El mapeo de proveedores es una tarea clave para las empresas medianas y grandes, y también es uno de los mayores desafíos en la cadena de suministro. A la hora de elegir un proveedor, la empresa debe tener en cuenta muchas cosas, como el precio, los plazos, el tamaño de cada demanda y el compromiso del proveedor con las necesidades de la empresa.
Toda la producción depende directamente de las decisiones tomadas en el montaje de la cadena de suministro, lo que significa que la productividad de la empresa está intrínsecamente ligada al nivel de calidad de los proveedores. Elegir un proveedor equivocado puede, básicamente, arruinarlo todo.
Dicho esto, es común cuestionar cómo se hacen las cosas en su empresa cuando se trata de mapear a los proveedores. Si no estás satisfecho con los métodos utilizados, o si sientes que un cambio es muy necesario, ¡este artículo es para ti!
Hay algunos puntos fundamentales que pueden ayudar a prevenir fallas y problemas, pero sólo cuando hay una alineación perfecta entre la empresa y sus proveedores. Cualquier pequeño desacuerdo puede comprometer todo el proceso y resultar en daños inimaginables.
¡Echa un vistazo a continuación a nuestros 4 consejos para hacer un mapa de los proveedores de forma asertiva y segura, y asegúrate de seguir cada uno de ellos!
Conozca muy bien su demanda
El primer paso en el mapeo de proveedores es entender a fondo cada demanda que llega a manos del departamento de compras.
En este caso, se debe determinar las cantidades, las condiciones de entrega, los plazos que deben cumplirse y, en suma, todas las cuestiones relacionadas con el pedido. Con esa información en mano, usted puede alinear su demanda con el servicio que cada proveedor ofrece y luego elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y condiciones.
Además, al conocer bien las demandas, usted puede identificar posibles barreras para la entrega de productos o servicios – tales como errores de cantidad, formato o ensamblaje – y planear con anticipación para solucionar esos problemas.
Además, si usted tiene una demanda muy grande, puede contratar a más de un proveedor para el trabajo, para evitar dar a un proveedor más trabajo del que puede manejar, y asegurar la entrega a tiempo!
Por último, defina qué demandas son prioritarias y cuáles puede tratar más adelante, para organizar mejor el análisis de los proveedores y los plazos de entrega.
Elaborar un programa de suministro
Es imprescindible tener muy bien organizado todo el movimiento de compras: cuál es el estado de cada demanda, qué proveedor es responsable de cada una de ellas, cuáles son los plazos y condiciones de entrega, etc.
Desarrolle un método para seguir cada paso del proceso, un programa de suministro. En él, ingrese toda la información esencial para seguir el progreso de cada demanda.
Estes al tanto de las fechas de los pedidos, de las previsiones de entrega, de los plazos, de los proveedores responsables, de las condiciones esenciales de entrega, de los servicios adicionales que se prestarán en el momento de la entrega y de otras observaciones que considere necesarias.
Asegúrese de ajustar su horario cuando sea necesario. Tenga en cuenta las modificaciones y/o adiciones al pedido, así como cualquier otra situación que pueda retrasar la entrega.
Conocer los valores de cada proveedor
Es obvio que los precios y los plazos son fundamentales, pero hay otros puntos que deben influir en la elección de su proveedor de la misma manera, o incluso más. Al trazar el mapa de proveedores, asegúrese de conocer todos los aspectos de la empresa, no sólo lo que eligen mostrarle.
Es importante disponer de la mayor información posible sobre el servicio que ofrece cada proveedor. ¡Algunos pueden literalmente salvar su negocio! Por ejemplo:
Es esencial contratar proveedores cuyos valores estén en consonancia con los de su empresa. En este caso, se puede realizar una investigación exhaustiva teniendo en cuenta: ¿tiene el proveedor un alto nivel de calidad que sea reconocido en el mercado? ¿Están en procesos laborales o tienen problemas con los contratos? ¿Cuáles son las políticas sociales de la empresa? ¿Cómo abordan las cuestiones ambientales?
Todas estas respuestas deben estar de acuerdo con las políticas de su empresa, con la imagen que desea imprimir en sus clientes. Un proveedor que no está de acuerdo con sus valores puede causar conflictos no sólo con usted mientras hace negocios, sino también con sus clientes, que pueden cuestionar las posiciones de su empresa. No te arriesgues!
Una vez que encuentre un proveedor que sea bueno a su misión, manténgase fiel a los procesos y directrices corporativas estándar. Siempre sea consistente, y sus proveedores tenderán a mantener ese comportamiento también.
Automatizar la relación
La forma más común de organizar la información es usar hojas de cálculo y tablas, pero es bien sabido que cualquier tipo de control manual está sujeto a fallos. Sobre todo, las hojas de cálculo dependen de los empleados para actualizarlas y cada una de las rutinas de los empleados puede llevarlos a olvidarse de rellenarlas correctamente, o peor aún: introducir información incorrecta.
Para evitar este tipo de situación, es aconsejable utilizar programas especialmente desarrollados para esta fase de la cadena de suministro. ¡Hay opciones que le permiten monitorear constantemente el desempeño de cada proveedor, calcular riesgos y posibles demoras, generar informes, comparar condiciones y mucho más!
Al facilitar la relación con los proveedores, usted permite un mejor intercambio de información entre las partes, de modo que las mejoras pueden ponerse en práctica sin grandes complicaciones.
No intentes encontrar al “proveedor perfecto”.
No existe tal cosa como un proveedor perfecto, o un contrato perfecto, por no hablar de un negocio perfecto. Eso significa que siempre debe esforzarse por encontrar la mejor solución para sus necesidades.
A veces, la mejor opción es la que tiene el precio más bajo, o es la empresa más grande y conocida. Pero a veces el mejor proveedor no es el que ofrece el mejor precio, pero sí el que tiene los mejores valores y/o los colaboradores que son más fáciles de trabajar.
El secreto aquí es siempre tratar de encontrar un equilibrio entre todas las cualidades que usted busca en una sociedad de proveedores y todas las “cosas no tan buenas” que usted está dispuesto a aceptar para cerrar el trato!
Sin embargo, seguir los consejos que enumeramos en este artículo definitivamente hará que todo el proceso de mapeo de proveedores sea más fácil y mucho más asertivo en su empresa.
¿Tiene usted diferentes consejos que ofrecer en este tema? ¡Déjalo abajo en la caja de comentarios!
