Solucionando os 5 principais problemas do departamento de compras

Você deve concordar que o tédio não existe dentro do departamento de compras. Com responsabilidades que vão de negociações complexas até o gerenciamento de fornecedores, o setor possui papel estratégico dentro de um negócio e uma rotina estressante.

Quando bem planejado e executado, o processo de compras torna-se um importante  aliado para o sucesso da organização, colaborando para uma maior produtividade e também na redução de custos.

Para isso, entretanto, alguns cuidados são essenciais, a fim de evitar os principais problemas relacionados a essa área. Confira, a seguir, os principais deles, com suas respectivas soluções.

1) Pedidos de compras com requisitos pouco claros

Os pedidos de compras normalmente partem do setor que será o usuário final do material solicitado e, nem sempre, essas áreas enviam as informações necessárias (ou corretas) para a pesquisa de preço, negociação e efetivação das aquisições.

No entanto, o departamento de compras precisa que o pedido contenha informações precisas: código da peça, fabricante, quantidade, prazo mínimo e máximo de entrega e o centro de custo onde será direcionado o valor da aquisição – para citar alguns itens.

Essa clareza na emissão de pedido, que fará toda diferença para que ocorra o melhor trabalho possível na seleção e entrega das solicitações, pode ser garantida com o uso de softwares específicos para emissão de pedido – que, também, permitirá benefícios adicionais como:

• panorama geral de todos os pedidos de compras da empresa;
• otimização de tempo;
• acompanhamento em tempo real dos processos.

A escolha da ferramenta ideal deve fazer parte de um processo amplo, onde a a segurança digital também seja considerada  – empresa alguma deseja ver seus dados vazados, gerando prejuízos financeiros e de imagem.

Em relação ao uso de ferramentas tecnológicas, confira nosso Top 10 com softwares para o departamento de compras.

2) Dificuldade de Negociação

O processo de compras exige boas estratégias de negociação, cabendo ao profissional desse departamento saber como negociar valores, prazos e outras condições de pagamento para chegar a um acordo que ofereça as melhores condições possíveis para sua empresa.

Habilidades em negociação podem ser aprendida – ou aprimorada – com a experiência e com uma atenção sempre focada nas tendências do mercado, acompanhando o movimento da economia e a realidade de cada fornecedor.

Pela importância do assunto, criamos uma série de artigos sobre o tema – entre eles:

Negociação avançada: prepare-se para melhores resultados
Usando a emoção para uma melhor negociação
Solucionando conflitos em negociação

3) Equipe sem treinamento 

Para trabalhar bem, qualquer equipe, de qualquer setor, precisa de treinamento e capacitações periódicas — e com o departamento de compras não é diferente. Trata-se de aprimorar as habilidades e conhecimentos dos colaboradores, bem como, mantê-los atualizados a respeito de novos sistemas e formas de operação em determinado segmento da empresa ou, mesmo, mantê-los alinhados às metas e objetivos da organização.

Um programa de treinamento, que pode ser realizado por canais virtuais é uma excelente maneira de garantir melhor desempenho da equipe.

Também é essencial que a equipe esteja por dentro das novidades e das notícias do setor, conhecendo metodologias como Strategic Sourcing, que aprimora muito o processo de aquisição, e esteja focada em gerar resultados e reduzir custos para a empresa.

4) Falta de transparência no processo de compras

Dentre diversos aspectos, o processo de compras envolve o julgamento das melhores propostas de fornecimento de materiais e serviços; a seleção e contratação de fornecedores; além do trabalho com licitações, sempre que for o caso.

A melhor opção para evitar problemas como fraude no processo de compras é a implantação de um eficiente programa de conformidade na empresa – falamos especificamente sobre esse assunto em outro de nossos artigos, confira: Benefícios do Compliance no departamento de compras.

Outro fator importante é fazer uso de indicadores e softwares de Business Inteligence, conforme mostramos em artigo sobre o assunto.

5) Avaliação inadequada dos fornecedores 

Dentre as diversas variáveis dentro do processo de compras, é fundamental considerar a relação custo-benefício em termos de fornecedores. Lembre-se que a qualidade dos produtos ou serviços do seus fornecedores afeta o produto ou serviços da sua empresa – ou seja, por consequência, impacta no andamento e na evolução do negócio. Também por isso, o processo de seleção desses parceiros exige muita atenção e dedicação.

Nesse sentido, na hora de escolher os fornecedores para a sua empresa, pesquise, procure por referências, busque a opinião de outras companhias que já são clientes do fornecedor em questão, e verifique se ele está alinhado às metas e valores do empreendimento no qual você está inserido.

Depois da aquisição dos produtos, dê feedbacks aos parceiros selecionados, observe se eles vão levar isso em consideração e se vão tentar adequar-se aos seus apontamentos (caso existam); avalie, ainda, se o parceiro é flexível em termos de negociação, se existe margem para isso; analise, também, o andamento geral dessa parceira; e implante políticas de melhorias para toda essa parte do processo de compras.

Lembre-se, ainda, que, para evitar ou minimizar os efeitos negativos causados por adversidades como as citadas acima, especialmente no que se refere à relação com fornecedores, você também pode contar com a ajuda de uma empresa especializada em compras de materiais indiretos, que oferece inúmeros benefícios ao seu processo de compras!

 

A Soluparts é uma companhia global — com escritórios tanto no Brasil, quanto na Alemanha, em Portugal, em Hong Kong e nos Estados Unidos — capaz de conectar sua empresa aos fabricantes mais relevantes do mundo. Somos especializados em compras de todos os tipos de materiais industriais e temos acesso a milhares de produtos e fornecedores do mundo todo. Saiba mais sobre a nossa proposta de valor!

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