A ordem de compra, fundamental na gestão da cadeia de suprimentos, formaliza uma proposta comercial a um fornecedor. Por isso, é preciso estabelecer um processo eficiente para criá-lo, otimizando tempo e recursos dentro do departamento.Por se tratar de uma atividade diária para o comprador, fazer uma ordem de compras se torna um processo quase mecânico, o que pode resultar em erros desnecessários e retrabalho, desperdiçando um tempo precioso que pode ser investido em outras atividades. Para te ajudar na revisão deste processo, listamos os principais pontos a serem observados.
Passos anteriores à ordem de compra
Revise a requisição de cotação
Revise a requisição de cotação interna, para verificar o que precisa ser comprado, o nível de prioridade dessa requisição e a quantidade do produto que deverá ser adquirido.
É importante estabelecer também quanto do orçamento poderá dispor para atender essa demanda, assim como os possíveis fornecedores com quem irá cotar. Isso facilitará o processo de escolha do fornecedor.
Para evitar mal entendidos, o comprador deve comunicar clara e explicitamente suas intenções aos fornecedores. No caso do comprador de peças industriais MRO – manutenção, reposição e operações – é fundamental que informações como part number, fabricante, especificações das partes complementares e quantidade das peças, façam parte da solicitação de cotação.
Fazendo isso, evita-se retrabalho e alterações de valores e prazos, já que o fornecedor saberá exatamente o que está sendo requisitado.
Além dos dados referentes ao produto, é fundamental incluir dados como o número da requisição; nome, endereço e meios de contato e o local onde os produtos deverão ser entregues, para que assim possa haver uma gestão eficiente desse pedido por parte dos fornecedores, uma vez que um erro nessa informação poderia trazer grandes transtornos, já que acarretaria em maiores custos logísticos e tempo de entrega.
Escolhendo o fornecedor
Requisição enviada, agora é o momento de analisar as cotações recebidas e pesar os prós e contras de cada fornecedor. Além de analisar os preços e as condições que cada empresa propôs.
Nesse momento, é preciso elencar suas prioridades para cada pedido de cotação para fazer a melhor escolha. Se sua demanda for urgente, por exemplo, o tempo de entrega é um fator crucial, e neste caso, pode ser considerado pagar um pouco a mais por um frete aéreo, por exemplo.
Além disso, deve-se verificar se as especificações técnicas dos produtos são as mesmas contidas na requisição de cotação. Observe também, especificações secundárias, como as condições que o produto chegará, montado ou desmontado, o transporte e o Incoterm, para que possa haver meios de comparar os provedores.
Outro fator a ser analisado são as condições de pagamento que cada fornecedor oferece, Alguns oferecem a opção de parcelas com entrada, outros podem oferecer desconto para pagamento no momento do pedido e assim por diante.
Ordem de compra
Fornecedor escolhido, agora é hora de formalizar sua requisição. Monte uma ordem de compra detalhada, que seja fiel à requisição de cotação enviada anteriormente.
Coloque todas as informações pertinentes e mais de uma maneira de contato, para casos de urgência. É importante revisar todo o pedido e conferir todas as informações, antes de enviá-lo para o fornecedor.
Verifique também o Incoterm escolhido para o pedido, ele tem a função de deixar clara a alocação de riscos, custos e obrigações do processo logístico.
Contrato
Apesar de algumas semelhanças entre a ordem de compra e o contrato com o fornecedor, os dois documentos são diferentes, principalmente no que se refere à natureza jurídica. Como a ordem de compra não tem valor legal, ela não substitui o contrato, portanto, ele deve ser feito para formalizar os termos da negociação.
No caso da compra de peças de reposição e materiais indiretos, esse processo é facilitado, uma vez que existem as Condições Gerais de Compras, válidas para todos os pedidos e funcionando como um contrato padrão entre comprador e fornecedor. Isso acontece para evitar que seja feito um contrato a cada pedido, já que a necessidade de compra dessas peças é recorrente.
Feito isso, momentaneamente, o processo está fora das suas mãos. Aproveite esse tempo para manter o controle do seu inventário em dia e verificar quais os próximos itens a serem adquiridos. Faça também o controle do seu orçamento para evitar gastos desnecessários.
Passos após envio da ordem de compra
Entrega, faturamento e pagamento do fornecedor
Após todas as conferências necessárias no momento de entrada da carga na fábrica ou depósito, o departamento responsável pelo pagamento deve receber a fatura, o relatório de recebimento e o aceite da área requerente. Com esta informação na mão, a fatura será aprovada e paga.
Não deixe de avaliar o serviço do fornecedor para entender se vale a pena estabelecer uma relação duradoura com ele.
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