Quando falamos sobre os departamentos de uma empresa, toda informação é poder. Afinal, dados coletados sobre o histórico dos negócios são essenciais para otimizar processos. No entanto, não precisamos mais nos reter apenas ao passado: utilizando o Analytics, também chamado de Business Analytics, é possível também fazer análises preditivas.
Utilizando métodos quantitativos, o software de Analytics captura dados do passado e calcula projeções que são utilizadas para apoiar tomadas de decisões.
Em uma linguagem simples, funciona assim: ele relata o que aconteceu no passado e cria estimativas estatísticas a partir dessas informações, gerando análises preditivas: apontando o que pode acontecer no futuro.
Com o Analytics, é possível projetar previsões para determinar a melhor maneira possível de agir e também o que esperar dos próximos meses. Essas análises ajudam a melhorar os processos, e, consequentemente, aprimorar a gestão operacional e estratégica do departamento.
Esse universo de oportunidades criado pela infinidade de dados já existentes nas organizações só estão começando a ser percebidos por líderes. Mas para transformar esses dados em informações qualificadas, algumas tecnologias devem ser bem estudadas antes de serem implantadas.
Mudanças no mercado
O Analytics extrai mais valor dos dados de compra contribuindo para um melhor gerenciamento de fornecedores e aplicação estratégias mais ágeis, fornecendo uma melhor visualização dos processos, através das automatização de relatórios e foco nas percepções acionáveis.
O sistema proporciona uma mudança benéfica às equipes, gerentes e executivos, pois ajuda a economizar tempo, reduz custos, aumenta a produtividade e otimiza os ciclos das empresas, que por sua vez conseguem alcançar melhores patamares e posições no mercado. Em um mundo cada vez mais competitivo, sair na frente é uma das vantagens.
Atingir as metas e objetivos do setor e da empresa, torna-se mais prático e eficaz quando há dados para fazer a análise do que está dando certo ou não.
Entretanto, segundo a Accenture, as organizações que, hoje, realmente se beneficiam da tecnologia são a exceção, não a regra. A maioria, apesar de já terem implantado o Analytics, ainda não conseguem extrair dele todos os seus benefícios.
Ainda segundo a consultoria, muitas empresas estão apenas começando a jornada analítica, definida em quatro fases:
- Analítica descritiva
- Diagnóstico
- Previsão
- Analítica prescritiva.
A cada fase da jornada, as análises tornam-se mais sofisticadas e difíceis de executar, demandando uma equipe cada vez mais qualificada, mas muitas vezes escassa no mercado. No entanto, a qualidade de informações geradas e valor entregue é proporcional ao aumento na complexidade.
Vantagens na cadeia de suprimentos
De acordo com o que trouxemos até aqui, manter-se informado para lidar com diversos cenários – positivos e negativos -, assim como analisar oportunidades e prever variáveis na cadeia de suprimentos, é o que o Analytics permite.
Ainda em relação ao tempo otimizado, um artigo da Accenture afirma que há a redução de mais de 40 horas de manipulação de dados e análise de compras.
Podemos dizer também que a produtividade, a minimização de erros, a eliminação de desperdícios e conexão de vários setores do negócio podem ser alcançados quando se usa esse sistema.
Departamento de compras
Por ser extremamente complexo, o departamento de compras é especialmente rico em dados, e conclusões valiosas podem ser extraídas deles. Quando aplicado ao setor, a análise pode ser chamada de Analytics Procurement.
Mais do que números, ao utilizar as soluções analíticas oferecidas pelo Analytics Procurement, também é possível incorporar alertas de Business Intelligence, recebendo notificações sempre que houver alguma anomalia – ou seja, horas de cálculos manuais e processos de monitoramento são trocados por um software que também oferece controle de gastos, faturamento e comparação de métricas.
Entre as vantagens estão a identificação dos melhores locais de compras de materiais, permitindo a definição de compra no exterior ou no mercado interno, além de definir as melhores épocas para a compra, ou quando procurar um parceiro de compras externo é mais vantajoso.
Também é possível visualizar estratégias de negociação específicas para cada fornecedor, além de proporcionar uma supervisão completa das funções desempenhadas por pessoas (compras, manutenção, fornecedores) durante todo o processo.
Mas não para por aí: embora a meta do setor de aquisições seja a de sempre obter o melhor preço e qualidade possíveis do produto ou serviço, a comparação contínua de preços em tempo real ou do histórico, proporcionadas pelo Analytics Procurement, traz resultados econômicos para toda a função de aquisição.
De acordo com uma pesquisa do Mckinsey, os departamentos de compras tendem a obter economias de custo de 3% a 8% ao adotar a análise.
Dessa maneira, ao alavancar informações históricas, infundir informações externas e implementar algoritmos preditivos, o Analytics Procurement permite que seja traçado um melhor planejamento para o departamento de compras.
O impacto do Analytics Procurement
O software, que faz análise preditiva a partir do uso da inteligência artificial, consegue analisar rapidamente os dados de compras de uma empresa, com uma consistência profunda em conjuntos de dados, que por sua vez são apresentados em tempo real.
O gerenciamento automático de um número maior de portfólios de fornecedores, proporciona mais opções de compra, um benefício essencial principalmente em tempos de pandemia, onde a volatilidade é alta.
A análise é um meio de manter os números positivos, superar crises e obter vantagem de mercado – vários setores dependem de dados e análises de compras para garantir o fornecimento e o estoque durante um período de escassez e alto custo de materiais, por exemplo. Abaixo, alguns exemplos práticos do seu impacto:
Gestão de contratos
O Analytics Procurement envia alertas quando os contratos precisam ser renegociados, fornecem informações e dados relevantes para aprimorar os processos de negociação e também contribuem para a melhoria dos índices de conformidade.
Avaliação de fornecedor
Tais dados ajudam a identificar oportunidades, resolver problemas nas relações com os fornecedores, antes mesmo que eles ocorram, e otimizar os processos de entrega.
Redução de custo dos produtos
É possível melhorar os resultados da empresa economizando dinheiro, já que o software encontra os preços mais justos e faz uma análise completa: preço original do produto, taxas de transporte, alfândega, impostos, tarifas, seguro, taxas de conversão de moeda, embalagem, manuseio e pagamento.
Resolução mais certeira dos problemas
Eliminam-se suposições – para descobrir quais são as causas, por exemplo, de relatórios com falhas, pedidos errados ou de problemas com fornecedores, é feita uma análise completa de dados para identificar onde ocorreu o erro para que seja corrigido o mais rápido possível.
Análise preditiva
Os algoritmos preveem o comportamento futuro dos dados e, consequentemente, impactam os negócios como um todo, afinal, prever o que ainda irá acontecer dá a oportunidade de otimizar os processos e em caso de previsão negativa, de encontrar soluções para lidar com a situação. Podemos elencar algumas dessas previsões:
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Prever a demanda da fábrica
São feitas previsões de demanda usando dados históricos para identificar flutuações sazonais. Portanto, pode ser usado para identificar as mudanças nos requisitos e prever mudanças no fornecimento e na demanda para a compra.
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Identificar tendências antes de virarem tendências
Com uma estratégia de análise avançada, os compradores podem identificar padrões que mais tarde irão tornar-se tendências com mais precisão e entender como ela se aplica à sua cadeia de suprimentos, levando a uma tomada de decisão mais rápida e estratégica.
Antes de adotar alguma tendência tecnológica na sua organização, não deixe de ler nosso artigo sobre o efeito manada!
Conclusão
O Analytics Procurement apresenta uma visão ampla de toda a organização que combina dados internos e informações de mercado externo, possibilitando a construção de uma base sólida de dados que alavanca análises diagnósticas e preditivas, que por sua vez contribui para a tomada de decisões mais assertivas.
Dessa maneira, o aumento do desempenho de compras e o impacto estratégico da análise nos negócios é fundamental para se sobressair no mercado e a coleta e análise de dados são o primeiro passo para conquistar um patamar mais alto em um mercado tão competitivo.
Apesar do analytics ser cada vez mais acessível, grande parte das organizações ainda não consegue extrair todas as suas vantagens, o que as fazem buscar recursos analíticos cada vez mais sofisticados para impulsionar o impacto nos negócios.
Vale lembrar que os programas de computador não fazem nada sozinhos, por trás é preciso uma equipe qualificada, com visão analítica e conhecimento profundo das opções de software e análises estatísticas disponíveis no mercado para tornar possível que a infinitude de dados se transformem em informação qualificada que de fato dê à organização vantagens de mercado.
A Soluparts é a sua aliada na hora de tomar decisões em prol do crescimento da sua empresa. Em nosso blog, você encontra diversos materiais que auxiliam na escolha das melhores tecnologias para a otimização de seu departamento de compras.
