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Transformando o setor de compras com planejamento

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Em um mundo ágil como o que vivemos, no qual a dinâmica e os paradigmas das cadeias de suprimentos mudam rapidamente, a transformação digital em qualquer setor, inclusive no setor de compras, é inadiável.

Mas para essa transformação ser bem sucedida e ampliar a competitividade e o potencial lucrativo de um negócio, precisamos nos perguntar: como promover essa mudança estrutural em um setor que, normalmente, possui métodos tradicionais e necessita investir na atualização e qualificação de seus colaboradores?

Elaborando um bom planejamento de compras que garanta maior previsibilidade das demandas, maior agilidade e melhores condições de negociação – especialmente, quando opta-se por um contrato anual com fornecedores, que mantém os valores das cotações das peças inalterados durante o período contratado.

Benefícios do planejamento de compras

O planejamento do setor de compras é fundamental para a saúde financeira e do fluxo de caixa de uma organização. Garante que a produção nunca irá parar por falta de peças e que, quando necessário, haverá sempre peças no estoque. Além disso, evita-se sucateamento de peças, desperdícios, gastos desnecessário – como com frete aéreo no caso de compras de última hora – e nem falta de caixa para alguma compra fundamental.

Um planejamento capaz de oferecer ao setor de compras maior visibilidade das aquisições oferecerá muitos benefícios. Entre eles:

  • Evitar gastos extras, que estouram o orçamento da área;
  • Maior eficiência: Evita retrabalho, esquecimento de materiais a serem adquiridos e impede que o mesmo material seja cotado por mais de um colaborador;
  • Permite a consolidação de pedidos, facilitando a negociação de preços e prazos de pagamento e embarque, gerando economia;
  • Evita atrasos na chegada dos materiais;
  • Avaliar a necessidade de conhecimento técnico para dar suporte ao processo de aquisição. Principalmente quando a capacidade técnica interna do departamento de compras não está disponível ou for insuficiente;
  • Monitorar o processo de compras para analisar o desempenho real em relação às atividades planejadas e, assim, promover ajustes – de modo contínuo e ágil;
  • Permitir que o departamento de compras atenda com mais qualidade e rapidez necessidades adicionais que não foram previstas no planejamento inicial;
  • Aumentar a transparência e a previsibilidade do processo de compras.

Papel da escolha do fornecedor no planejamento de compras

Um planejamento de compras só será eficaz se incluir a etapa de qualificação de fornecedores, evitando vários inconvenientes relacionados a contratos fechados com empresas inadequadas.

E problemas com fornecedores ocorrem com mais frequência do que se imagina. Uma comunidade virtual dedicada a profissionais de compras, a Sales Hacker, avaliou o relacionamento com seus fornecedores. Entre os resultados obtidos, destacamos dois dados muito preocupantes:

  • 84% dos compradores profissionais informaram que sempre ou frequentemente não recebem retorno dos fornecedores em relação às suas consultas para compra de materiais diversos;
  • Em relação ao pós-venda, 76% admitem que a falta de retorno ocorre sempre ou com frequência quando pedem informação ao vendedor sobre qualquer aspecto do produto adquirido – e muitas vezes já pago.

Muitas vezes, a descoberta de um serviço ruim, seja na qualidade, preço, pontualidade, ética ou transparência, só acontece depois de contratado. Por isso é tão importante pesquisar a reputação do fornecedor antes de fechar o contrato, usar técnicas de negociação avançadas e criar indicadores de desempenho para analisar os serviços oferecidos.

Uma opção ainda mais prática é contar com serviços de empresas especialistas na aquisição de materiais, que podem oferecer muitas vantagens à organização.

Contrato de compras anual: vale a pena?

A opção de contrato de compras anual com um fornecedor específico ajuda a planejar a maior parte das compras do próximo ano e fechar seus valores, garantindo que está tudo dentro do orçamento. Além disso, essa modalidade permite a otimização da rotina, já que as mesmas cotações feitas no momento do contrato ser fechado não precisam ser repetidas quando a peça torna-se necessária. Ele é nossa dica de ouro para planejar estrategicamente as compras de seu departamento, de curto, médio e até longo prazos. 

Especialista em spare parts, a Soluparts oferece o contrato anual. Para isso, é preciso que seja feito um levantamento das aquisições realizadas no período anterior, bem como reuniões com todos os setores da empresa para entender a demanda individual de cada um deles no próximo ano.

Com essa lista de materiais indiretos, enviada pelo cliente, a equipe da Soluparts faz a cotação de cada um dos itens, consolidando-os em um documento único – utilizado para elaboração do contrato. Dessa forma, no decorrer do ano vigente, ao haver demanda de alguma das peças listadas não há a necessidade de enviar um novo pedido de cotação – basta enviar o pedido de compra, tendo como grande benefício a agilidade na aquisição das peças.

No Contrato Anual Soluparts, o preço das peças se mantêm inalterado por um ano. Assim, o comprador transforma-se em um gestor de contrato, ganhando tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

 

Se você ainda tem alguma dúvida de como funciona e quais os benefícios do Contrato Anual, preparamos um infográfico para te ajudar, clique aqui para baixar.

Para entender como iniciar a elaboração de um contrato anual para sua empresa, fale com nossos especialistas em spare parts.

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