Saber como gerir e otimizar o estoque pode ser a diferença para definir um negócio de sucesso, contribuindo com o objetivo de reduzir os custos e reabastecer materiais para suas operações apenas quando for realmente necessário.
Já abordamos em nosso blog exemplos e técnicas para uma gestão mais eficiente de seu inventário e, neste texto, aprofundaremos o tema com mais dicas sobre como otimizar seu gerenciamento de estoque e discutiremos sua importância para uma gestão eficiente da área de compras.
A importância da otimização de estoque na era digital
Um estoque organizado significa que o controle de todos os fluxos de peças e caixa estão sendo efetivos, garantindo que seja possível ter os itens certos no local certo na hora certa.
A otimização de estoque é diferente do gerenciamento básico. O segundo envolve pedidos, armazenamento e movimentação de estoque, já o primeiro consiste em concentrar os itens corretos nas quantidades certas para atender a demanda, sem gastos excessivos, ou seja, fazer uso de métricas e análises para projetar a melhor maneira (momento e quantidade) de fazer suas compras.
Na otimização é preciso estabelecer e manter o foco nas metas, garantindo que o suprimento certo será adquirido com base em cálculos que visem prever as possíveis demandas por material junto à equipe de manutenção, de maneira que as compras sejam planejadas com antecedência e seguindo a melhor estratégia de economia – sempre levando em consideração variáveis de oferta e procura.
Vivendo tempos incertos e voláteis, com tantas mudanças rápidas, manter a produtividade e otimizar o tempo tem sido um grande desafio. As empresas precisam manter o controle de cadeias de suprimentos complexas e prever e lidar com novas ameaças o tempo todo. Dessa forma, a otimização plena só é possível mediante a adesão de algumas técnicas e inovações como sistemas de TI abrangentes para automatizar processos tornando-os o mais eficientes possível.
Ao otimizar seu estoque, você poderá prever as sazonalidades de manutenção e demanda por determinadas peças e determinar exatamente quanto e quando solicitar um material. Será possível se manter alinhado com os fornecedores e estar por dentro de seus prazos e cronogramas, garantindo que os materiais estejam disponíveis com antecipação, sem gastar além do planejado.
Técnicas para um estoque otimizado
1) Tenha um sistema de gerenciamento
Para iniciar uma otimização, a empresa precisa estar preparada para lidar com o fluxo de demandas da área. Automatizar o estoque ajuda a prever quantidades de pedidos, tempos de ciclo de reposição, estoque de segurança, previsões, sazonalidade e muito mais.
Um eficiente software irá contribuir não só com o rastreio de níveis de estoque, pedidos e entregas, mas também com o acompanhamento de todo o processo de compras. O sistema vai calcular automaticamente a demanda por itens, analisar os dados históricos de retirada e garantir que as quantidades mínimas e máximas de cada produto sejam exatas em cada período e local.
Algumas empresas utilizam plataformas de tecnologia como o WMS. O WMS (Warehouse Managment System) contribui no suporte da operação do dia a dia. Ele pode ser dividido em três grandes frentes: gestão do estoque; execução do trabalho; e informações. Esse software permite a integração a outros sistemas importantes, como o ERP, garantindo a centralização e transparência dos dados em toda a empresa.
Nesta linha, veja nosso artigo sobre os benefícios de uma cadeia de suprimentos inteligente.
Para mensurar o desempenho da operação periodicamente, é necessário estabelecer indicadores de desempenho (KPIs), e nunca deixar a avaliação dos números em segundo plano.
Vale lembrar que para um gerenciamento de estoque seja de fato otimizado e eficiente é necessário ir um passo além no acompanhamento constante das métricas.
Análises de números e gráficos, assim como estabelecimento de metas e projeções de demandas futuras são essenciais para antecipar problemas, como falta de peças em estoque e planejar as compras com os menores custos.
Uma dica importante é ter reuniões periódicas com todos os compradores da equipe para que essas análises sejam feita em conjunto, garantindo que todo o departamento esteja trabalhando com a mesma estratégia e com os mesmos objetivos.
2) Estabeleça políticas de estoque
Defina uma política de estoque para determinar quais materiais estocar e quanto manter de cada unidade. Para auxiliar em sua elaboração, realize uma análise de inventário ABC.
Essa técnica visa identificar o estoque que está gerando lucro, através de uma classificação que separa os materiais em três diferentes níveis ou categorias: Os itens A são os mais importantes em termos do valor que agregam à empresa, enquanto os itens C são os menos valiosos.
A análise de inventário ABC é importante porque ajuda a administrar os materiais indiretos mais importantes para a operação e a adaptar suas políticas de controle de inventário.
3) Previsão de demanda
É preciso realizar uma previsão e calcular dinamicamente as demandas de acordo com dados históricos de compras para garantir que as quantidades mínimas e máximas de pedidos sejam ideais.
Além disso, é essencial preparar um orçamento de estoque anual, contribuindo para que a área de compras se prepare com bastante antecedência, evitando imprevistos. Veja os principais pontos a serem considerados nesse orçamento:
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- custo total de aquisições para manter um nível adequado de estoque durante cada período do ano;
- custo de armazenamento;
- custo de movimentação;
- custos operacionais fixos;
- custos com transporte;
- custos e despesas diversas.
4) Aprimore os procedimentos de compras
Para manter o estoque com as quantidades adequadas é preciso adotar procedimentos de compra que se alinhem com o histórico da entrada e saída de materiais.
Todos os itens que não tenham tido um volume de estoque ou não tenham saído dentro de determinado período contábil, tipicamente de doze meses, devem ser classificados como estoque obsoleto. Esses itens de baixa demanda precisam ser sinalizados no sistema e seus limites de estoque devem ser ajustados para baixo, para evitar gastos desnecessários.
Quais erros evitar no processo de otimização?
O primeiro passo para evitar erros é estabelecer e seguir o processo do departamento. Alguns dos principais elementos necessários são planejamento, estratégia, execução eficiente e monitoramento.
Entre esses erros destaca-se o de controle de inventário, que pode acarretar no famoso stockout (falta de estoque de determinado produto). Outra situação que acontece com frequência em operações com gerenciamento manual é o excesso de estoque. Ambos os cenários são prejudiciais para o negócio, provocando perdas financeiras.
Outro erro comum está na utilização do espaço, de forma que é importante revisar periodicamente o layout do estoque, uma vez que com o passar do tempo as necessidades de espaço mudam conforme a diversificação de materiais. Busque maximizar o uso do espaço físico vertical.
Não ignore os avanços tecnológicos! Deixar de coletar e analisar dados com o auxílio da tecnologia torna o negócio menos competitivo. É preciso obter ferramentas básicas de gerenciamento de estoque e se atualizar com as tendências frequentemente. A automação ajuda a reduzir os custos de mão de obra, melhorando a acessibilidade dos produtos, categorizando o estoque de forma sistematizada. Usar a tecnologia a seu favor te ajudará a evitar os problemas acima citados.
O blog da Soluparts pode te ajudar na atualização em relação às últimas tendências de mercado! Veja alguns de nosso últimos artigos:
