Conheça o método de aquisições que avalia o custo total dos insumos antes da efetivação de cada compra, tornando o processo ainda mais eficiente e estratégico.

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Strategic Sourcing: aprimorando o processo de compras com a Matriz Kraljic

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Você já ouviu falar em Strategic Sourcing? Esse conceito vem sendo muito difundido entre os profissionais da área de compras e no meio empresarial.

Basicamente, essa metodologia, também conhecida como Estratégias Aplicadas no Supply Chain, pretende analisar o custo total de aquisição de produtos ou serviços através da observação, mapeamento e análise das especificações dos materiais, níveis de serviço e dos fornecedores.

Acompanhe a leitura para entender um pouco mais sobre a Strategic Sourcing e de que modo ela colabora para um processo de compras mais estratégico.

O que é Strategic Sourcing, afinal?

Questões como volatilidade política e econômica, transformação tecnológica, entre outros fatores, tornam o mercado cada vez mais acirrado, sendo imprescindível adotar processos  eficazes de sourcing para maximizar o desempenho e a eficiência dos negócios, destacando-se da concorrência.

Ligada diretamente à saúde financeira de um negócio, a estratégia baseia-se em avaliar todos os ângulos da aquisição de um material ou produto, identificando o impacto gerado nas finanças da organização. Esse método parte da premissa de que, mesmo que a compra seja feita para atender a necessidade de um setor, ela é parte da estratégia geral do negócio.

O uso de Strategic Sourcing permite analisar minuciosamente todos os custos externos e internos que influenciam no valor dos produtos finais – entre eles: logística, armazenamento e aquisição. Dessa maneira, é possível obter, entre outras vantagens:

  • Redução de custo nos produtos e serviços comprados;
  • Melhoria no tempo de entrega dos fornecedores;
  • Aperfeiçoamento da capacidade de negociação com fornecedores e agilizando o fluxo de aquisição.
  • Padronização dos processos em função da formalização das rotinas, que passam a ser documentadas;
  • Maior conhecimento do mercado fornecedor;
  • Racionalização da base de fornecedores;
  • Melhoria no relacionamento interno e externo do departamento de compras das organizações.

De maneira prática, com o Strategic Sourcing, as organizações compradoras podem deixar de focar apenas em aspectos transacionais de compras, incorporando maior inteligência no processo como um tudo, incluindo a escolha de fornecedores.

Assim, evita-se problemas como comprar de diferentes empresas fornecedoras a mesma categoria de materiais/produtos, pagando valores diferenciados – o que não é bom para os custos organizacionais.

Como incorporar o Strategic Sourcing

Dada a importância da estratégia, a empresa de consultoria AT Kearney desenvolveu e popularizou sete etapas do processo de Sourcing:

1. Análise das categorias de produtos usadas pelo negócio, padrões de gastos e de processos e departamentos envolvidos

Identificação das áreas de gastos, categorizando-as por conta da criticidade que representam – essa categorização ajudará a estabelecer prioridades no processo de compras. Se preciso, podem ser criados outros critérios de categorização (gastos diretos ou indiretos, internacionais ou domésticos, por exemplo).

2. Desenvolvimento de uma estratégia com base nos objetivos do negócio

A estratégia deve ser baseada nos objetivos da empresa, estabelecendo um fluxo de comunicação no qual todos os interessados ​​na aquisição tenham visibilidade do processo de compras como um todo.

3. Avaliação do mercado e criação de um portfólio de fornecedores

Análise aprofundada dos fornecedores atuais e futuros, verificando sua posição no mercado e avaliando os riscos e oportunidades que oferecem.

4. Elaboração e formalização de documentos para solicitação de proposta

Informar aos fornecedores, além dos dados dos materiais desejados, quais as expectativas de desempenho esperado, permitindo que tenham um claro entendimento do que a organização necessita. Após essas providências, que deve ser repetida com cada um dos fornecedores, resta aguardar o retorno de todas elas e só então selecionar o fornecedor ideal.

Na verdade, esse processo pode ser otimizado no caso de contratação de uma empresa especializada em spare parts, que se responsabiliza pela cotação junto aos principais fornecedores do mundo e que, entre outras vantagens, ainda oferece garantia do fabricante – veja o artigo e descubra a praticidade desse tipo de serviço.

5. Negociação com os fornecedores selecionados a partir de criteriosa análise

Tem por objetivo conseguir o melhor acordo possível para a empresa. Trata-se de uma etapa muito importante e detalhada, por isso sugerimos a leitura dos artigos:

Negociação avançada: prepare-se para melhores resultados
Solucionando conflitos em negociação
Conheça BATNA, o método de negociação avançada da Harvard

6. Escolha de fornecedores e acordos firmados

Esta é a etapa burocrática na qual são redigidos documentos e contratos, ou seja, ela representa o término do processo de compras. Mas, atenção: o Strategic Sourcing não acaba por aqui, já que o relacionamento com os fornecedores é constante, especialmente quando são responsáveis pela entrega de algum recurso estratégico para a organização.

7. Acompanhamento de desempenho e otimização do plano de fornecimento, conforme necessário

Medir efetivamente o desempenho dos fornecedores em relação aos requisitos e objetivos da organização é um trabalho contínuo que ajudará a entender riscos e planejar estratégias para minimizar possíveis interrupções na cadeia de suprimentos.

Entre as formas de acompanhamento, é possível adotar a técnica QBR (Quartely Business Review) que, como o próprio nome diz, consiste em conversar trimestralmente com os principais fornecedores da empresa e discutir temas como redução de custos e aperfeiçoamento do serviço.

Realizar uma pesquisa de satisfação e controle de qualidade com os departamentos que solicitaram os serviços do setor de compras é uma boa maneira de levantar outros dados e avaliar a performance dos fornecedores, bem como identificar se o estabelecido em contrato está sendo cumprido. Esses dados serão muito úteis para a reunião QBR e também para direcionamento de melhorias e busca das melhores soluções para antecipar e/ou resolver problemas.

Fazer uma análise detalhada dos seus fornecedores utilizando a Matriz Kraljic de Strategic Sourcing (abaixo) é outra forma de acompanhar o desempenho dos fornecedores.

Matriz Kraljic de Strategic Sourcing 

Após os 7 passos de Strategic Sourcing recomenda-se a formação da chamada Matriz Kraljic – baixe aqui nossa planilha que ajudará a elaborar sua Matriz Kraljic!

Trata-se, basicamente, de um gráfico dividido internamente em 4 quadrantes – veja o modelo abaixo:


Imagem: midassolutions.com.br

 

Preparamos um modelo de Matriz para te ajudar a mapear seus fornecedores! Para baixar o material clique aqui!

 

Analisando o eixo Criticidade/Impacto no Negócio, veremos na parte superior os itens de maior peso financeiro para empresa, representando maior importância estratégica para os negócios. Já na parte inferior, temos os itens de menor peso financeiro e de menor relevância para a empresa.

Dificuldade de Obtenção/Complexidade de Mercado é o eixo onde, à direita, temos os materiais inseridos em um mercado mais complexo (poucos fornecedores, preços influenciados, monopólios, cartéis, etc). Do lado esquerdo, por sua vez, vemos os produtos ou serviços que estão em um mercado mais competitivo, com vários fornecedores brigando por contratos de fornecimento.

Posicionar cada produto em um gráfico como esse, ajuda os profissionais de compras a terem uma visão mais ampla das necessidades da empresa e seus respectivos impactos financeiros sobre o negócio.

 

Não esqueça de acessar aqui o material que preparamos para te ajudar no mapeamento de fornecedores!

 

Por isso, a implementação da Strategic Sourcing em uma organização passa pela colaboração e pela conscientização da importância da coleta de dados. Além do manejo de tecnologia, é necessário inteligência operacional – para isso veja o artigo Habilidades essenciais para o gestor de compras 4.0 – e o uso de plataformas e sistemas, como os de Business Intelligence, por exemplo.

Aproveite para experimentar os serviços da Soluparts, especialista em compras de materiais indiretos, que conta com os principais fornecedores do mundo. Negociamos os melhores preços e condições de pagamento para otimizar o processo de compras da sua empresa: solicite uma cotação com a Soluparts!

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