneira muito próxima. Esta afirmação, feita pelo Chartered Institute of Procurement and Supply, deixa clara a relevância deste tema para as organizações.
Além disso, este cenário exige que o profissional de compras desenvolva cada vez mais determinadas soft skills (como discernimento, pensamento estratégico, analítico, bom senso, inteligência cultural e emocional) para administrar demandas relativas ao gerenciamento de contratos.
Neste texto, discutiremos quais são os benefícios de uma gestão de contratos em compras, além de apresentarmos estratégias sobre como adotá-la de maneira bem-sucedida no dia-a-dia de sua empresa.
A importância da gestão de contratos em compras
Resumidamente, o processo de gestão de contratos pode ser entendido como a interação entre os fornecedores e compradores que garante a execução das obrigações (por ambas as partes) em uma relação de compra.
Há cinco pontos essenciais que devem ser contemplados nesse processo, sendo no setor de compras ou qualquer outro:
- Bens e serviços: deixar bem descrito o que será fornecido pelo fornecedor, evitando ruídos de interpretação;
- Preços e pagamento: definir quais são os custos de cada produto ou serviço, como e quando será pago e quais são as penalidades caso ocorram atrasos;
- Confidencialidade e informações proprietárias: decidir quem possuirá a propriedade intelectual, caso tenha sido desenvolvido algo em parceria. Além disso, no caso de informações que não podem ser divulgadas, é essencial que haja cláusulas de confidencialidade para proteger a empresa que a detém, da melhor forma possível, contra vazamentos;
- Isenção de responsabilidade: limitar a capacidade da outra parte entrar com uma ação judicial e recuperar possíveis danos – veja mais detalhes sobre esse item no Incoterms 2020;
- Violações e quebras de contrato: estabelecer as condições, caso alguma das partes decida encerrar o vínculo contratual.
Além disso, de acordo com artigo do Purchasing and Procurement Center, o processo de gerenciamento de contratos inclui as seguintes etapas:
- Administrar a entrega de serviços, a fim de garantir o cumprimento dos prazos definidos;
- Estabelecer uma relação profícua entre fornecedores e compradores;
- Gerenciar o contrato em si, garantindo que as cláusulas sejam fieis à negociação e respeitadas por todos. Certificar-se de que as atividades de compras sigam o que foi combinado;
- Procurar melhorias, aumentando a eficiência e a lucratividade, consequentemente;
- Implementar mudanças quando for necessário, já que, em contratos de longo prazo, são comuns alterações relativas às atividades, solicitações e produtos disponíveis.
Há também estratégias a serem adotadas que auxiliam na melhor gestão de contratos em compras:
Centralizar as informações
Utilizar softwares de gerenciamento de contratos para arquivamento organizado de informações é uma ótima opção, já que permite ter um repositório único de documentos relacionados. Caso esta gestão seja feita por áreas diferentes (Compras e Jurídico), é importante garantir que haja coordenação e comunicação entre elas.
Promover auditorias
Cruciais para melhorar a performance (pontualidade, controles de qualidade, preços e cronogramas de pagamento) do fornecedor e garantir que a organização esteja atuando de acordo com as regras definidas e regulações – veja os benefícios do compliance em compras.
Aperfeiçoar o gerenciamento de riscos
Atrasos nas entregas das compras, pagamentos atrasados, contagem equivocadas de inventários, entre outros riscos, podem ser evitados se houver uma gestão eficiente do contrato com o fornecedor.
Dica prática para gestão de contratos: elaborar checklists
Realizar checklists é uma eficiente forma para descrever aspectos e boas práticas relativas ao gerenciamento de contratos. O checklist pode ser dividido em três colunas, contemplando as atividades a serem executadas, os stakeholders envolvidos e a frequência para a realização delas (utilize a periodicidade que faz mais sentido para a sua rotina de trabalho: diária, quinzenal, mensal, semestral, anual, no início ou fim do contrato).
Para otimizar o tempo do setor de compras e deixar a listagem de atividades mais organizada, o ideal é que elas sejam divididas em quatro principais blocos. Veja abaixo os tópicos e algumas sugestões de tarefas a serem contempladas no checklist:
1. Planejamento e preparação
Definição de políticas e procedimentos para o gerenciamento do contrato (por exemplo: estabelecer as responsabilidades das partes, avaliar a necessidade de treinamento para a equipe, criar um plano de ação e elencar os possíveis riscos).
2. Período de pré-contrato
Fase após a negociação, em que o documento é revisado novamente a fim de detectar possíveis erros, evitando riscos para a empresa. Além disso, nesta etapa é importante garantir que os documentos relacionados ao contrato estejam consistentes e que todas as partes recebam as versões atualizadas.
3. Período do contrato
Refere-se ao momento em que o contrato está ativo. Deve-se atentar para sua otimização dele e a detecção de tendências e oportunidades para contratos futuros. É importante que os documentos estejam nas ferramentas de gerenciamento e a sua execução seja acompanhada através de indicadores de performance.
4. Período de pós-contrato
Etapa em que o contrato não está mais ativo, considera as tarefas relativas ao seu encerramento e a elaboração de relatórios finais de avaliação.
Conclusão
Neste texto, trouxemos alguns aspectos relacionados à gestão de contratos em compras (sua importância, estratégias e dicas práticas para adotá-lo), que ajuda compras a promover a otimização operacional e financeira de seu setor.
O profissional de compras deve estar atento a estratégias que garantam os melhores produtos e serviços por um preço justo, com o cumprimento das responsabilidades formalizadas durante a contratação.
Soluparts oferece o Contrato Anual de Compras. Com ele, o cliente garante os preços cotados por um ano – a partir da assinatura do documento – e só precisa enviar o pedido de compra da peça desejada quando ela foi necessária, aumentando a produtividade, reduzindo custos e otimizando o tempo do profissional da área.
Fale com nossos especialistas e saiba como simplificar a gestão de contratos em compras: CONHEÇA O CONTRATO ANUAL
